Автоматизированные информационные технологии в бухгалтерском учете

В общей части документа размещаются реквизиты:

- наименование организации или подразделения, от имени которой составлен документ (1 зона);

- код (индекс) формы документа (2 зона), проставляется по ОКУД;

- наименование документа, номер документа, дата составления (4 зона);

- пятая зона - содержательная, или предметная часть, в ней - содержание ХО и измерители;

- шестая зона - оформительская часть - подписи лиц (и расшифровка), ответственных за свершение ХО и правильность ее оформления.

При организации автоматизированной системы первичной документации необходимо руководствоваться следующими принципами:

- форма и содержание документа должны отражать специфику конкретного предприятия;

- ПД должны содержать минимальное и достаточное количество реквизитов;

- приоритет содержания над формой;

- документы не должны дублироваться в различных структурных подразделениях;

- в ПД информационно связанных между собой в процессе решения задач, устанавливается одинаковая последовательность размещения общих реквизитов;

- информация на бланке ПД располагается в соответствии с правилами, определенными стандартом (ГОСТ 6. 10.4-84).

Правила проектирования ПД:

- общие реквизиты в заголовочной части

- остальные реквизиты располагаются в следующей последовательности:

- справочные реквизиты

- группировочные реквизиты

- количественно-стоимостные реквизиты

- редко встречающиеся реквизиты.

Индивидуальная работа № 2 - Автоматизированная выписка ПД.

№	Наименование реквизита	Содержание реквизита	Автоматизированная выписка
			автоматически	выбор	ввод

В таблице реквизиты располагаются в порядке их ввода в компьютер, а не в порядке их расположения на бланке документа.

Состав НСИ.

Заполненный первичный документ.

Требования, предъявляемые к проектированию выходным документов:

- информация должна располагаться наглядно и удобно;

- группировочные признаки следует печатать только при их изменении;

- справочные и группировочные признаки целесообразно расшифровывать;

- реквизиты должны отделяться друг от друга интервалами;

- документы должны формироваться с учетом всех возможностей ВТ;



Лекция 7. Особенности автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета

7.1 Автоматизация бухгалтерского учета материально-производственных запасов

7.1.1 Предпосылки, особенности и задачи автоматизации учета МПЗ

Огромная номенклатура МЦ, массовость операций (необходимы большие базы данных), вариантность методов оценки и текущего аналитического учета - все это создает определенные трудности при автоматизации данного участка. Однако, трудоемкость работ, большой объем вычислительной обработки, однотипность операций создают предпосылки автоматизации учета МЦ. В рамках комплекса задач по учету материалов решаются следующие задачи:

- автоматизированная выписка внутренних первичных документов;

- учет материалов в номенклатурном разрезе в количественном (количественно-суммовом) выражении по местам хранения и МОЛ;

- учет движения материалов (учет поступления, учет расхода, учет отпуска на сторону) в разрезе номенклатурных номеров, партий, учетных групп, субсчетов;

- учет специнструментов и спецодежды;

- учет неотфактурованных поставок;

- учет материалов в пути;

- учет расчетов с поставщиками;

- расчет себестоимости израсходованных материалов;

- инвентаризация материалов.



7.1.2 Информационное обеспечение

Входная информация
Оперативная (переменная) информация	Нормативно-справочная информация
Внешние первичные документы: - счета-фактуры поставщиков, платежные требования, ТТН	Файл остатков: - КСУ в количественном (кол-сум)
Внутренние первичные документы: приходный ордер, акт о приемке материалов, ЛЗК, требование-накладная, накладная на отпуск материалов на сторону, акт об оприходовании МЦ, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, ПД по учету МБП	Справочники: 1.Общесистемные: карточка предприятия, рабочий план счетов, структурных подразделений, МОЛ, контрагентов (поставщиков), единиц измерений, валют, видов операций 2.Специфические: справочник материалов (номенклатура-ценник), справочник поставщиков

Выходная информация:

- электронная картотека материалов (файл остатков на конец месяца);

- ведомости поступления (расхода) материалов в разрезе номенклатурных номеров, партий, учетных групп, субсчетов, источников поступления, направлений расхода (отпуска), поставщиков, складов, МОЛ, ШПЗ, цехов, покупателей, документов, дат и т.д.;

- оборотные ведомости движения материалов в номенклатурном разрезе…;

- оборотные ведомости движения материалов по субсчетам (ведомость № 10);

- книга покупок;

- ведомость распределения материалов по ШПЗ;

- ж/о № 6 (ведомости поступления материалов по документам, элементам платежных документов, датам; ведомость расчетов с поставщиками - оборотная ведомость по каждому поставщику, ведомость материалов в пути, ведомость неотфактурованных поставок, ведомость неоплаченных счетов (по срокам), ведомость выплаченных авансов поставщикам (по срокам));

- ведомость погашения стоимости по специнструментам, спецодежде;

- инвентаризационная опись, сличительная ведомость.

7.1.3 Варианты сортового учета материалов в условиях автоматизации

Организация аналитического (сортового) учета материалов зависит от номенклатуры материалов, объема обрабатываемой информации, количества операций, уровня автоматизации учетных работ и складского хозяйства. В зависимости от этих факторов на практике используют следующие варианты сортового учета материалов:

Название варианта	Склад	Бухгалтерия
Оборотный
Сальдовый
С использованием ПЭВМ
Частично - автоматизированный	Учет ведется вручную: КСУ в количественном выражении	Учет автоматизирован: ввод информации первичных документов, получают оборотные или сальдовые ведомости в необходимых разрезах
бескарточный	АРМ склад - АРМ первого уровня - ведется первичный и аналитический учет движения материалов - автоматизированная выписка М4, ввод информации расходных ПД, контроль за состоянием запасов, инвентаризация (получение инвентаризационной ведомости)	АРМБ УМЦ - ведение нормативной базы, выбор вариантов и методов оценки и учета материалов (возможность использования методов ФИФО и ЛИФО, оценка по скользящей), открытие КСУ, получение результатной информации

7.1.4 Особенности учета расчетов с поставщиками в условиях автоматизации

Учет расчетов с поставщиками может быть выделен в отдельный АМР, который имеет следующие особенности:

- многообразие внутренних и внешних информационных связей;

- разнообразие используемых документов;

- многовариантность ситуаций (формы расчетов, предоплата, частичная оплата, оплата неденежными средствами, переуступка).

Внутренние и внешние информационные связи

АРМ-учет расчетов с поставщиками

7.2 Автоматизация бухгалтерского учета труда и заработной платы

7.2.1 Предпосылки и особенности автоматизации

Организация учета труда и заработной платы зависит от вида производства, объема обрабатываемой информации, форм и систем оплаты труда, уровня автоматизации учетных работ.

Предпосылки автоматизации:

- периодическая повторяемость задач;

- неизменность алгоритмов;

- широкий круг решаемых задач (практически невозможно автоматизировать все виды начислений).

Особенности автоматизации:

- алгоритмы расчетов должны соответствовать действующему законодательству;

- большой удельный вес условно-постоянной информации;

- большой удельный вес промежуточной информации;

- сохраняется частично ручная обработка информации;

- по учету заработной платы могут формироваться двух-, трехуровневые АРМ;

7.2.2 Основные задачи комплекса

- учет отработанного времени и неявок на работу;

- учет и контроль выработки и заработной платы рабочих-сдельщиков;

- учет и начисление заработной платы за отработанное и неотработанное время;

- расчеты различных видов удержаний;

- аналитический учет по работающим (по видам начислений и удержаний);

- распределение заработной платы по шифрам производственных затрат (по корреспондирующим счетам, видам продукции, статьям затрат);

- свод заработной платы по различным группировочным признакам (категориям работников, структурным подразделениям, в целом по предприятию);

- учет расчетов с бюджетом по НДФЛ;

- учет расчетов с органами соц.страхования и пенсионного обеспечения по ЕСН;

- учет депонированной заработной платы.

7.2.3 Состав входной и выходной информации

Входная информация
Оперативная (переменная) информация	Нормативно-справочная информация
- контракты, трудовые договора, приказы - первичные документы по учету выработки - первичные документы по учету рабочего времени - листки нетрудоспособности - заявления работников о перечислениях прочих удержаний (профсоюзные взносы, перечисления в банки, оплата коммунальных услуг и т.д.) - исполнительные листы - заявления работниках о предоставлении стандартных (имущественных)вычетов	Файл остатков - лицевые счета - электронная картотека Справочники: работником, норм и расценок, тарифно-квалификационные справочники, ставки НДФЛ, ЕСН

Выходная информация:

- электронная картотека (лицевые счета)

- расчетные ведомости

- расчетные листки

- платежная ведомость

- ведомость распределения заработной платы по ШПЗ

- свод заработной платы по видам начислений и категориям работников

- ведомости по НДФЛ

- расчетные ведомости по ЕСН

7.3 Автоматизация бухгалтерского учета внеоборотных активов

7.3.1 Предпосылки, особенности и задачи автоматизации учета ОС

Предпосылки автоматизации:

- большой объем данных;

- стабильность данных;

- типовой характер задач, как по их составу, так и по методам решения.

7.3.2 Информационное обеспечение

Входная информация
Оперативная (переменная) информация	Нормативно-справочная информация
Постановление Госкомстата РФ от 21.01.03 № 7 ОС-1 Акт о приеме-передаче объекта ОС (кроме зданий, сооружений) ОС-1а Акт о приеме-передаче здания (сооружения) ОС-1б Акт о приеме-передаче групп объектов ОС (кроме зданий, сооружений) ОС-2 накладная на внутреннее перемещение объектов ОС ОС-3 Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов ОС ОС-4 Акт о списании объекта ОС (кроме автотранспортных средств) ОС-4а Акт о списании автотранспортных средств ОС-4б Акт о списании групп объектов ОС (кроме автотранспортных средств) ОС-14 Акт о приеме (поступлении) оборудования ОС-15 Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж ОС-16 Акт о выявленных дефектах оборудования	Файл остатков по счету 01 - электронная картотека по форме: ОС-6 Инвентарная карточка учета объекта основных средств ОС-6а Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств ОС-6б Инвентарная книга учета объектов основных средств Справочники: - групп (амортизационных) и видов ОС - справочник методов и норм амортизационных отчислений - общесистемные справочники

Выходная информация:

- электронная картотека

- ведомости учета наличия и движения ОС в разных разрезах

- ведомость начисления амортизации в разных разрезах

- жо 13

- инвентаризационная опись, сличительная ведомость

7.4 Автоматизация бухгалтерского учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции

7.4.1 Предпосылки, особенности и задачи автоматизации учета затрат на производство

Учет затрат на производство - один из самых трудоемких и наиболее ответственных участков учета. Организация учета затрат на производство в большей степени, чем на каком-либо другом участке учета зависит от технологических и организационных особенностей предприятия. Это затрудняет внедрение типовых программных продуктов и требует дополнительных средств для адаптации программ к условиям предприятия. Для этого комплекса задач характерны: обширные внутренние и внешние информационные связи, вариантность решения задач, многоэтапность расчетов, разнообразие алгоритмов, многообразие исходной базы. Задачи этого комплекса реализуются на основе задач, решаемых в других комплексах, следовательно:

- уровень автоматизации этого участка зависит от уровня автоматизации учета труда и заработной платы, материалов, основных средств и др;

- входная оперативная информация поступает с других участков учета в обобщенном виде;

- разработка и внедрение данного комплекса должны осуществляться после внедрения таких функциональных подсистем, как «Технико-экономическое планирование», «Оперативное управление производством» и т. д.

Основные задачи комплекса:

- учет материальных, трудовых и др. затрат по структурным подразделениям, по объектам учета затрат, статьям затрат;

- учет затрат вспомогательного производства;

- учет и распределение косвенных расходов;

- учет непроизводительных расходов и потерь;

- учет незавершенного производства;

- сводный учет затрат на производство по объектам сводного учета затрат;

- калькулирование фактической себестоимости продукции.

7.4.2 Состав входной и выходной информации

Входная нормативно-справочная информация имеет значительный удельный вес и представлена:

- справочниками учетных номенклатур (справочники структурных подразделений, статей калькуляции, кодов затрат, видов норм, причин и виновников отклонения от норм, причин и виновников брака и т.д.);

- справочниками норм (справочники подетально-пооперационных норм расхода материалов, покупных полуфабрикатов, трудовых затрат; справочники нормативных затрат на изделия, узлы, детали; справочники плановой (нормативной) себестоимости продукции и услуг основного и вспомогательного производства;

- файлом остатков незавершенного производства (в разрезе статей и элементов затрат, видов продукции и заказов).

Входная оперативная информация:

- ограниченный перечень первичных документов (инвентаризационная опись остатков незавершенного производства, акт о браке)

- обобщенная информация с других участков учета в виде ведомостей распределения и сводных листков-расшифровок в разрезе синтетических счетов, подразделений, видов продукции, статей затрат.

Выходная информация:

- ведомости учета затрат цехов в разрезе субсчетов, изделий, статей затрат (ведомость № 12);

- ведомость учета общехозяйственных расходов, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов (ведомость № 15);

- ведомость распределения косвенных расходов;

- ведомость учета потерь от брака (ведомость № 14);

- ведомость сводного учета затрат на производство (журнал-ордер № 10);

- расчет себестоимости незавершенного производства;

- расчет фактической себестоимости готовой продукции;

- отчетные калькуляции.



7.5 Автоматизация бухгалтерского учета готовой продукции и продаж

7.5.1 Предпосылки и особенности автоматизации учета готовой продукции и продаж, основные задачи комплекса

На организацию автоматизированного решения задач комплекса влияют номенклатура выпускаемой продукции, порядок перехода права собственности, частота отгрузки продукции, методы оценки готовой продукции, способы расчетов за продукцию. Важность данного участка состоит в том, что здесь определяется финансовый результат от обычных видов деятельности.

Задачи:

- Учет выпуска и движения готовой продукции

- Учет продаж

- Учет расчетов с покупателями

Аналитический учет движения готовой продукции во многом сходен с учетом движения материалов (задачи, технология их решения, варианты сортового учета, результатная информация).

7.5.2 Состав входной и выходной информации

Входная оперативная информация:

- накладная на сдачу готовой продукции на склад

- приемо-сдаточная накладная

- приказ-накладная на отпуск готовой продукции

- накладная на внутреннее перемещение

- счет-фактура

- товарно-транспортная накладная

- платежное требование

- выписка банка (регистр аналитического учета)

Нормативно-справочная информация:

- номенклатура-ценник готовой продукции (учетная (плановая, нормативная), продажная стоимость, ставки НДС);

- справочник покупателей;

- общесистемные справочники;

- файл остатков.

Выходная информация:

- ведомость выпуска готовой продукции

- оборотные (сальдовые) ведомости

- инвентаризационная опись

- сличительная ведомость

- книга продаж

- ведомость № 16

- журнал-ордер № 11

- оборотные ведомости по покупателям

- расчет фактической себестоимости продаж

7.6 Автоматизация бухгалтерского учета финансово-расчетных операций

7.6.1 Предпосылки и особенности автоматизации учета финансово-расчетных операций

Состав и содержание задач комплекса УФРО имеет типовой характер, следовательно, различие в методах обработки информации по этим задачам в основном обусловлено уровнем автоматизации учетных работ и объемом обрабатываемой информации.

Особенности автоматизации:

- типовой характер задач, как по составу, так и по методам решения

- широкий перечень внутренних и внешних первичных документов

- большое количество синтетических счетов

- справочники имеют общее назначение (общесистемные)

- наличие внутренних и внешних информационных связей

7.6.2 Основные задачи комплекса

В рамках данного комплекса реализуется большое количество задач, которые можно сгруппировать по отдельным участкам учета:

- учет денежных средств

- учет расчетных операций

В зависимости от объема обрабатываемой информации можно создать функционально-разнесенный АРМ:

-АРМ «Касса» - в рамках данного АРМа осуществляется документирование операций по кассе, аналитический и синтетический учет движения денежных средств в кассе, обмен информацией с АРМ «Расчетный счет», АРМ «Подотчетные лица», АРМ «Учет труда и заработной платы» и др.

-АРМ «Расчетный счет» - нет автоматизированной выписки первичных документов, осуществляется аналитический и синтетический учет движения средств на расчетных счетах, обмен информацией с АРМ «Касса», АРМ «Учет материалов», АРМ «»Учет продаж», АРМ «Расчеты» и др.

-АРМ «Расчеты с подотчетными лицами» - нет автоматизированной выписки первичных документов, осуществляется аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами, обмен информацией с АРМ «Касса», АРМ «Учет материалов», АРМ «»Учет продаж», АРМ «Учет труда и заработной платы», «Учет затрат на производство» и др.

-АРМ «Расчеты» - автоматизированная выписка счетов-фактур, платежных поручений, платежных требований, аналитический и синтетический учет расчетов с юридическими и физическими лицами, обмен информацией с АРМ «Касса», АРМ «Расчетный счет», АРМ «Учет материалов», АРМ «»Учет продаж», АРМ «Учет труда и заработной платы», «Учет затрат на производство» и др.

7.6.3 Состав входной и выходной информации

Входная оперативная информация: приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, карточки депонента, счета-фактуры, платежные поручения, платежные требования, объявление на взнос наличными, чек, мемориальный ордер банка, бухгалтерские справки.

Входная нормативно-справочная информация - общесистемные справочники и файлы остатков в разрезе субсчетов, аналитических счетов в зависимости от объекта учета.

Выходная информация:

- кассовая книга (отчет кассира)

- журнал-ордер № 1 по Д 50

- ведомость № 1 по К 50

- журнал-ордер № 2 по Д51

- ведомость № 2 по К 51

- журнал-ордер № 7 по 71

- журнал-ордер № 8 по К 68, 76

- журнал-ордер № 3 по К 66, 67

- ведомости учета расчетов по каждому синтетическому счету

7.7 Действующая практика автоматизации сводного учета и составления отчетности

7.7.1 Предпосылки и особенности автоматизации

Организация автоматизированного сводного учета и отчетности зависти от уровня автоматизации учетных работ и от класса программного продукта: мини-бухгалтерия, интегрированная бухгалтерия, комплексная бухгалтерия. Если программный продукт работает от проводки, тогда к типовым операциям формируются первичные документы. Все хозяйственные операции заносятся в Журнал операций. Если программный продукт работает от документа, тогда первичные документы формируются и обрабатываются на АРМ отдельных участков учета, а результатная информация передается на АРМ главного бухгалтера в обобщенном виде. На АРМе главного бухгалтера происходит закрытие синтетических счетов и формирование форм отчетности.

7.7.2 Состав входной и выходной информации

Состав оперативной информации зависти от уровня программного обеспечения.

От проводки	От документа
Бухгалтерская проводка	Первичный документ
Хозяйственная операция	Результатная информация отдельных АРМ

НСИ: Справочники (общесистемные) Остатки по синт.счетам

Карточка предприятия

Рабочий план счетов

Справочник контрагентов

типовые операции

Таблица проводок

Справочник форм отчетности

Выходная информация

Состав выходной информации жестко регламентирован:

- хронологический регистр (журнал, протокол, описи)

синтетические регистры (Главная книга, карточка счетов, журналы-ордера)

Формы бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности.

7.8 Обзор рынка бухгалтерских программ

При выборе программного продукта необходимо обратить внимание на то предусмотрены ли следующие возможности и насколько они удобны:

редактирование документов (введение дополнительных колонок в таблицы, изменение структуры таблиц);

формирование нетиповых первичных документов и внутренних отчетов;

индивидуализация плана счетов;

формирование на предприятии бухгалтерских решений на основе правил построения типовых операций;

определение списка разрешенных корреспонденций;

создание и регистрация новых объектов бухгалтерского учета;

закрытие информации по истечению определенного периода;

определение порядка автоматического формирования выходных форм на основании оперативной информации;

создание системы паролей и организация нескольких уровней доступа к данным.

Наибольшее распространение в настоящее время получили программные продукты:

1С:Бухгалтерия - (1991) входит в состав системы программ 1С:Предприятие, которая строится по модульному принципу, позволяющему выбрать наиболее подходящий комплект. Различные компоненты, выполняемые с использованием единой программы оболочки и специальным образом настроенные, составляют Конфигурацию системы. Предлагается несколько вариантов программы 1С:Бухгалтерия. Базовая версия программы запрещает изменение конфигурации и позволяет работать с типовой конфигурацией системы. В стандартной версии ограничены возможности аналитического учета, запрещены сложные проводки. Нельзя вести параллельный учет нескольких предприятий в одной информационной базе. Версия ПРОФ продоставляет больше возможностей для аналитического учета, использования нескольких планов счетов и учета по нескольким предприятиям с возможностью как раздельного, тат и совместного учета. Для одновременной работы нескольких бухгалтеров с одной информационной базой предназначены сетевые версии (файл-серверные и клиент-серверные варианты, второй более дорогой, но более удобный для работы на больших предприятиях, с повышенными требованиями к надежности и производительности системы.) Одним их основных достоинств продуктов !С является широкая партнерская сеть по всей стране.

Семейство программных продуктов БЭСТ.

Самый распространенный продукт БЭСТ-4 - комплексная бухгалтерская и торгово-складская система. Кроме того, широко известны БЭТС-ПРО - для средних и крупных предприятий (150 ПК), БЭСТ-ОФИС - для малых и средних предприятий.

Парус Предприятие - для автоматизации учета деятельности предприятий различный форм собственности. Комплекс построен по модульному принципу, причем каждый модуль построен в виде отдельной программы.

Комплекс программ ИНФИН Управление предназначен для автоматизации бухгалтерского учета и управленческой деятельности на предприятиях. Компоненты комплекса позволяют вести бухгалтерский и складской учет. Одновременно можно вести учет на нескольких предприятиях различных форм собственности и видов деятельности.

Программа Инфо-бухгалтер предназначена для автоматизации бух.учета на малых и средних предприятиях. Предлагается базовая и профессиональная версии. Базовая- для МП. Проф. Для средних предприятий.

Семейство программ Турбо-бухгалтер предназначено для автоматизации ведения бухгалтерского и управленческого учета на предприятиях. При этом возможно организация учета деятельности нескольких предприятий на одном ПК. Создаются программы 1-3 класса.

Все рассматриваемые бухгалтерские программы реализуют стандартный набор функций, характерный для их класса. Однако, кроме общих принципов функционирования, у каждой программы есть свои особенности (недостатки, т.е. можно сказать, что все программы не слишком удобны в общении, но по разному).

Наименее удобна в общении программа БЭСТ-ПРО. Была разработана для операционной системы DOS и при переносе на Windows не была существенно изменена (нельзя произвольно менять размеры рабочего окна, невозможно одновременно работать с несколькими окнами документов, возможны трудности при печати, невозможно оперативное внесение новых записей в справочники при формировании ПД, т.е. необходимо отказаться от создания ПД, потеряв всю введенную информацию и внести нужную запись в справочник, неудобно реализована технология отмены введенных ранее документов.

1С:Бухгалтерия. Меню программы сильно перегружено, повторы команд, в разных конфигурациях разные варианты Меню, нет единого продуманного интерфейса программы (структура окон документов и диалогов - нет единого стиля - расположение кнопок).

Размещено на Allbest.ru

...