Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, а также если делу "не повезло" и оно утратило обложку совсем, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Все документы по месту их составления обычно подразделяются на входящие, внутренние и исходящие.

Фондовая принадлежность входящих документов (полученных фондообразователем) устанавливается по названию учреждения-получателя, которое можно узнать по адресату, оттиску штампа регистрации входящих документов, тексту (содержанию) документа, резолюциям, пометам.

Фондовая принадлежность внутренних документов (приказов, протоколов, отчетов, докладных записок и др.), отражающих внутреннюю деятельность учреждения, определяется по названию учреждения, которое указано в документе: в заголовке, в тексте, а также по подписям должностных лиц.

Фондовая принадлежность оттисков (копий) исходящих документов определяется по названию учреждения-автора, которое может быть указано рядом с подписью должностного лица в конце документа и в оттиске регистрационного штампа, а также по содержанию документов и делопроизводственным номерам.

Фондообразователем входящих документов является адресат, а внутренних и исходящих - автор.

Указанные выше признаки фондовой принадлежности называются прямыми признаками, так как они имеют обязательные элементы, в которых содержится название фондообразователя.

Фондовая принадлежность отдельных, разрозненных дел и документов при отсутствии прямых признаков устанавливается по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т.п. Иногда эти косвенные признаки могут быть решающими.

При определении фондовой принадлежности надо запомнить:

в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

Из общего порядка определения фондовой принадлежности документов есть исключения. Например, дела следственных органов, как правило, поступают в судебные органы. Они могут передаваться для просмотра в вышестоящие инстанции.

Фондовая принадлежность в таком случае определяется по документам (последнего) учреждения, в котором дела были закончены делопроизводством.

Таким образом, необходимо изучить признаки, характерные для входящих документов, отпусков исходящих и внутренних документов, на основании которых определяется фондовая принадлежность документов. При этом необходимо ознакомиться с образцами входящих документов, отпусков исходящих и внутренних документов.

В соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" [18] единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

архивные документы представительств и филиалов;

архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

архивные документы временных администраций организации, находящихся в стадии банкротства;

архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением КПСС и ВЛКСМ), существовавших до принятия законодательства Российской Федерации об общественных объединениях;

архивные документы ликвидационной комиссии организации.

Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

Наиболее сложно решается сегодня вопрос о документах филиалов и представительств.

Актуальны ли сегодня филиалы и представительства? Во времена "советской власти", следуя принципам жесткой централизации, в рамках командно-административной системы создавались предприятия, учреждения с разветвленной структурой. Многие из них и теперь успешно продолжают свою деятельность в виде все той же разветвленной сети филиалов и представительств. Примеров "филиальных" структур много.

Вместо ранее существовавшего Министерства путей сообщения Российской Федерации создано ОАО "Российские железные дороги" (с передачей части функций из МПС РФ не только ОАО "РЖД", но и в другие структуры). В процессе создания ОАО "РЖД" (кстати, 100 % акций этого акционерного общества на руках у государства) ранее существовавшие на местах подведомственные организации были преобразованы в филиалы, тем самым потеряв свою юридическую самостоятельность.

Созданные в конце 1990-х гг. в связи с приватизационными процессами учреждения юстиции по регистрации прав на недвижимость и сделок с ней также имеют разветвленную сеть филиалов.

ОАО "РЖД", ФГУП "Почта России" имеют свою сеть филиалов на местах, Мосэнерго, Сбербанк России - свои сети филиалов. Очень модно стало создавать в регионах филиалы вузов, университетов.

Здесь приведены примеры организаций государственной формы собственности, но еще больший размах процесс создания филиалов и представительств сейчас имеет место в организациях негосударственной формы собственности.

Сегодня очень многие структуры пошли по пути создания разветвленной сети филиалов и представительств на местах. Другими словами, в стране с размахом идет процесс "филиализации".

Организации являются, как правило, юридическими лицами, а филиалы и представительства таковыми не являются. Согласно положениям Гражданского кодекса РФ они считаются структурными подразделениями, только территориально удаленными:

Фрагмент документа	Гражданский кодекс РФ. Ч. I. 1994 г.
Ст. 55	Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица

Примечание изготовителя базы данных: В часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации внесены изменения Федеральным законом от 05.05.2014 N 99-ФЗ "О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского Кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации". В соответствии с данными изменениями пункт 3 статьи 55 Гражданского Кодекса Российской Федерации звучит в следующей редакции:

"3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Представительства и филиалы должны быть указаны в едином государственном реестре юридических лиц".

Организации, являющиеся юридическими лицами, образуют свой фонд как фондообразователи. При этом ту часть архивного фонда, которую составляет так называемая "постоянка", передает на хранение сам фондообразователь. Но филиалы и представительства, будучи юридически несамостоятельными, не являются в связи с этим фондообразователями, поэтому они не формируют своего архивного фонда и самостоятельно не передают из него документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Филиалы и представительства должны вливать документы постоянного срока хранения в архивный фонд головной организации, передавая документы по сдаточной описи.

Может ли филиал или представительство самостоятельно распоряжаться архивными документами? Многие организации имеют очень разветвленную сеть филиалов и представительств, и, естественно, встает вопрос о целесообразности перемещения документов постоянного хранения в головную организацию, тем более что некоторые филиалы и представительства у себя создают архивы для оперативного хранения документов.

Возможно ли филиалу (представительству) самому хранить свою "постоянку" и даже самостоятельно передавать на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив? Да, возможно, но только это должно быть юридически грамотно оформлено.

Если филиал или представительство созданы при государственной организации, то эта организация (как юридическое лицо) должна заключить договор с государственным или муниципальным архивом о предоставлении права своему филиалу (представительству) самостоятельно формировать свой архивный фонд, передавать из него документы с постоянным сроком хранения в этот архив.

Если филиал или представительство созданы в рамках негосударственной организации, то такая организация может включить в генеральную доверенность филиалу или представительству положения о самостоятельном хранении ими архивного фонда.

Относительно документов по личному составу многие организации решают вопрос по-разному. Одни считают, что документы по личному составу должны быть включены в комплекс документов, представленных в головную организацию. Возможно, при таком подходе уровень сохранности будет выше, но сам "личный состав" ведь живет по месту нахождения филиала (представительства) и в случае необходимости наведения справок социально-правового характера, ему придется обращаться в головную организацию.

Другие считают, что документы по личному составу должны оставаться на хранение в филиалах (представительствах), в то время как документы постоянного хранения будут передаваться в головную организацию, мотивируя это решения как раз тем, что "личный состав" здесь работал и здесь продолжает жить.

Но если документы по личному составу будут в результате экспертизы ценности иметь срок хранения "постоянно", то необходимо четко определить, в какой государственный или муниципальный архив они должны в итоге поступить.

Основные положения работы с архивными документами в филиалах и представительствах не касаются дочерних предприятий.

Дочерние предприятия, в отличие от филиалов и представительств, являются в соответствии с Гражданским кодексом РФ юридически самостоятельными лицами, т.е. полноценными фондообразователями, которые формируют свой архивный фонд и самостоятельно передают его на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Если дочернее предприятие государственной формы собственности, то по действующему законодательству об архивном деле оно, как правило, без заключения договора передает свою "постоянку" на государственное хранение. Если же дочернее предприятие негосударственной формы собственности, то документы передаются на основании заключенного договора с государственным или муниципальным архивом.

В "Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" [18] перечислены условия, при которых не создаются новые архивные фонды. Так, не является основанием для создания нового архивного фонда:

расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организаций;

выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающееся изменением первоначальных функций;

смена учредителя(ей) организации без изменения формы собственности имущества этой организации.

Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленные с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

3. Организация документов в пределах архивного фонда (третий уровень)

Если Вы работник службы документационного обеспечения управления, то необходимо знать основы классификации документов и дел Вашего структурного подразделения.

В процессе работы Вам придется отдельно разработать схемы классификации для документов постоянного хранения, временного хранения (со сроком хранения свыше 10 лет) и по личному составу и, возможно, на специфические группы документации: телеметрические, научно-технические, судебные, арбитражные и т.д.

Если Вы работник архива организации, то должны разрабатывать схему классификации документов и дел всей организации, т.е. архивного фонда.

Если Вы работник государственного или муниципального архива, то Вам придется разрабатывать схемы классификации документов и дел, поступивших в архивы:

в необработанном состоянии, т.е. в россыпи; личного происхождения, общественных организаций;

при усовершенствовании и переработке описей к ранее поступившим фондам;

при оказании услуг организациям разных форм собственности по научно-технической обработке их архивных фондов.

Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается научная группировка в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается дело, т.е. совокупность документов (или отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности учреждения, организации или предприятия и помещенных в отдельную папку. Дела обычно формируются в процессе делопроизводства. В государственных и муниципальных архивах дела принято называть единицами хранения:

Фрагмент документа	ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
П. 117	Единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение

Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.

Организация документов и дел в пределах архивного фонда проводится:

в делопроизводстве организации при составлении номенклатуры и формировании дел; при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

в архиве или службе ДОУ организации при подготовке дел к передаче в государственный или муниципальный архив;

в государственном или муниципальном архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

Рассмотрим организацию документов дел архивного фонда, в соответствии с которой в дальнейшем будет строиться опись.

Этот вид работы состоит из двух этапов:

определение признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация);

распределение дел в соответствии со схемой классификации (систематизация).

Схема классификации документов и дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений организации фондообразователя, его функций и направлений деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения документов и дел фонда по группам, отражающим наиболее характерные стороны деятельности фондообразователя, его функции или структуру, что и закрепляется описью. Но прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности. По итогам изучения истории фондообразователя и фонда обычно составляется историческая справка.

В основе организации документов и дел фонда лежат те же признаки, которые учитываются и при формировании документов и дел в делопроизводстве, и при их описании. Распределение документов и дел внутри фонда производится с учетом следующих основных и второстепенных признаков.

Основные классификационные признаки:

структурный - в соответствии со структурными подразделениями;

функциональный или отраслевой - с учетом функций или отраслей деятельности организации, которых касается содержание документов;

тематический - по темам, которых касается содержание документов;

хронологический - по периодам, к которым относятся документы.

Второстепенные классификационные признаки:

номинальный - по видам дел, видам и разновидностям документов;

авторский - по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

корреспондентский - по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка с фондообразователем;

предметно-вопросный - с учетом вопросов, которых касается содержание документов;

географический - по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;

хронологический - по датам, к которым относятся документы.

Для составления схемы классификации необходимо запомнить четыре правила:

правило первое: для разработки схемы используют только основные признаки;

правило второе: из всей совокупности основных признаков берут только два;

правило третье: одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический;

правило четвертое: выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Исходя из правил, можно построить несколько типов классификационных схем.

Для имеющих четкую структуру организаций сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический.

При стабильной структуре учреждений за весь период существования, а также для ликвидированных организаций целесообразно разработать структурно-хронологическую схему. В соответствии с этой схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям.



Например:

Общий отдел	Плановый отдел	Производственный отдел
2007 г.	2007 г.	2007 г.
2008 г.	2008 г.	2008 г.

В дореволюционных описях структурно-хронологические схемы встречались нечасто и трактовались несколько по-иному. В качестве разделов описи выделялись не только подразделения учреждения, но и материалы учреждений-предшественников, отложившиеся в фонде. См., например, "Описание дел архива Морского министерства за время с половины XVII до начала XIX столетия". СПб., 1877. Т. 1.

1. Дела, хранящиеся в адмиралтейств-совете:

1659-1660 годы

1696-1719 годы

1667-1699 годы...

Дела приказа Большой казны, Азовской приказной палаты и Царского шатра на Воронеже:

1693 год

1694 год

1695 год...

3. Дела приказа воинского морского флота:

1654 год

1667 год

1675 год...

4. Дела адмиралтейской коллегии:

1697 год

1710 год

1711 год...

Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменилась. Тогда все дела первоначально группируются по годам, внутри хронологических групп - по структурным подразделениям.

Например:

1. "Опись дел объединенного фонда НИИ эпидемиологии и микробиологии Министерства здравоохранения СССР и Академии медицинских наук СССР".

1933 г.

Управление делами

Финансово-плановый отдел

1940 г.

Управление делами

Финансово-плановый отдел

Эпидемиологический отдел

Микробиологический отдел

"Опись дел архива Государственного Совета".

1810 г.

Общее собрание

Департамент законов

Департамент военных дел

1811 г.

Общее собрание

Департамент законов

Департамент военных дел

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, необходимо отразить в схеме отрасли деятельности фондообразователя. В таких случаях обычно применяется хронологически-отраслевая схема. При этом дела сначала группируются по годам, а внутри хронологических групп - по отраслям деятельности организации:

1957 г.	1960 г.
Руководство	Руководство
Планирование	Планирование
Пчеловодство	Пчеловодство

При систематизации по отраслевой-хронологической схеме дела группируются сначала по отраслям, а внутри отраслевых групп - по хронологии:

Руководство 1957 г.	Руководство 1960 г.
Планирование 1957 г.	Планирование 1960 г.
Пчеловодство 1957 г.	Пчеловодство 1960 г.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологически-номинальную схему систематизации:

Оперативные материалы 1914 г.	1914 г. Оперативные материалы
Строевые материалы 1915 г.	1915 г. Строевые материалы

Номинально-хронологическая схема была широко распространена в XIX в.:

"Опись документов Архива Дирекции императорских театров". СПб., 189 Вып. 1. Отдел 1.

1. Высочайшие повеления.

1830 год

1831 год

1832 год...

Постановления по театральной части.

1830 год

1831 год

1832 год...

3. Книги распоряжений дирекции по личному составу.

1830 год

1831 год

1832 год...

4. Книги распоряжений дирекции по хозяйственной части.

1830 год

1831 год

1832 год...

5. Именные списки артистов.

1830 год

1831 год

1832 год...

Описание дел Архива Министерства народного просвещения / Под ред. С.Ф. Платонова. П., 1917.

1. Журналы комиссии об учреждении народных училищ.

1782 год архивный фонд документ хранение

1783 год

1784 год...

Высочайшие указы и повеления, данные комиссии об учреждении народных училищ.

1782 год

1783 год

1784 год

1802 год...

3. Делопроизводство комиссии об учреждении народных училищ.

1782 год

1783 год

1784 год...

Тематически-хронологическая или хронологически-тематическая схемы применяются для некоторых небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции.

Тематически-хронологическая схема

Документы о розыске Янтарной комнаты в г. Калининграде,

1949-1950 годы

Хронологически-тематическая схема

1949-1950 годы

Документы о розыске Янтарной комнаты;

документы о розыске музейных ценностей в г. Калининграде

Например:

Описание дел Виленской академии

Отдел I. Документы Виленской академии, относящиеся к основанию и устройству ее.

1578 год

1579 год

1641 год

Отдел II. Документы Виленской академии, касающиеся прав и преимуществ по обеспечению ее дровами и лесным материалом.

1579 год

1581 год

1614 год

Отдел III. Документы Виленской академии, касающиеся прав академической юрисдикции.

1387 год

1542 год

1576 год

Отдел IV. Документы Виленской академии, касающиеся к учреждениям типографии и аптеки.

1619 год

1670 год

1691 год

Объединенный архивный фонд. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд могут располагаться по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться как одинаковые (для однородных организаций), так и разные схемы классификации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объемом их документов.

Классификация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. Документы одного вида могут группироваться по авторскому или хронологическому признакам. В тематических группах документы могут располагаться по более конкретным темам, а также по хронологическому или номинальному признакам.

После того как путем сочетания основных признаков была разработана схема классификации и в соответствии с ней созданы группы дел, необходимо перейти к классификации самих дел внутри групп с использованием второстепенных признаков.

Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания, делопроизводственных форм и т.д.

Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков:

номинального (по значимости видов документов);

хронологического;

авторского (по значимости или в алфавитной последовательности авторов);

корреспондентского (по значимости или алфавитной последовательности корреспондентов);

предметно-вопросного (по значимости вопросов).

При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения датированные числом, месяцем и годом, затем - единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец - единицы хранения, датированные только годом [13, с. 51-52].

Формы классификационных схем. Разработанная схема классификации с распределением дел внутри групп должна быть представлена в графическом или текстовом вариантах, которые затем включаются в дело фонда.

В графической схеме изображаются графически (кружочками, ромбиками, квадратами и др.) и текстуально поясняются все признаки группировки документов, начиная от высших групп, созданных на основании ведущих классификационных признаков, и заканчивая самыми низшими группами, созданными с учетом всех, в том числе и второстепенных признаков классификации. Здесь же, в схеме, указывается и порядок расположения документов дел в пределах самых мелких групп. Графические схемы классификации документов встречаются крайне редко.

Наибольшее распространение в отечественных архивах получили текстовые классификационные схемы. В текстовой схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы документы дела фонда. Порядок расположения документов дел в пределах самых низших делений означается перечислением заголовков дел.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственного и муниципального архивов. Кроме того, классификационная схема - это основа структуры описи.

Способы организации документов архивного фонда. Практическое осуществление организации документов архивного фонда, т.е. систематизации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения документов дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной классификации документов дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям в схеме и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе классификации группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. И только после этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, так как не требует многократного перемещения единиц хранения по группам, подгруппам, а также экономит рабочее время.



Список источников и литературы

Источники

1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. N 5341-1.

Положение об Архивном фонде Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552.

3. Приказ Федерального архивного агентства от 1 февраля 2011 г. N 16. - Сайт Росархива.

4. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

5. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1 // Собрание законодательства Российской Федерации. 2001. N 49. Ст. 48, 55.

6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.

7. ГОСТ Р 33.505-2003. Единый российский страховой фонд документации. - М., 2003.

8. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., 1986.

9. Отбор на государственное хранение, фондирование, описание и учет документов организаций - источников комплектования выборочного приема. - М., 1990.

10. Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984. П. 1.5. С. 23.

11. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002.

1 Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза СССР от 06.07.92 // Сборник законодательных и нормативных правовых актов об архивном деле. - М., 200 С. 450-451.

13. Составление архивных описей. Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2003.

14. Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. - М., 2006.

15. Кабатов С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: учеб. пособие. - Уфа, 2008. - С. 247-280.

16. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. - М., 2006.

17. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2006.

18. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / Росархив. ВНИИДАД. - М., 2007.

Литература

Учебники и учебные пособия

19. Архивистика. Путеводитель по архивным технологиям. Компьютерная обучающая система. - М., 2000 (Темы 1, 4). (Авторский коллектив: руководитель Е.М. Бурова, члены: Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Г.А. Осичкина).

20. Архивоведение: учебник. -5-е изд., дополненное. - М., 2007. (авторский коллектив: Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова).

21. Теория и методика архивоведения. Учебно-методический комплекс. - М., 2009. (Авторский коллектив: Е.В. Алексеева, Е.М. Бурова).

Обязательная литература

2 Алексеева Е.В. Организация Архивного фонда Российской Федерации: региональные архивы и муниципальные архивы // Делопроизводство. 2010. N 1. С. 95-104.

23. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. 2000. N 3 (20). С. 75-8

24. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. 2000. N 4. С. 73-79.

25. Бурова Е.М. Архивные документы филиалов и представительств: как правильно их хранить? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. N 3. С. 38-41.

26. Гредасова Н.И., Ренуло Л.В. Англо-русский словарь архивной терминологии. Вып. 1. - М., 199 - 188 с.

27. Елпатьевский А.В., Химина Н.И. Фондирование документов современных организаций в государственных архивах России // Отечественные архивы. 2005. N С. 35-44.

28. Летопись архивного дела в Российской Федерации. 1990-2004 гг. - М., Росархив, ВНИИДАД, 2007. - 368 с.

29. Шабанова Т.Е. История и практика фондирования документов Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы. 2005. N С. 28-35.

30. Шабанова Т.Е. О некоторых проблемах фондирования документов Архивного фонда // Отечественные архивы. 1994. N С. 30-34.

Дополнительная литература

31. Архивное дело. 1939. N 3 (51). С. 140-143.

3 Бурова Е.М. С чего начинается порядок в работе с архивными документами // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. N 4. С. 50-56.

33. Козлов В.П. Современные проблемы состояния сохранности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации: Парламентские слушания. 2 октября 2006 г. С. 10.

34. Савин В.А. Архивный фонд РФ как объект познания. Историографический аспект // Отечественные архивы. 2005. N С. 21-28.

35. СУ. 1918, N 40, ст. 514 (п. 3).

36. Тюнеев В.А. В августе 1991 года. О приеме партархивов в ведение государственных архивных органов // Отечественные архивы. 2011. N 3. С. 85-99.

Справочные издания

37. Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1. - М., 198 - 445 с. Вып. - М., 1988. - 317 с



Приложение 1

Законодательный или нормативный акт	Состав ЕГАФ, ГАФ СССР, АФ РФ
Декрет СНК РСФСР "О реорганизации и централизации архивного дела" от 1 июня 1918 г.	В составе ЕГАФ включались документы всех ликвидированных правительственных учреждений, а также материалы, законченные делопроизводством к 25 октября (7 ноября 1917 г.)
Декрет СНК РСФСР "О хранении и уничтожении архивных дел" от 22 апреля 1919 г.	Поступление на государственное хранение по истечении пятилетнего срока документов всех советских учреждений, общественных и кооперативных организаций
Декрет СНК РСФСР "Об отмене права частной собственности на архивы русских писателей, композиторов, художников и ученых, хранящиеся в библиотеках и музеях" от 29 июля 1919 г.	В состав ЕГАФ были включены архивы умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, хранящиеся в библиотеках и музеях
Декрет СНК РСФСР "О сосредоточении в Центральном архиве РСФСР находящихся в ведении учреждений и должностных лиц РСФСР архивов активных деятелей контрреволюции, а также лиц, эмигрировавших за пределы республики за время с 1917 г." от 2 августа 1923 г.	В состав ЕГАФ были включены документы активных деятелей контрреволюции и эмигрантов
Декрет ВЦИК и СНК РСФСР "О сосредоточении в Центральном архиве РСФСР архива семьи Романовых (бывшей царской фамилии) и некоторых других лиц" от 12 сентября 1923 г.	В состав ЕГАФ вошли архивы семьи Романовых и лиц, близких ко двору
Декрет СНК РСФСР "О передаче Центральному архиву РСФСР архивных материалов" от 13 марта 1926 г.	В состав ЕГАФ вошли документы национализированных и муниципализированных промышленных, кредитных, торговых предприятий, материалы Временного правительства и всех контрреволюционных правительств, архивы церквей, монастырей, дворцов и усадеб, а также бесхозные документальные материалы
Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 г.	Закрепление национализации и автоматическое включение в состав ГАФ СССР всех документов, представляющих научную, политическую и практическую ценность, независимо от времени происхождения, техники и способа их воспроизведения и собственника. Все ценные документы, образовавшиеся в деятельности государственных, общественных, частных учреждений и лиц, все памятники истории, права, искусства могли быть объявлены собственностью государства. Была закреплена возможность и их принудительной национализации: "бесхозные, выморочные, конфискованные документальные материалы, имеющие по заключению архивных органов НКВД СССР научное и практическое значение"
Положение о ГАФ СССР от 13 августа 1958 г.	В состав ГАФ СССР вошли документы учреждений и предприятий, образованных немецко-фашисткими и другими оккупационными властями в период Великой Отечественной войны на временно захваченной территории СССР, а также материалы всех органов власти, управления и негосударственных объединений, существовавших на территории СССР до установления Советской власти (Прибалтики, Западной Украины и Белоруссии, Северной Буковины и др.)
Постановление Совета Министров СССР о Государственном архивном фонде СССР и положения о Главном архивом управлении при Совете министров N 274 от 04 апреля 1980 г.	Государственный архивный фонд СССР состоит из: а) документов, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, существующих и существовавших на территории, входящей в состав СССР; высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, суда, арбитража и прокуратуры; управлений и штабов всех степеней, воинских частей, кораблей, соединений и объединений, учебных заведений и других учреждений и организаций армии и флота, пограничных и внутренних войск; учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства и других отраслей экономики, науки и культуры; профессиональных союзов, творческих, кооперативных и других общественных организаций; учреждений религиозных культов за период до отделения церкви от государства; б) документов отечественных учреждений, организаций и предприятий, находящихся и находившихся за границей; в) национализированных Советским государством документов частных, сословных и других корпоративных архивов; г) документальных памятников истории и культуры, поступивших в собственность государства; д) документов личного происхождения, поступивших в собственность государства; е) документов, поступивших в собственность Советского государства из-за рубежа; ж) служебных ведомственных изданий, не поступающих в установленном порядке во Всесоюзную книжную палату и библиотеки-депозитарии; з) страхового фонда копий особо ценных документов Государственного архивного фонда СССР. В состав Государственного архивного фонда СССР входят акты законодательства, управленческая, проектная, конструкторская, технологическая, картографическая, телеметрическая и другая специальная документация; программы, алгоритмы и машинно-ориентированные (механографические) документы, кинодокументы, микрофильмы, фотодокументы, звукозаписи, видеозаписи; научные, литературные, художественные, музыкальные и другие рукописи, рисунки, дневники, мемуары, переписка и иные категории документов
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (от 07.07.93 г. N 5341-1, ст. 6 "Государственные и негосударственные части Архивного фонда Российской Федерации")	Государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью
Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (от 07.07.93 г. N 5341-1, ст. 6 "Государственные и негосударственные части Архивного фонда Российской Федерации")	К федеральной собственности относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документов, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной собственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц Негосударственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства - в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории РФ или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую и культурную ценность



Приложение 2

Формирование Архивного фонда Российской Федерации и распределение документов Архивного фонда Российской Федерации по хранилищам



Приложение 3

Сеть федеральных архивов
Центральные государственные архивы СССР по Положению о Государственном архивном фонде СССР от 4 апреля 1980 г.	Федеральные архивы по Положению о Комитете по делам архивов РФ и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации от 24 июня 1992 г.	Федеральные архивы по Постановлению Правительства РФ "О федеральных государственных архивах" от 15 марта 1999 г.
Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР), г. Москва	Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), г. Москва	Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), г. Москва
Центральный государственный архив древних актов (ЦГАДА), г. Москва	Российский государственный архив древних актов (РГАДА), г. Москва	Российский государственный архив древних актов (РГАДА), г. Москва
Центральный государственный исторический архив (ЦГИА СССР), г. Ленинград	Российский государственный исторический архив (РГИА), г. Санкт-Петербург	Российский государственный исторический архив (РГИА), г. Санкт-Петербург
Центральный государственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА СССР), г. Москва	Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), г. Москва	Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), г. Москва
Центральный государственный архив Военно-морского флота СССР (ЦГАВМФ СССР), г. Ленинград	Российский государственный архив Военно-морского флота РГАВМФ), г. Санкт-Петербург	Российский государственный архив Военно-морского флота (РГАВМФ), г. Санкт-Петербург
Центральный государственный архив народного хозяйства СССР (ЦГАНХ СССР), г. Москва	Российский государственный архив экономики (РГАЭ), г. Москва	Российский государственный архив экономики (РГАЭ), г. Москва
Центральный государственный архив литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ СССР), г. Москва	Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), г. Москва	Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), г. Москва
Центральный государственный архив Советской армии (ЦГАСА), г. Москва	Российский государственный военный архив (РГВА), г. Москва	Российский государственный военный архив (РГВА), г. Москва (к РГВА присоединен ЦХИДК)
Центральный государственный архив научно-технической документации (ЦГАНТД СССР) в г. Куйбышеве с филиалом в г. Москве	Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) в г. Самаре с филиалом в г. Москве	Российский государственный научно-технический архив (РГНТА) в г. Москве с филиалом в г. Самаре
Центральный государственный архив звукозаписей СССР (ЦГАЗ СССР), г. Москва	Российский государственный архив фонодокументов (РГАФ) г. Москва	Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД), г. Москва
Центральный государственный архив РСФСР Дальнего Востока (ЦГА РСФСР)*1, г. Владивосток	Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ), г. Владивосток	Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ), г. Владивосток
Центральный государственный архив СССР (ЦГА СССР) - "Особый архив"*1, г. Москва	Центр хранения историко-документальных коллекций (ЦХИДК), г. Москва	В составе Российского государственного военного архива (РГВА), г. Москва
Центральный государственный архив страхового фонда документов Государственного архивного фонда СССР (ЦГАСФ СССР)*1	Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ)	Центр хранения документов страхового фонда (ЦХСФ), г. Москва
Научно-исследовательский центр космической документации СССР (НИЦКД СССР)*1, г. Москва	Российский научно-исследовательский центр космической документации (РНИЦКД), г. Москва	В составе Российского государственного научно-технического архива (РГНТА)
Центральный государственный архив кинофотодокументов СССР (ЦГАКФД СССР) г. Красногорск Московской обл. + Центральный государственный архив кинофотодокументов РСФСР*1, г. Владимир	Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД), г. Красногорск Московской обл. с филиалом в г. Владимире	Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД), г. Красногорск Московской обл.
Центральные архивы КПСС и ВЛКСМ
Центральный партийный архив Института истории и теории социализма (ЦПА ИИТС), г. Москва	Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ), г. Москва	Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ), г. Москва
Архив ЦК ВЛКСМ, г. Москва	Центр хранения документов молодежных организаций (ЦХДМО), г. Москва	В составе Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ), г. Москва
Архив общего отдела ЦК КПСС, г. Москва	Центр хранения современной документации (ЦХСД), г. Москва	Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ), г. Москва

*1 Архив в Положении о ГАФ не указан.



Приложение 4

Перечень подведомственных росархиву федеральных казенных учреждений

Полное название	Сокращенное название
Федеральное казенное учреждение "Государственный архив Российской Федерации"	ГАРФ
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив древних актов"	РГАДА
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный исторический архив"	РГИА
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный военно-исторический архив"	РГВИА
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив экономики"	РГАЭ
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив социально-политической истории"	РГАСПИ
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив новейшей истории"	РГАНИ
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный Военный архив"	РГВА
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив Военно-морского флота"	РГАВМФ
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив литературы и искусства"	РГАЛИ
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив научно-технической документации"	РГАНТД
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив кинофотодокументов"	РГАКФД
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный архив фонодокументов"	РГАФД
Федеральное казенное учреждение "Российский государственный исторический архив Дальнего Востока"	РГИАДВ
Федеральное казенное учреждение "Центр хранения страхового фонда"	ЦХСФ



Приложение 5

Формы собственности документов и категории сроков их хранения



Приложение 6

Развитие понятия "Архивный фонд" в отечественном архивоведении ХХ-ХХI вв.

Размещено на Allbest.ru

...