Система документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Система документации

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов содержащих правило, нормы положения, установленный статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и т.д.

Деятельность учреждений фиксируется в различных видах документов. Согласно действующему законодательству организационные учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатные расписания и т.д.

Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы - это комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организация его работы, права, обязанности, и ответственности и ответственность руководства предприятия.

Виды организационных документов:

1. Устав предприятия - свод правил, регламентирующих деятельность организаций, их взаимоотношений с другими организациями и группами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура и содержания, которого определяется разработчиками. Он входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Устав должен содержать следующие реквизиты:

-наименование организации,

-наименование документа,

-дата документа,

-место составления и издания документа,

-гриф утверждения документа,

-текст устава,

-подпись лица,

-утверждение документа;

2. Положение - это правовой документ, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организация рабочего предприятия в целом или его структурное подразделение. Положение входит в состав унифицированной системы и имеет установленную структуру текста. Положение разработано по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителя структурного подразделения, подписывает положение руководителя структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом и утверждается руководителем предприятия.

В положении содержатся следующие реквизиты:

-наименования организации,

-наименование структурного подразделения,

-наименование вида документа,

-дата,

-гриф утверждения документа.

Текст положения включает следующие разделы

-общее положение,

-основные задачи,

-функции,

-права,

-организация работы;

3. Инструкция - это правовой акт издаваемый или утверждаемый в целях установления правил регулирования организационных, научно-технических, финансовых и иных стороны деятельности учреждений, организаций и должностных лиц.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия. Содержит следующие реквизиты:

-наименование вида организации;

-наименование вида документа;

-дата;

-место издания;

-заголовок к тексту;

-гриф утверждение;

-текст;

-подпись.

На каждого работника составляется должностная инструкция.

Должностная инструкция - это документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основе инструкция разрабатывается трудовой договор с работником.

Трудовой договор и должностной инструкции используются при разрешении конфликтных ситуаций между работником и работодателем. Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласуется с юридическим отделом и утверждается директором предприятия.

Основные разделы текста должностной инструкции:

-общие положения,

-должностные обязанности,

-права,

-ответственность.

В разделе 1 должностной инструкции указывается область деятельности специалиста, порядок его назначение на должность и освобождении от должности, квалифицированные требования, подчиненность специалиста, нормативные документы.

Во 2 разделе перечисляются конкретные виды работ, выполняемых специалистам.

В 3 разделе устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него задач и обязанностей.

В 4 разделе указывается, за что конкретно несёт ответственность 4. Штатное расписание - это документ, закрепляющий должностной численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке управленческого предприятия с указанием перечне должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов и месячного фонда заработной платы.

Содержит следующие реквизиты:

-наименование организации;

-вид документа;

-дата;

-место издания;

-гриф утверждения;

-текст;

-подпись.

Подпись заместителя руководителя, согласуется с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.

5. Правила внутреннего распорядка дня - это организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

-организация работы предприятия,

-займы обязанность работников и администратора, предоставление отпусков,

-командирования сотрудников.

Составление на бланке предприятия согласование путём обсуждения на собрание работников предприятия, визируется юристом и утверждается руководителем предприятия.

Виды распорядительных документов.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждения, предприятия, организации. Это документы, носящие административный характер. Основным назначением распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющей органам управления обеспечивать реализацию поставленных перед ними задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Схема подготовки распорядительных документов:

1. Всестороннее изучение вопроса;

2. Подготовка проекта документа;

3. Согласование текста его подписания;

4. Обсуждения и принятия документа на заседании Коллегиального органа.

Текст распорядительного документа состоит из 2 взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением существа рассмотрения вопроса, призвана объяснить....... Констатирующая часть не обязательна, может отсутствовать, если нет необходимости давать объяснения. Основную нагрузку несут распорядительная часть, которая излагает в повелительной форме. Зависимости от вида документа, она начинается словами: "Постановил" (постановление), "приказываю"(приказы) ГОСТ Р 6.30.2003 указывает:

В распорядительных документах организации, действующих на принципах единоначалия, а также документах адресующихся руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица, единственного числа.

Виды распорядительных документов:

1. Постановление - это правовые акты, принимающие высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и устанавливает стабильность норм правил поведения.

Принимаются они высшими органами государственной власти по организации хозяйственных и политических вопросах, связанные с осуществлением их полномочий.

Формуляр постановления имеет реквизиты:

-герб РФ или субъекта,

-наименование организации издавший документ,

-наименование вида документа,

-место составления,

-дата документа,

-регистрационный номер,

-заголовок текста,

-текст подписи,

-визы согласования,

-проекты постановлений обязательно визируется юристом;

-подпись руководителя органа издавший документ.

2. Приказ - это правовой акт, издающиеся руководителем предприятия для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием. Они издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами, подписи руководителем, вступает в силу с момента подписи, если в тексте не указан другой срок введения его в действия.

Все приказы делятся на три группы:

-Приказы основной деятельности - хранятся постоянно

-Приказы по личному составу - хранятся 75 лет

-Приказы по административно хозяйственной деятельности - хранятся 5 лет.

Номер на приказе должен располагаться справа, а даты издания слева.

3. Распоряжения - это прямой акт, издающийся по оперативным вопросам на предприятии единолично руководителями и заместителями предприятия, текст распоряжения и разделы, что и в приказе, только распорядительная начинается словами «Предлагаю», «Обязываю».

4. Указание - это распорядительный документ, издающийся органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями по вопросам информационно методического характера, а также по вопросам связанных с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросу информационно методического и организационного характера относится: организация и исполнения приказов, организация исполнения инструкций.

Текст указание состоит из констатирующей и распределительных частей, констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами "во исполнение… ", "в целях… ", "в соответствии… ".

5. Решение - это распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемые по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Они составляется по производственным вопросам, советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывается наименование органа, принимающего решения, затем слово "решил" В отделе строке.

Распорядительная часть делится на .....

Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа.

Большинство документов, издаваемых организациями являются информационно справочными.

Информационно справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактических положение дел, служащих основанием для принятия тебя решений.

Виды информационных справочных документов:

1. Акт - это информационно справочный документ, составляемый группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Может содержать выводы, рекомендации, предложение его составителей. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого и составляется документ.

Текст акта состоит из водной и констатирующей части. В вводной части указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт и присутствующие при этом. В констатирующей части содержится описание проделанной работы, фиксируются факты, излагаемые выводы, предложения составителей акта. Подписывается всеми лицами, принимающими участие в его составлении.

2. Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждаемых вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. Текст состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола имеет постоянные и переменные информации.

Постоянная информация - слова "председатель ", "секретарь ", "присутствовали ".

Переменная информация- инициалы и фамилия председателя секретаря, присутствующих.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали, выступили, постановили, по каждому вопросу отдельно по левому полю без знаков препинания. С красной строки пишутся инициалы и фамилия докладчика, затем печать, содержание доклада, сообщения. Далее «выступили» пишут инициалы и фамилию выступающего и печатается содержание доклада, сообщения. Завещающая часть текста протокола начинается со слова «постановил». Протокол подписывается секретарем и председателем, датой протокола является дата проведение заседания.

3. Докладная записка - это документ, адресующийся руководителю своей или вышестоящей организации, содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладная записка бывает информационная и отчетная.

В зависимости от адресата бывает внутренняя и внешняя.

Внутренняя докладная записка оформляется на бланке А4, подписывается её автором.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4, подписывается руководителем организации.

Текст докладной записки бывает изложением фактов, послуживших причине её составления и выводы, предложения организации или должностного лица.

4. Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельное положение основного документа, объясняющий причину нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка, объясняет причины невыполнения какого-либо поручения работником на стандартном листке бумаги и подписывается автором.

5. Справка - это документ, подтверждающий какие-либо факты или события. В ней не даются выводы и предложения, в ней фиксируется сведение определённого периода времени. Она составляется для удостоверения юридических фактов, подтверждающий место работы, учёбы, занимаемой должности. Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, тексты её делится на разделы. Справка по производственной тематике составляется в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело.

6. Доклад - это последовательное изложение на собрании, заседании информации, касающиеся проделанной или планируемые работы руководителем организации или другим должностным лицом.

Цель документа - информирование и убеждение. Элементы документа:

-вступление;

-основная часть;

-выводы;

-рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. 7. Телеграмма - это официальное сообщение, передающееся по телеграфу. Текст телеграммы должен быть коротким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

8. Телефонограмма - это официальное сообщение, опирающееся по телефону, вид информационно справочного документа, исполняющееся для передачи срочной информации, извещений в пределах телефонной связи. При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: только краткую, срочную информацию, не более 50 слов.

Общие основы дел корреспонденции

Служебная переписка организации является носителем определенной информации и является правовым документом.

Письмо -- обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д. рекомендуется.

Подготовка письма включает следующие стадии:

-изучение существа вопроса;

-сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;

-подготовка проекта письма;

-согласование проекта (при необходимости);

-подписание руководителем.

Письмо должно иметь реквизиты:

-наименование организации и ее справочные данные;

-дата, регистрационный номер;

-ссылка на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

-адресат;

-заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»);

-текст;

-отметка о наличии приложений;

-подпись;

-отметка об исполнителе.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы

В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например: «Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежденный при транспортировке телевизор».

Служебная переписка включает много видов и разновидностей служебных писем

Письмо-просьба. Излагая какую-либо просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в ее исполнении и заранее выразить благодарность за усилие по ее исполнению. Такое письмо, как правило, начинается со слов:

· Просим оказать содействие…

· Прошу Вас…

Письмо-запрос -- представляет собой обращение с просьбой дать информацию о каких-либо данных или услугах. В письме используются выражения:

· Просим предоставить…

· Просим отразить следующие вопросы…

Письмо-предложение содержит заявление о желании сотрудничать. Используются выражения:

· Прошу высказать Ваше мнение о…

· Прошу Вас дать поручение разработать…

Сопроводительное письмо -- сообщает факт отправки прилагаемых к этому письму документов или материальных ценностей. Обычно начинается со слов:

· Направляем информацию…

· Представляем на утверждение…

Гарантийное письмо -- составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий, как правило, заверяется печатью организации. Может содержать следующие фразы:

· Оплату гарантируем…

· Качество услуг гарантируем…

Письмо-подтверждение - направляется для подтверждения получения документов и материальных ценностей.

Письмо-извещение - сообщает или подтверждает что-либо. Обычно они являются ответом и начинаются со слов:

· Сообщаем…

· Доводим до вашего сведения…

При составлении служебных документов используется деловая речь, которая является разновидностью литературной письменной речи. Деловая речь служит средством для удостоверения прав и полномочий, для закрепления взаимных обязательств и вытекающих из них последствий.

Деловую речь отличают, прежде всего,

-ясность,

-точность,

-краткость,

-систематичность.

Ясность - простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном.

Точность - приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз.

Краткость - полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений.

Систематичность - логическая последовательность изложения документов.

Деловая речь имеет соответствующую терминологию, различную для разных отраслей народного хозяйства, формирующую официально-деловой стиль. В коммерческой практике термином официально-деловой стиль принято называть язык служебных, в первую очередь организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы, акты и др.) Язык коммерческих документов в сравнении с другими имеет резкое сужение диапазона используемых речевых средств: высокую степень повторяемости отдельных языковых форм на определенных участках текстов документа.

Необходимыми качествами делового стиля служебных документов являются полнота и своевременность, лаконизм формулировок, предельно четкое отражение сведений, имеющих правовую силу.

Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета). Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, он должен быть доброжелательным с убедительным объяснением, с возможным продолжением деловых отношений.

Текст служебных документов должен содержать элементы логики, необходимые для последовательного изложения содержания. В документах различают три логических элемента - заключение, доказательство и введение.

Деловая часть письма, содержащая формулировку его цели, называется заключением. Заключению подчиняются все остальные элементы письма

Активное заключение бывает прямым или косвенным. Прямое заключение непосредственно побуждает к определенным действиям. В зависимости от служебных отношений составителя документа и адресата обращение к ним выражается словами: "Прошу", "Приказываю", "Предлагаю", "Объявляю" и т.д.

В косвенном заключении нет непосредственного воздействия и побуждения. В нем только указывается действие, которое ожидается от адресата, например: "Необходимо срочно произвести инвентаризацию склада".

В служебной переписке лучше пользоваться прямыми активными заключениями, имеющими более определенную форму.

Кроме заключения, деловые письма содержат доказательство. Цель его - доказать адресату целесообразность, необходимость, своевременность требования, содержащегося в заключении, например: "В магазине № 3 обнаружена недостача. Предлагаю произвести документальную ревизию".

В доказательстве может быть указана цель того действия, которое должен произвести адресат согласно просьбе или приказанию, выраженному в заключении, например: "Необходимо выяснить причины недостачи в магазине № 3. Прошу произвести документальную ревизию".

Во многих деловых письмах необходимо введение. Введении указываются причины составления документа, иногда краток излагают историю вопроса, если необходимо ссылаются на директивы вышестоящих органов например «Дополнение к приказу директиву фирмы №200 от 20.03.2017».

Эстетические требования к оформлению правовых документов

Разнообразие операций, осуществляемых юристом в процессе практики, всегда закрепляется в правовых документах.

Правовой документ - предусматривает законом материал. Форма получения, сохранения, использования и распространения информации путем фиксации его на бумаге, магнитной, видео, фото пленки или на ином носителе.

Различают документы вторичные (содержат исходную информацию) и вторичные (подготовленные в результате анализа и обработки информации, содержащейся в первичных документах)

Правовой документ должен отвечать высоким эстетическим требованиям, что существенно облегчает их восприятие и свидетельствует об их повышенной значимости. Повышению эстетических качеств документа способствует правильный выбор бумаги, шрифта, чернил. Так, к примеру, бумага для документов должна быть белого цвета. Не рекомендуется использовать тонкую и прозрачную бумагу. Чернила необходимо применять черного или другого темного цвета, что создает четкое, контрастное восприятие.

Правовые документы должны быть составлены без исправлений, подтирок, которые существенно ухудшают эстетическое восприятие. Большое значение при составлении любого правового документа имеет точное указание всех реквизитов (составных элементов), а так же последовательный порядок их размещения, в связи с тем, что отсутствие даже одного из них может привести к потере юридической силы документа.

Для составления документов, как правило, применяются бланки. Государственным стандартом являются размеры бумаги (формат):

-А3 (297ґ420);

-А4 (210ґ297);

-А5 (148ґ210);

-А6 (105ґ148).

Помимо того, что установлен перечень реквизитов, предусмотренных стандартами, в отдельных документах могут быть дополнительные реквизиты.

Каждый реквизит документа кроме смысловой нагрузки несет и определяет нагрузку эстетического свойства. Для тех документов, где имеется заголовок, в котором сжато и четко формулируются основные содержания правового документа, предусмотрено внешнее оформление данного реквизита.

Существует 2 способа разрешения реквизитного заголовка на бланках:

По центру - начало и конец каждой строки документа одинаково уделен от границы поля

Фланговый - каждая строка начинается от левой границы поля

Некоторые документы в качестве обязательного реквизита имеют герб РФ. Изображение герба на бланках с угловым размещением реквизит находится на верхнем поле бланка над серединой наименования организации. А на бланках продольных расположен в центре верхнего поля. В соответствии единой государственной системы делопроизводства, в документе должно быть название организации, его издавшего. Название органа определяющий соответствии с положении о нем. Сокращенное название может быть размешено на бланке вместе с полным названием, если оно официально зафиксировано в установленном порядке.

Название органа традиционно проставляется штампом или имеется на самом бланке. Не стоит забывать, что важным реквизитом правового документа будет адресат. Документы могут адресоваться организациями государственной власти и управления, министерствам, ведомствам и их структурным подразделениям, конкретным должностным лицом, а так же гражданам.

Важным реквизитом, от которого зависит юридическая сила является ПОДПИСЬ. Юридическую силу правовым документам придает печать. Герб и печать проставляется на тех документах, где оно строго регламентировано НПА. Герб, печать применяются для свидетельствования прав граждан и юридических лиц, устава, положения, на договорах и т.д.

Печати других видов для хозяйственных и финансовых документов. В простых справках, выдавших учреждением оттиск печать должен ставиться с левой стороны документа, таким образом, чтобы он охватывал часть названия должности лица, подпись часть подпись.

Особое значение важно уделять оттиски был выполнен четко, так как смазанная печать придает неаккуратный вид и может вызвать сомнение достоверности документа.

В некоторых случаях после подписи правового документа требуют ее утверждение вышестоящим лицом. Именно с этого момента документ приобретает юридическую силу. Утверждение документа осуществляется 2 способами: грифом или изданием соответствующего документа. Эти способы утверждения имеют одинаковую силу, при подписании или утверждении документа всегда ставится дата. Дата содержит в себе срок принятого прав документа и срок вступления ее в законную силу.

В соответствии с государственным стандартом регламентируется оформление текста правового документа, благодаря чему достигается эстетический вид документа.

Тексты всех документов составляются на А4, печатаются через 1.5 межстрочный интервал, а на А5 через 1 межстрочный интервал. Некоторые документы должны быть составлены на специальных бланках. Поскольку они отличаются своей важностью и имеют точный стандарт. Также бланки изготовляют специальным государственным учреждением на бумаге с водяными знаками. Для отдельных документов невозможно подготовить бланк. Это касается документов для которых определена составная форма построения и общие принципы составления. Что касается языковых средств и их компоновок в тексте, то автор избирает сам. Именно при составлении таких документов и юристов возникают ошибки. Уровень эстетической культуры юриста, составляющего правовой документ, во многом зависит от правильно выбранной формы, стиля и языка.

Основные формы изложения правовых документов

1 Вводная - указывается наименование акта, название органа, издавшего его, время издания, конкретный адресат.

2 Описательная - изложение фактов, явлений, событий в той хронологической последовательности, в которой они имели место.

3 Мотивировочная - размещение явлений, событий и поступков субъектов в зависимости от их значимости. Рассмотрение важных признаков, обоснование принятого решения.

4 Результативная - устанавливает логическую последовательность суждений, выводов, основанных на причинной связи между явлениями и фактами, изложения, содержания, решения.

Для эстетического восприятия правового документа важен язык и стиль изложения. При составлении документа важно использовать официально-деловой стиль, для которого характерно:

1сжатость

2унифицированность

3точность формулировок

4четкость высказываемой мысли

5логичность и аргументированность

6отсутствие эмоциональности

Официально-деловой стиль обслуживает правовые отношения между гражданами и государством и применяется в различных документах от государственных актов до деловой переписки.

Важнейшей функцией этого стиля является сообщение и воздействие, реализованные в официальных документах (законы, постановления, указы, приказы, соглашения, деловая переписка и т.д.)

Этот стиль называют административным, а также деловой речью, что свидетельствует о том, что этот стиль самый древний из книжных стилей, его истоки в Киевской Руси, в которой юридические документы, договоры, грамоты создавались в 10 веке.

Официально-деловой стиль выделяется среди других стилей и характеризуется стабильностью, относительно четкой стилевой замкнутостью, предельной стандартизацией и унификацией, максимальной конкретностью и абсолютной точностью. Несмотря на большое разнообразие деловых документов, их язык строго подчинен требованиям официально-делового изложения: точность формулировок правовых норм и необходимость абсолютно адекватного их понимания, состав обязательных элементов оформления документов, обеспечивающих его юридическую правомочность, стандартизированный характер изложения, устойчивые формы расположения материала в определенной логической последовательности.

Для всех форм делового письма обязательно строгое соответствие литературной норме. Недопустимо использование жаргонизмов, нелитературных вариантов словоизменения и словообразования.

Официально-деловой стиль не приемлет высоких или сниженных слов (шутливых, иронических, образных выражений). Важное требование к языку документа - объективность изложения фактов.

Официально-деловой стиль функционирует преимущественно в письменной форме, не исключена и устная форма (выступление государственного или общественного деятеля на торжественном собрании, заседании и т.д.). Устная форма характеризуется особой выразительностью интонации, логическими ударениями. Выступающий может допустить некую эмоциональную приподнятость речи, недопустимы неправильные ударения, нелитературные произношения.

Стремление к краткости обуславливает обращение к сложносокращенным наименованиям государственных организаций, обществ и т.д. (Совбез, МЧС)

Деловые тексты отличаются употреблением слов и выражений, не принятых в других стилях (вышеуказанный, вышеперечисленный, надлежащий, воспрещается, мера пресечения, содеянное, наказуемость). К ним относятся устойчивые словосочетания: кассационная жалоба, апелляционная жалоба, акт гражданского состояния, подписка и т.д.

Употребление таких слов и выражений, не имеющих синонимов, способствует точности речи, исключению инотолкования. Характерной особенностью деловой речи является преобладание сложных предложений : простое предложение не может отразить последовательность фактов, подлежащих рассмотрению.

Стилистической особенностью деловой речи является преимущественное использование косвенной речи. К прямой речи в официально-деловом стиле прибегают только когда необходимо дословное цитирование законодательных актов и других документов.

В зависимости от сферы употребления официально-деловой стиль делится на:

1дипломатический - реализовывается в текстах коммюнике, конвенций, меморандума, международного соглашения

2законодательный (юридический) - представлен в текстах закона, Конституции РФ , указа, устава, гражданских и уголовных актов

3 административно-канцелярский - используется в канцелярской переписке в административных актах, распоряжениях, различной документации (заявление, доверенность, автобиография и т.д.)

Официально-деловые документы различают по степени стандартизации речи. Выделяют 3 вида:

1 документы, которые без стандартизированной формы теряют юридическую силу (паспорт, свидетельство о браке, рождении, аттестат зрелости, диплом)

2 документы, не имеющие стандартизированной формы, но для удобства их использования составленные по определенным образцам (ноты, договоры)

3 документы, не требующие при их составлении обязательно заданной формы (постановления, отчеты)

Для этих видов деловых бумаг разработан определенный стандарт, который облегчает делопроизводство. Язык дипломатических документов весьма своеобразен, у него есть своя терминология (атташе, коммюнике, саммит, пакт, конвенция), некоторые слова исконно русские (посол). Иногда слова дипломатии получают особое специальное назначение, например слово «протокол» - это документ записи всего происходящего на собрании, допросах, а в речи дипломатов- совокупность общепринятых обязательных правил, традиционно соблюдаемых в международном общении. Правила дипломатической вежливости требуют обращения к высокопоставленным особам с указанием их титулов и форма титулования (принц, королева, его превосходительство.)

Выработаны строгие формы начала и окончания различных документов, например личная нота должна быть написана от первого лица , обращение требует добавления "уважаемый", а в конце перед подписью форма вежливости "Прошу вас ,господин посол принять уверение в моем высоком уважении".

Язык законов отличается иным стилистическим оформлением : он всегда должен быть прост и краток , главное в нём -точность выражения мысли , четкость И точность формулировок здесь необходимы , так как законы рассчитанный на однозначность восприятия , они не должны быть по-разному истолкованы

Для языка законов свойственна безличная форма изложения , поскольку в законодательстве отражена Воля не отдельного лица а государства. Характерной чертой законодательного подстиля является употребление специальных сочинительных союзов (ровно как , а также , так как)

Здесь отмечено преимущественное использование косвенной речи( прямая речь возможна только тогда, когда дословно цитируются законодательные акты, а также в судебной речи адвокатов, прокуроров и других членов суда.

Язык административно- канцелярского подстиля заслуживает особого понимания ,так как знание его важно для каждого гражданина, поскольку такие деловые бумаги, как заявление ,расписка и другие постоянно сопровождают нас в работе и отдыхе.

Умение написать нужную бумагу является неотъемлемой частью грамотности, культуры речи человека . Однако его назначение шире, чем составление документации.

Сфера функционирования административно - канцелярского подстиля - это административно - ведомственные отношения, с которыми связаны различные канцелярии ,ведение служебных переписок, оформление документации.

Устойчивый характер получили многие обороты речи, постоянно используемые в деловой переписке, например : "В соответствии с протоколом о взаимных поставках, прошу Вас..." ,"Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество...", "Будем рады скорейшему ответу на наше письмо...". Обращение к ним составителя письма упрощает задачу : он выбирает готовую формулировку, вставляя ее в соответственную часть текста.

Стандартизация делового письма привела к созданию готовых текстов ( типовые тексты, трафарет письма), в которых следует лишь написать конкретную информацию.

Появление таких образцов для деловых писем связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве ,на транспорте ,в торговле.

Такие письма имеют преимущество благодаря меньшим затратам рабочего времени на их составление (в трафаретных письмах - заполнение пробелов) и обработка, например: "Настоящим подтверждаем свое участие в выставке".

Юридические клише и штампы.

Основной стилевой чертой официально-делового стиля является предельная точность, недопущение инотолкования. Речевому проявлению точности способствует стандартизованность, состоящая в постоянном использовании эталонов либо клише. Клише - это речевые стереотипы, готовые обороты, применяемые в качестве простовоспроизводимого в определённых критериях и контекстах эталона:"Довожу до вашего сведения ","На основании вышеизложенного".

Эти языковые эталоны несут определенную многофункциональную нагрузку, они содействуют четкому составлению документов, конкретному выражению мысли, поэтому являются нормативным явлением деловой речи.

Клише следует отличать от речевых штампов, которые воспринимаются как явления негативные, применяемые в речи как типичный шаблон, и сбитая форма выражения.

Штампы - это часто употребляемые выражения с потускневшим лексическим значением. Штампами становятся слова, словосочетания и даже целые предложения, которые появляются как новые, стилистически выразительные речевые средства, но в итоге очень нередкого употребления утрачивают начальную образность.

Штампы:

1 универсальные - слова употребляются в самых различных, нередко в неопределённых значениях ("факт", "вопрос", "мероприятие") 2 парные слова- употребляются в речи, но не являются фразеологическим оборотом ("рукоплескания бурные","критика резкая", "воспоминания неизгладимые") 3 образные -слова и выражения, шаблонные метафоры, потускневшие из-за редкого потребления ("погибель вырвала из наших рядов").Клише- явление полезное, соответственно норме. Штамп - наигрубейшая ошибка.

Понятие, функции и виды процессуальных документов

Процессуальный документ - индивидуально-определенный акт, оформляющий применение правовых норм в условиях конкретных жизненных ситуаций, юридически признанная форма, определенная процессуальным законодательством, подтверждающий, опровергающий или утверждающий сведения о фактах и взаимоотношениях, имеющих правовое значение.

Функции:

1 информативная

2 идентифицирующая

3 правоприменительная

4 охранительно-защитная

5 оперативная

Форма, элементы, содержание и оформление процессуального документа.

Протокол - это процессуальный документ, в котором в письменной форме фиксируется ход и результаты процессуальных действий, осуществляемых следователем, лицом, производящим дознание и судом при разбирательстве уголовных и гражданских дел, а также арбитражным судом при разбирательстве арбитражных дел.

Требования к содержанию протокола судебного заседания установлены статьей 229 ГПК РФ, статьей 155 АПК РФ, статьей 259 УПК РФ, статьей 59 ФКЗ «О конституционном суде РФ».

В протоколе судебного заседания указывается:

1 дата и место судебного заседания

2 время начала и окончания судебного заседания

3 наименование суда, рассмотревшего дело, состав суда

4 наименование дела

5 сведения о явке лиц, участвующих в деле, их представителей, свидетелей, экспертов, специалистов, переводчиков

6 сведения о разъяснении лицам, участвующим в деле, их представителям, свидетелям, экспертам, специалистам, переводчикам их процессуальных прав и обязанностей

7 распоряжение председательствующего и вынесение в зале судебного заседания определения

8 заявление, ходатайство, объяснение лиц, участвующих в деле, их представителей

9 показания свидетелей, разъяснение экспертом своих заключений, консультация и пояснение специалиста

10 сведения об оглашении письменных документов, данные осмотра вещественных доказательств, прослушивание аудиозаписей, просмотр видеозаписей

11 содержание заключения прокурора и представителя государственного органа и органа местного самоуправления

12 содержание судебных прений

13 сведения о разъяснении и оглашении содержания решения суда и определения суда, разъяснение срока их обжалования

14 сведения о разъяснении лицам, участвующим в деле, их прав на ознакомление с протоколом судебного заседания и подачей на него замечания

15 сведения об использовании средств аудио и видеозаписи, систем видеоконференцсвязей или иных технических средств в ходе судебного заседания

16 дата составления протокола судебного заседания

Судебное постановление - это процессуальный документ, государственно-властное веление по поводу установленных фактов и правоотношений. В гражданском процессе принято выделять следующие виды судебных постановлений:

1 судебный приказ (ст. 121 ГПК)

2 решение суда (ст. 194 ГПК)

3 определение суда (ст.224 ГПК)

4 частные определения (ст. 236 ГПК)

5 постановление президиума суда надзорной инстанции (ст. 388 ГПК)

Виды документов по личному составу

1)Приказы (заявления, трудовые книжки, личные карточки, анкеты, автобиография и другие)

Наиболее многочисленными являются документы, сопровождающие процессы движения кадров на предприятии.

Под движением кадров условно понимается : прием, перевод, увольнение, предоставление отпусков, командировки и т.д.

Прием на работу не допускается без предъявления паспорта и трудовой книжки. Основанием приема на работу является заключение письменного трудового договора (контракта).

Трудовой контракт (договор) - это соглашение между работником и работодателем, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством.

2) Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах: прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрение, взыскание и т.д.

В приказе (приказ о приеме на работу) следует указывать на какую должность, какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы.

При переводе работника на другую работу в приказе указывается вид и причина перевода, установленный оклад, в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения.

При поощрении сотрудников в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения, при наложении взыскания ссылка на докладную записку руководителя.

При предоставлении отпуска в приказе указывается общее количество рабочих дней, дата ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск.

Срок хранения приказа по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.

Приказы вступают в силу с момента подписания, вместе с тем в распорядке текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например : приказ подписан 13 сентября, а назначение произведено 5 октября.

3) Выписка из приказа по личному составу - это копия части подлинного документа.

Реквизиты выписки:

- наименование министерства

- наименование организации

- выписка из приказа

- дата и номер подлинного документа

- место составления

- заголовок

- констатирующая часть документа

- распорядительная часть (необходимый пункт)

- подпись

- заверительная подпись и элементы заверительной надписи - «ВЕРНО»; наименование должности сотрудника, заверяющего выписку; дата заверительной надписи, подпись.

4) Заявление - это документ, адресованный организации или должностному лицу с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Документ заявления бывает разных видов - с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность.

5) Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и о его трудовом стаже. Оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Документы следует включать в личное дело в следующей последовательности: личная опись, анкета, заявление о приеме на работу, трудовой договор (контракт), приказ о приеме на работу (копия), документы об образовании (копии), характеристика и рекомендательные письма и т.д.

Вначале в личное дело помещаются документы, оформляемые при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копия дипломов, свидетельства, аттестационные листы).

6)Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий стаж работы. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, сдать ее в отдел кадров.

В трудовые книжки заносятся следующие данные:

1 сведения о работе

2 сведения о поощрениях и награждениях

3 сведения об открытиях, на которые выдаются дипломы, взыскания не вносятся.

Все записи вносят в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке закончились все страницы, то заполняются вкладыши. Без самой трудовой книжки вкладыши недействительны.

При утере трудовой книжки выдается дубликат. Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью «дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.

Изменение записей производится администрацией по последнему месту работы, на основании документов, со ссылкой на номер и дату этих документов.

Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров.

Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

7) Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Реквизиты автобиографии: название вида документа, текст, дата, подпись и ее расшифровка.

В тексте освещены вопросы: ФИО, год рождения, образование, время начала трудовой деятельности, причины перехода с одного места работы на другое, воинское звание, награды и поощрения, семейное положение, домашний адрес.

8) Резюме - документ, который содержит сведения биографии, характеристику, представляется лицом при трудоустройстве.

Реквизиты резюме: название вида документа, дата, ФИО, почтовый адрес претендента, телефон, текст, подпись.

Текст излагается по разделам: цели резюме, образование, трудовая деятельность, специальное знание, семейное положение.

9) Характеристика - документ, содержащий описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем.

Реквизиты: наименование вида документа, текст, подпись, дата, печать.

Текст состоит из 2 частей: вводная, где указываются ФИО, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы;

основная, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.

Характеристику подписывает руководитель предприятия структурного подразделения и заверяется печатью организации.

10) Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

11) Анкета - аналогичная форма личного листка по учету кадров, содержит те же графы, что и личный листок.

12) Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движений кадров.

Основные принципы составления делового письма

Без деловой корреспонденции невозможно представить деятельность организации. Официальные письма, факсы, телеграммы являются важнейшими каналами связи. Написание делового письма требует соблюдения определенных правил. Эти правила касаются как оформления письма, так и характера изложения его содержания.

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются особые требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма, акта отправитель должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно и на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо.

Этапы составления и подготовления писем:

1 изучение существа вопроса

2 подготовка и написание проекта текста письма

3 согласование проекта письма

4 подписание руководителем

5 регистрация

6 отправка

Изучение существа вопроса предполагает: сбор достаточной информации по данному вопросу, при необходимости изучение законодательства по существу вопроса, анализ предыдущих обращений по данному вопросу и поступивших ответов по ним. Затем приступают к составлению текста письма.

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации.

Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма. Чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделы, пункты, подпункты, абзацы. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца.

Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем.

Письма составляются обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием для составления письма, констатацию факта, в ней указывается цель (причина составления письма).

При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т. д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д. Письмо может содержать только одну заключительную часть.

Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя.

Составитель текста должен учитывать:

1 общественную позицию адресата в соотношении с собственной

2 степень знакомства, характер отношений

3 официальность и неофициальность ситуации общения

4 этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе

5 текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания, а также формулой вежливости).

Формула вежливости располагается перед подписью и печатается с абзаца, а также отделяется от должности запятой.

Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы, в зависимости от того, как должность прописана в учредительных документах. В том случае, если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения, термины.

Наименования учреждений, организаций и должностей, званий, единиц измерения, географические названия должны точно соответствовать официальным названиям.

Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, с обособленными оборотами, вводными словами и предложениями.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания.

Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.

Работа с документами для служебного пользования.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Министерства, а также подведомственных Министерству организаций, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения: акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах; описание структуры органа исполнительной власти; порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан и юридических лиц.

...