Проблемы организации документооборота по учету расчетов с персоналом организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проблемы организации документооборота по учету расчетов с персоналом организации

Экономические науки

Барбашина Ирина Олеговна, студент Поволжский государственный университет сервиса

Аннотация

В данной статье рассмотрена основополагающая и незаменимая функция учетного аппарата экономического субъекта - ведение документации хозяйствующего субъекта. Умение внимательно прочесть и оценить правильность составления и заполнения, знать срок хранения различных категорий документов - одни из первых и ежедневно выполняемых задач бухгалтера, требующая тщательной регламентации при формировании графика документооборота в рамках применяемой учетной политики.

Одним из основных и трудоемких направлений деятельности бухгалтерии любой организации является ведение учета заработной платы персонала. Труд является важнейшим элементом издержек производства и обращения, следовательно, грамотный специалист должен знать все «тонкости» при ведении учета расчетов по заработной плате организации. Цель каждого бухгалтера -- полное и достоверное ведение учета деятельности организации.

Конкретизировать полномочия и выполняемые функции современного учетного аппарата могут выделенные задачи:

· ведение бухгалтерского и налогового учета активов, капитала, обязательств и фактов хозяйственной жизни;

· прием и контроль первичной документации;

· подготовка документов к счетной обработке;

· отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств и других объектов учета;

· формирование бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности и другие. [5]

Бухгалтера можно назвать одним из самых важных сотрудников в организации по нескольким причинам:

· бухгалтер владеет большим объемом информации о деятельности организации;

· обязательной задачей бухгалтера является знание всех контрагентов, с которыми взаимодействует данный хозяйствующий субъект;

· знание налогового и бухгалтерского законодательства в комплексе и умение сопоставлять и видеть границы вышеуказанных элементов.

Владение методами учета и анализа документации является неотъемлемым функциональным элементом для сотрудника данной профессии, что особенно важно при регламентации графика документооборота, в рамках применяемой учетной и налоговой политики экономического субъекта. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г. локальный уровень нормативного регулирования бухгалтерского учета представлен стандартами экономического субъекта.

Стандарты экономического субъекта разрабатываются хозяйствующим субъектом самостоятельно. Учетная политика организации является основополагающим и системообразующим документом функционирующей учетной системы организации. [8]

Налоговый кодекс Российской Федерации, часть первая регламентирует налоговую учетную политику.

Налоговая учетная политика -- это выбранная экономическим субъектом совокупность способов и методов определения доходов и расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогового учета показателей деятельности. [9]

При утверждении графика документооборота особое внимание необходимо уделять срокам хранения бухгалтерской документации.

Время хранения большей части бухгалтерской (финансовой) отчетности и документации различается, в большинстве случаев оно ограничено, и каждый бухгалтер должен знать сроки и порядок хранения документов.

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, в перечне первичной документации, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В вышеуказанных источниках представлена информация о сроках хранения бухгалтерской, налоговой, статистической и управленческой отчетности, классификация которой рассмотрена в таблице 1. [1,2,3,6]

документация хозяйствующий субъект учет

Таблица 1. Сроки хранения бухгалтерских документов в организации

В 2016 году сокращен срок хранения документов по личному составу, согласно федеральному закону «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 02.03.2016 № 43-ФЗ, в числе которых: трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки, а также невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений. [4]

Сроки хранения первичных документов по учету персонала приведены в таблице 2.

Таблица 2. Сроки хранения документов по учету кадров

Таблица 3. содержит более конкретные данные о сроках хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности организации, учитывая различные сроки составления документов, а также документов по учету заработной платы персонала организации.

Сроки хранения документов варьируются от года и до бессрочного хранения. Это обусловлено тем, что отчетность может сдаваться помесячно, поквартально, за 9 месяцев отчетного года и за календарный год.

Таблица 3. Сроки хранения бухгалтерских документов

Налоговое законодательство, а именно: подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ требует: «В течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом…». [1]

Сроки хранения документации, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, зачастую, не совпадают.

Если в организации уничтожены или утеряны необходимые бумаги раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. В ином случае инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом, согласно подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ, что также может повлечь начисление штрафов и пеней.

За отсутствие первичных документов сотрудники налоговой службы могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб., о чем говорится в статье 120 НК РФ. [1]

Законодательно предусмотрены штрафы за непредставление документов, срок хранения которых не истек, ниже представлена таблица с вариантами штрафа, как для юридического, так и для физического лица.

Таблица 4. Штрафные санкции за несоблюдение правил хранения документации

Если срок хранения документов истек, их необходимо уничтожить, согласно п. 2.3 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». [7]

Утилизируя бумаги, специалисты рекомендуют составлять специальные акты -- они позволяют упорядочить документооборот компании. Кроме того, эти акты можно будет предъявить проверяющим, если они запросят бумаги по давно истекшим периодам. Если у компании есть договор с организацией, которая перерабатывает ненужные документы, помимо акта следует оформить приемно-сдаточную накладную. При отсутствии такого договора, в акте указывают способ утилизации бумаг. Как правило, организации используют обычный шредер -- устройство для уничтожения бумаги.

Таким образом, бухгалтер, как грамотный сотрудник организации, должен быть компетентен в вопросах законодательного характера, касающихся хозяйствующего субъекта, в котором он работает. В ведении бухгалтера находится вся документация организации, следовательно, необходимо уделить должное внимание срокам их хранения. В этом, в частности, и заключается компетентность знания законов и правил ведения учета.

Список литературы

1. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)» от 31.07.1998 № 146-ФЗ (ред. от 28.12.2016)

2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете»

3. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации»

4. Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

5. Постановление Правительства РФ от 31.10.2002 № 787 (ред. от 20.12.2003) «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»

6. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

7. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»

8. Парамонова Л.А. Современная проблематика правовой регламентации бухгалтерского учета и отчетности // Экономика и управление: новые вызовы и перспективы. 2015. № 9. С. 99-101.

9. Парамонова Л.А. Система регулятивов и правоустанавливающих документов функционирования внутреннего контроля экономического субъекта Серия: Экономика. 2012. № 5 (25). С.113-118.

Размещено на Allbest.ru