Условиями аккредитива может быть предусмотрен акцепт уполномоченного плательщиком лица. Получатель средств может отказаться от использования аккредитива до истечения срока его действия, если возможность такого отказа предусмотрена условиями аккредитива.

Допускаются частичные платежи по аккредитиву.

За нарушения, допущенные при исполнении аккредитивной формы расчетов, банки несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Порядок расчетов по документарному аккредитиву.

Самым надежным для продавца является безотзывный подтвержденный документарный аккредитив, который дает продавцу (бенефициару) двойную гарантию платежа, поскольку он представляет собой обязательство банка-эмитента и обязательство подтверждающего банка. Второй гарант (подтверждающий банк) берет на себя обязательство в отношении того, что все обязательства по акцепту или платежу по документарному аккредитиву будут своевременно выполнены в соответствии с условиями документарного аккредитива.

Документарный аккредитив - это товарный аккредитив, оплачиваемый банком при предъявлении товарораспорядительных документов на оплачиваемый товар (коносамента, накладных, сертификатов и т.д.).

Расчеты чеками

Удобной формой расчетов для получателей средств являются расчеты по чекам из лимитированной чековой книжки. Преимущество этой формы расчетов заключается в том, что практически отгрузка продукции или товарно-материальных ценностей совпадает по времени с ее оплатой.

Расчеты чеками из лимитированных чековых книжек относятся к расчетным операциям по специальным счетам в банке. Бухгалтерский учет расчетов чеками из лимитированных чековых книжек осуществляется на счете 55 «Специальные счета в банках».

Чек - это ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. Чекодателем является лицо (юридическое или физическое), имеющее денежные средства в банке, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков, чекодержателем - лицо (юридическое или физическое), в пользу которого выдан чек, плательщиком - банк, в котором находятся денежные средства чекодателя.

Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются Гражданским кодексом РФ, а в части, им не урегулированной, - другими законами и устанавливаемыми в соответствии с ними банковскими правилами.

Прежде, чем получить чековую книжку, предприятие вместе с заявлением о выдаче чековой книжки представляет платежное поручение на сумму лимита, и в нижней части поручения делается надпись: «За чековую книжку для расчетов с предприятиями».

Чеки из лимитированных книжек подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером. При выборке товаров на месте разрешается подписывать чеки должностному лицу учреждения, которому выдается доверенность на получение товаров. В доверенности должны быть оговорены право на подписание чека должностным лицом и сумма, на которую разрешается приобрести товары. Если чек подписывается на основании доверенности должностным лицом учреждения, то оно должно на чеке перед подписью сделать надпись «.По доверенности».

Чек из лимитированной книжки выдается поставщику одновременно с отпуском товаров или предоставлением услуг. В чеке обязательно указывается, какой организации и в уплату по какому счету или другому заменяющему его документу должна быть перечислена сумма по чеку.

Представление чека в банк, обслуживающий чекодержателя, для получения платежа считается предъявлением чека к оплате. Чекодатель не вправе отозвать чек до истечения установленного срока для его предъявления к оплате. Чеки действительны в течение 10 дней, не считая дня их выписки.

1. Для получения чековой книжки покупателем в банк представляются: заявление и платежное поручение о депонировании определенной суммы.

2. Банк выдает чековую книжку с депонированием суммы лимита.

3. Поставщик передает товар покупателю (отгружает продукцию, выполняет работы).

4. Покупатель передает чек поставщику в оплату товара или выполненных работ.

5. Поставщик передает чек в банк для оплаты.

6. Банк поставщика пересылает банку покупателя документы на оплату.

7. Банк покупателя перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика.

По окончании срока действия чековые книжки сдаются в банк. Чек должен содержать следующие обязательные реквизиты, установленные Гражданским кодексом РФ:

· наименование «чек», включенное в текст документа;

· поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;

· наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;

· указание валюты платежа;

· указание даты и места составления чека;

· подпись лица, выписавшего чек, - чекодателя.

Чек, не содержащий указание места его составления, рассматривается как подписанный в месте нахождения чекодателя.

Отсутствие в документе какого-либо из указанных реквизитов лишает его силы

чека.

Чек может содержать дополнительные реквизиты, определяемые спецификой банковской деятельности и налоговым законодательством.

Форма чека и порядок его заполнения определяются законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами.

Расчеты по инкассо

Термин «инкассовые операции» используется для обозначения различных действий коммерческих банков, направленных на получение от должника (плательщика) платежа и/или акцепта.

Расчеты по инкассо представляют собой банковскую операцию, посредством которой банк (банк-эмитент) осуществляет действия по получению от плательщика платежа на основании:

· платежных требований, оплата которых может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке);

· инкассовых поручений, оплата которых производится без распоряжения плательщика (в бесспорном порядке).

Платежные требования и инкассовые поручения предъявляются получателем средств (взыскателем) к счету плательщика через банк, обслуживающий получателя средств (взыскателя).

Банк-эмитент, принявший на инкассо расчетные документы, принимает на себя обязательство доставить их по назначению. Данное обязательство, а также порядок и сроки возмещения затрат по доставке расчетных документов отражаются в договоре банковского счета с клиентом.

Ответственный исполнитель исполняющего банка осуществляет контроль полноты и правильности заполнения реквизитов платежных требований и инкассовых поручений. Расчетные документы, оформленные с нарушением требований, подлежат возврату.

При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика и при отсутствии в договоре банковского счета условия об оплате расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств платежные требования, акцептованные плательщиком, платежные требования на безакцептное списание денежных средств и инкассовые поручения помещаются в картотеку. Оплата расчетных документов производится по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством.

В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения поручения клиента по получению платежа на основании платежного требования или инкассового поручения банк-эмитент несет перед ним ответственность в соответствии с законодательством.

Платежное требование

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

Платежные требования применяются при расчетах за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги, а также в иных случаях, предусмотренных основным договором.

1. Между поставщиком и покупателем заключается договор-соглашение с указанием формы расчетов платежными требованиями.

2. Поставщик отгружает продукцию покупателю (выполняет работы, оказывает услуги).

3. Поставщик отсылает (вручает) плательщику предусмотренные договором документы.

4. Поставщик отсылает в банк платежное требование.

5. Платежное требование направляется в исполняющий банк.

6. Банк передает покупателю выписку с расчетного счета о списании денежных средств.

7. В случае отказа плательщика от оплаты платежного требования оформляется заявление об отказе от акцепта формы № 0401004.

8. Банк плательщика перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика.

9. Банк поставщика передает выписку из расчетного счета о зачислении суммы платежа.

Платежное требование составляется на бланке формы 0401061. Кроме реквизитов, которые должны содержать все расчетные документы, в платежном требовании указываются:

· условие оплаты;

· срок для акцепта;

· дата отсылки (вручения) плательщику предусмотренных договором документов в случае, если эти документы были отосланы (вручены) им плательщику;

· наименование товара (выполненных работ, оказанных услуг), номер и дата договора, номера документов, подтверждающих поставку товара (выполнение работ, оказание услуг), дата поставки товара (выполнения работ, оказания услуг), способ поставки товара и другие реквизиты - в поле «Назначение платежа».

Расчеты посредством платежных требований могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика.

Срок для акцепта платежных требований определяется сторонами по основному договору. При этом срок для акцепта должен быть не менее пяти рабочих дней.

Последний экземпляр платежного требования используется для извещения плательщика о поступлении платежного требования. Этот экземпляр расчётного документа передается плательщику для акцепта не позже следующего рабочего дня со дня поступления в банк платежного требования. Передача платежных требований плательщику осуществляется исполняющим банком в порядке, предусмотренном договором банковского счета.

Плательщик вправе досрочно акцептовать платежное требование путем представления в банк заявления, составленного в произвольной форме и оформленного подписями должностных лиц, имеющих право подписи расчетных документов, и оттиском печати.

Отказ плательщика от оплаты платежного требования оформляется заявлением об отказе от акцепта формы № 0401004, составляемым в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры заявления оформляются подписями должностных лиц, имеющих право подписи расчетных документов, и оттиском печати плательщика.

Без акцепта плательщика расчеты платежными требованиями осуществляются в случаях:

· установленных законодательством;

· предусмотренных сторонами по основному договору при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

Плательщик обязан предоставить в обслуживающий банк сведения о кредиторе (получателе средств), который имеет право выставлять платежные требования на списание денежных средств в безакцептном порядке, наименовании товаров, работ или услуг, за которые будут производиться платежи, а также об основном договоре (дата, номер и соответствующий пункт, предусматривающий право безакцептного списания).

Отсутствие условия о безакцептном списании денежных средств в договоре банковского счета либо дополнительного соглашения к договору банковского счета, а также отсутствие сведений о кредиторе (получателе средств) и иных вышеуказанных сведений является основанием для отказа банком в оплате платежного требования без акцепта. Данное платежное требование оплачивается в порядке предварительного акцепта со сроком для акцепта пять рабочих дней.

Все возникающие между плательщиком и получателем средств разногласия разрешаются в порядке, предусмотренном законодательством.

Инкассовое поручение

Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счетов плательщиков в бесспорном порядке.

Инкассовые поручения применяются:

· в случаях, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе для взыскания денежных средств органами, выполняющими контрольные функции;

· для взыскания по исполнительным документам;

· в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения.

При взыскании денежных средств со счетов в бесспорном порядке в случаях, установленных законом, в инкассовом поручении в поле «Назначение платежа» должна быть сделана ссылка на соответствующий закон (с указанием его номера, даты принятия).

При взыскании денежных средств на основании исполнительных документов инкассовое поручение должно содержать ссылку на дату и номер исполнительного документа, а также наименование органа, вынесшего решение, подлежащее принудительному исполнению.

Инкассовые поручения на взыскание денежных средств со счетов, выставленные на основании исполнительных документов, принимаются банком взыскателя с приложением подлинника исполнительного документа либо его дубликата.

12.4 Наличные расчеты

Документы на получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствии с требованиями положений Банка России о порядке ведения кассовых операций.

При операциях с наличными средствами используются:

· объявление на взнос наличными - для внесения наличных денег на расчетный счет;

· чек денежный - для получения наличных денег с расчетного счета.

Объявление на взнос наличными

Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих предприятий.

Прием денежной наличности учреждениями банков от обслуживаемых предприятий осуществляется в порядке, установленном Инструкцией по эмиссионно-кассовой работе в учреждениях Банка России от 16.11.95 № 31 и Положением «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации» от 25.03.97 № 56.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи предприятиями наличных денежных средств:

· для предприятий, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы предприятий;

· для предприятий, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или предприятия Госкомсвязи России, - на следующий день;

· для предприятий, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Прием денежной наличности от организаций - владельцев счетов в приходную кассу кредитной организации производится по объявлениям на взнос наличными 0402001. Причем организации могут вносить наличные деньги только на свой расчетный (текущий) счет.

Объявление на взнос наличными представляет собой комплект документов, состоящий из объявления, ордера и квитанции.

В объявлении на взнос наличными должна быть указана дата их фактического представления в банк. Они должны быть обязательно заполнены одновременно вручную или на ЭВМ с сохранением всех реквизитов бланка. Наименование владельца счета, номер счета и наименование кредитной организации в объявлениях могут обозначаться штампами.

При приеме наличных денежных средств от юридических лиц операционный работник банка проверяет правильность заполнения объявления на взнос наличными, оформляет его и передает объявление на взнос наличными в кассу. Кассовый работник, получив объявление на взнос наличными, проверяет наличие и тождественность подписи операционного работника имеющемуся образцу, сличает соответствие суммы цифрами и прописью, вызывает вносителя денег и принимает от него банкноты полистно, монету - по кружкам. После приема денег кассовый работник сверяет сумму, указанную в объявлении на взнос наличными, с суммой, фактически оказавшейся при пересчете. При соответствии сумм кассовый работник подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Квитанция затем прикладывается к расходному ордеру и является оправдательным денежным документом.

В тех случаях, когда кассовым работником установлено расхождение между суммой сдаваемых клиентом денег и суммой, указанной в объявлении на взнос наличными, объявление на взнос наличными переоформляется клиентом на фактически вносимую сумму денег.

Кроме того, прием в кассу кредитной организации и зачисление денежной наличности на счет клиента - юридического лица может производиться также по препроводительной ведомости к сумке с рублевой денежной наличностью.

От организаций может приниматься денежная наличность, упакованная в инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, другие средства для упаковки денег, обеспечивающие их сохранность при доставке и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости.

В кредитной организации ведется список организаций, сдающих денежную наличность в сумках, с указанием в нем наименования организаций, количества и номеров закрепленных за каждой организацией сумок. При этом организации, сдающие денежную наличность в сумках, представляют в кассовое подразделение кредитной организации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы должен содержать номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак.

Кассир организации формирует подлежащие сдаче сумки с денежной наличностью в порядке, предусмотренном подпунктами 6.3.7, 6.3.8 Положения Банка России от 25.03.97 № 56. При этом первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй и третий экземпляры - соответственно накладная к сумке и копия препроводительной ведомости - представляются в кредитную организацию вместе с сумкой.

Представление в уполномоченный банк иных документов при осуществлении операции по зачислению наличной рублевой выручки нормативными актами Банка России не предусмотрено.

Чек на получение наличных денег в банке

Для того чтобы получить в банке деньги необходимые на выплату: заработной платы, депонированной заработной платы, командировочных, хозяйственных и других расходов предприятие должно иметь чековую книжку. Эту книжку предприятия получают в банке на основании заявления. Чек является распоряжением предприятия банку о выдаче с расчетного счета предприятия указанной в нем суммы наличных денег. Чек может выписываться на сумму, не превышающую остатка денежных средств на расчетном счете.

Чеки заполняются от руки чернилами или шариковыми ручками в соответствии с правилами, изложенными на обложках чековых книжек. Все реквизиты чека должны быть заполнены. Никакие поправки и помарки в чеках не допускаются. Испорченные чеки из чековой книжки не удаляются. Наименование владельца счета, номер счета и наименование кредитной организации в чеках могут обозначаться штампами.

Чеки выписываются на имя конкретных получателей средств. Одновременно с заполнением чека его реквизиты переносятся в корешок, остающийся у предприятия в чековой книжке и являющийся оправдательным документом.

Чеки принимаются банком в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки, без исправления даты, обозначенной на документе.

Клиент банка обязан указывать на обороте денежных чеков назначение сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя. Предприятия, организации и учреждения, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, представляют в кредитные организации денежные чеки без указания назначения сумм платежа. При решении вопроса о выдаче наличных денег на цели, указанные в чеке, банки могут запросить от обслуживаемых предприятий необходимые документы.

Основанием для определения обоснованности расходования предприятиями денежных средств на указанные цели и их подтверждением могут служить смета затрат, устав, положение, решение о создании предприятия или договор учредителей, лицензии на осуществление отдельных видов деятельности и другие документы, договоры (контракты), отчеты подотчетных лиц о расходовании, полученных для закупки продукции наличных денег.

Подтверждением расходования наличных денег являются: копия товарного чека, счет, накладная, отчеты подотчетных лиц о расходовании полученных наличных денег с приложением первичных документов.

Юридическое лицо может ежедневно производить платеж в адрес другого юридического лица наличными деньгами при условии соблюдения установленного Правительством РФ предельного размера расчетов наличными деньгами.

В то же время юридическим лицам, заключившим долговременные договоры, в целях сокращения налично-денежного оборота следует рекомендовать осуществлять платежи в безналичном порядке.

Порядок заполнения и пользования чеками

· Сумма чека цифрами и прописью, а также дата выдачи (месяц прописью) заполняется чернилами от руки или шариковой ручкой.

· В реквизите «сумма цифрами» свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно прочеркнуты двумя линиями.

· После слова «заплатите» вписывается чернилами или шариковой ручкой на именном чеке - фамилия, имя и отчество лица, на имя которого выдается чек.

· Сумма прописью должна начинаться обязательно в самом начале строки. Сумма «рублей» должна указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места.

· Чек подписывается чекодателем обязательно чернилами или шариковой ручкой.

· Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается.

· Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным.

· При наличии в представленной банку владельцем чека карточке с образцами подписей отметки о том, что организации печать не присвоена, чеки принимаются банком без скрепления их оттиском печати.

· Расписка в получении денег отбирается банком только на именном чеке, на оборотной стороне чека.

· Одновременно с составлением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека.

· Расписка в получении чека отбирается владельцем счета на корешке чека.

· Корешки оплаченных и испорченных чеков, а также испорченные чеки чекодатель обязан хранить не менее трех лет.

· Владелец счета обязан при закрытии счета возвратить учреждению банка чековые книжки с оставшимися неиспользованными корешками и чеками при заявлении, с указанием №№ чеков.

На денежных чеках, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, должны делаться отметки о предъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя.

На каждую полученную в банке сумму бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер на имя получателя с указанием номера чека, при этом квитанция прикладывается к выписке банка.

12.5 Учет операций по счету 51 «Расчетный счет»

Синтетический учет операций по расчетному счету бухгалтерия предприятия ведет на активном счете 51 «Расчетный счет».

Для учета операций, отражаемых на счете 51 «Расчетный счет» в бухгалтерии ведут специальные регистры: журнал-ордер № 2 и ведомость № 2.

Все записи в этих регистрах ведутся на основании выписок банка из расчетного счета и приложенных к ним документов, полученных от других предприятий, на основании которых списаны или зачислены средства, а также документы, выписанные предприятием.

Выписка из расчетного счета - это копия лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Она отражает движение денежных средств на расчетном счете предприятия.

В выписке указывается:

- номер расчетного счета клиента;

- дата предыдущей выписки и ее исходящий остаток (он же является входящим остатком для последующей выписки); - номера документов, на основании которых зачислены или списаны денежные средства;

- корреспондирующий счет-шифр бухгалтерии банка, которым закодированы финансовые операции предприятия;

- суммы по дебету и кредиту;

- остаток наличия средств на дату выписки.

Выписка с приложением оправдательных документов передается предприятию ежедневно или в другие установленные сроки.

Сохраняя денежные средства предприятия, банк считает себя его должником (кредиторская задолженность банка), поэтому:

- по дебету отражаются расходные операции для банка, то есть уменьшение своего долга (списания, выдача наличными);

- по кредиту - приходные операции для банка, то есть поступления на расчетный счет предприятия.

Бухгалтер предприятия, обрабатывая выписки должен помнить об этом и записывать поступившие суммы и остаток по дебету счета, а списания - по кредиту.

В выписке из расчетного счета предприятия закодированы финансовые операции, оформленные банковскими документами:

Все приложенные к выписке документы гасятся штампом «Погашено». На полях проверенной выписки против сумм операций и в документах проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51, а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке.

В журнале-ордере № 2 отражаются обороты по кредиту счета 51, обороты по дебету счета записываются в разных журналах-ордерах, а контролируются ведомостью № 2. Группировка сумм для отражения необходимых итогов в журнале-ордере и ведомости осуществляется путем подсчета соответствующих данных в выписках или приложенных к ним документах, согласно приведенным в них бухгалтерским разметкам.

В журнале-ордере и в ведомости записи делаются по корреспондирующим счетам итогами по одной выписке банка. Условием для заполнения регистров является использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера № 2 и ведомости № 2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка.

Остаток средств на расчетном счете в банке приводится в ведомости только на начало и конец месяца. На протяжении месяца, для оперативных целей, используются данные об остатках средств, показанные в выписках банка.

Итоговые обороты и сальдо по журналу-ордеру и ведомости переносятся в конце месяца в Главную книгу на счет 51.

В таблице приведены схемы некоторых возможных операций с расчетным счетом и корреспондирующие с ним по этим операциям счета.

Вопросы для самопроверки

1. Какие документы необходимы при открытии счета в банке?

2. На основании каких документов банк осуществляет операции по счетам клиентов?

3. В течение какого срока действительны расчетные документы для предъявления в банк?

4. Допустимы ли помарки, подчистки, исправления в расчетных документах?

5. Какие документы используются при осуществлении безналичных расчетов?

6. Каким документом регулируется очередность списания денежных средств с банковского счета?

7. Какие виды аккредитивов могут открываться банками?

8. Что обозначает термин «инкассовые операции»?

9. В каких случаях используются платежные требования?

10. Какие документы используются в банке при операциях с наличными денежными средствами?

11. Какой документ выписывает бухгалтер при получении наличных денежных средств в банке?

12. Какой документ, выдаваемый банком, отражает движение денежных средств на расчетном счете клиента?

ГЛАВА 13. УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

13.1 Организация работы кассы

Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для осуществления расчетов наличными деньгами (приема, хранения и расходования) каждая организация должна иметь кассу и вести всю необходимую документацию по установленной форме.

Основными нормативными документами, регламентирующими ведение кассовых операций, являются:

· Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное Советом директоров Банка России от 05.01.98 № 14-П (ред. от 22.01.99);

· Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержден решением Совета Директоров ЦБ России 22.09.93 № 40 и доведенный до сведения письмом ЦБ России от 04.10.93 № 18 (ред. от 26.02.96 № 247);

· Постановление Правительства РФ от 30.07.93 № 745 (ред. от 02.12.2000) «Об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением и перечня отдельных категорий предприятий (в том числе физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, в случае осуществления ими торговых операций или оказания услуг), организаций и учреждений, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин.

В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:

· приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков (п. 2.1 Положения ЦБ РФ № 14-П);

· производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами - в пределах установленной ЦБ РФ суммы (в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в сумме 60 000 руб. по одному платежу);

· для осуществления наличных расчетов иметь кассу и кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита (п. 2.5 Положения ЦБ № 14-П);

· прием наличных денег от населения производить с обязательным применением контрольно-кассовых машин и с соблюдением требований Постановления Совета Министров - Правительства РФ № 745 от 30.07.93 (ст. 1 Закона РФ от 18.06.93 № 5215-1).

В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей. После издания приказа о назначении на работу кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, вслед за тем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

На основании заключенного с ним договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Договор о материальной ответственности с кассиром заключается в соответствии со статьей 11 Положения о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13.07.76, Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием, учреждением и организацией с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками или выполняемые ими работы, предусмотрены в специальном перечне, утвержденном в установленном порядке.

Отсутствие договора о полной материальной ответственности исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем его оклад.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия. Договор о материальной ответственности с ним заключается в обычном порядке.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств должно быть специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны.

Всю полноту ответственности за создание условий сохранности денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет руководитель (директор) предприятия.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством .

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

а) бережно относиться к переданным ему для хранения или для других целей материальным ценностям предприятия, учреждения, организации и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать администрации предприятия, учреждения, организации о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенных ему материальных ценностей;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенных ему материальных ценностей;

г) участвовать в инвентаризации вверенных ему материальных ценностей. 2. Администрация обязуется:

а) создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных ему материальных ценностей;

б) знакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства переданных ему материальных ценностей;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию материальных ценностей.

3. В случае необеспечения по вине работника сохранности вверенных ему материальных ценностей определение размера ущерба, причиненного предприятию, учреждению, организации, и его возмещение производится в соответствии с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.

5. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенными работнику материальными ценностями предприятия, учреждения, организации.

6. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, из которых первый находится у администрации, а второй - у работника.

13.2 Лимит наличных денежных средств

В соответствии с правилами все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены: на выдачу заработной платы, на командировочные, операционные, хозяйственные и другие расходы.

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающим банком всем предприятиям, организациям и учреждениям независимо от формы собственности и сферы деятельности. Предприятия, не имеющие его, должны ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. Не сданная в банк денежная наличность считается сверхлимитной.

Лимит остатка кассы для предприятий устанавливается банком по согласованию с предприятием в размере, необходимом для обеспечения нормальной работы предприятия.

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы в течение трех дней, включая день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита предприятия обязаны сдавать в банк.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе, предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и другие), а также в соответствии с договором банковского счета.

РАСЧЕТ

НА УСТАНОВЛЕНИЕ ПРЕДПРИЯТИЮ ЛИМИТА ОСТАТКА КАССЫ

И ОФОРМЛЕНИЕ РАЗРЕШЕНИЯ НА РАСХОДОВАНИЕ НАЛИЧНЫХ

ДЕНЕГ ИЗ ВЫРУЧКИ, ПОСТУПАЮЩЕЙ В ЕГО КАССУ

НА____ГОД

_____________________________________________________________

наименование (штамп) предприятия

_____________________________________________________________

номер счета

_______________________________

наименование учреждения банка

Налично-денежная выручка за последние 3 месяца* тыс. руб.

Фактическая*** Среднедневная выручка** тыс. руб.

Среднечасовая выручка** тыс. руб.

Выплачено наличными деньгами за последние три месяца

(кроме расходов на заработную плату и выплаты

социального характера) (фактически)*** тыс. руб.

Среднедневный расход** тыс. руб.

Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день, 1 раз в дней при образовании

сверхлимитного остатка (нужное подчеркнуть)

Часы работы предприятия с __ час. __ мин. до __ час. __ мин.

Время сдачи выручки: в объединенную кассу при предприятии, инкассаторам,

в кассу банка, на почту (нужное подчеркнуть) __ час. ___ мин.

Испрашиваемая сумма лимита __________________________________________________________ тыс. руб.

(сумма прописью)

Просим разрешить расходование выручки на (указать цели расхода)

* В случае резких изменений в объеме выручки или расхода приводятся данные за последний месяц.

** Сумма выручки (расхода), деленная на число рабочих дней (часов) предприятия.

*** Вновь организуемые предприятия показывают ожидаемую сумму выручки (расхода).

Руководитель предприятия________________________________________________(Ф.И.О.)

Главный бухгалтер ______________________________________________________(Ф.И.О.)

13.3 Документирование кассовых операций

Основанием для отражения в бухгалтерском учете (учетных регистрах) движения наличных денежных средств служат первичные документы.

Постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88 утверждены согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

· № КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации;

· № КО-2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации;

· № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» - применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;

· № КО-4 «Кассовая книга» - применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе;

· № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» -применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.

Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

· проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

· оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

· получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;

· регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

· передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИХОДНЫХ И РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2002 г.

Кассир Бобчинский Пето Иванович

должность фамилия, имя, отчество

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (раечетио-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи,

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Порядок действий при оформлении кассовых документов кассиром

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

· проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

· проверяет правильность оформления документов;

· проверяет наличие перечисленных в документах приложений. В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Прием наличных денег в кассу

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России установленными ЦБ РФ Приказом от 25.03.97 № 02-101 (ред. от 23.04.2001).

Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

Выдача денег по расходным кассовым ордерам

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов, кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:

· требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя;

На предприятии выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру.

· записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя;

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей -прописью, копеек - цифрами.

· выдает деньги получателю.

При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью -«оплачено» с указанием числа месяца и года.

Выдача денег по другим документам

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчстно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке в ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (не свыше 3 рабочих дней, а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней, включая день получения денег в банке) кассир должен:

· в платежной (расчетно-платежной) ведомости построчно проверить выданную заработную плату и против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, в графе «расписка в получении» поставить штамп или сделать отметку от руки «депонировано»;

· платежная (расчетно-платежная) ведомость закрывается двумя суммами: в конце ведомости необходимо сделать надпись о фактически выплаченных и депонированных суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

· составить реестр депонированных сумм;

· передать в бухгалтерию платежную ведомость и реестр не выданной заработной платы для проверки и выписки расходного кассового ордера на выданную сумму;

· записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № __».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм, и передает кассиру расходный кассовый ордер для регистрации в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы кассир сдает в банк на расчетный счет предприятия с указанием «депонированные суммы». Банк должен учитывать эти суммы отдельно, так как они могут быть востребованы в любой день, их нельзя использовать на другие выплаты предприятия (погашение задолженностей и т.п.). На сданные в банк депонированные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В кассовых документах не допускается никаких подчисток, помарок и исправлений.

Деньги по кассовым ордерам выдаются только в день составления этих документов. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим деньги.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Ведение кассовой книги

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

...