Языковые особенности документов

Понятие документа. Языковые особенности документов, их реквизиты



1. Языковые особенности документов

канцелярский документ реквизит текст

Тексты административно-канцелярского подстиля называются документами. Документы выполняют две основные функции: информационно-содержательную (повестка, объявление) и организационно-регулирующую (распоряжение, приказ, деловая переписка). Документы как тип текста обладают следующими языковыми особенностями:

Лексические особенности

1) использование терминов различных сфер деятельности в зависимости от ситуации (профессионально-техническую, бухгалтерскую, торговую, спортивную и т.п.):

а) номенклатурные обозначения различных предприятий, учреждений (Центральный Банк России, Государственная налоговая инспекция, Открытое акционерное общество (ОАО), Московская товарная биржа и др.);

б) наименования должностей, ученых званий, степеней;

в) терминология, связанная с оформлением деловых бумаг: входящий, исходящий (документ), документооборот (движение документов в учреждении), индекс (условные обозначения, присваемые документам в процессе их учета (регистрации) и исполнения), гриф (пометка, указывающая на особый характер документа - «секретно», «срочно», «лично»), реестр (перечень, список чего-либо, применяемый в делопроизводстве.

2. Устойчивые обороты, характерные для документов (канцеляризмы): Настоящим отвечаю на Ваше письмо от…; В соответствии с протоколом о взаимных поставках прошу Вас…

Выбор той или иной формулировки обусловлен задачами смысловой части текста:

1. В письмах, содержащих мотивацию тех или иных действий, пишут: В соответствии с; На основании; В связи с

2. Для ввода информации используются формулы: Ставлю Вас в известность…; Сообщаем Вам…

3. Для указания на причину составления текста: По причине задержки оплаты…; В связи с неполучением счета-фактуры…; Вследствие изменения цен на энергоносители…

4. При ссылках на известные документы приняты такие формулы: Ссылаясь на Ваше письмо от…; В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…; В ответ на Ваше письмо…; Согласно постановлению правительства…

5. При указании на цель отправления письма употребляются такие обороты: В целях скорейшего решения вопроса…; В целях выполнения распоряжения…; Для согласования вопросов участия…

На морфологическом уровне

Для морфологии административно-канцелярского жанра характерно употребление личных форм глагола и личных местоимений, что объясняется конкретизацией речевых средств в деловых документах этой группы. Здесь чаще представлены формы множественного числа, поскольку адресат и автор деловой переписки выступают от имени коллектива. И только в заявлении, объяснительной записке, расписке, автобиографии личные формы глаголов и местоимений употребляются в единственном числе (Прошу предоставить мне отпуск…; Я, Комарова Елена Ивановна, взяла в библиотеке…).

Для административно-канцелярской речи не характерна экспрессия, но в особых случаях (праздничный приказ по учреждению, почетная грамота, адрес юбиляру) возможно использование оценочных суффиксов, степеней сравнения имен прилагательных, образных выражений.

На синтаксическом уровне

Синтаксис канцелярских документов отличается сложностью: употребительны сложноподчиненные предложения, длинный перечень однородных членов, причастные и деепричастные обороты.

В приказах и распоряжениях преобладают побудительные предложения с инфинитивом, выступающим в значении повелительного наклонения (зачислить, назначить, представить развернутый план работы, контроль за исполнением приказа возложить на…). Однако в других видах административно-канцелярских документов побудительные предложения используются редко. Это объясняется тем, что по сравнению с законодательным в канцелярском подстиле смягчена модальность долженствования (она характерна лишь для приказов и распоряжений), поэтому способ изложения в канцелярских текстах в основном описательный (в отчете, акте, характеристике) и повествовательный (в автобиографии), менее распространено рассуждение, оно употребляется главным образом в служебном письме, где нужно что-либо обосновать, доказать. В канцелярских документах повествование, описание и рассуждение часто сочетаются между собой. Директивный стиль изложения в этих документах встречается редко (в основном в приказах, распоряжениях).

Большую роль в канцелярском подстиле играет графика, написание и расположение реквизитов.

2. Состав реквизитов документов

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; компьютерную обработку.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) герб субъекта Российской Федерации;

3) эмблема организации или товарный знак;

4) код организации;

5) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6) идентификационный номер налогоплательщика \ код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

7) код формы документа;

8) наименование организации;

9) справочные данные об организации;

10) наименование жанра документа;

11) дата документа;

12) регистрационный номер документа;

13) ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14) место составления или издания документа;

15) адресат;

16) гриф утверждения документа;

17) резолюция;

18) заголовок к тексту;

19) отметка о контроле;

20) текст документа;

21) отметка о наличии приложения;

22) подпись;

23) гриф согласования документа;

24) визы согласования документа;

25) печать;

26) отметка о заверении копии;

27) отметка об исполнителе;

28) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29) отметка о поступлении документа в организацию;

30) идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Эти реквизиты называют постоянными. Остальные реквизиты (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться; их называют переменными.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа по центру относительно наименования организации.

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Проставляется рядом с наименованием вида документа.

«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и некоторые другие данные (номер факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц - фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты.

«Наименование вида документа» обычно располагают в центре страницы. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.

«Дата» - один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:

1) дата его подписания или утверждения;

2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г. Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

«Регистрационный номер документа» проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».

Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма).

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации: Самарская академия культуры и искусств

Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В. М. Кочергину

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименования должности лица, утверждающего документ; 2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО

Генеральный директор

ООО «Гранд»

Подпись Н. К. Климов

01.02. 2005.

Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.

Резолюция - это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Например:

И.С. Боткину

Подготовить проект контракта к 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; «чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста. В конце заголовка точка не ставится. Объем не должен превышать 5 строк.

Отметка о постановке документа на контроль обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

«Текст» - основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Связный текст документа, как правило, состоит из двух частей:

1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;

2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать только основную часть (например, приказы, письма, заявления).

В письмах используются следующие формы изложения текста:

* от первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);

* от первого лица множественного числа (просим, направляем);

* от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).

Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме, например:

Приложение:

1. Контракт от 10.02.2004 № 21/3 на 4л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15. 10. 2004 № 17 на 2л. в 3 экз.

В состав реквизита «подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ЗАО «Партнер»

Личная подпись А.П. Рысков

24.03.2005

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего:

Директор завода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа.

«Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица.

Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.

Отметка о заверении копии документа.

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39 или

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Реквизит включает в себя:

* слово «В дело»;

* номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

* при отсутствии копии - ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

* подпись исполнителя документа;

* дату проставления отметки.

В дело 13-45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01-11/201

В дело 7-1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

3. Некоторые правила оформления документов

1) Употребление местоимений.

Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…

2) Числительные.

Для написания числительных используют три формы:

1. буквенную (три фотоаппарата);

2. цифровую (10 печатных листов);

3. буквенно-цифровую (100-тысячный).

Буквенная форма чисел используется:

- При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;

- В названиях мероприятий.

Цифровая форма чисел используется:

- В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;

- Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;

- Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву- и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.

Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.

Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.

Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.

Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.

Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.

Размещено на Allbest.ru

...