Теоретико-методологічні засади експертизи цінності документів в електронній формі

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 930.25

DOI: 10.26661 /swfh -2017-49-047

теоретико-методологічні засади експертизи цінності документів в електронній формі

Ю.Г. Чернятинська

Ключові слова: документ в електронній формі, експертиза цінності, веб-сайт, електронний інформаційний ресурс, Інтернет-ресурс, Національний архівний фонд.

Cherniatynska Y. The theoretical and methodological principles examination value of the documents in electronic form

Key words: document in electronic form, examination value, website, electronic information resources, online resource, the National Archive Fund.

Забезпечення суспільства достовірною ретроспективною інформацією є одним із головних завдань архівних установ України на сучасному етапі. Технічний розвиток та соціально-економічні зміни в житті української держави і суспільства, поява нових типів документів, зокрема в електронній формі, безумовно вплинули й на формування Національного архівного фонду (далі - НАФ), комплектування архівів та експертизу цінності таких документів.

Нині розвиток технічних засобів досягнув таких масштабів, що майже кожна людина може створити за допомогою свого персонального комп'ютера, смартфона, планшета, як текстові, так і фото-, аудіо- та відеодокументи в електронній (цифровій) формі. Більшість з нас постійно користується ними в мережі Інтернет, де циркулюють їх різні типи. Зважаючи на поширення апаратних та технічних засобів, що дозволяють документувати інформацію в автоматизованому режимі на високому професійному рівні та надають можливість прискореного обміну такою інформацією на будь-яку відстань, цілком природньо, що до більшості зазначених вище документів не створюються паперові примірники, як інформаційні об'єкти, які не потрібні в окреслених (таких) умовах для забезпечення діяльності сучасних фізичних та юридичних осіб.

Від зміни форми документа, його зміст не стає менш цінним. Тому, щоб повністю відобразити та окреслити сучасні історичні події, архівісти вже сьогодні розпочали зберігання документів в електронній формі. Такі особливості, як відсутність у складі документів в електронній формі засобу, що на технічному рівні фіксує їх цілісність та неспростовно підтверджує авторство та юридичну силу, подібно електронному (цифровому) підпису; зберігання документної інформації у формі файла, що робить цю інформацію від'ємною від більшості сучасних носіїв, на яких вона може бути зафіксована, без пошкодження цих носіїв та самої інформації; залежність таких документів від формату даних, в якому вона кодується, що потребує наявності апаратно-програмних засобів для опрацювання цих форматів даних з метою відтворення документної інформації у формі зрозумілій для людини тощо, зумовлюють специфіку експертизи цінності документів в електронній формі.

Метою статті є висвітлення значущості та особливостей документів в електронній формі як джерел інформації, характеристики основних положень методики експертизи цінності документів в електронній формі та їх відбору на постійне зберігання для забезпечення формування НАФ документами сучасних форм.

Питання експертизи цінності документації, розвитку її теоретико-методологічного, організаційного та нормативного забезпечення, з урахуванням особливостей документів в електронній формі, на сьогодні привертають увагу широкого кола архівознавців у світі, у тому числі й українських, що підтверджується значною чисельністю наукових публікацій з цього питання, зокрема таких авторів: Л. Афанасьєва [1], Т. Іствуд [2], І. Матяш [3], К. Понтек [4], І. Савченко [5], І. Студенніков [6]. Окрему увагу оновленням у нормативному забезпеченні експертизи цінності документації приділено в дослідженнях К. Селівєстрової [7]. На нашу думку, досить добре визначені питання проведення експертизи цінності «традиційних» документів на теоретичному, нормативно-правовому та методичному рівнях. Однак, у той самий час залишаються не вирішеними проблеми в експертизі цінності документів в електронній формі.

Сьогодні у всіх сферах діяльності документи в електронній формі поступово замінюють документи з паперовою основою або ж їм надають перевагу, зважаючи на переваги, що такі документи надають під час організації діловодства: пришвидшення документообігу, скорочення часу опрацювання документів, покращення контролю виконання документів, досягнення максимальної уніфікації документів тощо. Різноплановість тем, об'єктів, подій, що відображають документи в електронній формі наближує ці документи за їх значущістю до паперових та аудіовізуальних. Адже такий документ може фіксувати не лише сам факт події, але й відображати її зовнішні прояви. Наприклад, документ у формі веб-сайта, може одночасно передати зміст (те, що говорив певний діяч) і форму (як він це говорив) окремої події. Слід зазначити, що такі документи мають складну форму, яка впливає на подальше відтворення їх інформації. Однак, розділяти цю інформацію на окремі текстові та аудіовізуальні документи, вважаємо, недоцільно. Це призведе до втрати переваг щодо застосування сучасних технологій документування інформації, які наближують користувача такими документами до більш реалістичного багатоаспектного сприйняття цієї інформації.

Документи в електронній формі, як додаткові засоби відтворення подій, допомагають залишити різносторонню інформацію про сьогодення. Досить часто такий документ немає необхідності роздруковувати, оригінал такого документа залишається лише у формі, в якій його було створено. Саме тому інформацію, зафіксовану в документах в електронній формі, не можуть замінити інші джерела, і це визначає їхню самодостатність, унікальність та цінність.

У сучасному суспільстві, часто у важкодоступних, навіть, небезпечних місцях створюють документи в електронній формі, що передаються майже миттєво, незалежно від відстані, за допомогою сучасних засобів комунікацій, зокрема телефонного зв'язку або Інтернету: sms /mms-повідомлень , соціальних мереж, електронної пошти тощо. За таких обставин можуть документуватися природні чи антропогенні катастрофи, що робить такі документи незамінними, іноді основними джерелами інформації.

За допомогою документів в електронній формі можна висвітлити приватне життя громадян, адже воно часто не документується офіційними джерелами, а ще частіше близькі родичі не хочуть віддавати паперові документи (фотокартки, листи, свідоцтва), проте мають змогу та бажання передати до архівів оцифровані примірники таких документів. Безумовно, такі копії документів відносяться до фонду користування. Однак, що робити, коли оригінальний документ ніколи не буде переданий на зберігання до архіву або взагалі, назавжди втратиться? Чи може за таких умов цифровій копії документа бути наданий статус оригіналу? Це важливі питання, які на сьогодні не визначені як у законодавчій та нормативно-правовій, так і методичній базах. Сучасне покоління, здебільшого, не залишить епістолярної спадщини, адже мобільний та Інтернет зв'язок майже виключив традиційне листування як вид спілкування. На заміну йому прийшла Інтернет- переписка, у різноманітних її проявах. Вважаємо, найголовнішим завданням сучасної архівістики є дослідження складу та характеристик окреслених інформаційних об'єктів із метою визначення серед них нових форм документів, всебічне вивчення таких документів для вирішення питання щодо їх віднесення до НАФ.

Особливості документів в електронній формі, серед яких можна виділити: можливість зосередження в одному документі кількох форм (текст, звук, зображення), існування одного й того ж документа в різних форматах, внесення автором змін до вже створеного документа та інші, зумовлюють необхідність специфічного застосування загальних критеріїв цінності документів (походження, змісту, зовнішніх ознак), а також визначення спеціальних критеріїв їх оцінки та відбору на постійне зберігання.

Сучасна нормативно-правова та методична база відбору документів на постійне зберігання ґрунтуються на експертизі цінності. Відповідно до ст. 6-ої Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» внесення документів до НАФ або вилучення документів із нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності [8, с. 2]. Обов'язковість заходів з експертизи цінності - на основі встановлених архівознавством принципів і критеріїв - має за мету забезпечити надходження до НАФ максимум цінної ретроспективної документної інформації.

Відповідно до закону України «Про інформацію» одним із основних напрямів державної інформаційної політики є постійне оновлення, збагачення та зберігання національних інформаційних ресурсів [9, с. 2]. Експертиза цінності є невід'ємною складовою зберігання інформації, тобто забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв. Згідно з ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» експертиза цінності - це визначення культурної цінності документів на підставі чинних засад і критеріїв [10, с. 10].

Розрізняють оригінальні документи в електронній формі та оцифровані копії «традиційних» документів. Оригінальними документами в електронній формі є документи, створені в результаті авторського знімання, первинного запису текстової, зображальної інформації, яку створюють, зберігають і відтворюють лише апаратно-програмними засобами, наприклад, в інформаційно-телекомунікаційних системах.

Оцифрованими є документи, виготовлені в результаті переведення (оцифровки) в електронну форму раніше створених документів із використанням традиційних способів фіксації інформації (рукопис, друк на папері, плівці хімічним або магнітним способом тощо). Таке перетворення інформації «традиційних» документів в електронну форму називають ретроспективною конверсією (ретроконверсією) [11, с. 41-42]. Головною метою ретроконверсії є створення електронного (цифрового) фонду користування. Однак, якщо інформація оригіналів «традиційних» документів буде пошкоджена, без можливості відновлення, або втрачена і до них не створювався страховий фонд із плівковими носіями інформації, але існують оцифровані примірники таких документів чи можуть вони використовуватися для відновлення втраченої інформації? Отже слід вирішити питання щодо застосування таких цифрових копій документів для відновлення пошкодженої інформації або набуття ними статусу оригіналу.

Експертиза цінності документів в електронній формі проводиться на підставі загальних принципів історизму, об'єктивності, всебічності й комплексності, які дозволяють розглядати факти, що містяться в документах, неупереджено, з точки зору їх виникнення й розвитку, як єдине ціле, що складається із взаємопов'язаних елементів. Ефективному досягненню поставлених цілей та розв'язанню конкретних завдань експертизи сприяє також застосування наукових методів (підходів), а саме: загальнонаукових

SMS (от англ. Short Message Service - служба коротких повідомлень) - система, що дозволяє надсилати та отримувати текстові повідомлення за допомогою мобільних пристроїв, наприклад мобільних телефонів, що працюють у мережах мобільного зв'язку (стільникових) різних стандартів (GSM, NMT, DAMPS, CDMA).

MMS (от англ. Multimedia Message Service - служба мультимедійних повідомлень) - система, що дозволяє надсилати та отримувати мультимедійні (зображення та аудіо-, відеодані) повідомлення за допомогою мобільного пристрою, що працюють у мережах мобільного зв'язку (стільникових) різних стандартів.

(історичний, системний, функціональний, інформаційний, вибіркові методи, метод класифікації, моделювання та інші), спеціальних (джерелознавчий метод, соціологічні методи дослідження) і власне архівознавчий (метод експертних оцінок) [12, с. 133].

Для оцінювання й відбору на постійне зберігання документів в електронній формі застосовуються як загальні критерії цінності, що поширюються на всі види документів, такі як критерії походження та змісту, так і специфічні - обумовлені особливостями таких документів: дублювання інформації, можливість її відтворення, відсутність шкідливого програмного коду.

На сьогодні основними завданнями експертизи цінності документів в електронній формі є визначення документів, які мають наукову, практичну й культурну цінність і підлягають внаслідок цього постійному зберіганню.

Для проведення експертизи цінності документів в електронній формі спочатку необхідно здійснити оцінку їх технічного стану. Оцінка технічного стану такого документа складається з перевірки файла документа за ознаками, що нехарактерні для «традиційних» документів. Існує декілька необхідних ознак, на які звертають увагу під час такої (технічної) перевірки. Однією з головних є перевірка на відсутність шкідливого програмного коду, відповідно до вимог систем технічного захисту інформації, під час якої визначають чи можна такий інформаційний об'єкт зберігати разом з іншими документами. Таку перевірку слід проводити у відокремленій системі (комп'ютері) від основної інформаційно-телекомунікаційної системи, що перебуває в карантині, для унеможливлення зараження шкідливим кодом інших інформаційних об'єктів.

Наступним етапом можна вважати перевірку на цілісність та автентичність документа за допомогою криптографічного перетворення даних, результатом якого є унікальне геш-значення, що в подальшому, під час постійного зберігання, буде використовуватися для забезпечення підтвердження цілісності даних такого документа

Назва та номер алгоритму криптографічного гешування, за яким ведеться підрахунок геш-значення, зазначається в акті приймання-передавання на постійне зберігання та підлягає перевірці під час приймання на зберігання таких документів. Також проводиться перевірка на можливість відтворення даних документів в електронній формі, яка забезпечить відтворення документної інформації у формі, зрозумілій для візуального огляду та придатній для сприйняття людиною, що дозволяє з часу приймання таких документів на зберігання визначитися із способом, який забезпечує відтворення інформації (доступ до неї) під час їх постійного зберігання.

Серед критеріїв змісту для документів в електронній формі виділяють: значення інформації, зафіксованої в документі про подію, особу; повторення інформації в інших документах; електронну форму такого документа (веб-сайт, текстовий файл, електронне листування та ін.); справжність (автентичність, оригінальність) документа.

Під час проведення експертизи цінності документів в електронній формі особливу увагу також потрібно звертати на дублетність інформації документів. Із дублетних таких документів на постійне зберігання відбирають ті, що не містять повторюваної інформації, мають вищу якість зображення, кращі технічні характеристики та стан. Якщо технічний стан документів є незадовільним, то він може бути підставою відмови від приймання на зберігання, наприклад документ містить спотворені дані та невірний код, що впливає на відтворення змісту інформації.

Слід звертати увагу на наявність електронної форми паперового документа. Унікальною особливістю таких форм документів, зокрема електронних інформаційних ресурсів, є те, що вони можуть бути інструментом для опрацювання документної інформації, яка зафіксована на папері. Це готовий фонд користування з розвинутим довідковим апаратом, на створення якого зазвичай витрачається багато часу. На нашу думку, доцільно висунути до обговорення в архівній сфері питання щодо отримання цих електронних форм паперових документів від фондоутворювачів на законних підставах, адже це дозволить в майбутньому уникнути недешевої ретроконверсії цих документів.

Неможливо уявити поповнення НАФ документами в електронній формі, зокрема електронними інформаційними ресурсами, без унормування процесів створення, уніфікації, експертизи цінності, підготовки до передавання на архівне зберігання та приймання-передавання до архівних установ подібно тому, як це відбувається з «традиційними» документами.

На сьогодні запропоноване визначення головних та другорядних критеріїв відбору таких документів в електронній формі, як веб-ресурси [13, с. 7-11]. Серед головних критеріїв виділяють: «тематика» і «значущість для споживачів», додаткові критерії: «джерело, з якого здійснено відбір», «міра достовірності інформації» та «визначеність авторства».

Залишаються не вирішеними низка важливих питань: визначення на законодавчому та нормативноправовому рівні поняття «документ в електронній формі», статусу цих інформаційних об'єктів у діловодстві та діяльності громадян, дослідження питання інтерпретації системи загальних критеріїв експертизи цінності щодо документів в електронній формі, вивчення додаткових специфічних критеріїв оцінки електронних інформаційних ресурсів, веб-сайтів, баз даних, документів особового походження в електронній формі, їх значущість для держави, суспільства, людини та віднесення до НАФ.

У статті представлено особливості проведення експертизи цінності документів в електронній формі, запропоновано сучасні підходи у застосуванні як загальних, так і специфічних критеріїв експертизи цінності з урахуванням особливостей цих документів. Відбір таких документів розглядається як складова поняття експертизи цінності - разом з оцінюванням документів та визначається, як вид інтелектуальної та практичної діяльності, з визначення конкретних документів в електронній формі для віднесення їх до НАФ.

Джерела та література

1. Афанасьева Л. И. Проблема экспертизы ценности интернет-ресурсов на примере сайтов / Л. И. Афанасьева // Вестн. архивиста. - М., 2005. - № 4. - С. 163-175.

2. Іствуд Т. Експертиза цінності електронних документів / Террі Іствуд // Архіви України. - К., 2002. - № 1-3 (249). - С. 232236.

3. Матяш І. Б. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії. Діяльність експертних комісій / І. Б. Матяш, З. О. Сендик, Н. М. Христова // Архівознавство / за заг. ред. Я. С. Калакури, І. Б. Матяш. - К., 2002. - С. 163-168.

4. Понтек К. Критерії оцінки цінності аудіовізуальних документів // Архівознавство. - Археографія. - Джерелознавство: Міжвідомч. збірн. наук. пр. Вип. 8. - К., 2006. - С. 9-16.

5. Савченко І. В. Сучасне нормативно-правове регулювання експертизи цінності документації в установах: формування, складові та напрямки розвитку // Наукові праці історичного факультету Запорізького національного університету. - Запоріжжя, 2015. - Вип. № 43. - С. 323-326.

6. Студенніков І. В. До питання комплектування архівів у XXI столітті: нові можливості чи втрата позицій? // Архіви України. - К., 2000. - № 4-6. - С. 9-14.

7. Селівєстрова К. Експертиза цінності документів: уточнення поняття та його змісту // Студії з архівної справи та документознавства. - К., 2009. - Т. 17. - С. 73-82.

8. Про Національний архівний фонд та архівні установи [Електронний ресурс]: Закон України від 24.12.1993 № 3814-XII [із змінами]. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/3814-12. - Назва з екрана.

9. Про інформацію [Електронний ресурс]: Закон України від 02.10.1992 № 2657-XII [із змінами]. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2657-12. - Назва з екрана.

10. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять : ДСТУ 2732:2004. - Чинний від 01.07.2005 // Держспоживстандарт України. - К., 2005. - 32 с.

11. Кисловская Г. А. Ретроспективная конверсия карточных каталогов : дис. ... канд. пед. наук : 05.25.03 / Кисловская Галина Александровна ; Московский государственный университет культуры и искусств. - М., 2003. - 156 c.

12. Експертиза цінності управлінських документів: історія, теорія, методика. Науково-методичний посібник / С. В. Сельченкова, К. Т. Селіверстова ; Укрдержархів, УНДІаСд. - К. ; Рівне., 2011. - 170 с.

13. Критерії відбору веб-ресурсів як складової НАФ і джерела комплектування Центрального державного електронного архіву України: Метод. рекомендації / Держкомархів України, УНДІАСД, ЦДЕА України. - К., 2009. -13 с.

Размещено на Allbest.ru