Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Введение

бухгалтерский учет аудит

Актуальность темы дипломной работы состоит в том, что при ведении своей основной деятельности у предприятия возникает потребность в использовании наличных денежных средств, которые могут быть использованы на хозяйственные нужды, а также для оплаты работникам командировок.

Актуальность темы подтверждается и тем, что большинство публикаций на тему учета и аудита расчетов с подотчетными лицами сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов.

Такие публикации, конечно, имеют большое значение особенно для бухгалтеров - практиков и имеют большое влияние на то, насколько достоверно будет отражена информация по учету расчетов с подотчетными лицами.

Но на практике проблемы возникают в большем объеме, чем описывается в нормативных документах и это доказывает практика проведения аудиторских проверок.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что тема дипломной работы актуальна в настоящее время.

Цель дипломной работы является изучить бухгалтерский учет и методику проведения аудита расчетов с подотчетными лицами. В связи с поставленной целью определяются следующие задачи:

1. Изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;

2. Проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению расчетов с подотчетными лицами;

3. Осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов;

4. Провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии

5. Выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объектом исследования является ООО «Триоль». Предметом исследования дипломной работы является бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Триоль».

Источниками информации является первичная документация предприятия по учету расчетов с подотчетными лицами, а также приказы по предприятию, бухгалтерская финансовая отчетность.

Глава 1. Теоретические аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

1.1 Нормативно-правовая база учета операций с подотчетными лицами

Общее руководство бухгалтерским учетом осуществляет Правительство Российской Федерации, а также Министерство финансов Российской Федерации, Центральный банк Российской Федерации и другие ведомства и организации Ройбу А. В. Бухгалтерский учет с учетом нового законодательства 2010 года - М.: изд-во «Эксмо», 2010. - 218-222 с. .

Основным документом, регулирующим ведение бухгалтерского учета, является Федеральный закон Российской федерации от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также нормативные документы, имеющие разный статус Лапина О. Г. Годовой отчет за 2010 год. Сдаем в срок и без ошибок - М.: изд-во «Эксмо», 2010. - 52-98 с.. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии). В зависимости от назначения и статуса нормативные документы, регулирующие расчеты с подотчетными лицами целесообразно представить в виде следующей системы Фомичева Л. П. Годовая бухгалтерская отчетность: краткие рекомендации по заполнению новых форм, рекомендованные Минфином - М.: изд-во «Бератор», 2011. - 112-121 с.;:

1-й уровень: законодательные акты, указы Президента РФ и постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации. К ним относятся Захарьин В.Р. Бухгалтерский учет. М.: Изд. «Налоговый вестник», 2005. 287 с:

· Гражданский кодекс РФ;

· Налоговый Кодекс РФ;

· Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года. Этот Закон определяет правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы, организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность, требования к составлению первичной документации и учетных регистров;

· Указ Президента Российской Федерации от 19 ноября 1998 года № 416-У « О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного денежного обращения ».

· Указ Президента РФ от 16 февраля 1993 года № 224 “Об обязательном применении контрольно-кассовых машин предприятиями всех форм собственности при осуществлении расчетов с населением” (в редакции от 25.07.2000 г.);

2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности. Учетный стандарт можно определить как свод основных правил, устанавливающий порядок учета и оценки определенного объекта или их совокупности. Положения призваны конкретизировать закон о бухгалтерском учете и отчетности. Единственным регулирующим органом системы нормативных документов является Министерство Финансов РФ. К ним относятся:

· Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утвержденное приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34н. Регулирует общие вопросы организации и ведения бухгалтерского учета, составления первичных документов, организации документооборота;

· «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». ПБУ 3/2000. Утверждено приказом Минфина РФ от 10 января 2000 года №2н;

· «Бухгалтерская отчетность организации». ПБУ 4/99 г. Утверждено приказом Минфина РФ от 06 июля 1999 года № 43н;

3-й уровень: методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств. Методические рекомендации и инструкции призваны конкретизировать учетные стандарты в соответствии с отраслевыми и иными особенностями. Они разрабатываются Минфином РФ и различными ведомствами.

· План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года № 94н. Эта инструкция применяется как регулирующая организацию и ведение бухгалтерского учета кассовых операций;

· Приложение № 2 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 31 декабря 2002 года № 85 «Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности»;

· «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 года № 40 и сообщенный письмом Банка России от 4 октября 1993 года №18 применяется в полном объеме;

· Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центрального Банка РФ (ЦБ РФ) от 5 января 1998 года №14-П применяется в части порядка получения денежных средств в банке и сдачи наличных денег в банк, установления лимита остатков наличных денег и других вопросов, касающихся отношений между организацией и банком в рамках договора о расчетно-кассовом обслуживании;

· Положение о порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденное постановлением Центробанка РФ от 9 октября 2002 года №199-П применяется в части, касающейся организации порядка банками приема денежной наличности и ее выдачи организациям;

· Приложение №13 к Инструкции Центробанка РФ от 16 ноября 1995 года №31 «По эмиссионно-кассовой работе в учреждениях банка России»;

· "О введении новых форматов расчетных документов " Указание от 22 февраля 1999 года N502-У о внесении изменений и дополнений в указание банка России от 03 декабря 1997 №51-У;

· Указание ЦБ РФ от 31.10.2002 г. № 1201-У “О внесении изменений в положение Банка России от 5.01.98г. № 14-У “О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ”.

· Постановление Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин”.

4-й уровень: рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия. Рабочие документы самого предприятия определяют особенности организации и ведения учета в нем. Основными из них являются:

· документ по учетной политике предприятия;

· утвержденные руководителем формы первичных документов;

· графики документооборота;

· утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;

· утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

ЦБ РФ Указанием от 14 ноября 2001 года № 1050-У “Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами” установил предельный размер расчетов наличными деньгами в следующих размерах: между юридическими лицами - 100 тысяч рублей. Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории РФ производятся всеми юридическими лицами, физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Для осуществления расчетов с населением юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны:

· регистрировать контрольно-кассовые машины;

· использовать исправные контрольно-кассовые машины;

· выдавать покупателю отпечатанный на контрольно-кассовой машине чек за покупку (услугу);

· обеспечивать работникам налоговых органов беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам.

Свободное перемещение финансовых средств гарантировано Конституцией (ст. 8), любое ограничение их перемещения не имеет под собой правовых оснований.

К правовым и законодательным документам по аудиторской деятельности в Российской Федерации относятся:

· Гражданский кодекс Российской Федерации;

· Федеральный закон "Об аудиторской деятельности" N 307-ФЗ от 30 декабря 2010 г.;

· Федеральный закон "О лицензировании отдельных видов деятельности" от 8 августа 2001 г. N 128-ФЗ (в ред 442-ФЗ от 29.12.2010);

· Положение о лицензировании аудиторской деятельности, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 марта 2002 г. N 190;

· Правила (стандарты) аудиторской деятельности. Постановление Правительства РФ от 23.09.2002 № 696.

В РФ система нормативного регулирования аудиторской деятельности находится в стадии становления. Происходит процесс определения прав и обязанностей органов, регулирующих аудиторскую деятельность, определение роли и функций государственных и общественных аудиторских организаций.

1.2 Бухгалтерский учет операций с подотчетными лицами

Работники, которые могут получать авансом наличные деньги в кассе предприятия на приобретение материальных ценностей в магазинах, осуществлять расходы на канцелярские и представительские расходы предприятия, оплату командировок и иные расходы, связанные с деятельностью предприятия называются подотчетными лицами. Если сотрудник организации направляется на определенный срок для выполнения задания, связанного с деятельностью предприятия вне места постоянной работы, то это представляет собой командировку.

На предприятии главным бухгалтером создается список лиц, которые могут брать денежные средства подотчет. Данный список утверждается приказом руководителя. На основании приказа работник может получить аванс. Размер аванса должен быть определен в соответствии с предстоящими расходами и условиями командировки. Повторное получение аванса возможно только при условии полного отчет по ранее выданным денежным средствам. Денежные средства выдаются кассиром предприятия с оформление расходного кассового ордера.

Для учета расчетов по подотчетным суммам используется активный синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету данного счета отражается получение денежных средств или возмещение расходов по авансовому отчету, по кредиту счета отражается расход аванса и возврат подотчетных денежных сумм. Остаток по данному счету может быть и дебетовым и кредитовым, либо одновременно дебетовым и кредитовым.

Наличие дебетового остатка по счету говорит о том, что у подотчетного лица имеется задолженность перед организацией. Кредитовый остаток указывает на задолженность организации перед работником. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу Козлова, Е.П., Бабченко,Т.Н., Галанина, Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях: учебник. М.: Финансы и статистика, 2009. - 752 с.

При выдаче аванса подотчетному лицу производится бухгалтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т50 «Касса».

После возврата из командировки подотчетное лицо не позднее трех дней должно предоставить авансовый отчет, который подтверждает факт расходования денежных средств. К авансовому отчету прикладывается командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия и прибытия в пункт назначения, а также выбытия из него и прибытие к месту работы, документы по оплате жилья и расходов на проезд.

Авансовые отчет, расходы по которым осуществлялись на хозяйственные нужды предприятия должны сдаваться с приложениями таких документов как товарные чеки, счета и другие документы, подтверждающие расходы. Если у подотчетного лица есть остатки денежных средств, то они возвращаются в кассу предприятия. При подтверждении перерасхода работником денежных средств, предприятие возвращает денежные средства работнику.

На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета:

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются по счетам:

Д-т 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается запись:

Д-т 50 «Касса»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Расходы, связанные с командировками работников организации и подтвержденные необходимыми оправдательными документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Указанные расходы относятся к нормируемым, т.е. при определении налогооблагаемой прибыли расходы на командировки принимаются только в пределах норм, установленных Министерством финансов РФ. В связи с ростом инфляции они повышаются. Нужно заметить, что нормы оплаты командировочных расходов установлены статьей 217 Налогового кодекса РФ раздельно для командировок внутри страны и в зарубежные страны. Для командировок внутри страны установлены суточные в размере 700 рублей, для командировок в зарубежные страны суточные составляют 2500 рублей.

Руководитель организации может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм. Но в этом случае сумма превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда (рассматривается как беспроцентная ссуда) и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм. Полученную в банке валюту отражают:

Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

К-т 52 «Валютные счета».

При выдаче валютных средств под отчет работнику делается бухгалтерская запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

Движение валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу ЦБ РФ на день выдачи.

После возвращения из командировки и сдачи авансового отчета (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной загранкомандировки) задолженность подотчетных лиц отражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

К-т 71 « Расчеты с подотчетными лицами ».

Для обоснования правильности расчета суточных (или если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.

При изменении за период командировки курса валют возникшая курсовая разница отражается:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 91 « Прочие доходы и расходы » - на положительную разницу;

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - на отрицательную разницу.

Кроме указанных выше расчетных отношений, на счете «Расчеты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по выданным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет работникам чековых книжек отражается на бухгалтерских счетах следующей записью:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 76 « Расчеты с разными дебиторами и кредиторами ».

После представления работником отчета об использованных чеках на их сумму делается запись с обратной корреспонденцией счетов; сальдо по счетам «Расчеты с подотчетными лицами» и «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если возникает разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки» и показывает сумму средств по неиспользованным чекам Бакаев А.С. Толковый бухгалтерский словарь. 2-е изд., перераб. и доп.-М. Проспект, 2011 - 562.

Глава 2. Теоретические аспекты проведения аудита расчетов с подотчетными лицами

2.1 Цели и задачи аудиторской проверки операций по расчетам с подотчетными лицами

Проведение аудита является длительным процессом, который сопряжен с некоторыми трудностями. Аудиторы пытаются свести затраченное на проверку время к минимуму, при этом стараясь сохранить подобающее качество проверки и оставить на приемлемом уровне аудиторский риск.

Цель аудита расчетов подотчетными лицами - установление правильности и достоверности данных операций и определение влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.

На основании учетной политики, на основании приказов о назначении подотчетных лиц, о направлении работников организации в командировки осуществляется контроль за учетом расчетов с подотчетными лицами.

При осуществлении проверки расчетов с подотчетными лицами сравнивается сальдо по синтетическому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, которые указываются в Главной книге. Вместе с этим сравниваются и обороты по счету 71 и с корреспондирующими с ним счетами.

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Если проводить все эти действия, то это поможет проверяющему понять действительно ли правильно оформлены первичные документы, верно ли распределены суммы по авансовым отчетам и в итоге составить аудиторское заключение о достоверности представленных в бухгалтерской отчетности сведений по расчетам с подотчетными лицами предприятия.

2.2 Планирование аудиторской проверки по расчетам с подотчетными лицами

Разработка четкой методики при проведении проверки является эффективным путем решения сокращения времени аудиторской проверки.

В первую очередь на стадии планирования проверки определяется состав контрольных процедур, которые будут проводиться при проведении проверки. Для этого у клиента запрашивается некоторый набор документов и регистров бухгалтерского учета и далее осуществляется проверка.

Несмотря на то, что проверка может проводиться по разным разделам методика самой проверки разрабатывается по одной схеме.

Разработанная методика в любом случае включает в себя Подольский В.И. Аудит: Учебник для вузов - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2011 г.:

1. нормативные документы;

2. Учетная политика организации;

3. первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами;

4. регистры бухгалтерского учета: синтетические и аналитические;

5. перечень нарушений, которые могут быть допущены;

6. Вопросник аудитора;

7. Методы сбора аудиторских доказательств, применяемые при проверке;

8. перечень контрольных процедур с описанием.

Основные нормативные документы составляют законы, положения по бухгалтерскому учету, методические указания, инструкции. Данными документами руководствуется аудитор при проведении проверки аудита расчетов с подотчетными лицами.

Регистры аналитического и синтетического учета и отчетности представляют их описание для соответствующих форм счетоводства (журнально-ордерный, мемориально-ордерный, журнальной формы, журнал-главная, упрощенной и др.)

Бухгалтерская финансовая отчетность в обязательном порядке должна включать соответствующие формы (баланс по форма № 1, отчет о финансовых результатах по форме № 2 и др.)

В вопросике аудитора должны быть включены основные вопросы, которые впоследствии включаются в план проведения проверки. Вопросы должны быть подобраны таким образом, чтобы аудитору можно было выявить возможные нарушения. Как правило, вопросник составляется в виде таблицы, в которой указываются варианты ответов и выводов.

Методы сбора аудиторских доказательств, применяемые при проверке, являются типовыми.

Используются восемь основных методов:

· Инвентаризация - участие в ней или просто наблюдение

· Присутствие при выполнении проведения хозяйственных операций,

· Опрос, который проводится устно,

· Получение подтверждений в письменном виде,

· проверка документов предприятия и документов, которые получены от третьих лиц,

· поиск арифметических ошибок,

· анализ.

Процедуры при проведении аудита должны строиться по одной и той же схеме и в обязательном порядке включать в себя:

· наименование;

· цель ее проведения;

· список средств, с помощью которых будет проводиться процедура;

· техника исполнения;

· форма, в которой будет описываться проводимая процедура;

У каждой процедуры имеются свои классификационные номера, на которые приводятся ссылки в программе аудиторской проверки. В каждом номере имеются три цифры, которые построены по серийно-порядковой системе:

· первая цифра - номер нарушения по классификации нарушений;

· вторая цифра - номер разновидности нарушения;

· третья цифра - порядковый номер контрольной процедуры для выявления данного нарушения.

Планирование аудита является достаточно трудоемким процессом.

2.3 Методика аудиторской проверки по расчетам с подотчетными лицами

Общие положения по организации учета расчетов с подотчетными лицами, на которые необходимо обратить внимание аудитору.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории РФ и за границу;

· представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции достаточно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, и поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Основные документы, которые будут проверяться при проведении аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами: Подольский В.И. Аудит: Учебник для вузов - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2011 г.:

· авансовые отчеты;

· журнал регистрации авансовых отчетов;

· приказы о направлении сотрудников в командировку;

· список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

· сметы представительских расходов;

· приказы об утверждении смет представительских расходов.

Операции по расчетам с подотчетными лицами в первую очередь отражаются в следующих документах:

· балансе предприятия (форма № 1);

· отчете о движении денежных средств (форма № 4);

· главной книге;

· журнале-ордере № 7.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора являются:

· отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

· несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

· отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

· несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

· задолженность подотчетных лиц, которая не погашена в установленные сроки;

· списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

· отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

· отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

· отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

· выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (табл.2.1).

Таблица 2. 1 - Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицами

Вопрос	Вар ответа	Информация или документ, который следует запросить	Назнач-я аудит-я процедура	Номер вывода
Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию	Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хознужды	“Подотчет 1.1.1.”
	Нет			11
Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Да	Журнал-ордер № 7	“Подотчет 1.1.2.”
	Нет			2
Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировки	Да	Письменные распоряжения руководителя	“Подотчет 2.1.2.”
	Нет			3
Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Да	Приказ руководителя о . возмещении	“Подотчет 2.2.1.”
	Нет			4
Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Да		“Подотчет 2.1.5.”
	Нет			5
Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходов	Да		“Подотчет 4.1.1.”
	Нет			6
Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	Да	Письменные распоряжения руководителя и сметы	“Подотчет 4.1.2.”
	Нет			7
Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку	Да
	Нет			8

По результатам опроса (по вопроснику) ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать следующие выводы:

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды;

2. В нарушение п.11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы;

3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются. Следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия;

4. В нарушение Закона РФ “О подоходном налоге с физических лиц” суточные, возмещаемые работникам предприятия сверх норм, не облагаются подоходным налогом;

5. В нарушение Закона РФ “О налоге на прибыль” и Закона РФ “О налоге на добавленную стоимость” для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется;

9. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

В результате изучения опросника аудитор делает выводы о том, как ведется бухгалтерский учет по расчетам с подотчетными лицами на предприятии. На основании составленного опросника аудитор делает также промежуточные выводы.

В итоге по результатам опросника аудитор формирует план проведения проверки и определяете перечень процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Основными контрольными процедурами являются:

“Подотчет 1.1.1.” - проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

“Подотчет 1.1.2.” - проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

“Подотчет 1.1.3.” - проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

“Подотчет 1.1.4.” - проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

“Подотчет 1.1.5.” - проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

“Подотчет 2.1.1.” - проверка полноты оправдательных документов -по командировкам, приложенных к авансовым отчетам. Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

“Подотчет 2.1.2.” - проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

“Подотчет 2.1.3.” - проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

“Подотчет 2.1.4.” - проверка правильности возмещения командировочных расходов.

Для выполнения этой процедуры при командировках по территории Российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

“Подотчет 2.1.5.” - проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

“Подотчет 2.2.1.” - проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм. При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту.

“Подотчет 2.2.2.” - проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов.

“Подотчет 3.1.1.” - проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

“Подотчет 3.1.2.” - проверка правильности отражения в учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

“Подотчет 4.1.1.” - проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

“Подотчет 4.1.2.” - проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

“Подотчет 5.1.1.” - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

“Подотчет 6.1.1.” - проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 “Расчеты с подотчетными лицами”

На основании вышеизложенного отмечается, что в процессе жизнедеятельности любого предприятия расчеты занимают одно из главных мест в системе бухгалтерского учета. Не случайно, в Плане счетов бухгалтерского учета из всего количества бухгалтерских счетов расчетным операциям принадлежит почти 1/5 часть их общего количества.

При проверке правильности отражения в балансе расчетных операций аудитору приходится учитывать наряду с общими моментами специфические аспекты, касающиеся непосредственно аудита расчетных операций.

Негативным моментом на территории РФ является то, что часто меняется нормативная бухгалтерская и налоговая нормативная база, которые касаются расчетных операций.

Для удобства в настоящее время практикуется выработка четких методик проверок каждого из расчетных счетов или указанного выше раздела. Задача состоит в том, чтобы на стадии планирования проверки определить состав контрольных процедур (сами процедуры должны быть разработаны заранее). Кроме того, при проведении проверки рекомендуется запросить у клиента определенный набор документов и учетных регистров (например, о состоянии дебиторской задолженности) и, следуя заранее описанной процедуре, осуществлять проверку.

Практика экономической деятельности предприятий показывает, что и в дальнейшем вопросы взаиморасчетов и других видов расчетных операций между субъектами экономики будут в центре внимания контролирующих органов, поэтому аудиторам следует минимизировать риски своих проверок разработкой и применением новых методик проверок и скрупулезным отношением к объектам проверок.

2.4 Типовые ошибки выявляемые в ходе аудита по расчетам с подотчетными лицами

Основными нарушениями - злоупотреблениями, хищениями, несоответствиями порядку, которые установлены нормами законодательства, ошибками при бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами могут быть следующие:

1. Нарушения, которые образуются при выдаче денежных средств в подотчет.

- выдача подотчетных сумм лицам, которые отсутствуют в приказе по предприятию о лицах, которым могут выдаваться подотчетные суммы на хозяйственные расходы.

- выдача подотчетных сумм из кассы лицам, которые не являются работниками предприятия.

- выдача денежных средств подотчет лицам, которые имеют задолженность по ранее выданным авансам.

- фактический расход денежных средств не соответствует тем целям, а которые они выдавались.

- подотчетные суммы списываются за счет собственных средств предприятия.

2. Нарушения, которые допускаются при оформлении командировок.

- приказы о направлении работников в командировку отсутствуют

- нет командировочного удостоверения, либо в нем отсутствует отметка с места пребывания в командировке

- не соблюдаются нормы расходов в командировке

- отсутствует приказ об оплате суточных, которые расходуются сверх норм

- нет аналитического учета суточных расходов по нормам и сверх установленных норм

3. Нарушения, которые возникают в области налогообложения командировочных расходов:

- Неверный порядок удержания налога на доходы физических лиц и начислений во внебюджетные фонды с сумм, которые превышают суточные расходы

- в суточных расходах неверно выделен налог на добавленную стоимость

4. Нарушения в области порядка учета представительских расходов:

- нет аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм

5. Нарушения, которые возникают при ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

- составляются некорректные проводки

- неверно выводится остаток по синтетическому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- имеются несоответствия записей в учетных регистрах

Глава 3. Бухгалтерский учет и аудит расчетов с подотчетными лицами на примере ООО «Триоль»

3.1 Краткая финансово-экономическая характеристика ООО «Триоль»

Общество с ограниченной ответственностью «Триоль» образовано в 1995 г. Основным видом деятельности ООО «Триоль» является торговля непродовольственными товарами, а именно одеждой в розницу.

Организационно-правовая форма предприятия - общество с ограниченной ответственностью. Компания имеет самостоятельный баланс, круглую печать, расчетный счет и действует на основании Устава, утвержденного на общем собрании учредителей организации.

В своей деятельности организация преследует следующие цели:

- постоянное развитие розничной сети магазинов для того, чтобы удовлетворить потребности населения;

- получение максимальной прибыли и ее использование для дальнейшего развития и расширения деятельности предприятия, а так же для обеспечения материальных потребностей работников предприятия.

Общество учреждено для осуществления хозяйственной и иной деятельности, выполнения работ и оказания услуг, предусмотренных предметом и основными задачами деятельности общества, в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. Основным видом деятельности общества является торговля товарами народного потребления.

Общество является юридическим лицом по российскому праву: имеет в собственности обособленное имущество, которое учитывается на его самостоятельном балансе. Организация может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество имеет круглую печать со своим наименованием, может иметь свою эмблему, свой торговый и товарный знак, угловой штамп и бланк, иную символику.

Общество отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом. Участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости их долей в уставном капитале общества.

Основными задачами, которые решает ООО «Триоль» в процессе осуществления своей хозяйственной деятельности:

- создание сети розничной торговли, которая предусматривает также наличие устойчивых связей с основными производителями, поставщиками, а также потребителями товаров.

ООО «Триоль» в своей деятельности руководствуется нормами действующего законодательства, которые в большинстве своем определяют основные правила и порядок ведения торговой деятельности. Кроме этого деятельность ведется на основании решения собраний учредителями, а также на основании решений лица, имеющего право действовать от имени предприятия без доверенности, то есть на основании распоряжений директора.

По Уставу ООО «Триоль» может заниматься любой хозяйственной деятельностью, от своего имени может заключать договоры, приобретать имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом или ответчиком в арбитражном суде.

Главная цель предприятия заключается в получении доходов от торгово-закупочной деятельности.

Функции ООО «Триоль»:

- торговля товарами народного потребления

- изучение конъюнктуры рынка и определение спроса и предложения на товары на внутреннем и внешнем рынке;

- формирование информационного банка данных о спросе;

- осуществление информационно-рекламной и маркетинговой деятельности;

- проведение экспортно-импортных операций;

- создание филиалов и представительств;

Современный уровень развития розничной торговли характеризуется многозвенной системой товароснабжения, и здесь возможны три основные стратегии товародвижения ООО «Триоль»:

1. Поочередное снабжение центральным складом нижестоящих звеньев, при котором каждое пополнение направляется только одному звену в независимости от его иерархии в системе товародвижения (это может быть и магазин, и мелкооптовый склад).

2. В зависимости от заказов производится распределение поставок между звеньями системы (это двухкаскадная система, при которой промежуточные мелкооптовые склады отсутствуют).

3. Нисходящее снабжение при каждом пополнении группы нижестоящих звеньев (это классическая схема товародвижения по дистрибьютивным каналам).

Со всеми поставщиками руководство ООО «Триоль» заключает договора. К договору может быть заключено дополнительное соглашение и протокол разногласий. Договора ежегодно пересматриваются менеджером и утверждаются директором.

В таблице 3.1 представлен ассортимент товара, продажу которого осуществляет ООО «Триоль».

Таблица 3.1 - Ассортимент товара, реализуемый ООО «Триоль»

Наименование отделов	Наименование товара
Ткани и фурнитура	искусственный мех, курточная ткань, подкладочные ткани, фурнитура швейная - нитки, пуговицы, молнии, иголки, булавки, молнии, лекала, ножницы, кнопки, булавки, мелки, плечевые накладки, плечики и пр.
Спортивный	Спортивная обувь, костюмы, куртки, кепки, майки, носки, трусы, купальники, резиновые шапочки, коньки, плавки, ботинки, лыжи, мячи, скакалки, теннисные шарики и ракетки и пр.
Туристический	Туристические коврики, палатки, спальные мешки, веревки, туристическая посуда, туристическая складная мебель, фонарики, горелки, удочки для рыбалки, надувные лодки и пр.

По данным таблицы 3.1 можно сказать, что на предприятии имеется достаточное разнообразие товара.

Одной из важных составных частей складского учета на предприятии является приемка товаров по количеству и качеству.

При осуществлении приема товара на склад в первую очередь проверяется полнота и правильность составления сопутствующих документов.

Такими документами, как правило, являются накладные, товарно-транспортные накладные.

Ведется подсчет числа товарных единиц. Если при приемке обнаруживается недостача, излишек или пересортицы товаров, то в таком случае составляется акт произвольной формы об установочном расхождении в количестве.

Далее осуществляется непосредственная проверка качества поступившего товара.

Она проводится по результатам внешнего осмотра поступивших товаров, в процессе которого определяется наличие явных дефектов, соответствие маркировки товаров требованиям нормативной документации и данным, указанным в паспортах.

Качество непродовольственных товаров сложного ассортимента подлежит сплошной проверке.

После приемки товары доставляются в помещение для хранения.

Хранение товаров осуществляется на складе, который оснащен вентиляционными устройствами и где проведено центральное отопление.

Организационная структура торгового предприятия ООО «Триоль» представлена на рис 1.

Рис. 1 Организационная структура торгового предприятия ООО «Триоль»

Далее проведем анализ основных показателей торгово-хозяйственной деятельности ООО «Триоль» (таблица 3.2).

Источниками для получения сведений является бухгалтерская отчетность ООО «Триоль», представленная бухгалтерским балансом за 2010 год (Приложение 1) и отчетом о прибылях и убытках (Приложение 2).

Таблица 3.2 - Анализ основных показателей торгово-хозяйственной деятельности ООО «Триоль» за 2009-2010 гг.

Показатели	Ед. изм.	Пр год	Отч год	Откл	Темп роста
А	Б	1	2	3	4
Оборот розничной торговли	тыс. руб.	20244	20380	+136	100,67
Торговая площадь	м2	240	240	-	100,00
Товарооборот на 1м2 торговой площади	тыс. руб./м2	84,35	84,92	0,57	100,67
Численность работников	чел.	19	21	+2	110,53
В т.ч. работников топ	чел.	12	14	+2	116,67
Производительность труда одного работника	тыс. руб./чел.	1065,47	970,48	-95,00	91,08
Производительность труда одного работника ТОП	тыс. руб./чел.	1687,00	1455,71	-231,29	86,29
Фонд заработной платы	тыс. руб.	978,1	1096,0	+117,90	122,05
- Уровень	%	4,83	5,38	+0,55	х
Среднегодовая заработная плата одного работника	тыс. руб.	51,48	52,19	+0,71	101,38
Среднегодовая стоимость основных фондов	тыс. руб.	566	568	+2	100,35
Фондоотдача	руб. /1 руб.	35,77	35,88	+0,11	100,31
Фондовооруженность труда	тыс. руб./чел.	22,64	21,04	-1,6	92,93
Коэффициент эффективности исп-я основных фондов	тыс. руб. /1 руб.	2,99	3,11	+0,12	104,01
Среднегодовая стоимость об-х средств	тыс. руб.	1488	1279	-209	85,95
Время обращения оборотных средств	дни	26,46	22,59	-3,87	85,38
Коэффициент участия оборотных средств в каждом рубле оборота	тыс. руб./1 руб. ОРТ	0,07	0,06	-0,01	85,38
Коэффициент рентабельности оборотных средств	тыс. руб./1 руб. ОС	1,14	1,38	0,24	121,49
Себестоимость проданных товаров, работ, услуг	тыс. руб.	15515	15320	-195	98,74
Валовая прибыль	тыс. руб.	4729	5060	+331	107
- уровень	%	23,36	24,83	+1,47	х
Издержки обращения
-сумма	тыс. руб.	2411	2642	+231	109,58
- уровень	%	11,91	12,96	+1,05	х
Прибыль (убыток) от продаж	тыс. руб.	2318	2418	+100	104,3
- рентабельность продаж	%	11,45	11,86	+0,41	х
Прочие доходы	тыс.руб.	-	-	-	-
Прочие расходы	тыс. руб.	91	92	+1	101,1
Прибыль (убыток) до налогообложения	тыс. руб.	2227	2326	+99	104,4
- рентабельность предприятия	%	11,00	11,41	+0,41	х
Отложенные налоговые активы и	тыс. руб.	-	-	-	-
Отложенные налоговые обязательства	тыс.руб.	-	-	-	-
Единый налог на вмененный доход	тыс.руб.	534	558	+24	104,5
Чистая (нераспределенная) прибыль (убыток) отчетного периода	тыс. руб.	1693	1768	+75	104,4
Рентабельность конечной деятельности	%	8,36	8,67	+0,31	х

Рассчитанные показатели говорят об увеличении оборота розничной торговли в отчетном году на 0,67% или на 136 тыс. руб., конечная величина составила 20380 тыс. руб.

Оценивая эффективность использования отдельных видов ресурсов можно отметить следующее. Торговая площадь в отчетном периоде, так же как и в прошлом составила 240 м². При этом оборот розничной торговли на 1 м² увеличился на 0,57 тыс. руб./м² или на 0,67% и составил 84,92 тыс. руб/м²., т. е. торговые площади использовались в отчетном году более эффективно.

Численность работников торгового предприятия в отчетном периоде увеличилась на 2 чел, в том числе торгово-оперативного персонала и составила в отчетном году соответственно 21 и 14 чел.

Производительность одного среднесписочного работника в 2010 году стала равной 970,48 тыс. руб./чел., снизив свои показатели на 8,92% или на 95 тыс. руб./чел. Производительность труда одного работника торгово-оперативного персонала в отчетном периоде снизилась на 13,71% и составила 1455,71 тыс. руб./чел., что является негативным моментом в деятельности ООО «Триоль».

Фонд заработной платы по сравнению с прошлым годом увеличился на 117,90 тыс. руб. и составил в 2010 году 1096,0 тыс. руб. при темпе роста 12,05%. Среднегодовая заработная плата одного работника в динамике увеличилась с 51,48 до 52,19 или на 1,38%. Уровень фонда заработной платы в отчетном периоде увеличился на 0,55%. Так как темпы роста фонда заработной платы превышают темпы роста производительности труда, деятельность предприятия в этом отношении можно назвать не эффективной.

Среднегодовая стоимость основных фондов в динамике увеличилась на 2 тыс. руб. или на 0,35% и составила 568 тыс.руб., что в итоге привело к снижению в отчетном году фондоотдачи основных фондов на 0,31% до 35,88 руб., что отрицательно характеризует финансово-хозяйственную деятельность предприятия. Между тем фондовооруженность работников торгового предприятия уменьшилась на 92,92% или на 1,6 тыс. руб./чел и составила 21,04 тыс. руб./чел. Данная динамика оценивается отрицательно, так как каждый работник в стоимостном выражении стал менее обеспечен основными фондами.

Среднегодовая стоимость оборотных средств в отчетном периоде составила 1279 тыс. руб., уменьшив свои показатели по сравнению с прошлым годом на 209 тыс. руб. При этом необходимо отметить уменьшение времени обращения оборотных средств на 3,87 дня. Себестоимость проданных товаров в отчетном году снизилась на 195 тыс. руб. или 1,26%. Положительным моментом в деятельности предприятия является увеличение суммы и уровня валовой прибыли на 331 тыс. руб. или 1,4% соответственно, что положительно сказалось на финансовом результате- прибыли от продажи, которая возросла на 100 тыс. руб., а рентабельность продаж увеличилась на 0,41%.

Учетной политикой предприятия установлено, что ежегодно в период с 1 октября по 1 декабря проводится инвентаризация товарно - материальных ценностей, основных средств и расчетов с контрагентами предприятия.

Бухгалтерия предприятия состоит из четырех человек. Во главе бухгалтерии стоит главный бухгалтер, который осуществляет контроль за работой бухгалтерской службы. Кроме этого главный бухгалтер предприятия разрабатывает учетную политику организации ежегодно, при этом в его обязанности входит также отслеживать последние изменения законодательства и вовремя вносить изменения, как в учетную политику, так и в иные внутренние документы пред...