Состав и структура службы внутреннего контроля

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Северный (Арктический) федеральный университет имени М.В. Ломоносова»

Кафедра государственного и муниципального управления

Контрольная работа

По дисциплине

Внутренний аудит

На тему: Состав и структура службы внутреннего контроля

Бочнева Елена Геннадьевна

Институт ВШЭиУ курс 1 группа

Руководитель доцент В.И. Конков

Архангельск 2016

ВВЕДЕНИЕ

Контроль - объективно необходимое слагаемое процесса управления предприятием.

Внутренний контроль как управленческая функция должен осуществляться на всех уровнях управления. От эффективности внутреннего контроля зависит эффективность функционирования предприятия.

Систему внутреннего контроля можно определить как, совокупность средств, методик, процедур, правил, организационных структур необходимых для реализации внутреннего контроля на предприятии. Она представляет собой индивидуальный для каждой организации набор элементов, необходимый для выполнения целей контроля.

Актуальность выбранной темы состоит в том, что на предприятии необходимо внедрить систему внутреннего контроля, так как она позволяет предотвратить различные нарушения, потенциальные ошибки и возможные потери, обеспечить законность, надежность и эффективность деятельности предприятия.

Целью работы является исследование состава и структуры службы внутреннего контроля.

Задачи:

- изучить что такое внутренний контроль;

- состав и структуру службы внутреннего контроля;

- выявить различия между внутренним контролем и внутренним аудитом.

Объектом исследования выступает служба внутреннего контроля на предприятии, а предметом - совокупность теоретических, методических вопросов организации внутреннего контроля на предприятиях.

1. Понятие внутреннего контроля

Внутренний контроль - важнейшая часть системы управления, позволяющая предупреждать, выявлять недостатки и нарушения, а также своевременно устранять их последствия[9, с. 79].

Цель внутреннего контроля - обеспечение соблюдения законности и экономической целесообразности финансово-хозяйственной деятельности.

Согласно цели можно выделить следующие задачи внутреннего контроля:

1) предупреждение совершения незаконных и экономически нецелесообразных хозяйственных операций на стадии принятия управленческих решений (предварительный контроль);

2) предупреждение возникновения отклонений, нарушающих установленный нормативными и плановыми документами режим функционирования объекта;

3) определение фактического состояния объекта или его части в данный момент;

4) контроль процессов, происходящих на предприятии;

5) выявление и диагностика проблем в организации при изменении внешней и внутренней среды;

6) контроль разработки и реализации тактических целей отдельными структурными подразделениями, оценка их соответствия стратегическим направлениям деятельности предприятия;

7) проверка выполнения принятых управленческих решений;

8) оценка качества осуществления планирования, учета, организации, анализа;

9) стимулирование мотивации, т.е. основных функций системы управления, предшествующих принятию управленческих решений;

10) контроль за выполнением функциональных обязанностей как конкретных исполнителей, так и функциональных подразделений, центров ответственности, руководителей всех уровней управления;

11) оказание квалифицированной помощи управленческому персоналу для принятия эффективных управленческих решений;

12) экспертная оценка стратегических направлений развития предприятия.

Основными элементами внутреннего контроля Минфин России называет:

1) контрольная среда;

2) оценка рисков;

3) процедуры внутреннего контроля;

4) информация и коммуникация;

5) оценка внутреннего контроля.

Контрольная среда - это комплекс принципов и стандартов работы предприятия, который говорит о важности внутреннего контроля и определяет требования к нему. Эта система этических ценностей, стиля управления, процесса принятия управленческих решений, делегирования полномочий и принятия ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата предприятия к внутреннему контролю.

Процесс оценки рисков направлен на анализ, выявление и устранение рисков, а также минимизацию их возможных последствий. При оценке рисков вне зависимости от того, будет ли проводиться аудит бухгалтерской (финансовой) отчётности, руководство должно оценивать вероятность искажения отчетных данных. При этом исходят из следующих допущений:

1) возникновение и существование - активы, обязательства и капитал фактически существуют на отчетную дату.

2) полнота - факты хозяйственной жизни, имевшие место в отчетном периоде, фактически отражены в бухгалтерском учете в нужном периоде;

3) права и обязательства - имущество, имущественные права и обязательства предприятия, отраженные в бухгалтерском учете, фактически существуют;

4) оценка и распределение - активы, обязательства, доходы и расходы правильно оценены и отражены в стоимостном и количественном измерении на соответствующих счетах и в соответствующих регистрах бухгалтерского учета;

5) представление и раскрытие - данные бухгалтерского учета корректно представлены и раскрыты в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Процедуры внутреннего контроля - это действия, направленные на минимизацию рисков. Такими действиями могут быть:

а) документальное оформление операций и фактов хозяйственной жизни (например, осуществление записей в регистрах бухгалтерского учета на основе первичных учетных документов, в том числе бухгалтерских справок; включение в бухгалтерскую (финансовую) отчетность существенных оценочных значений исключительно на основе расчетов);

б) подтверждение соответствия между объектами (документами) или их соответствия установленным требованиям (например, проверка оформления первичных учетных документов к бухгалтерскому учету на соответствие требованиям установленным на предприятии, Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Налоговым кодексом РФ)[1]. Сюда относятся и процедуры контроля взаимосвязанных фактов хозяйственной жизни (например, соотнесение перечисления денежных средств в оплату материальных ценностей с получением и оприходованием этих ценностей);

в) санкционирование (авторизация) сделок и операций, обеспечивающее подтверждение правомочности совершения их; как правило, выполняется персоналом более высокого уровня, чем лицо, осуществляющее сделку или операцию (например, утверждение авансового отчета сотрудника его руководителем);

г) сверка данных (например, сверка расчетов экономического субъекта с поставщиками и покупателями для подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности; сверка остатков по счетам бухгалтерского учета наличных денежных средств с остатками денежных средств по данным кассовой книги);

д) разграничение полномочий и ротация обязанностей (например, возложение полномочий по составлению первичных учетных документов, санкционированию (авторизации) сделок и операций и отражению их результатов в бухгалтерском учете на разных лиц на ограниченный период с целью уменьшения рисков возникновения ошибок и злоупотреблений);

е) процедуры контроля фактического наличия и состояния объектов, в том числе физическая охрана, ограничение доступа, инвентаризация;

ж) надзор, обеспечивающий оценку достижения поставленных целей или показателей (например, правильности осуществления сделок и операций, выполнения учетных операций, точности составления бюджетов (смет, планов), соблюдения установленных сроков составления бухгалтерской (финансовой) отчетности;

з) процедуры, связанные с компьютерной обработкой информации и информационными системами. Выделяют процедуры общего компьютерного контроля и контроля уровня приложений. Общий компьютерный контроль включает правила и процедуры, регламентирующие доступ к информационным системам, данным и справочникам, правила внедрения и поддержки информационных систем, процедуры восстановления данных и т.д.Они должны обеспечивать бесперебойное и надежное использование программного обеспечения.

Из перечисленных процедур для целей противодействия и злоупотреблениям и мошенничеству наиболее эффективными являются санкционирование (авторизация) сделок и операций, разграничение полномочий и ротация обязанностей, контроль фактического наличия и состояния объектов.

В зависимости от момента осуществления различают предварительные и последующие процедуры внутреннего контроля. Предварительные процедуры внутреннего контроля направлены на предупреждение появления ошибок и нарушений установленного порядка деятельности. Последующие процедуры внутреннего контроля направлены на выявление ошибок и нарушений установленного порядка деятельности (сверка, надзор, др.).

Оценка внутреннего контроля. Не реже одного раза в год принятая система внутреннего контроля должна оцениваться. Объем, характер способов и методов оценки определяется руководителем соответствующего уровня.

В ходе повседневной жизни необходимо проводить непрерывный мониторинг работы системы внутреннего контроля. Это делается путем регулярного анализа результатов деятельности, проверки результатов выполнения отдельных хозяйственных операций, регулярной оценки и уточнения применимой организационно-распорядительной документации и т.д.

Комбинация непрерывного мониторинга и периодической оценки внутреннего контроля позволяет удостовериться в том, что внутренний контроль обеспечивает достаточную уверенность в достижении заявленных предприятием целей[4, с. 36]. При необходимости в систему оценки внутреннего контроля вносятся изменения, но не реже одного раза в год по итогам оценки ее работы.

Документальное оформление. Порядок организации и осуществления внутреннего контроля оформляется документально на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Положения, касающиеся организации внутреннего контроля, являются частью учредительных и внутренних организационно-распорядительных документов экономического субъекта (приказов, распоряжений, положений, должностных и иных инструкций, регламентов, методик, стандартов бухгалтерского учета экономического субъекта). Для разных элементов контроля должны быть оформлены разные документы.

Например, контрольная среда может быть оформлена: 1) положением о стратегии, целях и ценностях предприятия, его поведение на рынке и методы управления им; 2) правилами поведения руководства и иного персонала предприятия при наступлении различных событий, процедуры рассмотрения жалоб (кодекс корпоративного управления, кодекс деловой этики);3) организационной структурой предприятия, в том числе место и роль его подразделений, уровни принятия решений, штатное расписание;4) положениями об отдельных подразделениях предприятия, определяющими функции подразделения, полномочия и ответственность их руководителей;5) внутренними распорядительными документами, определяющими правила принятия решений и осуществления сделок, в том числе учетной политики;6) кадровой политикой, устанавливающей подходы к найму, обучению и развитию персонала, критерии оценки результатов деятельности, систему оплаты труда[2].

Применительно к ведению бухгалтерского учета, в том числе составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности, контрольную среду могут описывать положение о бухгалтерской службе, учетная политика экономического субъекта, требования к квалификации бухгалтерского персонала и другие документы, устанавливающие общие требования к среде, в которой организуется и ведется бухгалтерский учет, порядку взаимодействия подразделений и персонала экономического субъекта и принятия решений по вопросам бухгалтерского учета.

Документированию рисков, как правило, предшествует описание бизнес-процессов и процедур работы экономического субъекта. Описание бизнес-процессов экономического субъекта может проводиться в текстовой и графической форме, по направлениям деятельности, юридической или организационной структуры[7, с. 57].

Описание риска включает: а) указание на потенциальное неблагоприятное внутреннее и (или) внешнее событие (факт, обстоятельство), порождающее риск; б) причину и вероятность его возникновения; в) возможные негативные последствия (ущерб), их количественную и (или) качественную оценку.

По результатам оценки рисков экономический субъект определяет наиболее существенные риски и принимает решения для минимизации их посредством организации и осуществления внутреннего контроля[3].

Документами, устанавливающими правила коммуникации, могут являться: положение об информационной политике (в области внешних и внутренних коммуникаций), графики предоставления данных и составления отчетности, должностные инструкции.

Предприятие обеспечивает хранение документации, оформляющей организацию и осуществление внутреннего контроля, в течение разумных сроков.

управленческий внутренний аудит контроль

2. Состав и структура службы внутреннего контроля

Для изложения организационных аспектов управления экономическим субъектом по созданию подразделений внутреннего контроля может быть использовано понятие «служба». Под службой следует понимать организационно-штатную единицу, включающую в себя работника, группу, бюро, отдел, управление, департамент или другой элемент организационной структуры управления (структурное подразделение) и специализирующуюся на выполнении комплекса однородных функций управления.

Факт создания такой службы должен быть отражен приказом по предприятию[8, с. 21]. Полномочия подразделения, цели и задачи, которые стоят перед подразделением определяются Положением о службе внутреннего контроля.

Положение о службе внутреннего контроля должно включать в себя следующую информацию:

1) подчиненность руководителя службы внутреннего контроля. Например, она может функционировать в составе финансовой службы и подчиняться финансовому директору или она функционирует как отдельное подразделение и подчиняется непосредственно руководителю предприятия;

2) цели, задачи и функции службы внутреннего контроля;

Цели службы внутреннего контроля:

а) повышение эффективности управления предприятием;

б) усиление контроля за подразделениями;

в) сокращение времени для принятий управленческих решений.

Задачи службы внутреннего контроля:

а) проверка правильности применения стандартов по ведению бухгалтерского и налогового учета;

б) проверка правильности применения методов и методик, позволяющих получить достоверную экономическую информацию о деятельности предприятия;

в) разработка системы показателей внутреннего контроля.

3) структура службы внутреннего контроля. Структура, состав, штатная численность службы внутреннего контроля не являются строго заданными. В каждом конкретном случае определяются индивидуально исходя из задач, которые ставятся перед внутренним контролером, а также от правовой формы предприятия, организационной структуры, вида деятельности, эффективности контрольной среды и географической разбросанности структурных подразделений. При проектировании структуры службы внутреннего контроля необходимо создавать условия для ее независимости и объективности[10, с. 38];

Например, в службу внутреннего контроля могут входить:

а) органы управления экономического субъекта;

б) ревизионная комиссия (ревизор) предприятия;

в) главный бухгалтер или физическое или юридическое лицо, с которым предприятия заключило договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;

г) внутренний аудитор;

д) другой персонал и подразделения предприятия.

4) взаимодействие службы внутреннего контроля с другими подразделениями.

Также Положение о службе внутреннего контроля должно включать в себя права службы внутреннего контроля. Она имеет права:

1) получать от руководителей других подразделений информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей;

2) получать от других предприятий информацию, необходимую для выполнения служебных обязанностей;

3) представлять руководству предприятия информацию по результатам работы проводимой службой внутреннего контроля.

Служба внутреннего контроля предприятия осуществляет контроль финансово-хозяйственной деятельности, ведения учета и отчётности, информационной безопасности[5, с. 45]. Создание ее целесообразно, если риски высоки и необходим контроль на постоянной основе. Специалисты службы внутреннего контроля должны обладать необходимой квалификацией и знаниями по бухгалтерскому учету, аудиту, финансам.

3. Внутренний контроль и внутренний аудит на предприятии: разграничение компетенции

В российском законодательстве нет четкого разграничения функций, целей и задач внутреннего контроля и внутреннего аудита, но эти понятия надо различать.

Общим для этих понятий является то, что оба они представляют собой производные от контроля как функции управления, а также то, что и в первом, и во втором случае функция контроля реализуется внутри организации.

Отличия между этими терминами обусловлены их местом и функциями в структуре организации системы внутреннего контроля:

1) цели создания этих служб

Цель службы внутреннего аудита является улучшение финансового состояния предприятия, которая достигается через выполнение стратегических задач и тактических действий.

Цель службы внутреннего контроля является координация по вопросам постановки бухгалтерского и налогового учета, а также установления контроля за соблюдением политик и процедур.

2) независимость

Служба внутреннего аудита относительно независима, в отличие от службы внутреннего контроля. Подразделение аудита подчиняется совету директоров (наблюдательному совету) предприятия, а служба внутреннего контроля руководителю предприятия.

3) состав и содержание функций.

Одна из основных функций системы внутреннего контроля - это соблюдение действующего законодательства и обеспечение достоверной экономической информации.

Внутренний аудит выполняет функции оценки надежности и эффективности системы органов внутреннего контроля в процессах управления рисками, с которыми сталкивается предприятие. Степень надежности системы внутреннего контроля также выявляется при оценке риска средств контроля на стадии планирования аудита при проведении внешнего аудита [6, с. 78].

Внутренний аудит не является универсальным решением всех проблем предприятия. Так как внутренний аудит не может детально проверять каждый бизнес-процесс предприятия ежегодно, но может оптимизировать выбор проверяемых бизнес-процессов на основе системного подхода к оценке рисков. Он не должен разрабатывать процедуры для подразделений организации, поскольку это отрицательно влияет на его независимость, но он может анализировать процедуры, разработанные службой внутреннего контроля, с целью оценки их эффективности в рамках системы внутреннего контроля предприятия, предлагая пути их оптимизации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внутренний контроль является важнейшим элементом управления предприятием, так как охватывает все сферы его деятельности, обеспечивает защиту имущества, качество учета и достоверность отчетности, выявление и мобилизацию имеющихся резервов в сфере производства, финансов.

Результаты работы службы внутреннего контроля используются руководством предприятия при текущем управлении с учетом имеющихся ресурсов и возможностей, но они более важны при определении перспектив деятельности предприятия, в стремительно условиях меняющихся и непредсказуемости тех или иных рыночных отношений.

Процесс организации и поддержания системы внутреннего контроля может осуществляться как самим руководством предприятия (в небольших организациях), так и специально создаваемыми для этих целей подразделениями внутреннего контроля. Создание специальных подразделений системы внутреннего контроля целесообразно в крупных организациях со сложной структурой, где бизнес-процессы проходят через несколько функциональных подразделений. На малых предприятиях функции внутреннего контроля обычно распределяются между функциональными руководителями при координации этого процесса генеральным директором, как правило, являющимся и собственником малого предприятия.

В настоящее время в России нет единой концепции построения организационной структуры службы внутреннего контроля, нет четкого разграничения функций, целей и задач внутреннего контроля и аудита. Поэтому необходимо разработать типовые программы организации, развития и совершенствования системы внутреннего контроля для различных организационно-правовых форм предприятий, видов и масштабов деятельности, размеров, организационных структур управления. Данные программы должны быть разнообразны.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402 от 06.12.2011 г.

2 Информация № ПЗ-11/2013 Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной деятельности, ведения бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

3 Международные стандарты аудита МСА 400 «Оценка рисков и внутренний контроль».

4 Андреев, В.Д. Внутренний аудит: Учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2003. - 464 с.

5 Мальцева, Е.В. Построение системы внутреннего контроля с учетом требований федерального закона «О бухгалтерском учете» // Аудиторские ведомости. - 2014. - № 1. - С. 43-51

6Орлов, С.Н. Внутренний аудит в современной системе корпоративного управления компанией: Практическое пособие.- М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015.- 284 с.

7 Романова, И.Б. Система внутреннего контроля: преимущества и недостатки/ И.Б. Романова, О.Ф. Ермишина, С.С. Сажинова, Р.И. Измайлова//Успехи современной науки.- 2016. - № 4. - С. 57-60

8 Сонин A.M. Внутренний аудит. Современный подход / Монография. - М.: Финансы и статистика, 2007. - 64 с.

9 Хмелева, С.И. Соотношение понятий внутренний контроль и внутренняя система контроля // Вестник магистратуры. - 2014. - № 10(37). - С. 79-81

10. Чхутиашвили, Л.В. Роль внутреннего контроля организации в эффективном ведении финансово-хозяйственной деятельности //Финансовая аналитика: проблемы и решения. - 2014. - № 11. - С. 37-47.

Размещено на Allbest.ur