Cредства управления документооборотом

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Средства и системы внутриофисной транспортировки документов (электронных и на традиционных носителях)

Средства транспортировки документов. Средства внутриофисной транспортировки документов можно подразделить на две категории программные и технические.

Технические средства делятся в свою очередь на:

- Сети (проводные и беспроводные, открытые и закрытые, шифрованные и нешифрованные)

- Технические устройства (оптические, магнитные, лазерные, цифровые, аналоговые, механические).

Программные средства, используемые для автоматизации документооборота, достаточно условно можно разделить на четыре категории:

- Системы Workflow.

- Системы коллективной работы пользователей над документами.

- Системы, предназначенные для хранения и поиска документов.

- Системы электронной почты.

Очевидной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота является интеграция всех перечисленных систем. Основные функциональные возможности типовой системы данного класса можно определить следующим образом:

- Прием и обработка поступающей документации,

- Регистрация внутренних и внешних документов,

- Подготовка и рассылка исходящих документов,

- Оперативный контроль исполнения документов,

- Организация процедур согласования и визирования документов,

- Автоматическое создание документов на определенных этапах выполнения бизнес-процесса,

- Автоматическое заполнение реквизитов документов,

- Организация сквозного документооборота между отдельными подразделениями предприятия (в том числе территориально удаленными),

- Ведение электронного архива,

- Ограничение доступа к документам, разграничение прав доступа к документам в соответствии с должностными инструкциями сотрудников, обеспечение сохранности документов,

- Возможность подготовки стандартных отчетов и отчетов, сформированных по запросу пользователя,

- Возможность работы с документами удаленных пользователей по каналам INTERNET/INTRANET,

- Наличие дополнительных сервисов, например, автоматическая рассылка уведомлений, возможность работы с графической информацией (чертежами, схемами и др.).

Системы документооборота. Документооборот движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

- Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

- Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

- Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

- Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

- Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Все системы документооборота можно поделить на две группы: бесплатные (оплачиваются из бюджета) и платные.

СЭД оплачиваемые из бюджета

- СЭД для организаций-участников бюджетного процесса предоставляет Федеральное казначейство

Платные СЭД

- 1С:Предприятие

- БОСС-Референт

- CompanyMedia система электронного документооборота и управления бизнес-процессами.

- DIRECTUM

- DocsVision

- ЕВФРАТ-Документооборот

- Кодекс: Документооборот

- jDocFlow

- ProjectMate -- простая PSA-система управления проектами и электронного документооборота для компаний сферы услуг.

- МОТИВ

- FossDoc

- Lotsia PDM Plus

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

СЭД это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами -- регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Чтобы получить представление о возможностях систем, позволяющих организовать электронный документооборот, была составлена таблица с необходимым набором функционала (таблица 1). Как показано в таблице, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями. Наилучшим образом с типовыми задачами электронного документооборота справляются системы Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision и LanDocs.

2. Проблемы микрографии

Микрография стала широко применяться с начала 30-х годов прошлого века, в первую очередь в архивах, библиотеках и в крупных государственных учреждениях. Новейшая по тем временам технология впервые позволила создать занимающие очень мало места страховые фонды и наладить обмен большими объёмами информации.

Расцвет микрографии пришёлся на 70-80-е годы, когда в ряде ведущих стран мира законодательство позволило деловым организациям переводить документы временного срока хранения на микроплёнку, уничтожая бумажные подлинники. Появились руководства и стандарты, при следовании которым практически гарантировалось беспроблемное принятие документов на микроносителях судами и государственными органами.

Быстрый (по сравнению с документами на бумажных носителях) доступ к документам и экономия на дорогостоящих офисных площадях позволяли организациям за короткий срок окупать вложенные в новую технологию средства, особенно для документов со сроками хранения свыше 5 лет.

С развитием в 90-х годах компьютерных технологий начался кризис отрасли настолько глубокий, что одно время даже шли разговоры об уходе микропленки на "свалку истории". Заметно меньше стало выпускаться нормативных документов и стандартов.

Тем не менее, как в мире, так и в нашей стране продолжаются масштабные проекты микрофильмирования документов. В докладе Руководителя Росархива В.П. Козлова о ходе реализации в 2005 году "архивной" части ФЦП "Культура России" были приведены следующие цифры: за 2005 год лабораториями федеральных архивов осуществлено микрофильмирование свыше 21,7 тыс. единиц хранения, изготовлен страховой фонд объемом 1,46 млн. кадров и фонд пользования объемом 1,52 млн. кадров.

При микрофильмировании обычно создаются два типа копий: страховой микрофильм и микрофильмы для общего пользования. Копий общего пользования делают сразу несколько, это расходный материал - пленки постепенно истираются и покрываются царапинами при постоянном использовании. Они изготавливаются из обычной и достаточно дешевой черно-белой фотопленки. Страховой микрофильм предназначен для постоянного хранения в качестве мастер-копии для последующего размножения. Он записывается на специальной (а значит - достаточно дорогой) фотопленке и сдается в спецхранилище.

Для просмотра микрофильмов требуется специальное оборудование, хотя в случае необходимости документы можно рассмотреть даже при помощи лупы. При использовании копии общего пользования изнашиваются: на них появляются царапины, жирные пятна, пыль, грязь. Периодически требуется производить обработку и замену пленок. Малое количество рабочих копий ограничивает число одновременно работающих с материалом пользователей, что особенно актуально в библиотеках.

Для просмотра цифровых копий необходим компьютер и ПО, способное «прочитать» формат, в котором хранится документ. Доступ к источнику могут осуществлять сразу несколько пользователей, появляется возможность организовать удаленный доступ через интернет. И, что самое главное, с электронным документом гораздо удобнее работать - в первую очередь, отпадает необходимость вручную делать из него выписки.

Этот вопрос волнует и Президента РФ. Владимир Путин во время недавнего посещения им Российского государственного исторического архива высказался о необходимости переноса архивных документов на электронные носители, потому что "без этого невозможно с документами работать". документооборот электронный микрография

Требования к хранению микрофильмов общего пользования не очень строги все-таки это расходный материал. Иное дело - архивные копии, которые должны храниться в специальных темных помещениях с пониженной влажностью и низкой температурой. Примерно раз в год состояние пленки должно проверяться. При нарушении режима хранения микропленки могут быть заражены плесневым грибком, и со временем пораженная плесенью копия "выцветает" и коробится. В такой ситуации требуется срочное копирование микрофильма на новую пленку и проведение противогрибковой обработки соседних микроносителей и оборудования.

Хранение цифровых копий - серьезная задача, требующая грамотной организации. Она включает в себя периодическое архивирование данных на сменные носители, замену оборудования (жестких дисков и серверов в целом), перезапись данных с внешних носителей с закончившимся сроком хранения на новые, миграцию документов в новые форматы и на новые носители при устаревании оборудования и программного обеспечения. Как и микропленки, архивные электронные носители должны храниться при низкой температуре и влажности, и их "читаемость" должна регулярно контролироваться. Для обеспечения 100% надежности обязательно многократное копирование и распределенное хранение. В общей сложности стоимость работ по хранению цифровых копий сравнима со стоимостью хранения архивных микрофильмов.

Основная проблема микрографии в том, что заканчивается ее время безраздельного господства как единственной технологии, позволяющей компактно и надежно хранить юридически значимые документы. Хранение документов на цифровых носителях дает возможность активно использовать информацию в деловых процессах организации и, таким образом, превратить деятельность по хранению информации из затратной в "зарабатывающую". Именно электронное хранение решает остро стоящую как в бизнесе, так и в государственном управлении задачу эффективного использования информации [5, c. 69].

Микрографии сложно конкурировать с электронными документами там, где речь заходит об оперативном доступе, об организации эффективного поиска и обмена. В наше время, когда информация стала ценным товаром, это преимущество электронных систем часто становится решающим с точки зрения бизнеса. Микрография плохо подходит в качестве основной технологии и для современных архивов, предоставляющих онлайн-доступ к своим документам.

За последние годы немало крупных архивных фондов были переведены с микроплёнок и микрофиш в электронные форматы. Достаточно вспомнить ряд крупных проектов по оцифровке микрофиш, в том числе для Российской государственной библиотеки и электронной библиотеки Международного агентства по атомной энергии МАГАТЭ.

Главная причина перехода к цифровому хранению- в том, что информация и документы стали одним из важнейших активов организаций. Быстрый поиск и извлечение нужной информации, ее оперативное использование - это и конкурентное преимущество, и немалые деньги. На этом фоне затухание "пленочной" индустрии и постоянное удешевление хранения цифровых данных являются лишь второстепенными факторами, подталкивающими этот процесс.

Из ежегодных отчётов за последние пять лет компании Kodak, хорошо известной в области и микрографии, и цифровой обработки изображений, видно, что идет постепенное снижение спроса (на 1-3 % в год) на оборудование и расходные материалы для микрофильмирования - на фоне быстрого роста продаж продуктов и услуг, связанных с цифровыми технологиями. По итогам 2005 года "цифровые" доходы компании впервые превысили доходы, получаемые от продаж традиционных продуктов Kodak.

С переводом производства кинофильмов в крупнейших кинокомпаниях мира на цифровые технологии, с увеличением доли цифровых фотоаппаратов объемы производства пленки падают. Некоторые компании уходят из этого бизнеса. В итоге расходные материалы для микрофильмирования будут расти в цене, оборудование будет производиться узким кругом компаний и также стоить недешево.

Стоимость хранения электронных данных за последние годы значительно снизилась за счет удешевления оборудования и повышения его производительности. Эта тенденция сохранится и в будущем, но дальнейшее понижение стоимости будет более медленным, поскольку приходящаяся на оборудование доля общих затрат значительно уменьшилась [1, c. 5].

Как показали итоги острых дискуссий на интернет-форуме американских специалистов ДОУ, прошедших в январе-марте 2006 года, в настоящее время затраты на организацию хранения документов в цифровом виде и на микропленке примерно одинаковы. Главный фактор, определяющий стоимость хранения - затраты труда на этапе переноса бумажных документов на архивные носители (80% и более), которые примерно одинаковы как при создании электронного архива, так и при микрофильмировании, и включают подготовку документов (расшитие, изъятие скоб и скрепок), сканирование, индексирование и т.д. Затраты на оборудование и программное обеспечение составляют 10-20%, и совсем небольшая доля расходов приходится на стоимость носителей информации. Затраты на последующее хранение в хороших климатических условиях в течение 10 лет составляют примерно 10% от затрат на этапе записи документов на носители.

Наиболее низкая удельная стоимость на этапе подготовки достигалась в очень крупных проектах, выполненных собственными силами компании, и составляла 4 цента за страницу (включая подготовительные операции, сканирование, индексирование и запись). При использовании услуг коммерческих фирм стоимость обычно находится в диапазоне 8-15 центов/стр. - примерно такие же цены предлагают и некоторые отечественные фирмы. Для сравнения, удельная стоимость в крупных отечественных проектах составила 13-16 центов за страницу (обработка данных всероссийской переписи, создание страхового фонда в учреждениях "Росархива"). По американским данным, коммерческая стоимость хранения микропленок составляет порядка 0,02-0,06 цента за страницу в год, в то время как стоимость хранения документов в онлайн-архиве колеблется, в зависимости от выбранного формата, в диапазоне 0,009-0,14 цента за страницу в год.

При этом специалисты подчеркивают, что основным мотивом отказа организаций от использования микрографии и перехода к созданию электронных архивов служит не желание что-либо сэкономить на стоимости хранения, а возможность увеличить прибыль, объём и качество производимой продукции и оказываемых услуг за счёт более эффективного использования корпоративной информации.

В США, где электронные документы уже стали обыденным явлением, микрография сдала позиции намного сильнее. Характерным примером наступления современных технологий стало вступление в силу в октябре 2004 года закона США "Об обработке чеков в 21 веке". Закон стимулирует использование банками современных методов обработки, когда чеки сканируются, и в дальнейшем пересылаются только их образы. Если образ чека соответствует установленным стандартам, то оригинал можно уничтожить. Закон придает соответствующим образом оформленной распечатке графического образа чека ту же юридическую силу, что и оригиналу. В итоге многие американские банки стали постепенно избавляться от оборудования для микрофильмирования, приобретая вместо него системы сканирования и хранения образов в электронном виде.

Кроме того, особенностью законодательства США является право каждой из сторон, участвующих в судебном разбирательстве, потребовать от другой стороны предъявления всех документов, относящихся к делу, независимо от их вида, носителя или формата. Умышленное невыполнение подобного запроса на выемку обычно приводит к проигрышу дела. Для крупной корпорации поиск и отбор требуемых документов часто требует месяцев работы и обходится в миллионы долларов. В такой ситуации микроплёнка, безусловно, неудобна.

Похожая ситуация возникает в крупнейших государственных библиотеках. Пользователи все чаще хотят получить оперативный доступ и развитые возможности поиска необходимой информации. Микрофильмы их требованиям уже не отвечают.

Не менее важным фактором, влияющим на активное создание и использование электронных архивов в государственных структурах зарубежных стран, являются законодательные требования о свободе доступа к информации. Запрос на предоставление документов может поступить от любого гражданина или компании, и организация электронных архивов позволяет значительно сократить издержки на выполнение требований закона.

Список литературы

1. Антропова C.E., Бондарева Т.Ф., Угодчиков Н.А., Шапошникова В.В. Сохранность и доступность фонда редких книг: Новые технологии // Университетская библиотека на рубеже тясячелетий: Выбор пути: Материалы Второй Всерос. науч.-практ. конф., Екатеринбург, 23-25 нояб. 1999 . Екатеринбург . 2001 . C. 5-11.

2. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отеч. архивы . - «1 . 2000 . P. 10-18 .

3. Ложкин В.В. Въезжаем в офис. - М.: АСТ, 2007.

4. Урбонас В.Ю. Микрографические системы и их применение в библиотеках // Науч. и техн. б-ки СССР . №9 . 1989 . C. 12-16 .

5. Успенская С.В. Перевод коллекции на небумажные носители: мода или необходимость // Реставрация музейных ценностей: Вестник . №1 . 1999 . C. 68-70.

Размещено на Allbest.ru