Использование бухгалтерских систем на основе компьютерной обработки данных учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

Использование бухгалтерских систем на основе компьютерной обработки данных учета

отчет электронный налоговый программа

О.Ю. Когут

Процесс совершенствования учета на предприятии должен охватывать весь комплекс поставленных задач, поэтому бухгалтерской службе предприятия не обойтись без применения автоматизированных средств учета бухгалтерских программ, интегрированных бухгалтерских комплексов, которые повышают точность и оперативность учетных работ.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка первичных данных и хозяйственных операций предприятия по выпуску и реализации готовой продукции легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации распоряжениями, счетами, журналами-ордерами [1].

Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появление случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

Кроме того, компьютерные системы дают в руки администрации широкий выбор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность предприятия. Наличие дополнительных инструментов обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических затрат с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации.

Рассмотрим подробнее все достоинства компьютерных систем бухгалтерского учета, присущие большинству из них:

· Так как весь бухгалтерский и налоговый учет ведется на основании первичных документов, первая задача любой программы - автоматизировать ввод, создание, хранение и учет таких документов. При этом некоторые документы создаются непосредственно в программе, и она должна максимально упростить эту процедуру. Автоматическая нумерация документов и подстановка нужных дат, выбор значений из справочника вместо ввода информации с помощью клавиатуры существенно ускоряет и упрощает создание документов. Если в документах есть расчетная часть, например следует отдельно выделить налог на добавленную стоимость, то программа автоматически выполнит нужные расчеты. Естественно, программа самостоятельно выведет нужную сумму прописью.

· Если вручную обработанные данные синтетического и аналитического учета могут расходиться, то при программной обработке этого не может быть. На основе первичных документов создается журнал хозяйственных операций. При отсутствии компьютера эта утомительная работа выполняется бухгалтером вручную. Любая бухгалтерская программа автоматически создает журнал операций на основе введенных документов.

Однако некоторые операции все же приходится вносить вручную. Чем совершеннее бухгалтерская программа и чем лучше она настроена на особенности учета на конкретном предприятии, тем меньше операций вводится вручную. В идеале, весь журнал хозяйственных операций должен создаваться автоматически.

Каждая хозяйственная операция порождает одну или несколько проводок, которые помещаются в журнал корреспонденции счетов. Эта операция легко делается автоматически, так что вручную вводить корреспонденции в журнал приходится достаточно редко. Конечно, ввод вручную операции и состоит в описании связанных с ней проводок, так что фактически бухгалтеру все же приходится иногда описывать нужные проводки, но это делается через журнал операций, а не напрямую в журнал проводок. В некоторых программах отдельный журнал проводок отсутствует, и вся работа ведется с журналом хозяйственных операций.

· Кроме первичных документов, журнала хозяйственных операций и проводок, любая бухгалтерская программа обязательно поддерживает ведение многочисленных справочников.

Справочники нужны не только для быстрого ввода документов, но и необходимы при автоматических расчетах.

Ставки налогов, штатный состав предприятия, планы счетов и многая другая информация должна храниться в программе для ее правильного функционирования. При этом в программах имеется возможность редактирования справочника, добавления и удаления из них информации. Также в бухгалтерских программах предусмотрены способы структурирования и поиска, облегчающие работу со справочником.

· Конечная цель работы любой бухгалтерии - составление отчетов по результатам финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Важно иметь возможность оперативно получать такие отчеты, как оборотную ведомость, Главную книгу, журнал-ордер и некоторые другие. Данные отчеты программами строятся автоматически на основе информации из журнала корреспонденции счетов. Можно сказать, что главная причина в использовании бухгалтерских программ - автоматизация построения этих отчетов. При ручном расчете неизбежны ошибки, а компьютер построит отчет абсолютно безошибочно, при условии правильности ввода информации в журнал хозяйственных операций.

· Практически все бухгалтерские программы позволяют вести не только синтетический, но и аналитический учет. Различные отчеты, формируемые на основе данных по объектам аналитического учета, позволяют облегчить ведение производственного, складского учета и учет взаимоотношений с контрагентами.

Таким образом, бухгалтерские системы на основе компьютерной обработки, вне зависимости от их масштаба, программно-аппаратной платформы и стоимости, должны обеспечивать качественное ведение бухгалтерского учета, быть надежными и удобными в эксплуатации. Они должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Поскольку деятельность предприятия характеризуется множеством хозяйственных операций, различных в своей функциональности, то в процессе совершенствования бухгалтерского учета необходимо выбрать такую компьютерную бухгалтерскую систему, которая бы обеспечивала ведение всех основных учетных функций и разделов предприятия. К таким программам, объединяющим и поддерживающим все функции и разделы предприятия, относятся интегрированные бухгалтерские системы. Реализуются они обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Также характерной чертой их является расширение традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др.

Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету производства, учету основных средств и учету товарно-материальных запасов на складах, учету заработной платы.

Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок.

После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач.

Следовательно, программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учете, соответствовать современным его требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие в программе функций, отвечающих профилю предприятия, специфику его работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитического учета, то есть возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом, обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтерской службы [2].

Теперь, когда были перечислены основные требования, рассмотрим на примере программного комплекса «Алтын», как эти задачи могут решаться.

Программный комплекс «Алтын» - это группа программ для автоматизации бухгалтерского учета на любых предприятиях с разной численностью, разными видами деятельности и разными формами собственности: малых и крупных, коммерческих и бюджетных, производственных, торговых, страховых и прочих предприятий [3].

Основное отличие «Алтын» от других бухгалтерских программ, представленных на казахстанском рынке, в том, что «Алтын» не относится к «инструментальным» системам, а является законченной бухгалтерской программой, не требующей дополнительных настроек и поддержки программистов как в начале внедрения, так и в процессе эксплуатации.

Современные версии программного комплекса «Алтын» не только не уступают, а во многом превосходят другие бухгалтерские программы, и его недорогая цена по прейскуранту уже учитывает стоимость всех настроек, с которыми работают сотни предприятий по всему Казахстану на протяжении десяти лет.

Компьютерная бухгалтерия «Алтын» делится на четыре модуля:

· - «Алтын» - общая бухгалтерия;

· - «Алтын» - основные средства;

· - «Алтын» - расчет зарплаты;

· - «Алтын» - путевые листы.

Все модули связаны между собой, но могут работать в автономном режиме, если пользователь по каким-то причинам не использует весь комплекс полностью. Предприятиям с несколькими рабочими местами (компьютерами) рекомендуется использовать сетевую версию.

Модуль «Алтын» - общая бухгалтерия осуществляет учет расчетов с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, операций по кассе, банку, учету товарно-материальных запасов, а также объединяет проводки по всему предприятию и формирует итоговые расчеты. Он имеет журнал проводок (или журнал операций). Журнал накапливает и хранит с начала года всю информацию, которая обеспечивает получение выходных документов, как аналитических, так и отчетных, и широко используется для анализа и управления работой предприятия. Проводки стекаются в журнал со всех блоков и модулей во время оформления первичных документов или выполнения бухгалтерских расчетов. Проводки можно вводить непосредственно в журнал, а ввод сложных комплексных проводок легко осуществляется по заранее продуманным схемам типовых проводок, составленным однажды.

Проводки выбираются и фильтруются по интервалу дат (за любое количество дней), дебету или кредиту любого счета, по определенному объекту аналитики, по номеру документа, по конкретной сумме, то есть из этого большого журнала всегда можно выбрать любую часть проводок, интересующую нас в настоящий момент. Автоматическое закрытие счетов 6-го, 7-го и 8- го разделов Типового плана счетов в конце отчетного периода удобно выполнять, используя специальную процедуру «Закрытие счетов».

При наличии записей в журнале проводок автоматически формируются регистры и отчеты за любой промежуток времени (или на любой момент времени).

В перечень итоговых документов входят:

· - отчетный баланс (предусмотрены настройки пользователем разных его форм);

· - отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности;

· - оборотный (сальдовый) баланс в трёх вариантах;

· - главная книга;

· - шахматная ведомость в двух вариантах;

· - оборотные ведомости; сводные ведомости;

· - ведомости движения материалов и товаров, по складам, группам, торговым точкам;

· - развернутые ведомости по любым балансовым счетам (журналы-ордера);

· - карточки аналитического учета, акты сверки;

· - ведомости дебиторской, кредиторской задолженности и многие, многие другие.

Оперативно и в соответствии с порядком учета кассовых и банковских операций ведется учет денежных средств предприятия, в том числе валютных. При этом составляется вся документация: платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, автоматически создается кассовая книга, журналы-ордера 1 и 2, ведомости прихода, оборотные ведомости и расшифровки.

Специальные функции программы предназначены для исчисления налогов и составления электронных налоговых отчетов.

Модуль «Алтын - зарплата» позволяет вести расчет и учет заработной платы на предприятиях с численностью до четырех тысяч работающих, с одним или несколькими фондами оплаты труда. Это государственные (казенные) предприятия, акционерные компании, коммерческие структуры, которые занимаются самыми различными видами деятельности, следовательно, имеют разные формы расчетов.

База данных программного комплекса «Алтын - зарплата» состоит из: набора справочной (условно-постоянной) информации, и текущей (ежемесячная входная информация, в виде специальных таблиц - журнала оперативных документов), а также архивов. Результатом ежемесячных расчетов является выходная документация, она содержит расчетные ведомости, своды, реестры, «квитки» (расчетные листки) в целом по предприятию, в разрезе различных фондов оплаты труда, участков, категорий и профессий. Помимо этого, происходят расчеты по налогам (подоходный, социальный), формирование резервных фондов, данные по пенсионным взносам автоматически сбрасываются в казахстанскую программу Государственного Центра по выплате пенсий (ГЦВП). Также для каждого работающего формируются накопительные (и ежемесячные) справки о доходах, налогах, взносах в пенсионный фонд. Версия «Алтын» 9,0 и выше предусматривает автоматическое формирование электронных налоговых отчетов по индивидуальному подоходному налогу формы 201.00 с приложением и формы 600 по социальному налогу с приложениями, пенсионным взносам и вывод в программы электронной налоговой отчетности ИСИД и ЭФНО. В программе реализована задача исчисления социального налога по правилам, действующим с 2008 года.

В программном комплексе «Алтын» также реализована возможность вести кадровый учет:

· - учет списочного и не списочного состава работников, рабочего времени;

· - хранение разнообразных индивидуальных сведений в личных карточках: данные удостоверения личности, ИНН, возраст, профессия, стаж, образование, воинский учет, адрес, семейное положение, продвижение по службе;

· - оформление на казахском и русском языках индивидуальных трудовых договоров, приказов по кадрам, командировкам, основной деятельности, отпускам определение стажа - общего трудового, по специальности, в государственной службе, на данном предприятии для расчета отпуска и выслуги;

· - группировка данных по различным признакам, составление ведомостей, справок, сводок, отчетов.

Отличия программного комплекса «Алтын» от других бухгалтерских программ:

· - программа полностью настроена на казахстанское законодательство, включая самые сложные виды учета, аналитики и расчета, не требует настройки и поддержки документов и отчетов со стороны программистов;

· - очень проста в работе, легко и быстро внедряется самим бухгалтером;

· - низкие цены, так как почти все затраты на программу разовые - только при приобретении.

Выплачивать зарплату сотрудникам организация может не только наличными, выдав их из кассы. Есть еще один способ - перечислять деньги на пластиковые карточки работников. Если говорить более точно, деньги в таком случае перечисляются не на карточку, а на карточный лицевой счет в банке.

Преимущества этой формы расчетов очевидны и для предприятия, и для его работников. Для организации упрощается процесс выдачи заработной платы: не нужно иметь дело с наличностью, не требуется перевозить ее из банка, нанимать для этого охрану, тратить рабочее время на выдачу денег сотрудникам из кассы, депонировать зарплату, если в день ее выдачи сотрудник отсутствовал на работе. К тому же на карточные счета сотрудников можно перечислять премии, страховки, командировочные и т. д.

Сотрудники тоже имеют свои преимущества: получая зарплату на карточку, они приобретают дополнительные гарантии безопасности - если карточка будет утеряна или украдена, ее можно заблокировать, и деньги останутся на счете целыми и невредимыми. Кроме того, если сотрудник не целиком потратит перечисленную заработную плату, то банк может начислить на остаток проценты. И наконец, очень важно еще одно обстоятельство: некоторые карточки действуют и за границей, поэтому с их помощью можно рассчитываться будучи в командировке за рубежом или на отдыхе [4].

Данная методика выплаты заработной платы используется во многих организациях, но является не до конца разработанной и используемой. Следует ознакомить всех сотрудников с правилами использования карточных счетов и довести систему выплаты до автоматизации, чтобы в дальнейшем эта система могла работать бесперебойно.

Литература

1. Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 692 с.

2. Шеремет А.Д. Управленческий учет: учебное пособие / под ред. - М.: ИД ФБК ПРЕСС, 2009. - 394 с.

3. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: учебник. - М.: Омега-Л, 2009. - 340 с.

4. Апчерч А. Управленческий учет. - М.: Финансы и статистика, 2012. - 406 с.

Размещено на Allbest.ru