Анализ контроля обеспечения работы с документами и обращениями граждан

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

контроль документ правовой исполнение

Сегодня страна остро нуждается в эффективном государственном контроле за исполнением решений государственной власти. В связи с этим необходимо организовать работу контрольных органов, так, чтобы восстановить управляемость в системе исполнительной власти на всех уровнях: федеральном, субъектов Федерации и местного самоуправления.

Решения, принятые на всех этих уровнях, должны неукоснительно исполняться соответствующими органами власти должностными лицами. При этом все решения вышестоящих органов, принятые в пределах их компетенции, обязательны для исполнения нижестоящими. Не должно быть бесконтрольных должностных лиц. В сущности контроль как бы автоматически следует за процессом учета, выявляя с его помощью состояние параметров системы, тем самым осуществляется и первичный контроль этих параметров.

Никакие, даже действенные, меры нельзя полностью осуществить, если постоянно не следить, насколько сделанное соответствует поставленным задачам. Контроль исполнения решений - не самоцель, он диктуется жизненными проблемами, обусловленными законодательством и принятием постановлений.

Контроль исполнения решений - одна из важнейших функций государственного и муниципального управления. От систематичности и целенаправленности контроля за исполнением управленческих решений (распорядительных документов) зависит своевременное и качественное выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений представительного органа территориального образования, а также собственных решений органа государственного и муниципального управления.

Контроль, на наш взгляд, едва ли не важнейший элемент системы управления, под каким бы углом и в каких бы структурных срезах (функциональных, процедурных, организационных, технологических) он бы не рассматривался. Стоит отметить, что в практике зарубежных высших органов управления, как властного, так и хозяйственного уровня контроль все чаще рассматривается как метод совершенствования управления на всех уровнях.

Современная теория управления утверждает, что только посредством применения систем контроля организация способна обеспечить достижение своих целей. Ослабление контроля означает снижение ответственности за порученное дело. В литературе по теории современного управления достаточно подробно описана роль функции контроля, но контроль в государственном аппарате, представляя собой важную, многогранную проблему, сравнительно слабо разработан в научном отношении.

Но меняющаяся внешняя среда, в которой функционируют органы государственной власти, требует совершенствования их деятельности как в сфере контроля исполнения распорядительных документов, так и в целом.

В связи с этим целью дипломной работы является выработка рекомендаций по совершенствованию контроля исполнения распорядительных документов.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:

- изучить систему государственных органов контроля за исполнением нормативно-правовых документов;

-проанализировать результаты деятельности органов контроля за исполнением распорядительных документов на примере Мэрии города Кызыла;

- выработать рекомендации по совершенствованию контроля за исполнением нормативно-правовых документов в отделе контроля и обеспечения работы с документами и обращениями граждан Мэрии города Кызыла.

Под объектом данной дипломной работы понимается отдел контроля обеспечения работы с документами и обращениями граждан в мэрии г. Кызыла.

Предмет данной работы - это анализ нормативно-правовых актов, деятельности по организации контроля исполнения нормативно-правовых актов и работы с обращениями граждан, а также оценка поставленной работы и выявление направлений, способствующих эффективной деятельности в данной области.

Данная работа состоит из трех глав, семи параграфов, заключения и списка использованных источников и литературы.

Во введении данной работы раскрывается сущность избранной для исследования проблемы, обосновывается её актуальность, показывается степень разработки, формируется цель, ставятся задачи, необходимые для решения поставленной цели, указываются объект, предмет исследования. В первой главе дается характеристика действующего законодательства о контроле, роль деятельности отдела контроля и работы с обращениями граждан как контрольного органа Мэрии. Во второй главе изучена система контроля исполнения нормативно-правовых актов Мэрии г. Кызыле, как в исполнительно - распорядительном органе городского округа «Город Кызыл Республики Тыва», проводится анализ этой работы. В заключение работы подводятся итоги разработки темы, обобщаются предложения по оптимизации работы контроля исполнения документов и обращений граждан, предлагаются пути её совершенствования.

В современных условиях от качества работы, как органов государственной власти, так и органов местного самоуправления зависит во многом качество жизни населения. Если учесть, что в стране нет жёсткой нормативно-правовой основы для регулирования данной сферы общественных отношений, то можно констатировать факт о возможности руководителей уклониться от решения насущных проблем граждан. Именно для того чтобы эти случаи не повторялись и не стали обыденностью, необходимо чтобы решение насущных проблем граждан было своевременным и что немаловажно качественным.

Данная работа состоит из трех глав, семи параграфов, заключения и списка использованных источников и литературы.

Во введении данной работы раскрывается сущность избранной для исследования проблемы, обосновывается её актуальность, показывается степень разработки, формируется цель, ставятся задачи, необходимые для решения поставленной цели, указываются объект, предмет исследования. В первой главе дается характеристика действующего законодательства о контроле, роль деятельности отдела контроля и работы с обращениями граждан как контрольного органа Мэрии. Во второй главе изучена система контроля исполнения нормативно-правовых актов Мэрии г. Кызыле, как в исполнительно - распорядительном органе городского округа «Город Кызыл Республики Тыва», проводится анализ этой работы. В заключение работы подводятся итоги разработки темы, обобщаются предложения по оптимизации работы контроля исполнения документов и обращений граждан, предлагаются пути её совершенствования.

При подготовке дипломной работы использовались следующие методы:

-монографический, аналитический, интервьюирования.

Глава 1. Роль деятельности отдела контроля и обеспечения работы с документами и обращениями граждан в мэрии Г. Кызыла

1.1 Правовая основа деятельности отдела контроля и работы с обращениями граждан Мэрии г. Кызыла

Мэрия города Кызыла в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями Правительства РФ, Президента РФ, министерств и ведомств, Конституцией Республики Тыва, законами и иными нормативными актами Республики Тыва, правилами, инструкциями и положениями, разработанными в мэрии.

Основными законодательными и нормативно-правовыми документами, регламентирующими деятельность Мэрии г. Кызыла, являются:

- Федеральный закон от 8 августа 2001г. № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц",

- штатное расписание,

- положение о структурных подразделениях,

- должностные инструкции работников и т д.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно - методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К таким документам относятся:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

- ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Требования к оформлению.

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (от 2000 года, в навой редакции 27.10.2003 года).

- Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

- Стандарты серии ИСО 9000 -- пакет документов по обеспечению качества.

Три стандарта из серии ИСО 9000 (ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003) являются основополагающими документами "Системы качества", по ним могут быть получены сертификаты на соответствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, в нем описывается система качества, которая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая вопросы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по "управлению документацией и данными".

- Документы, разработанные организацией по вопросам документационного обеспечения ее деятельности (инструкция по делопроизводству, табель форм документов, альбом форм документов, номенклатура дел, положение об отделах и др.).

По организации системы контроля отдел контроля руководствуется следующими нормативно-правовыми актами:

- Указ Президента Российской Федерации от 06.06.1996г «О мерах по укреплению дисциплины в системе государственной службе». Он устанавливает, что является однократным грубым нарушением дисциплины в системе государственной службе, включая муниципальную службу, влекущим применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

- Указ Президента Российской Федерации №1536 от 06.11.1996г. «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента Российской Федерации». Указом определен порядок информирования главы государства о фактах несвоевременного или ненадлежащего исполнения его поручений.

- Федеральный закон от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан». Данный закон регламентирует сроки рассмотрения обращений граждан, что позволяет устанавливать сроковый контроль исполнения обращений граждан.

- Постановление Мэра города Кызыла от 09.12.2008г. №1854 "Об утверждении Регламента работы Мэрии г.Кызыла ".

1.2 Общие цели, задачи и структура отдела контроля и работы с обращениями граждан мэрии г. Кызыла

Контрольной функцией и работой с обращениями граждан занимается Отдел контроля и работы с обращениями граждан Мэрии г. Кызыла (далее - отдел контроля). Отдел является структурным подразделением Мэрии, подчиняется Мэру г. Кызыла и Управляющему делами Мэрии.

Основными целями отдела являются: организация и координация работы по рассмотрению нормативно-правовых актов Правительства Республики Тыва и Мэрии г. Кызыла, требований и представлений прокурора города Кызыла, предложений, заявлений и жалоб граждан, контроль за своевременным и качественным исполнением решений, также принятия решений в установленные сроки.

Выполнение этих целей предусматривает решение следующих задач:

-совершенствование методов и форм контроля;

-постоянное совершенствование форм и методов работы с нормативно-правовыми актами Правительства Республики Тыва и Мэрии г. Кызыла, требованиями и представлениями прокурора города Кызыла, обращениями граждан в мэрии, её структурных подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях;

-обеспечение контроля за исполнением в нормативные сроки;

-подготовка документов на архивное хранение и их текущее хранение;

-сокращение количества повторных обращений;

-выбор оптимальной организационной формы и современных технологий работы с нормативно-правовыми актами Правительства Республики Тыва и Мэрии г. Кызыла, требованиями и представлениями прокурора города Кызыла, обращениями граждан.

1.3 Должностной состав сотрудников отдела контроля

Отдел контроля состоит из 5 человек, тогда как документооборот большой. По функциональным обязанностям сотрудники распределены так:

Должность	Функциональные обязанности
Начальник отдела	организация контроля за своевременным исполнением принятия решений поступающих документов и поручений Президента РФ, Председателя РТ и Мэра г. Кызыла, а также обращений граждан
Заместитель начальника отдела	непосредственная организация и ведение совещаний по контрольным вопросам, исполнение требований и представлений прокурора г. Кызыла, ведение мониторинга, «Часа контроля»
Главный специалист	контроль за исполнением поручений Председателя Правительства РТ, Мэра г. Кызыла, ведение исполнения протоколов Правительства РТ.
Главный специалист	прием и регистрация входящей, исходящей документации, контроль за своевременным исполнением принятия решений поступающей документации.
Ведущий специалист	прием и регистрация входящей, исходящей документации, ведение архива мэрии.

По качественному составу отдел состоит из сотрудников с высшим образованием по специальностям: «Государственное и муниципальное управление», «Менеджер организации», «Русский язык и литература».

Глава 2. Система контроля исполнения нормативно-правовых документов

2.1 Мэрия города Кызыла - исполнительно-распорядительный орган городского округа «Город Кызыл Республики Тыва»

Мэрия г. Кызыла (исполнительно-распорядительный орган городского округа "Город Кызыл Республики Тыва") наделяется Уставом городского округа «Город Кызыл Республики Тыва» полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Тыва.

Мэрия обладает правами юридического лица.

Структура Мэрии утверждается Хуралом представителей г. Кызыла по представлению мэра г. Кызыла. В структуру Мэрии входят отраслевые (функциональные) и территориальные органы.

Мэрия г. Кызыла состоит из мэра, его заместителей, отраслевых органов управления городом и иных органов, создаваемых мэром г. Кызыла.

Отраслевые (функциональные) органы и структурные подразделения мэрии г. Кызыла осуществляют исполнительную, распорядительную и контрольную деятельность.

Положения отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений мэрии г. Кызыла, включающие описание состава, полномочий, порядка формирования и организации работы, утверждаются мэром г. Кызыла по представлению руководителей отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений, за исключением положений отраслевых (функциональных) и территориальных органов мэрии, обладающих правами юридического лица.

Отраслевые (функциональные) органы и структурные подразделения мэрии г. Кызыла могут наделяться правами юридического лица.

Руководители отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений мэрии несут персональную ответственность перед мэром за ненадлежащее осуществление своих полномочий и ежегодно представляют отчет о своей деятельности.

Мэрией руководит мэр г. Кызыла на принципах единоначалия.

Мэр г. Кызыла в пределах своей компетенции издает постановления и распоряжения.

По вопросам компетенции мэрии принимаются постановления, подписываемые мэром г. Кызыла.

По вопросам организации внутренней деятельности, структурных подразделений мэрии принимаются распоряжения, подписываемые мэром г. Кызыла.

Постановления и распоряжения мэра г. Кызыла, принятые в пределах его компетенции, вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено самим актом или действующим законодательством.

Постановления мэра г. Кызыла, затрагивающие права граждан, обязательно публикуются в средствах массовой информации.

Постановления мэра г. Кызыла, принятые в пределах его компетенции, обязательны для исполнения всеми расположенными на территории г. Кызыла предприятиями, учреждениями, организациями, независимо от форм собственности, должностными лицами и гражданами.

Решения мэра г. Кызыла, противоречащие законодательству, решениям Хурала представителей г. Кызыла или принятые за пределами его компетенции, могут быть отменены или признаны недействительными по решению суда.

Во исполнение поставленных задач и целей органа местного самоуправления, Мэрия города Кызыла строго следит за своевременным и качественным исполнением нормативно-правовых актов.

2.2 Контроль исполнения нормативно-правовых документов в органах местного самоуправления управления (на примере Мэрии города Кызыла)

В своей работе контрольный орган (отдел контроля и работы обращениями граждан) Мэрии города Кызыла руководствуется постановлением Мэра города Кызыла от 09.12.2008г. №1854 "Об утверждении Регламента работы Мэрии г.Кызыла ".

Раздел четвертый Регламента полностью посвящен организации контроля исполнения документов.

Согласно Регламента, определяется организационная структура системы контроля, порядок работы должностных лиц с контролируемыми документами, меры по своевременному предупреждению возможных срывов сроков исполнения, порядок регулярного информирования руководства, о ходе исполнения документов как в Мэрии, так и в ее отраслевых органах (отделах, управлениях, департаментах). Регламент требует выполнения основной задачи - обеспечить полное и своевременное выполнение принимаемых решений и качественное исполнение документов.

Согласно Регламента работы Мэрии, в аппарате Мэрии контролю подлежат следующие документы:

- резолюции руководства по указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, федеральным законам, постановлениям Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации;

- указы и распоряжения Правительства Республики Тыва, постановления и распоряжения Мэрии города Кызыла;

- поручения Мэра города Кызыла;

- письма и обращения граждан;

- служебные письма;

- решения коллегии Мэрии города Кызыла.

На контроль могут браться и другие документы, целесообразность постановки которых определяют Мэр или его первые заместители и заместители и управляющий делами.

В структуру Мэрии города Кызыла входит Отдел контроля и обеспечения работы с документами и обращениями граждан, осуществляющий функции контроля.

В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией РФ, РТ, Федеральными законами Российской Федерации, Трудовым Кодексом РФ, ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», нормативными- правовыми актами и распорядительными актами Правительства Российской Федерации, нормативными и распорядительными актами Правительства Республики Тыва, Уставом городского округа «Город Кызыл Республики Тыва», постановлениями и распоряжениями Мэра города Кызыла, решениями Кызылского городского Хурала представителей и настоящим Положением.

Регламент устанавливает единую систему контроля за исполнением

распорядительных документов, порядок постановки документов на контроль в аппарате Мэрии, контроль за ходом исполнения документов, организацию контроля за исполнением документов в отделах, управлениях, департаментах.

Контроль за своевременным и полным исполнением постановлений и распоряжений, законов и решений осуществляют Мэр, его заместители, управляющий делами, руководители структурных подразделений Мэрии и уполномоченные ими лица.

Контроль исполнения включает:

- внесение в документы подконтрольных пунктов;

- учет служебных документов в аппарате Мэрии;

- доведение документов до исполнителей;

- определение сроков представления информации о ходе исполнения;

- контроль за сроками исполнения;

- направление напоминаний об истечении сроков исполнения;

- непосредственную проверку хода исполнения;

- проверку качества исполнения;

- учет и анализ результатов исполнения;

- снятие документов с контроля;

- подготовку информаций о состоянии контроля и исполнения.

Оперативный контроль за сроками исполнения указов и распоряжений Мэра, постановлений и распоряжений Мэрии г.Кызыла, находящихся на контроле, возлагается на отдел контроля, руководителей структурных подразделений Мэрии.

Заместители Мэра или другие должностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением, в течение 2-х дней после получения поручения определяют в резолюциях меры по организации исполнения и сроки представления информации об исполнении с учетом введения упреждающих (промежуточных) сроков контроля исполнения документов, позволяющих внести соответствующие коррективы в процесс и сроки выполнения.

Отдел контроля доводят до руководителей и его заместителей установленные сроки предоставления информаций об исполнении.

Управляющий делами и начальник отдела контроля, включая его специалистов должны регулярно контролировать сроки подачи сведений о ходе выполнения постановлений и распоряжений, законов, решений, поручений и писем.

По постановлениям и распоряжениям, законам и решениям первая

информация должна представляться в отдел контроля не позднее 30 дней после выхода поставленного на контроль документа (если не установлен другой срок) и должна содержать сведения о принятых мерах для выполнения контролируемого указа, постановления или распоряжения, закона или решения (принятые постановления или распоряжения администрациями городов и районов по данному вопросу, изданные приказы и т.д.). Сбор информации, обработка и представление ее в контролирующие структуры осуществляется под личную ответственность Управляющего делами или другим должностным лицом, ответственным за контроль документов, точно в установленные сроки отчетности или по их требованию.

Несоблюдение сроков отчетности или неполнота представляемых сведений

считается нарушением хода выполнения постановления, распоряжения,

закона, решения, поручения, письма, о чем ставится в известность Мэр в представляемой соответствующими структурами информации.

Руководители структурных подразделений Мэрии и другие должностные лица, обеспечивающие фактическое исполнение документов или отдельных их пунктов (мероприятий), ответственны за своевременное, достоверное и объективное обобщение хода выполнения документов и представление по ним информационного материала в вышестоящие органы.

Информация об исполнении указа, постановления, распоряжения, закона, решения, документа и согласованное со всеми заинтересованными должностными лицами предложение о снятии его с контроля представляется в отдел контроля управляющего делами, осуществляющего контроль за выполнением данного документа, не позднее пяти дней до установленного срока его исполнения.

Если в процессе реализации постановления (распоряжения), закона,

решения и других документов выясняется невозможность соблюдения указанного срока, то лицом, ответственным за выполнение данного документа, готовится на имя Мэра, за подписью осуществляющего контроль управляющего делами, аргументированное представление о продлении срока действия данного документа или об утрате силы в связи с объективной невозможностью его дальнейшего выполнения (копия передается в контролирующие структуры). Продление срока исполнения постановления (распоряжения), закона, решения или отдельных его положений должно быть оформлено не менее, чем за 5 дней до истечения срока его выполнения.

В противном случае постановление (распоряжение), закон, решение или отдельные их положения считаются не исполненными в срок, о чем информируется Мэр, и вносятся предложения по мерам.

Отдел контроля Мэрии ежеквартально или по требованию представляет информацию о ходе выполнения постановлений, распоряжений, законов, решений и о мерах, принимаемых по обеспечению их выполнения, Мэру, его заместителям, управляющему делами, начальнику отдела контроля.

В случае принятия решения о снятии постановления (распоряжения) с контроля отделом контроля готовится в установленном порядке проект распоряжения Мэра о снятии документов с контроля.

Каждый понедельник всем заместителям Мэра, управляющему делами, начальнику отдела контроля, другим исполнителям передается подготовленная отделом контроля общего отдела информация о письменных поручениях, срок исполнения которых истекает на текущей неделе (с понедельника по воскресенье включительно). В течение недели заместители информируют Мэра накануне или в день истечения указанного срока об исполнении конкретного поручения.

Снятие документов (поручений) с контроля производится после их полного исполнения на основании распоряжения или резолюции Мэра, его заместителей. Свидетельством исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа (справки) об исполнении с резолюцией Мэра или его устное указание.

Снять документ (поручение) с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению.

При организации исполнения указов, постановлений, распоряжений, законов, резолюций и поручений Мэра применяются следующие меры упреждающего контроля:

- определение средств и методов контроля за своевременным исполнением поручений, в том числе принятие решений (постановлений, распоряжений и т.п.). Разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений;

- направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по выполнению поручений. В случае возникновения обстоятельств, затрудняющих своевременное исполнение поручений, в промежуточной информации указываются причины этих обстоятельств и принимаемые меры по обеспечению своевременного их выполнения;

- осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений;

- регулярное заслушивание на оперативных совещаниях, либо специальных заседаниях сообщений (отчетов) должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений;

- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений;

- внесение предложений по привлечению к ответственности виновных должностных лиц.

В соответствии с Положением “Об отделе контроля и обеспечения работы с документами и обращениями граждан Мэрии города Кызыла ” основными задачами отдела являются:

-контроль и проверка исполнения аппарата Мэрии, структурными подразделениями аппарата Мэрии, организациями и их должностными лицами федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поручений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РТ;

- контроль и проверка исполнения отделом контроля Мэрии города Кызыла;

Исходя из поставленных перед отделом контроля, оно осуществляет следующие функции:

- осуществляет в пределах полномочий, предоставляемых в рамках проводимой работы контроль исполнения федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации и Правительства Республики Тыва, постановлений и распоряжений Мэрии города Кызыла, отраслевыми органами и их должностными лицами на территории Кызыла;

- организует и проводит проверки деятельности отраслевых органов Мэрии, структурных подразделений аппарата Мэрии;

- вносит по результатам проверок предложения Мэру о совершенствовании деятельности структурных подразделений Мэрии;

- рассматривает обращения граждан и должностных лиц, связанные с работой органов исполнительной власти, структурных подразделений Мэрии и готовит анализ своевременного предоставления ответов на обращения;

- осуществляет анализ социально-политической ситуации в муниципальных образованиях области;

- проводит анализ эффективности работы органов исполнительной власти и должностных лиц, вносит на рассмотрение Мэру заключения по вопросам их деятельности.

Во второй главе раскрыты понятие, сущность, содержание контроля за исполнением распорядительных документов в аппарате субъекта Российской Федерации, современные проблемы контроля исполнения и его правовая основа.

В заключение главы необходимо отметить, что в работе по организации контроля за исполнением документов еще много недостатков. Низка действенность контрольной работы, не всегда исполнители правильно реагируют на выводы и предложения проверяющих. Происходит это во многом из-за того, что до сих пор не определены роль и место контрольных органов в системе государственной власти, отсутствует единообразная для всех субъектов система (структура) контрольных органов, не обозначены четко их функции, а также вопросы процедуры и реализации результатов проверок.

Для преодоления этих недостатков необходим федеральный закон, определяющий систему контрольных органов и организацию их работы по всей вертикали исполнительной власти.

Глава 3. Пути совершенствования деятельности отдела контроля и обеспечения работы с документами и обращениями граждан мэрии города Кызыла

3.1 Анализ деятельности отдела контроля и обеспечения работы с документами и обращениями граждан Мэрии города Кызыла

Исходя из определенных ранее задач, отдел выполняет различные формы контроля за исполнением распорядительных документов.

1. Система запросов предназначена для анализа хода исполнения

контролируемых документов. Структурные подразделения Мэрии по запросу отдела по контролю за исполнением служебных документов должны предоставить информацию об исполнении в указанные сроки в установленной форме.

2. Напоминание о приближении сроков исполнения по всем служебным документам, поставленным на контроль.

3.Представление сведений. Отдел контроля обобщает сведения, полученные от структурных подразделений, о ходе исполнения распорядительных документов и представляет их руководству Мэрии, а

также информирует о нарушении сроков исполнения или невыполнении заданий, предусмотренных в постановлениях и распоряжениях.

4.“Час контроля“ - это особая форма контроля за исполнением распорядительных документов. Он проводится в среднем один, два раза в год по исполнению наиболее важных постановлений и распоряжений, касающихся социально-экономической обстановки в Кызыле, поставленных на контроль, когда их пункты не исполняются в данный срок. В его работе участвуют представители структурных подразделений Мэрии, организаций и предприятий Кызыла, на которых возложена ответственность за выполнение данного распорядительного документа.

На наш взгляд, создание отдельного структурного подразделения, деятельность которого направлена на осуществление контроля исполнения постановлений и распоряжений Мэрии города Кызыла, говорит о высоком приоритете данного направления деятельности.

Основной задачей отдела контроля - осуществления исполнения постановлений и распоряжений Мэрии города Кызыла целевых программ согласно Положению «Об отделе контроля и обеспечения работы с документами и обращениями граждан».

Изучив работу отдела контроля и обеспечения работы с документами и обращениями граждан мэрии города Кызыла, выяснилось, что в отдел с 01.01.2011г. по 30.12.2011г. поступило всего 16770 заявлений, обращений граждан, писем и обращений различных ведомств, министерств Республики Тыва.

Из них - 6042 обращений и заявления граждан, 7436 - служебные письма, из прокуратуры Республики Тыва и прокуратуры г.Кызыла, поступило 1086 (требований, протестов, представлений, информаций), из Правительства Республики Тыва 1734 постановлений, распоряжений, протоколов и выписок из протоколов, 472 от отдела по работе с обращениями граждан Канцелярии Председателя и Аппарата Правительства Республики Тыва.

За отчетный период проведено 22 личных приемов и принято заместителями и мэром города 348 граждан. Это в основном по вопросам выделения жилья.

Наиболее количество заявлений поступают по вопросам выделения жилья, приватизации, о продлении договора социального найма, по поводу выделении земли под строительство жилых домов, гаражей, киосков и павильонов, по поводу трудоустройства, выделении места в ДОУ, по поводу получения субсидий, по вопросам капитального ремонта жилья, по вопросам предпринимательской деятельности. А также переоформление и закрепление земельных участков. Продление сроков аренды на участки, а также поступают заявления, как от частных лиц, так и от организаций города по вопросам жилищно-коммунального хозяйства, для получения справок на выдачу справок по почтовым адресам, переоформления частных домов, гаражей, перепланировки и строительства.

Так же поступают письма из вышестоящих органов: - от отдела по работе с обращениями граждан Аппарата Правительства, от депутатов Государственной Думы, от Региональной общественной приемной Председателя Партии В.В.Путина в РТ; - от Законодательной палаты Великого Хурала, - от Министерства труда и социальной политики Республики Тыва, в основном, ходатайства на улучшение жилищных условий обратившихся граждан.

По нашему мнению, в настоящее время одной из наиболее злободневных проблем является работа с обращениями граждан. Обращения граждан являются одной из важнейших форм участия граждан в управлении государством. Эта форма выступает как составной элемент прав и свобод человека и гражданина, закрепленной в Конституции Российской Федерации. В обращениях граждан выражаются личные и общественные интересы и потребности. Они выступают средством осуществления предоставленных гражданам Конституцией прав, сигналом о нарушении этих прав.

Зачастую письменные и устные обращения граждан связаны с недостатками в методах и формах отраслевых органов Мэрии муниципальных учреждений города Кызыла.

При рассмотрении обращений граждан нередко отсутствует

критическая оценка состояния работы с письмами и главное - реальное воздействие на положение дел по поднимаемым проблемам, не вскрываются и не устраняются причины, порождающие жалобы. Справедливые запросы граждан зачастую не реализуются. Несвоевременно исполняются обещания, даваемые гражданам.

Изучение и анализ материалов проверок по работе с обращениями граждан позволил выделить следующие общие нарушения:

-регламентом четко не определен порядок работы с ответами на обращения, поставленными на дополнительный контроль, в журнале регистрации обращений не отражается резолюция руководителя

по обращениям, поставленным на дополнительный контроль;

- в регламенте не нашли своего отражения такие положения, как, исключение практики проверки писем лицами, на которых жалуются заявители, устранение практики перепоручения подписания ответов другими лицами;

-не налажена система работы, учета и хранения обращений;

- анализ обращений граждан показал, что Мэрией города допускается практика поручения проверки писем лицам, на которых жалуется заявитель, а так же перепоручения подписания ответов другим должностным лицам;

- должностными лицами Мэрии и руководителями структурных подразделений нарушаются сроки рассмотрения обращений;

На основании выявленных нарушений отделом контроля предложены следующие возможные пути совершенствования деятельности проверяемых учреждений в сфере работы с обращениями граждан:

1. Ввести в практику ежемесячный анализ проблем, поднимаемых в обращениях граждан, уделив особое внимание эффективному их решению.

2. Внедрить в практику работы администрации города и района такие формы работы, как "час руководителя", "телефон доверия", "горячая линия", осуществить дополнительные меры по обеспечению более системной и плановой деятельности информационных групп, обеспечению широкого информирования населения о реализации данных в ходе встреч поручений.

5. Совершенствовать формы помощи населению по правовым вопросам со стороны правового управления, хотя практика показывает, что при обеспечении общественной приемной граждане неактивно идут на консультацию.

6. Применять меры административной и дисциплинарной ответственности к должностным лицам за некачественное и несвоевременное рассмотрение обращений граждан.

Таким образом, выполнение данных рекомендаций позволит значительно улучшить работу Мэрии города Кызыла с обращениями граждан.

3.2 Направления совершенствования контроля за исполнением нормативно-правовых документов

Для повышения исполнительской дисциплины и контроля в структурных подразделениях мэрии г. Кызыла принято распоряжение Мэра г. Кызыла №1127-р от 13.12.2011 г., работа по которому начата во всех структурных подразделениях и предоставляется ежемесячный анализ Мэру по своевременному предоставлению ответов на входящую корреспонденцию в разрезе структурных подразделений.

Также в целях систематизации работа по контролю ежемесячно в конце месяца Мэру г. Кызыла предоставляются:

- мониторинг постановлений и распоряжений Мэрии г. Кызыла, принятых за истекший месяц;

- мониторинг аппаратных протокольных поручений Мэра г. Кызыла, не снятых с контроля;

- мониторинг протокольных поручений рабочих совещаний Мэра г. Кызыла;

- мониторинг наказов избирателей - постановления Правительства РТ №27 от 31.01.2012 г., постановление Мэра г. Кызыла №1870 от 30.12.2011 г;

- перечень документов, поступившим из Правительства РТ за месяц.

За 2011 год в Мэрию г.Кызыла всего поступило - 1734 постановлений, распоряжений, протокольных решений, обращений писем и телеграмм Правительства РТ, что на 701 (40%) больше чем за аналогичный период 2010 г. - 1033, в 2009г- 763, в 2008г. всего -772.

Из 1734 НПА: выполнено - 781(45%), на исполнении - 114(7%), для использования в работе - 823(47%), признаны утратившим силу -10(0,7%), не исполнено в установленный срок - 6(0,3%).

Из 1734 НПА:

постановления Правительства РТ всего - 638, исполнено - 18, на исполнении - 15, для использования в работе - 597, признаны утратившим силу - 8, не исполнено в установленный срок - 0; распоряжения Правительства РТ всего - 137, исполнено - 43, на исполнении - 25, для использования в работе - 67, признаны утратившим силу - 2, не исполнено в установленный срок - 0;

протокола совещаний Правительства РТ - всего 318, исполнены - 204, на стадии исполнения - 51, для использования в работе - 62, не исполнено в установленный срок - 1;

обращения, письма телеграммы - 590, исполнены - 467, на стадии исполнения - 23, для использования в работе - 95, не даны ответы в установленный срок - 5;

протокола аппаратных совещаний Правительства РТ - 49, исполнено - 49;

законы Верховного Хурала Республики Тыва - 2.

За 2011 год Мэрией г. Кызыла принято постановлений - 1874, что на 1533 (55%) меньше чем за аналогичный период в 2010 г. - 3407; распоряжений - 1208, что на 132 (9%) меньше чем за аналогичный период в 2010 г.- 1340. Уменьшение количества принятых постановлений объясняется передачей полномочий по земельным вопросам государственному органу.

Отделом контроля проведен мониторинг с 01 ноября 2011 г.:

- по 236 распоряжениям (20%), из которых не сняты с контроля 4;

- по 454 постановлениям (24%), из которых не сняты с контроля 3.

Проведен мониторинг аппаратных протокольных поручений Мэра г. Кызыла за 2011 год, по итогам которого выявлено:

- по 26 поручениям остается контроль и в 2012 году.

- 8 поручений не выполнены.

Контроль, фиксирующий только так называемые «контрольные факты», может легко привести к сведению счетов. Так как в любом интенсивно работающем учреждении тщательный и мелочный контроль может обнаружить ряд «контрольных фактов», представляющих второстепенный и побочный результат на фоне плодотворной и в принципе правильной деятельности. Однако если этот фон полностью игнорировать, то акт проверки может быть использован как исходный документ для несправедливых персональных репрессий.

Если контроль ставит целью единственно получение материала для протокола поверки, то контролер должен позаботиться о том, чтобы найти данные для выводов. До тех пор пока будет господствовать взгляд, что контролер должен отмечать только обнаруженные недостатки и отклонения, квалифицированный контролер будет стремиться это выполнять и таким путем поставлять дезинформацию. Поскольку любая человеческая деятельность связана с погрешностями ошибками, поскольку в каждом контролируемом учреждении есть недостатки. Чем квалифицированнее контролер, тем больше он найдет недостатков.

Однако из-за того, что этому большому количеству недостатков нельзя противопоставить никаких позитивных сторон (хотя контролер и видел их в большом количестве), протокол проверки, составленный по принципу «контрольного факта», дает информацию только о дедуктивных способностях контролера. Никакой информации о достоинствах работы учреждения из представленного контролером документа почерпнуть нельзя. Поэтому контролируемая организация окажется представленной в кривом зеркале. Если бы в основу контроля был положен принцип всесторонности, отвергающий картину кривого зеркала и требующий раскрытия действительной картины, которая дает представление о совокупности всей деятельности учреждения, то результаты контроля выглядели бы по-иному.

Из приведенных данных можно сделать вывод, что в Администрации области, к сожалению, основным критерием эффективности является исполнение документа в срок с соблюдением юридических норм и правил делопроизводства. Создается впечатление, что контроль осуществляется ради самого контроля. При этом сложилась ситуация, когда все стремления подразделений направлены на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных проверок и отчетов, а вовсе не на то, чтобы достичь выполнения сути постановлений и распоряжений. В этих условиях крайне важен комплексный анализ, представляемый руководству. Он позволяет выявить слабые места в работе Мэрии с тем, чтобы устранить их и наметить меры по повышению эффективности работы аппарата администрации.

Несмотря на выявленные недостатки в работе и организации отдела контроля Мэрии, данное структурное подразделение в целом выполняет, возложенные на него задачи, осуществляя свою деятельность на высоком профессиональном уровне.

Заключение

Установление правового государства в федеративной России предполагает обеспечение беспрепятственного прохождения управленческих решений и надежную обратную связь по всей вертикали - от федерального центра до органов местного самоуправления. Незавершенность же строительства российского федерализма делает налаживание такой системы особенно сложным.

Нечеткость нормативно-правового разграничения предметов совместного ведения федерального центра и субъектов Российской Федерации, неопределенность финансовой и ресурсной базы соответствующих полномочий размывают границы ответственности за экономические и политические последствия принимаемых на разных уровнях решений.

В результате разрушается единство правового пространства страны, падает эффективность работы как федеральных органов, так и органов власти субъектов Российской Федерации, тормозятся назревшие социально-экономические реформы, ухудшаются условия жизни большинства людей.

Одной из немаловажных причин, порождающих возникновение острейших социальных проблем в регионах и в стране в целом, стал неэффективный контроль за качеством управления, за исполнительской дисциплиной, соблюдением законов, других нормативных актов.

В связи с этим особую важность приобретает деятельность контрольных органов, как на уровне Федерации, так и на уровне субъекта Федерации.

Эффективный контроль за исполнением нормативно-правовых документов необходимое условие эффективного управления.

Современной теорией управления выработаны определенные принципы, процедуры контроля, выполнение которых является залогом эффективного контроля.

Проведенный анализ деятельности отдела контроля и обеспечения работы с документами и обращениями граждан Мэрии и позволил выработать ряд рекомендаций по совершенствованию контроля за исполнением нормативно-правовых документов на уровне субъекта Российской Федерации:

1. Принять федеральный закон, определяющий роль и место

контрольных органов в системе государственной власти и управления. Отсутствие такого правового акта государственного масштаба провоцирует децентрализацию контроля, не подчиненного общей стратегической задаче. Принятие же всеобъемлющего Федерального закона “О государственном контроле в Российской Федерации” окончательно бы сняло основную часть вопросов в этой области, основными из которых являются, с одной стороны, четкое разграничение функций контрольных органов, а с другой - объединение контрольных усилий на всех уровнях государственной власти.

2. Выработка оптимальной структуры органов исполнительной

власти, основанной на реальных потребностях общества. Строгое разделение функций и полномочий этих органов как по горизонтали, так и по вертикали.

3. Разработка положений о структурных подразделениях на основе функционально-целевой модели органа управления с усилением контрольных функций.

4. Разработка единых методик, стандартов контрольной деятельности. Их отсутствие влечет за собой разобщенность, различные толкования, разнонаправленность действий контрольных органов на всех уровнях.

5.Осуществление контроля за исполнением нормативно-правовых документов в строгом соответствии с общими и частными принципами контроля за исполнением нормативно-правовых документов.

6.Повышение уровня мотивации исполнителей путем организационных мероприятий по совершенствованию структур и технических средств, привлечения исполнителей и всех заинтересованных лиц к принятию решения.

Выполнение данных рекомендаций, на наш взгляд, поможет существенно повысить эффективность осуществления контроля за исполнением нормативно-правовых документов на уровне Мэрии города Кызыла.

Источники

1. Конституция Российской Федерации (Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.) Издание официальное. М.,2009

2. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 года № 52-ФЗ. Часть 1 // Собрание законодательства РФ. 1994. № 32. Ст.3301; 2005. № 1. - Ст. 43.

3. Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. №1807-1 «О языках народов Российской Федерации» // Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991. №50. - Ст. 1740 (С изм. от 24 июля 1998 года // Собрание законодательства РФ. 1998. №31. - Ст.3804)

4. Федеральный закон от 24 июня 1999 г. "О принципах и порядке разграничения предметов ведения и полномочий между органами государственной власти РФ и органами государственной власти субъектов РФ" // Собрание законодательства РФ. 1999. №26. Ст. 3176.

5. Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства РФ. 2002. №2. Ст.127 (в ред. от 08.11.2007); 2007. № 46. Ст. 5554.

6. Федеральный закон от 06.10.2003 г. «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» № 131-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. № 40. Ст. 3822 (с изм. и доп.).

7. Федеральный закон от 1 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 4.12.2006) //Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. Ст. 4169.

8. Федеральный закон от 21 июля 2005 года «О государственной регистрации уставов муниципальных образований» //Российская газета. 2005. 26 июля.

9. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31. Ст.3448.

10. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3451.

11. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 2006. № 19. Ст. 2060.

12. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» //Российская газета. 2010. 30 июля.

13. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»// Российская газета. 2010. 30 июля.

14. Указ Президента РФ от 9 марта 2004 г. «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» //Российская газета. 2004 г. 11 марта.

15. Указ Президента РФ от 20 мая 2004 г. «Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти»// Собрание законодательства РФ. 2004. №21. Ст.2023.

16. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации” (в ред. Постановления правительства РФ от 08.06.2001 № 2461) // Собрание законодательства РФ. 1996. № 33. Ст. 3895.

17. Постановление Правительства РФ от 28 февраля 1996 г. № 226 "О государственном учете и регистрации баз и банков данных” // Собрание законодательства РФ. 1996. №12. Ст.1147.

18. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации (УСД). Основные положения. М. Изд-во стандартов, 1988.12 с.

19. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998. 7с.

20. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной деятельности. Требования к оформлению документов.

21. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. М.: Ростехрегулирование, 2007. 17 с.

22. ГОСТ Р ИСО 15489 - 1 - 2006. Управление документами. Общие требования. (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу).

Размещено на Allbest.ru

...