Информационная система делопроизводства группы УПСР Самарского ИВЦ

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

РЕФЕРАТ

Пояснительная записка: 72 страницы, 21 рисунок, 9 таблиц, 20 источников, 1 приложение.

Графическая часть: 17 слайдов.

Перечень ключевых слов: ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА, ВЕБ-ИНТЕРФЕЙС, СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ, ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, математическая модель, IDEF0 диаграммы.

В рамках выпускной квалификационной работы была разработана информационная система делопроизводства группы УПСР Самарского ИВЦ.

Произведены анализ предметной области и обоснование необходимости создания информационной системы. Было установлено, что для задач отдела по управлению персоналом наиболее удобным вариантом будет разработка клиент-серверного приложения. Построена математическая модель расчета трудоемкости работ. Спроектированы IDEF0 диаграммы, представлены основные экранные формы, полное описание меню и особенностей работы с системой.

Программное обеспечение реализовано на языках HTML, PHP и JavaScript. В качестве системы управления базами данных выбрано ПО MySQL.

Содержание

Введение

1. Системно-техническая часть

1.1 Управление персоналом Самарского ИВЦ

1.2 Процессный подход к делопроизводству

1.3 Таблица компетенций и процессов группы по управлению персоналом и социальному развитию

1.4 Моделирование как способ определения трудозатрат и расчета количества специалистов

1.5 Информационная система делопроизводства группы УПСР Самарского ИВЦ

1.6 Информационные системы, используемые в группе УПСР

2. Анализ существующих программных средств

2.1 Введение

2.2 Регламент поиска

2.3 Используемые источники информации

2.4 Результаты поиска

2.5 Вывод

3. Конструкторско-технологическая часть

3.1 Архитектура приложения

3.2 Структурный подход к проектированию

3.2.1 Основные понятия и принципы методологии SADT

3.2.2 Разработка контекстных диаграмм IDEF0 информационной системы делопроизводства

3.3 Выбор и реализация базы данных

3.3.1 Основные понятия

3.3.2 Система управления базами данных MySQL

3.3.3 Структура базы данных информационной системы делопроизводства

3.4 Анализ языка программирования

3.5 Средства разработки веб-интерфейса

3.6 Средства защиты конфиденциальной информации

3.7 Руководство пользователя по работе

3.8 Техническое и программное обеспечение информационной системы

Заключение

Библиографический список

ПРИЛОЖЕНИЕ А. Процессный подход к делопроизводству группы УПРС Самарского ИВЦ

Введение

Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной корпорации.

Отрасль деятельности, которая обеспечивает создание официальных документов и организацию работы с ними называется делопроизводством и подразделяется на три стадии:

- Создание документов (документирование);

- Организация движения и учёта документов (документооборот);

- Хранение документов (архивное дело).

В современном мире не найдется ни одной компании, которая не работает с документами. Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения тех или иных операций и т.д. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов - зафиксированных текстов законов, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

Ни одна фирма, компания, корпорация не может обойтись без документа и, следовательно, без документооборота. Оборот документов является обязательной частью деятельности любой организации.

Основой системы электронного документооборота (СЭД) является документ. Документ - определенным образом упорядоченная информация. В свою очередь, система - это совокупность элементов, упорядоченно взаимодействующих друг с другом и с элементами подсистемы, предназначенная для выполнения определенных функций и обладающая определенными свойствами, сводящимся к свойствам элементов. Этими элементами в системе электронного документооборота и являются документы. [1]

С развитием информационных технологий для документооборота открылись огромные возможности. С появлением и развитием глобальной сети Интернет и его важным атрибутом - электронной почтой, проблема расстояния перестала быть проблемой. По электронной почте электронный документ приходит к получателю в считанные минуты.

Помимо выше указанного к организации делопроизводства относится учет и контроль работы каждого сотрудника. Для этого, а также для более оперативного решения возникающих вопросов и воздействия на результат используется процессный подход.

1. Системно-техническая часть

1.1 Управление персоналом Самарского ИВЦ

Самарский информационно-вычислительный центр - структурное подразделение ГВЦ - филиала ОАО «РЖД» - предприятие, осуществляющее свою деятельность в сфере предоставления информационно-вычислительных услуг и обеспечивающее функционирование и дальнейшее развитие сложной компьютерной сети на Куйбышевской железной дороге.

Эксплуатируемые информационные технологии обеспечивают в режиме реального времени реализацию задач, связанных с управлением грузовыми и пассажирскими перевозками, продажей билетов на поезда, реализацией финансовых расчетов с клиентами, управления экономикой, материально-техническим снабжением и рядом других задач.

Самарский информационно-вычислительный центр связан прямыми каналами связи с соседними дорогами. Таким образом, обеспечивается функционирование единой компьютерной сети в рамках железных дорог России, СНГ и стран Балтии.

За время своего существования (с 1971 года) коллектив предприятия накопил богатый опыт в создании, развитии и эксплуатации современных информационных систем и систем передачи данных. Подразделения разработки программных средств имеют большой опыт в разработке с применением современных технологий комплексных прикладных систем, связанных с обработкой бухгалтерской и экономической информации, финансовых расчетов, аналитических и информационных систем.

Самарский информационно-вычислительный центр имеет региональные ИВЦ в следующих городах:

Пенза;

Рузаевка;

Уфа;

Ульяновск;

Сызрань;

Организационная структура Самарского ИВЦ представлена на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Организационная структура Самарского ИВЦ

специалист информационный делопроизводство персонал

Люди - главная ценность любой компании. Потенциал этого вида ресурсов практически неисчерпаем. Любая организация располагает и финансовыми, и материальными, и человеческими ресурсами, но именно персонал обеспечивает выполнение намеченных планов и достижение поставленных целей.

Управление персоналом - это замкнутый бизнес-процесс, являющийся составной частью общего процесса управления деятельностью организации или предприятия. Управление персоналом организуется на каждом предприятии, хотя и с разной степенью развернутости. [9]

Одной из основных функций отдела по управлению персоналом Самарского ИВЦ является учет личного состава предприятия и его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Сотрудник отдела кадров выполняет следующие работы:

1. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам;

2. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения;

3. Составляет установленную отчетность по кадрам;

4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;

5. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

6. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового и педагогического стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

7. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;

8. Вносит информацию о количественном, и качественном составе работников и их движении, следит за своевременным обновлением и пополнением данных;

9. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;

10. Обеспечивает информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности, осуществляет контроль над соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

11. Предотвращает отрицательные результаты хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Основная задача управления персоналом - своевременная выработка решений, определяющих какие человеческие ресурсы и в каком количестве необходимы для достижения поставленных целей на каждом конкретном интервале времени. Иными словами, служба по управлению персоналом должна изменять состояние персонала (его качества и количества) таким образом, чтобы он адекватно соответствовал возложенным на него функциям.

Принцип работы группы по управлению персоналом Самарского ИВЦ показан на рисунке 1.2.



Рисунок 1.2 - Группа по управлению персоналом и социальному развитию Самарского ИВЦ

1.2 Процессный подход к делопроизводству

Процесс - устойчивая и целенаправленная совокупность взаимосвязанных действий, которые по определённой технологии преобразуют входы в выходы для получения заранее определённых продуктов, результатов или услуг, представляющих ценность для потребителя.

Процесс - это поток работ, протекающий внутри каждой организации от одного исполнителя к другому, результатом которого мы имеем продукт, представляющий ценность для потребителя

Процессный подход - это подход, при котором компания рассматривается как совокупность бизнес-процессов, а каждый сотрудник рассматривает себя как член одной или нескольких команд процессов, ответственного за конечный результат. [10]

Процессный подход был разработан и применяется с целью создания горизонтальных связей в организациях. Подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат.

В отличие от функционального подхода, управление процессами позволяет концентрироваться не на работе каждого из подразделений, а на результатах работы организации в целом. Процессный подход меняет понятие структуры организации. Основным элементом становится процесс. В соответствии с одним из принципов процессного подхода организация состоит не из подразделений, а из процессов.

Процессный подход основывается на нескольких принципах. Внедрение этих принципов позволяет значительно повысить эффективность работы, однако вместе с тем, требует и высокой корпоративной культуры. Переход от функционального управления к процессному требует от сотрудников постоянной совместной работы, несмотря на то, что они могут относиться к различным подразделениям. От того, насколько удастся обеспечить эту совместную работу, будет зависеть «работоспособность» принципов, заложенных в процессный подход.

При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих принципов:

- Принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;

- Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний.

- Принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;

- Принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;

- Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек. [14]

Процессный подход предполагает наличие ключевых элементов, без которых он не может быть внедрен в организации.

К таким ключевым элементам относятся:

- Вход процесса;

- Выход процесса;

- Ресурсы;

- Владелец процесса;

- Потребители и поставщики процесса;

- Показатели процесса.

Входами процесса являются элементы, претерпевающие изменения в ходе выполнения действий. В качестве входов процессный подход рассматривает материалы, оборудование, документацию, различную информацию, персонал, финансы и пр.

Выходами процесса являются ожидаемые результаты, ради которых предпринимаются действия. Выходом может быть, как и материальный продукт, так и различного рода услуги или информация.

Ресурсами являются элементы, необходимые для процесса. В отличие от входов, ресурсы не изменяются в процессе. Такими ресурсами процессный подход определяет оборудование, документацию, финансы, персонал, инфраструктуру, среду и пр.

Владелец процесса - процессный подход вводит это понятие как одно из самых главных. У каждого процесса должен быть свой владелец. Владельцем является человек, имеющий в своем распоряжении необходимое количество ресурсов и отвечающий за конечный результат (выход) процесса.

У каждого процесса должны быть поставщики и потребители. Поставщики обеспечивают входные элементы процесса, а потребители заинтересованы в получении выходных элементов. У процесса могут быть как внешние, так и внутренние поставщики и потребители. Если у процесса нет поставщиков, то процесс не будет выполнен. Если у процесса нет потребителей, то процесс не востребован.

Показатели процесса необходимы для получения информации о его работе и принятии соответствующих управленческих решений. Показатели процесса - это набор количественных или качественных параметров, характеризующих сам процесс и его результат (выход).

За счет того, что процессный подход создает горизонтальные связи в работе организации, он позволяет получить ряд преимуществ, в сравнении с функциональным подходом.

Основными преимуществами процессного подхода являются:

- Координация действий различных подразделений в рамках процесса;

- Ориентация на результат процесса;

- Повышение результативности и эффективности работы организации;

- Прозрачность действий по достижению результата;

- Повышение предсказуемости результатов;

- Выявление возможностей для целенаправленного улучшения процессов;

- Устранение барьеров между функциональными подразделениями;

- Сокращение лишних вертикальных взаимодействий;

- Исключение невостребованных процессов;

- Сокращение временных и материальных затрат.

Процессный подход лежит в основе нескольких популярных и достаточно эффективных концепций по совершенствованию работы организаций. На сегодняшний день можно выделить четыре направления, которые используют процессный подход в качестве главного подхода по повышению эффективности деятельности.

Примеры процессного подхода к делопроизводству группы по управлению персоналом и социальному развитию Самарского ИВЦ показаны в Приложении А.

1.3 Таблица компетенций и процессов группы по управлению персоналом и социальному развитию

Таблица 1.1 - Регламентные работы

Вид работы	Затрачиваемое время	Кто выполняет	Кто замещает
Работа по комплектованию Самарского ИВЦ кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации	15 мин в день	Федотов Д.А.	Борисова В.И.
Проведение работы по подбору, отбору, расстановке кадров	15 мин в день	Борисова В.И.	Сидоров А.Н.
Проведение изучения и анализа должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала Самарского ИВЦ и его подразделений	30 мин в месяц	Федотов Д.А.	Иванова С.Л.
Проведение изучения и анализа установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением специалистов и работников	60 мин в месяц	Иванова С.Л.	Петрова Е.Д.
Проведение изучения и анализа результатов аттестации специалистов и работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей	30 мин в месяц	Борисова В.И.	Федотов Д.А.
Подготовка материалов для формирования списков резерва руководителей	60 мин в месяц	Сидоров А.Н.	Петрова Е.Д.
Осуществление контроля за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых работников в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок	1 чел. = 60 мин. в год	Петрова Е.Д.	Иванова С.Л.
Оформление отчетности 1-К, 1 -К(ДР), сменяемость, специалисты, использование молодых специалистов	8 часов	Федотов Д.А.	Сидоров А.Н.
Проведение работы по адаптации вновь принятых специалистов и работников к производственной деятельности	1 чел. = 15 мин в год	Петрова Е.Д.	Борисова В.И.
Оформление приема, перевода и увольнения специалистов и работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами начальника Самарского ИВЦ, а также другой установленной документации по кадрам	Прием - 4 часа	Федотов Д.А.	Иванова С.Л.
	Увольнение - 2 часа		Борисова В.И.
	Перевод - 1 чел=40 мин		Борисова В.И.
			Иванова С.Л.
Организация производственной и преддипломной практики студентов	1 чел. = 30 мин в год	Сидоров А.Н.	Иванова С.Л.
Организация работы, методического и информационного обеспечения, аттестационных комиссий	1 аттес. = 2 часа	Иванова С.Л.	Иванова С.Л.
Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий	1 аттес. = 30 мин	Сидоров А.Н.	Петрова Е.Д.
Осуществление контроля за систематичностью и качеством проводимых занятий, успеваемостью учащихся, соблюдением сроков обучения, выполнением учебных планов и программ, правильностью ведения установленной документации	1 цел. = 30 мин 2 раза в год	Федотов Д.А.	Иванова С.Л.
Оформление дополнительных соглашений о целевой подготовке специалистов в высших учебных заведениях	1 цел. = 60 мин в год	Сидоров А.Н.	Борисова В.И.
Составление графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения для повышения квалификации в соответствии с заключенными договорами, контроль за их выполнением	1 чел.=120 мин	Борисова В.И.	Федотов Д.А.
Оформление отчетности по обучению (КО-3(4 часа), КО-5(4 часа))	4 часа	Борисова В.И.	Федотов Д.А.
	4 часа		Петрова Е.Д.
Оформление документов для получения компенсируемого индивидуального социального пакета	1 чел. =20 мин	Петрова Е.Д.	Федотов Д.А.
Предоставление сведений о работниках Самарского ИВЦ в сектор бесплатных перевозок для получения льготных проездных билетов	1 чел. =10 мин	Борисова В.И.	Федотов Д.А.
Оформление пособий при рождении ребенка	1 час	Сидоров А.Н.	Борисова В.И.
Ознакомление, при приеме на работу, с положениями и ЛНА в Самарского ИВЦ, о рабочем времени и времени отдыха	1 сотр. = 5-15 мин	Петрова Е.Д.	Сидоров А.Н.
Учет и выдача служебных удостоверений.	20 мин	Сидоров А.Н.	Петрова Е.Д.
Формирование и ведение личных дел и личных карточек специалистов и работников, внесение в них изменений (10-30 мин), связанных с трудовой деятельностью	1 чел. = 10-30 мин в месяц	Федотов Д.А.	Иванова С.Л.
Заполнение, учет, выдача и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа	1 тр. кн. = 15 мин в год	Сидоров А.Н.	Федотов Д.А.
Внесение записей в трудовые книжки о поощрениях и награждениях работающих	1 запись = 5 мин в год	Федотов Д.А.	Иванова С.Л.
Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности специалистов и работников для представления в другие учреждения	10 мин	Иванова С.Л.	Сидоров А.Н.
Подготовка документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив	1 папка ~ 2 дня	Петрова Е.Д.	Федотов Д.А.
Составление установленной отчетности и взаимодействие с ОАО «ЖАСО»	1-2 часа	Сидоров А.Н.	Петрова Е.Д.
Оформление документов о командировании работников	1 команд. = 20 мин	Борисова В.И.	Петрова Е.Д.
Учет предоставления отпусков работникам, осуществление контроля за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков	1 отпуск = 10 мин	Петрова Е.Д.	Борисова В.И.
Оформление листков нетрудоспособности (заполнение, ввод в ЕК АСУТР, составление протокола, запись в журнале, составление реестра для сдачи б/л в ОЦОР)	1 б/л = 15-20мин	Федотов Д.А.	Борисова В.И.
Ввод данных в соответствии с представленными корректировками в графиках	1 чел. = 5 мин	Петрова Е.Д.	Сидоров А.Н.
Оценка рабочего времени и выдача табеля для дальнейшего утверждения	1 таб. = 30 мин	Иванова С.Л.	Петрова Е.Д.
Ввод данных в ЕК АСУТР о награждениях работающих	1 чел. = 10 мин.	Иванова С.Л.	Федотов Д.А.
Оформление отчетности МФСО в части пенсионных обязательств (1-3 часа), Оперативный отчет (20-40 мин)	1-3 часа	Сидоров А.Н.
	20-40 мин		Борисова В.И.
Оформление отчетности МФСО в части данных по отпускам	30 мин	Петрова Е.Д.	Сидоров А.Н.
Личный прием сотрудников	1 чел. = 60 мин в месяц	Федотов Д.А.	Петрова Е.Д.
Направление на инструктаж по технике безопасности и противопожарной защите, правилам и нормам охраны труда	1 чел. = 5 мин	Федотов Д.А.	Борисова В.И.
Учет неработающих пенсионеров, оформление документов для БФ «Почет», НПФ «Благосостояние»	«Почет» 20-30 мин	Федотов Д.А.	Борисова В.И.
	«Благ-е» 3-5 часов		Сидоров А.Н.
Подготовка необходимых документов для предоставления работникам, членам их семей, неработающим пенсионерам, ушедших на пенсию из ОАО «РЖД» мер социальной поддержки	10-60 мин	Борисова В.И.	Петрова Е.Д.
Оформление страховых свидетельств государственного пенсионного страхования, документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям, установления льгот и компенсаций	1-2 часа	Иванова С.Л.	Федотов Д.А.
Оформление допуска для работы с документами с грифом «Государственная тайна», взаимодействие с Первой службой Куйбышевской дороги	2 часа	Петрова Е.Д.	Федотов Д.А.
Оформление дополнительных соглашений по коммерческой тайне	10 мин	Федотов Д.А.
Выверка реестров пригородных перевозок и перевозок дальнего следования	15 мин	Федотов Д.А.	Петрова Е.Д.
Учет прохождения медицинских осмотров работников Самарского ИВЦ и оформление для этой цели надлежащих документов	1 чел. = 10 мин	Федотов Д.А.	Петрова Е.Д.
Сбор оперативных данных о внепланово отсутствующих сотрудниках	1 чел. = 15 мин	Сидоров А.Н.	Борисова В.И.
Ввод информации об особых условиях труда, о внеплановых отсутствиях.	1 отсут. = 5 мин	Петрова Е.Д.	Сидоров А.Н.

1.4 Моделирование как способ определения трудозатрат и расчета количества специалистов

Модель в широком смысле - это любой образ, аналог мысленный или установленный изображение, описание, схема, чертеж, карта и т. п. какого-либо объема, процесса или явления, используемый в качестве его заменителя или представителя. Сам объект, процесс или явление называется оригиналом данной модели.

Моделирование - это исследование какого-либо объекта или системы объектов путем построения и изучения их моделей. Это использование моделей для определения или уточнения характеристик и рационализации способов построения вновь конструируемых объектов. На идее моделирования базируется любой метод научного исследования, при этом, в теоретических методах используются различного рода знаковые, абстрактные модели, в экспериментальных - предметные модели.

При исследовании сложное реальное явление заменяется некоторой упрощенной копией или схемой, иногда такая копия служит лишь только для того чтобы запомнить и при следующей встрече узнать нужное явление. Иногда построенная схема отражает какие - то существенные черты, позволяет разобраться в механизме явления, дает возможность предсказать его изменение. Одному и тому же явлению могут соответствовать разные модели.

Особую роль в науке играют математические модели, строительный материал и инструменты этих моделей - математические понятия. Они накапливались и совершенствовались в течении тысячелетий. Современная математика дает исключительно мощные и универсальные средства исследования. Практически каждое понятие в математике, каждый математический объект, начиная от понятия числа, является математической моделью. При построении математической модели, изучаемого объекта или явления выделяют те его особенности, черты и детали, которые с одной стороны содержат более или менее полную информацию об объекте, а с другой допускают математическую формализацию. Математическая формализация означает, что особенностям и деталям объекта можно поставить в соответствие подходящие адекватные математические понятия: числа, функции, матрицы и так далее. Тогда связи и отношения, обнаруженные и предполагаемые в изучаемом объекте между отдельными его деталями и составными частями можно записать с помощью математических отношений: равенств, неравенств, уравнений. В результате получается математическое описание изучаемого процесса, то есть его математическая модель. [4]

Построение математической модели - это центральный этап анализа системы, объекта или процесса. От качества модели зависит весь последующий анализ объекта.

Требования, предъявляемые к моделям:

· Универсальность - характеризует полноту отображения моделью изучаемых свойств реального объекта.

· Адекватность - способность отражать нужные свойства объекта с погрешностью не выше заданной.

· Точность - оценивается степенью совпадения значений характеристик реального объекта и значения этих характеристик полученных с помощью моделей.

· Экономичность - определяется затратами ресурсов ЭВМ памяти и времени на ее реализацию и эксплуатацию.

Для расчета трудоемкости работ и количества сотрудников, необходимого группе УПСР была составлена математическая модель, учитывающая компетенции данного отдела.

Таблица компетенций и процессов группы по управлению персоналом и социальному развитию, представленная в пункте 1.3, содержит нормативы оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема работы. На базе настоящих нормативов времени могут быть рассчитаны трудозатраты на работы, которые предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, рекомендуются для установления нормированных заданий, а также обоснования необходимой численности специалистов.

Трудозатраты на выполнение единицы нормируемой работы рассчитываются по нормативу оперативного времени и определяется по формуле:

Тз = Топ (1 + К / 100), (1.1)

где: Тз - трудозатраты на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч;

Тoп - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по регламенту, чел.-ч;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников "К" принимается равным 8%.

Годовая трудоемкость регламентированных работ (Тн) определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

 (1.2)

где: Тн - годовая трудоемкость регламентированных работ, чел.-ч;

Тзi - трудозатраты на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч;

Vi - объем конкретного вида работы, выполняемой за год;

i = 1, 2, .., n - виды выполняемых работ.

Годовая трудоемкость нерегламентированных работ (Тнн) работ, определяется по формуле:

(1.3)

где: Тнн - годовая трудоемкость работ, не предусмотренных регламентом, чел.-ч;

Tзj - трудозатраты на выполнение работ, не предусмотренных регламентом и установленных на основе местных нормативов методами нормирования труда, чел.-ч;

Vj - годовой объем работ, не предусмотренный регламентом;

j = 1, 2, .., m - виды работ.

Общая годовая трудоемкость (То) работ рассчитывается по формуле:

То = Тн + Тнн (1.4)

Численность специалистов (Ч), необходимая для выполнения работ в отделе УПСР, исчисляется по формуле:

Ч = То / Фп, (1.5)

где: Ч - численность специалистов, чел.;

Фп - полезный фонд рабочего времени одного специалиста за год в часах (принимается в среднем равным 1910 ч).

1.5 Информационная система делопроизводства группы УПСР Самарского ИВЦ

Использование специализированных программных продуктов дает предприятию возможность сократить временные затраты на обработку большого количества информации и анализ данных, позволяет руководству эффективно планировать и осуществлять кадровую политику.

Разработанная в рамках данной выпускной квалификационной работы информационная система (ИС) представляет собой средство автоматизации контроля руководителя за выполнением задач отдела по управлению персоналом на основе расчетов нормированного времени работы специалистов в соответствии с таблицей компетенции работ отдела УПСР.

Принцип работы данной системы можно разделить на следующие этапы:

1. Получение информации;

2. Автоматизированный ввод информации в систему;

3. Выдача поступившего задания определенному специалисту в соответствии с таблицей компетенций;

4. Выполнение;

5. Контроль начальника за исполнением.

Регламентированные данные хранятся в таблице компетенций и процессов, которая содержит перечень всех видов работ, которые выполняет кадровая служба.

Нерегламентированные данные для разрабатываемой системы поступают из базы данных системы ЕАСД, по электронной почте, а также от других сотрудников предприятия. Для этого будут составлены фотографии рабочего времени (хронометраж) каждого специалиста.

Структурная схема информационной системы делопроизводства показана на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 - Структурная схема информационной системы делопроизводства

1.6 Информационные системы, используемые в группе УПСР

Отдел по управлению персоналом и социальным развитием использует Единую автоматизированную систему документооборота (ЕАСД), которая обеспечивает эффективность и оперативность управления за счёт мгновенной доставки документов, упрощения работы с помощью электронного архива документов и создания прозрачного механизма контроля исполнения поручений. Взаимодействие системы показано на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 - Взаимодействие ЕАСД

Оптимизация процессов обработки документов обеспечила получение следующих эффектов (в среднем по компании):

- сократилось время поиска документов на 20%;

- ускорилось согласование договоров, писем и организационно распорядительных документов на 30%;

- уменьшилось количество пользовательских ошибок на 30%;

- сократилось время доставки документов по всей стране на 50%;

- сократилось время построения отчетности по документам на 20%;

- сократилось время обработки командировок/отпусков на 30%;

- прозрачность прохождения документа повысила эффективность документооборота на 50%.

Система обеспечивает автоматизацию полного цикла канцелярского документооборота: входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации, договоров, поручений, обращений граждан, заявок на командировки и отпуска. Кроме того, ЕАСД интегрирована с кадровой (ЕКАСУТР) и финансовой (ЕКАСУФР) системами.

Единая Корпоративная Система Управления Трудовыми Ресурсами (ЕК АСУТР) российских железных дорог - многофункциональная интеллектуальная многопользовательская человеко-машинная система управления. Целями создания системы ЕК АСУТР являются:

- повышение достоверности, полноты и оперативности информации,

- сокращение времени принятия управленческих решений,

- освобождение от ручного выполнения рутинной работы специалистов всех уровней управления,

- наглядное представление аналитической информации, необходимой руководителям и специалистам для планирования работы и принятия решений,

- унификация рабочих мест,

- обеспечение централизованного контроля соблюдения технологической дисциплины,

- повышение квалификаций пользователей.

Кроме того, система ЕК АСУТР отвечает современным требованиям, предъявляемым к учету:

- система состоит из отдельных модулей, взаимосвязанных между собой и имеет возможность поэтапного наращивания производительности и функционального состава,

- система работает в режиме реального масштаба времени,

- система обеспечена информационными интерфейсами для взаимосвязи с другими автоматизированными системами,

- система функционирует круглосуточно семь дней в неделю,

- система обеспечивает возможность диагностики своих компонентов и системы в целом,

- система создана с использованием современных методологических, аппаратных и программных решений.

В систему ЕК АСУТР входят следующие модули:

- штатное расписание,

- кадровый учет,

- охрана труда,

- учет временных данных,

- расчет зарплаты,

- нормативная численность.

Переход к ведению кадрового учета в системе позволило повысить производительность труда и сократить срок выпуска отчетных форм. Кроме этого, применение системы ЕК АСУТР обеспечило также повышение эффективности, оперативности и достоверности, снижение трудоемкости обработки и совершенствование информации.

Однако ни одна из выше перечисленных систем, которые являются основными программами для работы в группе УПСР, не имеют функции расчета трудозатрат и не способны определить на сколько загружен каждый из сотрудников.

2. Анализ существующих программных средств

2.1 Введение

Авторское право в объективном смысле представляет собой совокупность норм гражданского права, регулирующих отношения по признанию авторства и охране произведений науки, литературы и искусства, установлению режима их использования, наделению их авторов неимущественными и имущественными правами, защите прав авторов и других правообладателей.

В субъективном смысле авторское право - те имущественные и личные неимущественные права, которые принадлежат лицам, создавшим произведения науки, литературы и искусства.

Авторские и смежные права по своей природе являются исключительными абсолютными правами. Они дают возможность их обладателям использовать результаты своей творческой деятельности и распоряжаться ими по своему усмотрению и запрещать совершать указанные действия всем другим лицам.

Как и любой другой правовой институт, авторское право базируется на ряде принципов и имеет определенные функции:

1) Признание авторства и охрана произведений науки, литературы и искусства.

2) Установление режима использования произведений (кто и на каких условиях вправе использовать охраняемое произведение).

3) Наделение авторов интеллектуальными правами на произведения науки, литературы и искусства (авторскими правами).

4) Защита прав авторов и других правообладателей.

Авторское право распространяется на произведения науки, литературы и искусства, созданные творческим трудом, независимо от их назначения, достоинства и способов выражения, как обнародованные, так и необнародованные, но существующие в какой либо объективной форме: письменной (рукопись, машинопись, нотная запись и т. д.), устной (публичное произнесение, публичное исполнение и т. д.), звуко- или видеозаписи (механическая, магнитная, цифровая, оптическая и т. д.), изобразительной (рисунок, эскиз, картина, план, чертеж, кино-, теле-, видео- или фотокадр и т. д.), объемно-пространственной (скульптура, модель, макет, сооружение и т. д.).

Не распространяется авторское право на идеи, методы, процессы, системы, способы, концепции, принципы, открытия, факты. Не связано оно и с правом собственности на материальный объект, в котором произведение выражено: даже если автор передал право собственности на него или право владения им, это само по себе не влечет за собой передачи каких-либо авторских прав на произведение, выраженное в этом объекте. [15]

2.2 Регламент поиска

Регламент поиска приведен в таблице 2.1. [18]

Таблица 2.1 - Регламент поиска

№ п/п	Наименование программного средства
1	Информационная система делопроизводства группы УПСР

2.3 Используемые источники информации

Поиск аналогов проведен с использованием официального бюллетеня Российского агентства по патентам и товарным знакам «Программы для ЭВМ, базы данных, топологии интегральных микросхем» за период 2013 - 2015 гг.

2.4 Результаты поиска

В результате поиска было найдено несколько свидетельств на программные продукты наиболее близких к ИС, разрабатываемой в данной выпускной квалификационной работе. Результаты поиска приведены в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Программные средства, отобранные в результате поиска

№ 1п п/п	Регистрационный номер	Авторы и правообладатель	Наименование программного средства	Язык	ОС	Аннотация
21	2013617065 (31.07.2013)	Общество с ограниченной ответственностью «Бюротика»	«Бюротика. Кадры»	GLUE, DDL/SQL, XML, HTML	Windows 98/NT/2000/XP/Vista/7/Server 2003/2008	Программа предназначена для автоматизации делопроизводства в области управления персоналом. Программа обеспечивает ведение штатных расписаний с учетом структур подразделений, подготовку документов по личному составу предприятия, планирование отпусков, управление повышением квалификации и переподготовкой персонала; формирует филиальные и консолидированные отчеты; позволяет печатать различные документы по унифицированным формам первичной учетной документации; предоставляет возможности для импорта и экспорта данных. Программа снабжена генератором отчетных форм.
42	2013619346 (02.10.2013)	Общество с ограниченной ответственностью «РусКонсалт»	Система «Кадровый Эксперт»	С#	Windows 95/98/Me/2000/2003/XP	Программа предоставляет возможность в режиме реального времени вести учет кадров, учет фактически отработанных рабочих часов; составлять первичные кадровые документы; осуществлять кадровый документооборот, прямое (непосредственное) взаимодействие между руководителями и подчиненными по кадровым вопросам; совершать иные операции, связанные с кадровой политикой в компании. В режиме реального времени осуществляется взаимодействие центрального офиса со всеми филиалами и обособленными подразделениями независимо от их территориальной удаленности. Функционал программы позволяет формировать первичные данные для начисления заработной
43	2014617948 (06.08.2014)	Общество с ограниченной ответственностью «Мастерская Инновационных Решений» (RU)	«Управление персоналом. Human Resource (HR). Версия 3.»	Delphi, С#	Windows 7/XP	Программа автоматизирует работу с персоналом. Ориентирована на предприятия различных отраслей, актуальна для предприятий с большой численностью персонала. Реализованы функции: кадровый учет, учет вакансий, прием, перевод, увольнение работников, анализ динамики и причин текучести персонала, воинский учет; реализация соц. программ; учет обучения и повышения квалификации персонала, кадрового резерва, построение карьерного плана работников; учет рабочего времени и отпусков; персонифицированный учет, учет стажа работников, расчеты с Пенсионными Фондами; реализация мероприятия по охране труда; расчет заработной платы, доплат и надбавок, ведение KPI;

2.5 Вывод

При проведении поиска были рассмотрены программные продукты по вопросу «Информационная система делопроизводства группы УПСР».

Были найдены следующие системы:

- Система «Кадровый Эксперт» (свидетельство №2013619346);

- «Управление персоналом. Human Resource (HR). Версия 3.» (свидетельство №2014617948);

- «Бюротика. Кадры» (свидетельство №2013617065);

Отмеченные выше программные средства выполняют множество функций необходимых для автоматизации и улучшения качества работ отдела кадров, но каждая система предназначена для решения определенного круга задач, не позволяя унифицировать и расширить их функциональный ряд. Кроме того, ни в одной из систем не учитываются компетенции отдела по управлению персоналом Самарского ИВЦ, их стоимость, а также отсутствует модель трудоемкости работ.

В связи с этим в выпускной квалификационной работе была разработана информационная система делопроизводства, учитывающая особенности работы группы УПСР данного предприятия.

3. Конструкторско-технологическая часть

3.1 Архитектура приложения

По результатам логического проектирования информационной системы делопроизводства была разработана архитектура, представленная на рисунке 3.1.

Рисунок 3.1 - Архитектура информационной системы делопроизводства

Данная архитектура является многоуровневой архитектурой клиент-сервер, в которой функция обработки данных вынесена на один или несколько отдельных серверов. Это позволяет разделить функции хранения, обработки и представления данных для более эффективного использования возможностей серверов и клиентов. [8]

Клиент - это интерфейсный (графический) компонент, который представляет первый уровень, собственно приложение для конечного пользователя. Первый уровень не должен иметь прямых связей с базой данных (по требованиям безопасности), быть нагруженным основной бизнес-логикой (по требованиям масштабируемости) и хранить состояние приложения (по требованиям надежности). На первый уровень может быть вынесена и обычно выносится простейшая бизнес-логика: интерфейс авторизации, алгоритмы шифрования, проверка вводимых значений на допустимость и соответствие формату, несложные операции (сортировка, группировка, подсчет значений) с данными, уже загруженными на клиент.

Сервер веб-приложения располагается на втором уровне. На втором уровне сосредоточена большая часть бизнес-логики. Вне его остаются фрагменты, экспортируемые на клиенты, а также погруженные в третий уровень хранимые процедуры и триггеры.

Сервер базы данных обеспечивает хранение данных и выносится на третий уровень. В данном случае это реляционная СУБД MySQL.

В простейшей конфигурации физически сервер приложений может быть совмещен с сервером базы данных на одном компьютере, к которому по сети подключается один или несколько клиентов.

Плюсами данной архитектуры являются:

- клиентское ПО не нуждается в администрировании;

- масштабируемость;

- конфигурируемость (изолированность уровней друг от друга позволяет быстро и простыми средствами переконфигурировать систему при возникновении сбоев или при плановом обслуживании на одном из уровней);

- высокая безопасность;

- высокая надежность;

- низкие требования к скорости канала (сети) между клиентами и сервером приложений;

- низкие требования к производительности и техническим характеристикам терминалов.

Разработанная информационная система находится на сервере предприятия. Процесс обработки данных происходит по схеме «клиент -- веб-сервер -- сервер базы данных». Поступивший запрос обрабатывается веб-сервером, который в свою очередь связывается с хранилищем данных, а при наличии подключения к ЕАСД происходит дополнительный обмен данными.

3.2 Структурный подход к проектированию

Создание информационной системы делопроизводства представляет собой непростую задачу, решение которой требует применения специальных методик и инструментов, в следствии чего был выбран структурный подход к проектированию.

Структурное проектирование - это метод определения подсистем, компонентов и способов их соединения, задающий ограничения, при которых система должна функционировать, выбирающий наиболее эффективное сочетание людей, машин и программного обеспечения для реализации системы. [6]

Сущность структурного подхода к разработке информационной системы заключается в её декомпозиции (разбиении) на автоматизируемые функции. Система разбивается на функциональные подсистемы, которые в свою очередь делятся на подфункции, подразделяемые на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимоувязаны. При разработке системы “снизу-вверх” от отдельных задач ко всей системе целостность теряется, возникают проблемы при информационной стыковке отдельных компонентов.

В методологии структурного подхода используют принципы:

· “разделяй и властвуй” - решение сложных проблем путём их разбиения на множество меньших независимых задач, легких для понимания и решения;

· иерархического упорядочивания - организации составных частей проблемы в иерархические древовидные структуры с добавлением новых деталей на каждом уровне;

· абстрагирования - выделение существенных аспектов системы и отвлечения от несущественных;

· формализации - необходимость строгого методического подхода к решению проблемы;

· непротиворечивости - обоснование и согласованность элементов;

· структурирования данных - данные должны быть структурированы и иерархически организованы.

В структурном анализе используются несколько групп средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространенными среди которых являются следующие:

· SADT (Structured Analysis and Design Technique) модели и соответствующие функциональные диаграммы;

· DFD (Data Flow Diagrams) диаграммы потоков данных;

· ERD (Entity-Relationship Diagrams) диаграммы "сущность-связь".

На стадии проектирования ИС модели расширяются, уточняются и дополняются диаграммами, отражающими структуру ПО: архитектуру ПО, структурные схемы программ и диаграммы экранных форм. Перечисленные модели в совокупности дают полное описание ИС независимо от того, является ли она существующей или вновь разрабатываемой. Состав диаграмм в каждом конкретном случае зависит от необходимой полноты описания системы.

3.2.1 Основные понятия и принципы методологии SADT

Наиболее удобным языком моделирования информационной системы делопроизводства является методология SADT (Structured Analysis and Design Technique - методология структурного анализа и проектирования), предложенная более 20 лет назад Дугласом Россом и опробована на практике в период с 1969 по 1973 г. SADT - это способ функционального моделирования разработан на базе методологии структурного анализа систем, в основе которой лежала идея декомпозиции основных процессов деятельности на составляющие. [6]

SADT-методология - совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной структуры сложных иерархических систем в виде модели, которая должна дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы. В основе этого метода моделирования систем лежит описание системы, создаваемого с помощью естественного языка, позволяющего свободно описать функционирование моделируемой системы. На основе графических средств SADT/IDEF0 дескриптивное описание системы снабжается изображением ее модели, которое практически полностью устраняет возможную неоднозначность семантического описания.

В основе методологии SADT лежат два основных принципа:

- SA-блоки, на основе которых создается иерархическая многоуровневая модульная система, каждый уровень которой представляет собой законченную систему (блок), поддерживаемую и контролируемую системой (блоком), находящейся над ней.

- Декомпозиция. Использование этой концепции позволяет разделить каждый блок, понимаемый как единое целое, на свои составляющие, описываемые на более детальной диаграмме. Процесс декомпозиции проводится до достижения нужного уровня подробности описания. Диаграмма ограничивается 3-6 блоками для того, чтобы детализация осуществлялась постепенно. Вместо одной громоздкой модели используется несколько небольших взаимосвязанных моделей, значения которых взаимно дополняют друг друга, делая понятной структуризацию сложного объекта.

Обычно SADT-методология применяется на ранних этапах жизненного цикла информационной системы.

SADT-модель - это точное, полное и адекватное текстовое и графическое описание системы, имеющей конкретное назначение, выполненное в виде иерархически организованной совокупности диаграмм, созданных на основе стандартного представления данных. Это описание системы, у которой есть единственный субъект, цель и одна точка зрения с помощью SADT-методологии. Такая модель представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм, организованных в виде древовидной структуры, где верхняя диаграмма является наиболее общей, а самые нижние наиболее детализированы.

В SADT-моделях используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником естественного языка служат люди, описывающие систему, а источником графического языка - сама методология SADT. Графический язык SADT обеспечивает структуру и точную передачу модели семантики естественного языка. Графический язык SADT организует естественный язык вполне определенным и однозначным образом, за счет чего SADT позволяет описывать системы, которые до недавнего времени не поддавались адекватному представлению.

Согласно авторам SADT процесс моделирования, как процесса создания непротиворечивой и полезной системы описаний, состоит из четырех последовательных этапов:

- Сбор информации об исследуемой области.

- Документирование полученной информации.

- Представление ее в виде модели.

- Уточнение модели посредством итеративного рецензирования.

3.2.2 Разработка контекстных диаграмм IDEF0 информационной системы делопроизводства

IDEF0 методология используется для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, преобразуемые этими функциями. Методология IDEF0 незначительно отличается от классической схемы описания бизнес-процессов DFD. Основным отличием является классификация входов работы.

Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес-процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Каждая диаграмма является единицей описания системы и располагается на отдельном листе.

Для проектирования IDEF0 диаграмм информационной системы делопроизводства было выбрано ПО AllFusion Process Modeler r7 (ранее известен как BPwin) - инструмент для моделирования, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов. Данный продукт можно использовать для графического представления бизнес-процессов. Графически представленная схема выполнения работ, обмена информацией, документооборота визуализирует модель бизнес-процесса. Графическое изложение этой информации позволяет перевести задачи управления организацией из области сложного ремесла в сферу инженерных технологий.

AllFusion Process Modeler r7, совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3), координируя эти три основных аспекта бизнеса для соответствия потребностям аналитиков и системных аналитиков, а также позволяет повторно использовать ключевую информацию моделирования с точки зрения базовых аспектов, чтобы определить точки конфликтов и, в конечном счете, достичь их согласования. [20]

...