Организация документооборота в организации на основе организации ООО фирма "Аргос"

3.3 Формирование плана-графика документооборота

График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации. Если на фирме графика нет, то за это не накажут. Но сотрудникам бухгалтерии и других служб фирмы без него будет значительно сложнее работать.

График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждая фирма составляет его самостоятельно исходя из количества сотрудников, видов деятельности и методов организации бухгалтерского учета. Так, например, график документооборота торговой фирмы будет отличаться от графика производственного предприятия.

Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.

Для этого каждому исполнителю нужно вручить копию выписки из графика документооборота. В ней перечислить документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, указать сроки их представления и подразделение фирмы, в которое он должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться.

Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером. Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия // Консультант бухгалтера. - 2004. - №1. - С 22-24.

3.4 Организация хранения документов

Заключительным этапом документооборота является передача документов в архив - хранение документов. Хранение должно быть организовано таким образом, чтобы можно было обеспечить полную сохранность документа, а при необходимости обеспечить возможность использовать их в случае каких-либо проверок или при возникновении спорных вопросов, и т.п.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. По общему правилу обработанные первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

На практике же каждый бухгалтер сам решает, как хранить обработанные документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов осуществляемой им деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к соответствующим платежным документам, а использованные командировочные удостоверения - к авансовым отчетам.

Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, необходимо хранить в специальных журналах.

Если бухгалтерский учет ведется на компьютере, нужно делать бумажные копии первичных документов для других участников хозяйственной операции, а также по требованию налоговой инспекции и других контролирующих органов.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого руководитель назначает инвентаризационную комиссию, которая составляет акт об уничтожении (в произвольной форме).

Передача документов на хранение в архив

Документы, срок хранения которых еще не истек, можно сдать на хранение в архив (государственный или частный).

Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением. В договоре, указывается, что работники архива вправе приходить на предприятие с проверками. Однако на практике таких случаев практически не случается.

Во-первых, архивисты могут прийти по решению суда. Например, если в суд обратился бывший работник фирмы, отчаявшийся получить справку, подтверждающую его стаж.

Во-вторых, архивисты могут появиться в организации и по приглашению экспертов из инспекции Минтруда, если те в ходе своей проверки выявят нарушения правил ведения кадровых документов.

Если документы сданы на хранение в архив, то уничтожить эти бумаги без разрешения сотрудников архива уже нельзя. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

Изъятие документов

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями. Изъятие может производиться только на основании мотивированного постановления, оформленного в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе снять копии с изымаемых документов в присутствии органов, производящих изъятие. При этом на документах указывают дату и основание изъятия. Глушков И.Е., Т.В. Киселева. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии. Издание 11. Эффективная настольная книга бухгалтера в 2-х т.т. Т.1.М.: «КноРус»; Новосибирск: «ЭКОР-книга», 2004.-1000с.

Формирование дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

Распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

Расположение документов внутри дела в определенной последовательности;

Оформление обложки дела.

Эти операции исполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, так же при последующем их хранении в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизовано и децентрализовано. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае - всеми структурными подразделениями организации.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен, в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, судебных, личных дел, документов органов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год и др. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и информации.

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии, вопросному принципу.

Приложение к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящееся к нему приложение, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В то же время допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. При формировании документов в дела по предметно вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы совещаний фирмы ООО «Аргос» за 2009 год».

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2007 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Московской области по вопросам поставки продукции».

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях».

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

3.5 Автоматизация документооборота

Автоматизацию документооборота можно условно поделить на 4 типа:

Бумажный документооборот

Бумажный документооборот с использованием автономных ЭВМ

Смешанный документооборот

Безбумажный документооборот

Бумажный документооборот означает, что документ проходит все этапы в бумажном виде. Примерно 15 лет назад данный вид документооборот был основным. Чтобы зарегистрировать бумажный документ использовались большие журналы, либо листы большого формата, в которые записывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока листы и журналы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они постепенно заменили листы и журналы, что положило начало использованию автономных электронно-вычислительных машин в бумажном документообороте.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что компьютеры используются для подготовки и регистрации документов. Собственно говоря, начиная с этого этапа и возникло понятие электронного документа.

Электронный документ - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.  Пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Преимущества электронного документа на ПК без локальных сетей незначительны, т.к. передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры объединены в локальную сеть, которые служат для подготовки, передачи адресату и хранения документов, но документ имеет юридическую силу только на бумажных носителях.

Безбумажный (электронный) документооборот предполагает, что все операции ведутся в электронном формате.

В ООО «Аргос» используется бумажный документооборот с использованием ЭВМ, т.е. нужные документы готовятся в электронном виде, распечатываются, и утверждаются только в бумажном виде. Документооборот ведется на бумажных носителях. Организация имеет возможность в ближайшем будущем перейти на смешанный документооборот.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Бухгалтерский учет незаменим для любой организации, какой бы она не была. Около 70% общего объема информации - экономической - приходится именно на долю бухгалтерской информации. Накопление и фиксация обобщающей и аналитической информации о движении и состоянии имущества, об источниках его формирования происходит именно через бухгалтерский учет, также как и информации о конечных результатах хозяйственной, и финансовой в частности, деятельности предприятия. Бухгалтерский учет осуществляет обратную связь. Через систему организации бухгалтерского учета происходит обеспечение управленческих кадров данными о деятельности предприятия за определенный временной интервал. Через обратную связь осуществляется контроль за выполнением стандартов и норм, плановых показателей, соблюдение экономии используемых ресурсов. Таким образом, роль бухгалтерского учета в организации жизнедеятельности фирмы вряд ли можно переоценить.

В первой части курсовой работы было проанализировано федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией. Так, например, электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью считается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если, конечно, законами или другими нормативными правовыми актами не установлено, что документ вступает в юридическую силу только на бумажном носителе. Также в первой главе работы были проанализированы способы создания, функции и классификация документов. Так, например, документ представляет из себя материальный объект, в котором содержится информация в зафиксированном виде, специально предназначенной для ее передачи. Функции документов можно подразделить на общие (информационная, коммуникативная и социальная) и частные (управленческая, организационная, правовая и т.д.). Также документы различают по назначению, по времени создания, по способу изготовления, по типу содержания и т.д.

Во второй части курсовой работы была дана краткая экономическая характеристика организации ФИРМА ООО «АРГОС», проанализированы организационная структура фирмы, основные ее показатели, статьи актива и пассива баланса, ликвидность баланса, финансовая устойчивость и основные показатели деятельности организации.

Третий раздел курсовой работы был посвящен организации документооборота организации. В нем была рассмотрена организация первичного учета, его критерии, были разобраны обязательные и дополнительные реквизиты. Так, например, к обязательным реквизитам относят наименование документа, дата, наименование организации, и т.д., а к дополнительным - номер документа, адрес и телефон организации, печать и им подобные. Также в третьей главе были рассмотрены характеристики и принципы организации документооборота, формирование плана документооборота. Так, например, в учетной политике не нужно описывать полностью график документооборота, достаточно лишь основных положений. Если на фирме графика нет, как и в нашем случае, то за это не накажут, но это вызовет затруднение в работе бухгалтерии и других служб фирмы. Унифицированной формы составления плана документооборота нет. Его составляют самостоятельно исходя из обстоятельств каждой организации. Сам график составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив. В третьей главе также было описана организация хранения документов, и автоматизация документооборота. Так, например автоматизацию можно поделить на 4 типа: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ЭВМ, смешанный документооборот и безбумажный документооборот.

В целом, за 3 года нашей фирме не очень повезло с доходами, нераспределенная прибыль в течение периода возросла, но обязательства предприятия пока что больше. В период анализа организация жила за счет заемных средств, то есть не наблюдалась абсолютная независимость (автономия).

В организации нет графика документооборота. Как говорилось выше, за это не накажут, и это не обязательно к исполнению, но это затруднит работу.

У фирмы ООО «АРГОС» неудовлетворительный уровень автоматизации документооборота по сравнению с их конкурентами - Отель-ресторан «Капитан», который находится на набережной.

Подводя итог проделанной работе, представлю кое-какие предложения по улучшению ситуации на предприятии:

Для упрощения работы бухгалтерии нужно разработать график документооборота и внести поправки в учетную политику организации, добавив следующий пункт:

Правила документооборота.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен Положением о бухгалтерских отчетах и балансе.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка, передача в архив) регламентируется графиком. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию осуществляет главный бухгалтер.

Чтобы хоть как-то подняться на ноги, нужно сократить штаб работников, и как видно в Таблице 1 организация сократила число работников на 2 человека.

Организации следует перейти на более высокий уровень автоматизации документооборота, например, на смешанный документооборот, для упрощения работы бухгалтерской службы организации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Большая советская энциклопедия

Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. Ростов Н/Д Феникс, 2003. - 764с.

Кутер М.И. Теория бухгалтерского учета: Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Финансы и статистика, 2002. - 372с.

Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие / Ю. И. Сигидов, А. И. Трубилин. - М. : Рид Групп, 2011. - 464 с. - (Национальное экономическое образование).

Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия // Консультант бухгалтера. - 2004. - №1. - С 22-24.

Глушков И.Е., Т.В. Киселева. Бухгалтерский (налоговый, финансовый, управленческий) учет на современном предприятии. Издание 11. Эффективная настольная книга бухгалтера в 2-х т.т. Т.1.М.: «КноРус»; Новосибирск: «ЭКОР-книга», 2004.-1000с.

Воронина Л.И. Теория бухгалтерского учета - М.: ЭКСМО, 2011. - 581с.

Алборов Р.А. Принципы и основы бухгалтерского учета - М.: Кнорус, 2012. - 572с.

Александрович Е.В. Теория бухгалтерского учета. Ч.1., Ч.2, - Кемерово, 2012. - 633с.

Бабаев Ю.А. Теория бухгалтерского учета - М.: Проспект, 2010. - 684с.

Бородин В.А. Бухгалтерский учет - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. - 639с.

Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. И пер. - М.: ИКФ Омега-Л; Высш.шк., 2010.

Ибрагимова Д.А. Развитие учета и отчетности по сегментам // Бухгалтерский учет. - 2011. - №7.

Размещено на Allbest.ru