Порядок согласования, утверждения и датирования документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Департамент образования Орловской области

БПОУ ОО « Орловский техникум сферы услуг»

Основная профессиональная образовательная программа по специальности:

460201 Документационное обеспечение управления и архивоведение

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема: «Порядок согласования, утверждения и датирования документа»

Студентка группы 2.11 Боева Маргарита Витальевна

Форма обучения: очная

Руководитель: преподаватель Е.П. Ктиторова

ОРЕЛ 2017



Оглавление

Введение

1. Порядок и правила согласования документов

2. Порядок и виды утверждения документов

3. Датирование документов

Заключение

Список литературы



Введение

документ хранение датирование согласование

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Документ - это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

Конечно же, в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка сотрудников документационной службы структурного подразделения сводится главным образом к освоению технических навыков - стенография, машинопись и т.п., и важно грамотно их оценить. Как правильно разработать, внедрить и обеспечить функционирования единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией, спланировать, организовать и совершенствовать деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществить контроль за состоянием делопроизводства в организации, принять меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сократить их количество и оптимизировать документопоток организации?



1. Порядок и правила согласования документов

Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование).

Реквизит «Гриф согласования» применяется для внешнего согласования документа и выражает согласие с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа осуществляется с организациями, интересы которых в нем затрагиваются. При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер.

Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: «лист согласования прилагается». Реквизит «Визы согласования документа» используется для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. В реквизит входит подпись визирующего, расшифровка подписи (инициалы, фамилия) и дата; при необходимости указывается должность визирующего.

Документ визируется исполнителем, должностными лицами, заинтересованными в документе, ответственными лицами финансовых и экономических служб, юристами, заместителем руководителя организации до подписания документа руководителями.

При наличии у визирующего возражений, виза не проставляется. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается оформлять визы на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты. Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

Виза документа- это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как документы, предназначенные для внутреннего пользования, так и исходящие документы.

На внутренних документах визы следует проставлять слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись».

Разрешается также ставить визу на оборотной стороне последнего листа документа. Такой вариант согласования наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документов в другие организации визы на них не воспроизводятся.

Что касается исходящих документов (писем, справок, докладных записок), то экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации, следует визировать по тем же правилам, по которым визируются внутренние документы.

При отсутствии свободного места на документе оформляйте визу на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему. Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал. Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

В зависимости от круга лиц, принимающих участие в согласовании документов, можно выделить внутреннее (согласование происходит внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами) и внешнее согласование (с внешними организациями и должностными лицами, не являющимися работниками данной организации).

Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации - авторе документа, например профессиональными союзами и т.п. Например, согласование проекта коллективного договора, графика трудовых отпусков и иных документов, которые согласно Трудовому кодексу подлежат согласованию с профсоюзами.

Обращаем внимание, что в зависимости от вида согласования будет различаться само оформление согласования. Так, внутреннее согласование следует оформлять визой, а внешнее - грифом согласования.

2. Порядок и виды утверждения документов

Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после их утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом. Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу:

- проставлением на документе грифа утверждения;

- изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

Виды утверждений:

-утверждение руководителем (своей организации или вышестоящей) (утверждаю Ген. Директор ООО «заря» подпись, расшифровка и дата);

-утверждение путем издания другого документа (приказ, постановление, распоряжение). Такой вид утверждения используется, когда реализация утверждаемого документа требует дополнительных мероприятий, разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом директора от и №)

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа.

Обычно гриф утверждения проставляется на следующих документах:

- Акты (проверок, ревизий, передачи дел, ликвидации организации и т.д.);

- Задания (на проектирование объектов, на проведение научно-исследовательских работ и т.д.);

- Инструкции (должностные, по технике безопасности и т.д.);

- Нормативы (расхода сырья, численности работников и т.д.);

- Отчеты;

- Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем и т.д.);

- Планы (производственные, внедрения новой техники и т.д.);

- Положения;

- Программы (командировок и т.д.);

- Расценки на производство работ;

- Сметы;

- Стандарты;

- Структура и штатная численность;

- Тарифные ставки;

- Уставы организации;

- Формы унифицированных документов;

- Штатные расписания и изменения к ним.

Порядок подписания документов

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учёте" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".

Оттиск печати как реквизит документа

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати(реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Каждому разработанному документу должно быть присвоено самостоятельное обозначение. Документ, выполненный на разных носителях данных, должен иметь одно обозначение. К обозначению документов, выполненных на машинных носителях, добавляют букву «М».

Заимствованным документам сохраняют ранее присвоенные обозначения.

Настоящие правила не распространяются на документы, правила обозначения которых регламентированы государственными стандартами других систем документации.

Обозначение документа имеет следующую структуру:

Код документа состоит из двух буквенно-цифровых знаков. Код дополнительных документов формируют следующим образом: первый знак - буква, означающая вид документа, второй знак - цифра или буква, указывающая порядковый номер документа данного вида.

Код документа отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Порядковые номера документов одного наименования (2 знака) присваивают, начиная со второго, и отделяют от предыдущего обозначения точкой.

Номер редакции документа присваивают, начиная со второй в порядке возрастания от 2 до 9, и отделяют от предыдущего значения точкой. Очередной номер редакции присваивают в случаях сохранения (не аннулирования) предыдущей редакции.

Номер части документа отделяют от предыдущего обозначения дефисом. Если документ состоит из одной части, то дефис не проставляют и номер части документа не присваивают.

Признак документа, выполненного на машинных носителях, вводят при необходимости. Букву «М» отделяют от предыдущего обозначения точкой.

3. Датирование документов

Датирование - это указание на бумагах (документах) даты их составления, принятия, утверждения, нормы и правила оформления таблиц, а также структурных составляющих связного текста (датирование документов, сокращения слов и словосочетаний, написание чисел и обозначений физических величин и др.)

Нормы и правила оформления названных структур (таблиц, анкет), а также структурных составляющих связного текста

Цифровой способ оформления дат должен применяться при датировании документа, а также резолюции, грифа утверждения, грифа согласования и в тексте документа. Предпочтение отдается цифровому способу, так как он сокращает длину даты в среднем на восемь печатных знаков и является кодом для автоматизированной обработки.

Дата документа - это реквизит является обязательным элементом любого документа. Лишен дать, он в определенной степени теряет юридическую силу. Поэтому каждый, кто сочиняет, исполняет, утверждает или подписывает любой служебный документ бумага, должен приучиться проставлять дату.

Датой документа может стать день его создания и (или) подписания, согласования, утверждения, принятия, издания или регистрации. А именно:

- дата письма или приказа является день их подписания;

- дата отчета, плана или инструкции - день их утверждения;

- дата учредительного договора - дата его утверждения;

- дата протокола или акта - время осуществления зафиксированных в них поступков, событий, фактов, явлений.

Датой документа, принимаемого коллегиальным органом (решение, постановление и тому подобное), является дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа - день его получения адресатом, если документом не оговорен другой срок.

Документы приобретают силу с момента их подписания (согласования, принятия, утверждения и тому подобное), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. Документы, которые подлежат государственной регистрации в Минюсте Украины, вступают в силу через 10 дней после их регистрации.

Даты подписания, утверждения деловых бумаг, а также те, что есть в тексте, как правило, оформляются цифровым способом. При этом день месяца и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой. Чтобы не возникло двойного толкования в расшифровке даты документа цифровое обозначение года должно состоять из четырех цифр.

К началу нового века элементы даты в служебных документах отражались тремя парами арабских цифр в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

Новым национальным стандартом ДСТУ 4163 - 2003 разрешено также оформлять дату в последовательности: год, месяц, число.

Указанный способ используется в служебной переписке с иностранными партнерами, поскольку соответствует международной системе датировки документов.

Если порядковый номер месяца или числа месяца состоит из одной цифры, то перед ней необходимо проставлять ноль.

Словесно-цифровой способ оформления даты может употребляться в нормативно-правовых актах и документах, содержащих сведения финансового характера.

Обязательном датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

Проставляется дата подписания документа, в его левой верхней части вместе с индексом на специально отведенном для этого месте бланка.

Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже подписи слева. Следует заметить, что дата подписания или утверждения документа проставляется собственноручно должностным лицом, которое его подписало или утвердила.

На документе, выданном двумя или более учреждениями (организаций), должна быть указана только одна дата, которая соответствует дате последней подписи

Термин делопроизводство характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием документ определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности.. Таким образом, понятия управление , информация , делопроизводство , документ органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования ?

Данный документ должен распространять свое действие на проданный товар, быть датированным в пределах срока, согласованного для отгрузки товара и дать покупателю возможность получить товар от перевозчика в порту назначения и, если не оговорено иное, дать покупателю возможность продать товар третьему лицу во время транзитной перевозки путем передаточной надписи .

Помимо этих общих положений есть требования, которые придают документу юридическую силу и повышают оперативность его подготовки, обработки, исполнения. Этими требованиями предусматриваются автор учреждения наименование вида документа заголовок текстадресование датирование проставление отметок о согласовании, прохождении и исполнении документа подписание утверждение и проставление оттиска печати.

Основными реквизитами документа считаются наименование вида документа, автор, заголовок, адресование, датирование, согласование, удостоверение и приложение к документу.

Когда документ является оборотным. Документы могут быть оборотными даже в случаях пропуска в них определенных реквизитов. В оборотный документ обычно включаются слова стоимость получена, однако эти слова могут быть опущены без всяких юридических последствий. На документе нет необходимости указывать дату, чтобы сделать его оборотным документом. Если на документе не указана дата, то предполагается, что документ должен быть датирован на день его выдачи.



Заключение

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Список литературы

1. Алексенцев А.И Подготовка и издание конфиденциальных документов на бумажных носителях. -Секретарское дело, 2013, 258 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014, 187 с.

3. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 2015, 271 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2014, 818 с.

5. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2013.

6. Санкина Л.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. -- М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2015, 91с

7. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2014, 224с.

Размещено на Allbest.ru

...