Основы делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари). Организация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раздел книги.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Очень важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.

Движение документа и его обработка с момента получения и до отправки может быть разложена на этапы: получение и первичная обработка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справочная работа, отправка. После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методическими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвящённая текущему хранению документов.

Ещё более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения они передаются на вечное хранение в государственный архив. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями.

Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся специальным подразделением (бюро) или назначенным работником. В небольшой организации (фирме) эта работа может быть поручена как отдельная функция секретарю-референту (секретарю).

Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслуживание совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности участвует значительное количество работников, он наиболее дорогостоящ и требует особо тщательной подготовки и чёткости в проведении. Порядок подготовки, обслуживания совещаний, ведения и оформления протокола подробно освещены в последней главе книги.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать каждый управленец.



1. Понятие документа

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

1.1 Виды документов

Любой документ обладает множеством свойств , присущих его форме и содержанию . Наличие идентичных и свойств у других документов позволяет объединить их в группу, вид . В подобной группе эти свойства выходит на первый план , в связи с чем возможно из изучение использование в практической деятельности .

К одному виду относится такие группы источников, которые имеют устойчивые признаки , возникающие и закрепляющиеся силу общности функций данных источников в жизни общества Определяющими видообразующими моментами являются:

1. Социально-экономического назначение документа, обусловившие факт его возникновения

2. Материальная конструкция

3. Читательниц адрес

4. Знаковая природа информации

5. Связанность с другими изданиями

6. Временные особенности выпуска.



2. Бланки документов

бланк документ организационный

Бланк документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами.

Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. Но, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могут быть изготовлены только полиграфическим способом.

В организации обычно применяются два вида бланков - для письма и общий бланк для всех других видов документов. Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов:

Таблица 1

БЛАНК ПИСЬМА	ОБЩИЙ БЛАНК
РЕКВИЗИТЫ
Герб	Герб
Эмблема организации	Эмблема организации
Наим. организации - автора документа	Наименование организации - автора документа
Спр. данные об организации - авторе	Место для наим. вида документа (или вид док.)
Дата документа	Дата документа
Регистрационный номер документа	Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа	Место составления или издания документа

Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: А4 и А5 допускается также использование бумаги форматов A3 и А6. Форматы бумаги имеют следующие размеры (в мм):

A3-297x420; А5-248x210;

А4-210x297; А6-105x148.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм):

левое -- не менее 20; верхнее -- не менее 15;

правое -- не менее 10; нижнее -- не менее 20.

Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением Государственного герба, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования (города, сельского населенного пункта). Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков:

* общий бланк;

* бланк письма;

* бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. На общем бланке могут присутствовать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06.

В бланке письма используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04,06,07.

Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты: 01, 02,03,05,06,08,12.

Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях (договор, акт, протокол, служебное письмо и др.), могут изготавливаться бланки с унифицированным текстом.

Кроме перечисленных реквизитов на бланке могут быть отмечены (уголками, черточками) места для размещения следующих реквизитов: 09, 10, 11, что 14, 15, 16, 17, 18, 19. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты бланка размещаются вдоль верхнего поля документа, при угловом концентрируются в верхнем левом углу документа; при этом реквизиты 06, 07, 08,12 и ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 размещают одним из двух способов:

* центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

* фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Вариант бланка с угловым расположением более экономичен и удобен с точки зрения использования рабочей площади документа.

В соответствии с действующим законодательством бланки документов могут изготавливаться на двух языках -- русском и национальном (если на территории, на которой расположена организация, в качестве второго государственного языка используется национальный.

Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа -- те же реквизиты организации -- автора документа на русском языке.

При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним -- на иностранном.

Угловое расположение реквизитов на бланке

Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Л/то/размеров 12, 13,14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами -- 1,5-3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополни тельных значков. Номер страницы проставляется в середине верх него поля.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки документов с изображением Государственного герба, гербов субъектов Российской Федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков -- на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков. Учитывается количество изготовленных бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации. формуляр - образец.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ -- это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации. Настоящий стандарт устанавливает форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы отчетно-статистической документации, а также требования к построению формуляра - образца, основные реквизиты, правила их расположения и требования к бланкам.

Документы, входящие в состав системы государственного статистического наблюдения, необходимо оформлять на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Размер левого поля на лицевой стороне должен быть не менее 20 мм, правого поля - 10 мм. При печатании документов на оборотной стороне листа размер левого поля должен соответствовать размеру правого поля на лицевой стороне, размер правого поля должен соответствовать размеру левого поля на лицевой стороне. Размер верхнего и нижнего полей должен быть не менее 10 мм.

Документы, входящие в состав системы государственного статистического наблюдения, должны состоять из трех частей: заголовочной, содержательной и оформительской, в пределах которых располагается пять зон.

Проектирование формуляра - образца производится на ПЭВМ с использованием текстового редактора Word. При этом следует соблюдать следующие параметры:

- шрифт - TimesNewRoman;

- размер шрифта - 10;

- межстрочный интервал - одинарный;

- размер шрифта для наименования разделов формы - 12.

Гриф "Федеральное государственное статистическое наблюдение" ("региональное государственное статистическое наблюдение") набирается прописными буквами, жирным шрифтом. Текст "Конфиденциальность гарантируется получателем информации" и название формы печатаются прописными буквами. Бланки форм государственного статистического наблюдения следует изготавливать в соответствии с формуляром - образцом.

При наличии свободного места на бланке допускается печатать типографским способом инструктивные указания по заполнению формы.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации";

09 - справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.2

15 - адресат;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.



Заключение

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации - авторе документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов достаточной плотности.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового, так и продольного их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20% площади формата. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя и нанесения резолюции. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Бланки обычно изготавливают типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации.



Список используемой литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. М.- Ростов на Дону. «МарТ». 2015

2. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. С учетом новых правил ведения трудовых книжек и ГОСТ Р 6.30-1-2003. Проспект 2014.

3. Чуковенков А.Ю. Янковская В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД). Требования к оформлению документов». М., «Проспект». 2016.

4. http://diplomba.ru/work/27399

5. http://www.edou.ru/enc/razdel12/?COURSE_ID=3&LESSON_ID=48

6. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_707/a0f08b001d59b638b66c6ae87019a03ef628ed3a/



Приложение 1

Рис. 1. Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов.

Рис.2. Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов.

Рис.3. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов.



Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

В общем бланке он располагается на том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатают прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Обычно это делается машинописным способом. Однако если бланк для какого-либо вида документа требуется достаточно часто и годовая потребность в нем известна, то такие бланки с наименованием вида документа изготавливаются типографским способом.

На общих бланках печатаются реквизиты 1 - 3, 6 - 8 и 14, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов 4, 5, 11, 12, 17, 19, 20, 24, а также отметки для пробивки отверстий для подшивки.



Приложение 2

Рис.4. Пример оформления общего бланка

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации

02 - герб субъекта Российской Федерации

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания))

08 - наименование организации

10 - наименование вида документа

14 - место составления или издания документа, а также ограничительные отметки для реквизитов

11 - дата документа

12 - регистрационный номер документа и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:

18 - заголовок к тексту

19 - отметка о контроле.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке (приложение 4).



Приложение 3

Рис.5. Бланк приказа с продольным расположением реквизитов

БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА

Бланки организационно-распорядительных документов могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица.

Бланк для должностного лица создается в том случае, если данное должностное лицо имеет право подписи.

На бланке должностного лица под наименованием организации должно указываться наименование должности.

Образец бланка должностного лица приводится в приложении 5 к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

бланк документ организационный



Рис.6

Размещено на Allbest.ru

...