Бухгалтерский аутсорсинг. Достоинства и недостатки

Размещено на http://www.allbest.ru/

Ставропольский государственный аграрный университет

Бухгалтерский аутсорсинг. Достоинства и недостатки

Терещенко Игорь Александрович, бакалавр, студент

Кулиш Наталья Валентиновна,

кандидат наук, профессор, заведующий кафедрой

В данной статье рассмотрены основные моменты бухгалтерского аутсорсинга как достаточно нового направления в бизнесе России, а также определены ключевые причины приобретения бухгалтерских услуг у сторонних организаций.

Аутсорсинг - вид услуг, который только набирает обороты на российском рынке. Однако в мире он далеко не является новинкой. В последнее время новой и эффективной формой ведения бизнеса стал аутсорсинг - передача сторонней компании части выполняемых функций или даже целиком отдельный бизнес-процесс.

И для того, чтобы перейти к рассмотрению бухгалтерского аутсорсинга нам необходимо разобраться в сущности данного вида услуги.

Аутсорсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) -- передача организацией определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания.

Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга является повышение эффективности предприятия в целом и появление возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания.

Аутсорсер - специализированная организация класса (B2B), поставщик услуг аутсорсинга. Основными признаками аутсорсинговой организации - выделение в бизнесе ключевого процесса оказания услуг, являющихся для других организаций вспомогательными.

Некоторые виды деятельности слишком затратные или обременительные, если выполнять их силами компании, например, если они требуют длительного обучения или наличия определенных материальных и нематериальных активов, в частности особой корпоративной культуры, мотивации, высокого уровня доверия покупателей и поставщиков. Все это нельзя приобрести в одночасье, а можно только получить со временем и благодаря целенаправленным усилиям.

На сегодняшний день в мире существует множество разновидностей аутсорсинга бизнес-процессов, многие из которых успешно применяются и на российских предприятиях. В зависимости от специфики, отрасли деятельности, целей и задач в каждой конкретной организации процессы, которые передаются сторонним компаниям, могут существенно отличаться друг от друга.

Среди всего предлагаемого разнообразия различают три основные разновидности аутсорсинга:

1. функциональный -- передача функций управления;

2. операционный -- передача функций производства;

3. ресурсный -- отказ от собственных ресурсов и приобретение их на стороне.

Отрасли, в которых сегодня наиболее распространена работа аутсорсеров:

· бухгалтерский учет и расчет налогов;

· юридическое обеспечение деятельности;

· расчет заработной платы сотрудников;

· управление персоналом;

· информационные системы и управление базами данных;

· маркетинговые коммуникации и связи с общественностью;

· управление проектами от разработки до реализации;

· вопросы экономической и информационной безопасности;

· управление логистикой и доставкой;

· производство;

· сборка и тестирование;

· уборка и обслуживание;

· управление транспортом, его техническое обслуживание и ремонт (воздушные и морские суда, автомобильный, железнодорожный транспорт)

Зачастую используют несколько вариантов сотрудничества:

· партнеры предоставляют сырье и технологии, а компания -- оборудование и рабочих. В этом случае партнеры присылают специалиста, который контролирует производственный процесс;

· партнеры заказывают компании продукцию, и компания, используя свои технологии, сырье, персонал, выдает свой продукт под чужой торговой маркой.

Широко развит аутсорсинг бизнес-процессов. Он представляет собой передачу сторонней компании отдельных бизнес-процессов, не являющихся для компании основными, например, управление персоналом, бухгалтерский учет, логистика, маркетинг, реклама. В связи с разными задачами, которые ставят перед собой заказчики, передавая на аутсорсинг отдельные функции компании, услуги, соответственно и договоры на оказание работ (услуг) могут значительно отличаться в разных ситуациях и моделях бизнеса.

Бухгалтерский аутсорсинг - это передача ведения бухгалтерского учёта предприятия сторонним специалистам с целью оптимизации бизнес-процессов. Бухгалтерский аутсорсинг позволяет компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты.

Аутсорсинг бухгалтерии не является привлечением внештатного бухгалтера. Аутсорсингу присуща, главным образом, передача регулярных функций. В то время как привлечение внештатного специалиста необходимо расценивать скорее как передачу эпизодических объёмов работ конкретному исполнителю.

Фирмы-аутсорсеры готовят первичную документацию по хозяйственным операциям; составляют концепцию учета и проводят консультирование; ведут бухгалтерский учет по всем регистрам; составляют регистры учета; рассчитывают заработную плату и начисляют налоги на фонд оплаты труда; рассчитывают все налоги; составляют бухгалтерскую отчетность (расчеты, декларации); сдают отчетность в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды; представляют интересы в налоговой инспекции и внебюджетных фондах; принимают на своей территории инспекторские проверки из налоговой инспекции и фондов.

Подпункт «в» пункта 2 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предоставил право руководителям организаций передавать на договорных началах ведение бухгалтерского учета: централизованной бухгалтерии; специализированной организации; бухгалтеру-специалисту.

В приказе по учетной политике организация, принявшая решение о передаче ведения бухгалтерского учета аутсорсеру, должна обязательно зафиксировать этот момент.

Для оказания услуг по ведению бухгалтерского учета, составлению финансовой (бухгалтерской) отчетности заключается договор возмездного оказания услуг в соответствии с пунктом 2 статьи 779 Гражданского кодекса Российской Федерации. Отметим, что в договоре необходимо четко прописать обязанности сторон, установить сроки выполнения обязательств, а особенно четко разграничить ответственность организации - заказчика и аутсорсера за выполнение тех или иных операций по ведению бухгалтерского учета.

Согласно пункту 5 Закона №129-ФЗ бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации. Отметим, что сведения, указанные в отчетности, могут заверять не только руководитель организации, главный бухгалтер, но и представитель организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета.

В зависимости от видов деятельности организации, от количества совершаемых организацией хозяйственных, от используемой организацией автоматизированной системы обработки документов и так далее складывается стоимость услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета.

Причем следует отметить, что аутсорсинговые компании при определении стоимости своих услуг, как правило, устанавливают дифференцированный подход к фирмам - заказчикам. В основном, при бухгалтерском аутсорсинге используются несколько видов тарифов: так называемый «нулевой» тариф, предлагаемый вновь образованным организациям, имеющим нулевой баланс; базовый тариф, используемый в отношении заказчиков, имеющих небольшие объемы учетной работы; тариф, разработанный для организаций, нуждающихся в полном спектре бухгалтерских услуг.

Кроме того, организация-заказчик может заказать и любые другие дополнительные услуги, например, оптимизацию налоговых платежей.

Затраты на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонней организацией, у организации - заказчика относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Однако такие расходы должны быть документально подтвержденными, экономически обоснованными и связанными с получением дохода.

При исчислении подлежащего уплате налога на прибыль организаций расходы на привлечение организации-аутсорсера уменьшают полученные доходы только в том случае, если такие расходы экономически оправданы. Доначислить налог на прибыль налоговый орган не вправе, если произведенные налогоплательщиком расходы на оплату услуг, оказанных по договору аутсорсинга, документально подтверждены и экономически целесообразны.

В бухгалтерском учете расходы на оплату услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета специализированной организацией признаются в качестве управленческих расходов, формирующих расходы по обычным видам деятельности.

При этом в бухгалтерском учете составляются следующие записи:

Основные преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг

Первое преимущество - это высокий кадровый потенциал. Ведение учета в Вашей фирме будут заниматься только высококвалифицированный персонал аутсорсинговой фирмы, который будет его постоянно обучать и проводить соответственные тренинги.

Узкая предметная специализация фирмы-подрядчика, позволяет решать поставленные вопросы на высоком профессиональном уровне с надлежащей надежностью и качеством. Кроме того, исключается какая-либо прерывность бизнес процессов по болезни или замене сотрудников на время отпуска.

Гибкость в управлении кадровыми ресурсами, то есть фирме заказчику уже не нужно волноваться относительно сокращения сотрудников при перепрофилировании или уменьшении объемов производства.

Рабочие место бухгалтера полностью содержится за счет аутсорсинговой компании, что позволяет сэкономить значительную долю денежных средств.

Перераспределение ответственности. Вся ответственность относительно организации учета на предприятии заказчика и правильности его ведения полностью возлагается на аутсорсинговую фирму. Высокий профессионализм сотрудников фирмы позволит найти нетрадиционные решения проблем, которые возникают в процессе аутсорсинга и всегда готовы отстоять их в споре с фискальными органами. Данное перераспределение ответственности позволяет снизить риск принятия некорректных решений, и значительно увеличиваются шансы в случае возникновения таких споров, поскольку здесь могут подключиться юристы и аудиторы аутсорсинговой фирмы.

Убытки, которые возникают в процессе предоставления неправильных расчетов или нарушение сроков сдачи отчетов, полностью погашаются за счет аутсорсинговой фирмы.

Экономия времени. Руководство предприятия может больше сосредоточится именно на развитие фирмы, а не распылятся на решение непрофильных задач.

Экономия денег. Стоимость аутсорсинга бухгалтерских услуг зависит не от ставки специалиста, а от объема выполненной работы. Таким образом, стоимость предоставляемых услуг будет значительно ниже, нежели нанять штатного бухгалтера. Кроме того, если Вы обращаетесь в аутсорсинговую компанию, то получаете не только высококвалифицированного специалиста в бухгалтерской сфере, но и имеете возможность получить дополнительную консультацию у аудитора и юриста.

Еще одним преимуществом аутсорсинга является заключение договора на бухгалтерское обслуживание между заказчиком и аутсорсинговой компанией дополнительно регламентирует права и ответственность сторон, тем самым работник более ответственно относится к своим должностным обязанностям.

Недостатки бухгалтерского аутсорсинга

Конфиденциальность информации. За счет этого недостатка очень высокий процент вероятности утечки информации. В условия кризиса, теневой экономики очень опасно доверять свои данные посторонним людям. Так, к примеру, из-за простой халатности работники аутсорсинговой компании могут потеряться какие-то важные документы.

Руководство наших предприятий еще не научилось полностью доверять третьим лицам. Некий «психологический барьер», который мешает полноценному сотрудничеству между заказчиком и аутсорсинговой фирмой. По мнению некоторых руководителей, штатный бухгалтер имеет профессиональную ответственность перед компанией, тем самым доверяет ему больше финансовых подробностей и нюансов.

Удаленность. При особенностях ведения бизнеса в нашей стране руководству предприятий не всегда устраивает отсутствие бухгалтера «под рукой». бухгалтерский учет услуга аутсорсинг

Компании, которые имеют большой объем документооборота, и сложные бизнес-процессы стоимость услуги может значительно вырасти из-за необходимости привлечения больших ресурсов аутсорсеров.

И так аутсорсинг, как и любая другая услуга имеет свои преимущества и недостатки, однако для ведения бизнеса в современных условиях при постоянном привлечении иностранных инвестиций очень сложно обойтись без услуг аутсорсеров.

В заключение необходимо подчеркнуть, что преимущества от использования бухгалтерского аутсоргинга являются очевидными. Причем выгода значительна и сохраняется и при аутсорсинге услуг главного бухгалтера (то есть не комплексного аутсорсинга бухгалтерского учета), и при других возможных вариантах, таких как аутсорсинг отдельного участка бухгалтерского учета, например: учета заработной платы, учет основных средств, но не стоит забывать, что существуют ряд факторов, которые в ряде случаев имеют более приоритетное значение, чем выгода от сокращения расходов организации, основные из них:

· индивидуальные особенности отраслевой специфики, которые не позволяют эффективно использовать аутсорсинг бухгалтерского учета на предприятии.

· получение оперативной информации для данных управленческого учета и бухгалтерского при условии не четко отлаженного бизнес-процесса получения учетной информации.

Для решения данной проблемы в организации необходимо четко регламентировать бизнес-процесс получения учетной информации. В случае наличия четко отлаженного бизнес-процесса получения учетной информации возможно корректное разделение управленческого учета и бухгалтерского с передачей последнего аутсорсеру.

Кроме того, следует тщательно выбирать аутсорсинговую компанию, так как от некачественных услуг издержки компании могут не уменьшиться(если компания недостаточно опытна в предоставлении такого вида услуг), а наоборот, увеличиться. Поэтому разумных подход в выборе компании также поможет снизить риск головной боли у заказчика услуги.

Размещено на Allbest.ru