Построение эффективной системы управленческого учета в компании

Размещено на http://www.allbest.ru/

Построение эффективной системы управленческого учета в компании

Бурых Н. И. президент Региональной

Общественной Ассоциации Бухгалтеров Сахалина,

генеральный директор Аудиторской компании

ООО «Бухгалтерская Сервисная Служба»

Аннотация

В статье рассматриваются концепции систем управленческого учета, которые приводят к повышению конкурентоспособности менеджмента компании и снижению системных рисков

Ключевые слова: управленческий учет, контроллинг, менеджмент компании

Основная часть

Основу бухгалтерского учета заложил Луи Пачоли в XV веке, предложив систему двойной записи. Информации, генерируемой в рамках данной системы, было достаточно для контроля ресурсов вплоть до середины прошлого столетия. Однако, в 30-50-е гг. ХХ века на Западе стал развиваться специальный управленческий учет. Этот учет в отличие от бухгалтерского имел целью не только регистрацию хозяйственных операций, состояний имущества и финансов, но и предоставление релевантной информации для принятия решений.

Целью управленческого учета является оказание информационной помощи руководителю в ключевых сферах:

? планирования,

? контроля

? разработки оперативных управленческих решений.

Управленческий учет включает сбор и группировку финансовой и нефинансовой информации, на основе которой менеджеры принимают решения для достижения целей организации. [1] Обобщение информации в рамках управленческого учета позволяет анализировать экономические показатели операционных структур компании (подразделений, цехов, отделов и т.д.), действующих децентрализовано.

По мнению С. Николаевой и С. Шебека, авторов книги «Управленческий учет. Легенды и мифы», управленческий учет -- это «система управления организацией, предполагающая реализацию управленческих функций в отношении:

? совокупности процессов, составляющих деятельность организации;

? участвующих в процессах структурных единиц организации;

? используемых в процессах ресурсов;

? показателей, отражающих характеристики всех других категорий объектов управления, для достижения текущих и стратегических целей организации.

Длительный период времени в практике российских компаний управленческий учет воспринимался как «реальный учет, объективно отражающий операции компании». [2] В настоящее время в силу внесения ряда изменений в Налоговый кодекс [3] и развития практики страхования предпринимательских рисков, планирования все больше отечественных компаний применяют управленческий учет в его классическом понимании.

Анализируя деятельность многих успешно работающих компаний, можно обратить внимание на то, что в каждой из них присутствует одновременно несколько видов учета, объективно отличающихся друг от друга целями, предметной областью, пользователями, методами и т.п. К ним относятся: налоговый, финансовый, управленческий, кадровый, статистический, складской, логистический, маркетинговый учет, учет валютных и внешнеторговых операций и т.п. Как правило, они разделены между собой в методическом, документарном, организационном и прочих аспектах, при этом чем эффективнее ведется каждый из них, тем эффективнее деятельность организации в целом.

Именно в функциональных областях менеджмента, в таких как -- маркетинг, логистика (снабжение, сбыт), НИОКР, производство, финансы, персонал, в международной практике управленческий учет вначале отражал наиболее полную информацию о производстве (затраты, материальные потоки), и считался производственный учетом. Актуализация учета затрат сохраняется и сегодня независимо от направлений деятельности предприятия. По мере изменений существенных параметров внешней среды возникла необходимость контролировать не только затраты производства, но и остальные функциональные области, устанавливать их взаимодействие и взаимосвязь. В настоящее время к управленческому учету стали предъявляться новые требования: разъяснять и отражать информацию как количественного, так и качественного содержания. В результате в управленческом учете учетные системы стали разделены на традиционные и нетрадиционные. И если традиционные работают только с данными количественными (сбыт, финансы, производство, снабжение), то нетрадиционные -- учитывают, в том числе, и качественную информацию (структуры, НИОКР, маркетинг, персонал). Производственный учет стал управленческим, как только методы учета позволили систематизировать, учитывать и анализировать информацию различных функциональных блоков учетных систем. управленческий учет отчетность менеджмент

Потребителем результатов управленческого учета являются все специалисты компании, которые принимают непосредственное участие в управлении (принимающие управленческие решения). Это, как руководители различного рода (лица, отдающие распоряжения, приказы и указания), так и сотрудники, не управляющие людьми, но управляющие достаточно большими активами (например, диспетчеры или сотрудники служб логистики, закупки/снабжения, сбыта и т.п.) и т.д.

Постановку управленческого учета и разработку форм управленческой отчетности категорически не рекомендуется производить в процессе реструктуризации компании из-за нецелесообразности. Более того, перед тем как начинать разрабатывать СУУ (систему управленческого учета) необходимо удостовериться в том, что организационная и финансовая структура компании не будет в ближайшем будущем подвергаться существенным изменениям, в том числе: изменение вида деятельности, реорганизация финансово-экономической службы. Немаловажно, чтобы в рамках даже одного вида деятельности, например, какого-либо производства, не менялся технологический процесс. Изменение технологического процесса на производстве ведет к изменению принципов калькулирования себестоимости, что может оказать существенное влияние на работу СУУ. Штат финансово-экономической службы должен по возможности быть постоянным, так как постоянная текучесть кадров, приход новых людей, не принимавших активное участие в разработке системы, ставит под угрозу корректность получаемых управленческих данных. Для решения данной проблемы можно воспользоваться услугами «аутсорсинга» по поддержанию системы и оказанию консультационных услуг пользователям по работе с системой. Проведение обучающих курсов для новых сотрудников также сможет исправить ситуацию в лучшую сторону и способствовать успешному завершению проекта по внедрению и развитию СУУ.

Еще один фактор, влияющий на успех проекта -- это наличие утвержденной методологии управленческого учета (стандартов учета, учетной политики). Без сформулированных и описанных принципов отражения финансово-хозяйственных операций, и принципов формирования управленческой отчетности система не сможет корректно работать, более того, пользователи системы не смогут правильно квалифицировать те или иные финансово-хозяйственные операции, что приведет к получению некорректной управленческой отчетности. Кто должен разрабатывать стандарты управленческого учета? Ведь не существуют государством утвержденные стандарты. Таким образом, разработка эффективной системы управленческого учета возможна, если предприятие имеет:

? Устоявшийся перечень видов деятельности, которыми занимается предприятие,

? Неизменность технологических процессов на производстве,

? Отсутствие текучести кадров в финансово-экономическом блоке,

? Разработанные и утвержденные методологические документы по управленческому учету.

? Устоявшуюся и утвержденную финансовую и организационную структуру предприятия

Реализация проекта может начаться в любое время года, однако важно знать планируемую дату его завершения. Удобней всего переходить на эксплуатацию системы с начала года, так как появляется возможность изменения для нужд управленческого учета учетной политики. Помимо этого, появляется возможность по итогам года получить отчеты о финансовых результатах деятельности компании в новой системе и согласно единой методологии. В противном случае, придется, к примеру, если при запуске системы во 2 квартале года, перекладывать вручную данные за 1 квартал в новую систему, что может породить некорректные финансовые отчеты, связанные с человеческим фактором.

При постановке системы управленческого учета на предприятии специалистам финансово-экономического блока или привлеченным профессиональным консультантам рекомендуется:

1. Перед тем как начать проект необходимо определить рамки проекта. Под рамками проекта подразумеваются масштабы и границы предстоящих работ. Необходимо определить, что будет охватывать данная система, т.е. ее функциональные возможности и те работы (включая разработку методологических документов), которые будут сделаны в рамках данного проекта.

2. Ни для кого не секрет, что начинать любой проект приходится с обследования. Процесс обследования предприятия включает в себя получение необходимой информации о видах деятельности предприятия, основных и обеспечивающих бизнес-процессах, о финансовой и организационной структуре предприятия, ресурсных возможностях предприятия, производственной и сервисной инфраструктуре. При разработке системы управленческого учета должны быть учтены факторы, влияющие на создаваемую методику управленческого учета, в т.ч. IT -- инфраструктуре.

3. На основании полученной информации разрабатывается методология учета, реализация которой приведет к созданию стандартов учета и учетной политики. Без единой методики ведения учета, без понятных и однозначно воспринимаемых принципов учета система не будет работать корректно. В стандартах управленческого учета обязательно должны быть описаны принципы отнесения финансово-хозяйственных операций к тем или иным видам операций (статьям, проводкам или счетам), методы калькулирования и списания производственной себестоимости, себестоимости реализации продукции и товаров. Необходимо также определить используемые аналитические справочники (в т.ч. план счетов и/или справочник статей доходов и затрат, справочник бюджетных единиц, центров финансовой ответственности и т.д.)

4. Когда методологический этап проекта завершен можно приступать к автоматизации системы управленческого учета. Согласно требованиям и принципам, заложенным в стандартах учета и учетной политики, подбирается подходящий программный продукт. Программный продукт должен обладать достаточной функциональностью для решения поставленных задач, при этом по возможности обладать невысокой ценой и что наиболее важно -- удобством работы пользователей в системе, простотой в настройке системы и невысокой стоимостью технической поддержки системы.

5. После того как был выбран программный продут необходимо написать техническое задание на разработку автоматизированной учетной системы. Очень часто разработка технического задания происходит параллельно с настройкой системы. Это считается допустимым, так как в процессе разработки обычно принимаются решения об изменении того или иного функционала системы, либо определенной процедуры или алгоритма, либо изменение элементов справочника или отчетных форм.

6. Внедрение системы включает в себя не только процесс настройки, но и последующее тестирование и опытную эксплуатацию системы. В процессе тестирования системы проверяется работа всех заданных алгоритмов. В процессе опытной эксплуатации выявляются ошибки или недоработки, обнаруженные в процессе работы пользователей с реальными данными, однако при этом пользователи продолжают работать и в старой системе, либо формировать управленческую отчетность вручную по старым принципам, сравнивая полученные данные с данными и отчетами в системе.

7. По окончании опытной эксплуатации и устранении всех обнаруженных ошибок, происходит ввод системы в промышленную эксплуатацию. При переходе системы в промышленную эксплуатацию пользователи полностью отказываются от работы в старых системах по старым принципам, т.е. все финансово-хозяйственные операции учитываются только по-новому. На этапе промышленной эксплуатации группой технической поддержки осуществляются работы по поддержанию и обновлению системы, консультации пользователей.

Необходимость реализации 4-7 этапов продиктована усилением конкурентной борьбы, исход которой определяется не только адекватностью управленческих решений, но и их своевременностью. С конца 60-х гг. ХХ столетия методы учета интенсивно «переводятся» на информационный язык, и появляются автоматизированные управленческие технологии, предоставляющие возможность работать с информацией любого содержания. В частности выделяют следующие концепции:

? MRP (Material Requirements Planning) -- автоматизированное планирование потребности сырья и материалов для производства (нацелена на минимизацию издержек, связанных со складскими запасами); используется для описания компонента «производство».

? MRP II (Manufacturing Resource Planning) -- автоматизированное планирование всех производственных ресурсов предприятия: сырье, материалы, оборудование, его производительность, трудозатраты (контроль производства осуществляется по всему циклу, начиная от закупки сырья и заканчивая отгрузкой товара потребителю); используется для описания компонентов «производство», «логистика»

? ERP (Enterprise Resource Planning) -- автоматизация и оптимизация внутренних бизнес-процессов (back-office), планирование как материальных, так и финансовых ресурсов в масштабе предприятия, в частности при осуществлении: приема заказов, планирования производства, поставки, доставки готовой продукции (услуг) и администрирования. Используется для описания компонентов «производство», «логистика», «финансы»

? Технология orgware означает построение иерархии управления компанией. Включает перечень организационных звеньев, описание функций и их распределение по звеньям; используется для описания компонента «структура».

? Технология workflow означает моделирование структуры бизнес-процессов, основанное на идее конвейера. Используется для описания компонента «логистика» (кто, кому, в какие сроки поставил) наряду с количественными характеристиками

? Структуризатор означает сбор, обработку и анализ больших массивов разноплановой информации в соответствии со стратегией предприятия (данные по срокам, регионам с привязкой к конкретным продуктам). Используется для описания компонента «маркетинг»

Стремление бизнеса контролировать не только внутреннюю, но и внешнюю среду привело к возникновению систем управления внешней средой ближнего окружения (front-office), к которой относят конкурентов, поставщиков и потребителей (пять сил Портера).

В настоящее время развиваются такие системы учета/управления как:

? Бенчмаркинг (Benchmarking) -- система учета информации о конкурентах

? CRM (Сustomer Relations Management) -- система учета и управления взаимоотношениями с потребителями

? SCM ( Supply Chain Management) -- система учета и управления взаимоотношениями с поставщиками.

Разрабатываются и такие системы учета и управления, которые совмещают планирование back- и front-office, в частности:

? CSRP (Customer Synchronized Resourсe Planning) -- планирование ресурсов в зависимости от потребностей рынка. Процесс управления предприятием включает маркетинг отношений (CRM), что дает возможность интегрировать взаимоотношения «потребитель-предприятие» во внутренние бизнес-процессы предприятия. Планирование деятельности предприятия начинается не с анализа возможностей предприятия производить товары или услуги, а с изучения потребностей рынка в них. Иными словами, этапы производственной деятельности (проектирование будущего изделия, гарантийное и сервисное обслуживание) должны планироваться с учетом специфических требований заказчика.

? ERP II -- Enterprise Resource and Relationship Processing -- управление внутренними ресурсами и внешними связями предприятия (совмещает ERP, CRM, SCM).

На рис.1. отображена иерархия и структура указанных систем учета/управления.

Рис. 1 Иерархия и структура автоматизированных систем учета

В настоящее время намечается тенденция учета динамики внешней среды дальнего окружения с помощью так называемого мониторинга внешней среды по PESTE-факторам1.

Таблица 1

Компоненты сред и системы их управления

В табл. 1 представлены компоненты сред и соответствующие им системы учета и управления.

Таким образом, современный управленческий учет отличается от производственного учета интегрированностью. Управленческий учет показывает взаимозависимость функциональных составляющих в единой открытой системе, отслеживает динамику как внутренней, так и внешней сред.

Зачастую интегрированный управленческий учет называют контроллингом, хотя понятие контроллинга зародилось раньше, чем появилась возможность объединить в единую систему отдельные учетные подсистемы (50-60-е гг. против 80-90 гг. ХХ века). Смысловая казуистика возникла не случайно.

Смысловая нагрузка контроллинга не ограничивается учетом, даже интегрированным, а предполагает координацию как внутренних управленческих процессов между собой, так и координацию внешней и внутренней сред предприятия. В идеале контроллинг находит точки соприкосновения между функциональными составляющими менеджмента, создавая единую систему управления, а с учетом изменений внешней среды, адаптирует эту систему под новые требования. Этот механизм нацелен на повышение эффективности работы предприятия. Хозяйствующий субъект может ставить разнообразные цели, но в конечном итоге речь идет о прибыльности.

Ориентация контроллинга на учет предполагает использование информации, аккумулируемой в рамках учетной системы. Внимание при этом концентрируется на ключевых показателях успеха в денежном выражении. Методы бухгалтерского учета, в частности составление бухгалтерской отчетности, позволяют увидеть картину экономического положения предприятия в целом при непрозрачности отдельных аспектов для менеджмента предприятий.

Расширение информационной базы контроллинга за счет количественной и качественной информации о хозяйственных областях предприятия позволяет «уйти вглубь» бизнес-процессов, нарисовать более детальную картину. В то же время детализация должна иметь ограничения, поскольку она -- не самоцель, а инструмент повышения эффективности экономического субъекта. Основным поставщиком информации является СУУ.

Реализация концепций систем управленческого учета CRM, SCM, CSRP, ERP II повышает эффективность координации и адаптации управления в системе контроллинга, дает возможность снова увидеть целостную картину состояния предприятия на рынке наряду с деталями, нюансами функциональных составляющих внутренней среды. В целом именно это приводит к повышению конкурентоспособности менеджмента компании и к снижению системных рисков.

Литература

1. Хорнгрен Ч., Фостер Д., Датар Ш. Управленческий учет. 10-е изд. М., 2008. 1008 с.

2. Божко П. Особенности управленческого учета на российских предприятиях // Финансовый директор. 2003. № 2.

3. Налоговый кодекс РФ (НК РФ) часть 1 от 31.07.1998 № 146-ФЗ. Налоговый кодекс РФ (НК РФ) часть 2 от 05.08.2000 № 117-ФЗ.

4. http://www.mirrabot.com/work/work_30248.html.

5. Фалько С.Г., Носов В.М., Контроллинг на предприятии. М.: Знание России, 1995. 80 с.

6. Хан Д., Планирование и контроль: концепция контроллинга / Пер. с нем. М.: Финансы и статистика, 1997. 800 с.

7. Контроллинг в бизнесе: методологические и практические основы построения контроллинга в организациях / А.М. Карминский, Н.И. Оленев, А.Г. Примак, С.Г. Фалько. М.: Финансы и статистика, 1998. 256 с.

8. Why isn't the Controller Having More Impact? / Schuemann Jon //Strategic Finance. 1999. Aril. p. 32.

Размещено на Allbest.ru