Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Совершенствование кадрового делопроизводства в медицинских учреждениях

Perfection of personnel record keeping in medical institutions

Захарова Татьяна Николаевна

Борисова Ульяна Семеновна

Аннотация

В настоящее время работа с бумажными документами занимает огромное время, и поэтому появляется необходимость в использовании системы электронного документооборота. В статье представлен анализ кадрового делопроизводства в одном из районных медицинских учреждений Республики Саха (Якутия). Предложено внедрение автоматизированной системы «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» с целью повышения производительности труда работников кадрового отдела.

Ключевые слова: кадровое делопроизводство, система электронного документооборота, производительность труда персонала.

Annotation

Currently work with paper documents takes a long time, and therefore there is a need to use an electronic document management system. The article presents the analysis of personnel records management in one of the regional medical institutions of the Republic of Sakha (Yakutia). The introduction of the automated system "1C: Salary and staff of the state institution 8" is proposed with the aim of increasing the labor productivity of personnel in the personnel department.

Keywords: personnel record keeping, system of electronic document circulation, labor productivity of personnel.

В деятельности кадровой службы государственного учреждения значительный объем занимает кадровое делопроизводство. Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. В связи с существенным увеличением объема управленческих отношений сформировалась необходимость изменения делопроизводственных принципов. Все чаще делопроизводственные функции в системе управления кадрами автоматизируются с внедрением информационных технологий, так как сегодня скорость передачи информации, защита ее от искажения и несанкционированного доступа, традиционные архивы уже никого не устраивают. Появляется необходимость изменения структуры документационных отношений - компьютер больше не «печатная машина», а средство создания документа, передачи в пространстве, хранения и даже подписания. Развитие информационных технологий позволило во многих областях, в том числе и в кадровом делопроизводстве, заменить бумажный документооборот электронным.

Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. [1] Электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание документов в электронном виде и электронных копий документов, управления ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов. [3] То есть система электронного документооборота - это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами, а также взаимодействие между сотрудниками. Также систему электронного документооборота называют EDMS (Electronic Document Management Systems) - система управления электронными документами. [5]

Наиболее востребованные функции системы электронного документооборота - хранение и поиск документов, поддержка делопроизводства, маршрутизация и контроль исполнения документов, составление аналитических отчетов, обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе, сканирование и полное распознавание информации. Некоторые системы электронного документооборота имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

В одной из центральных районных больниц Республики Саха (Якутия) отдел делопроизводства или отдел документационного обеспечения управления как самостоятельный отдел не существует. Работу с документами осуществляют начальник отдела кадров и специалисты по кадрам. В связи с этим возникают определенные проблемы. В ходе наблюдения выяснилось, что в отделе кадров больницы ведется смешанный документооборот: некоторые документы создаются и обрабатываются в электронном виде, а некоторые документы могут создаваться, проводиться и рассылаться в бумажном виде. Вообще, компьютеры используются как печатная машинка. Главной проблемой является отсутствие системы электронного документооборота. Весь персонал в больнице составляет 634 человек. И управлять, и составлять вручную документы более 600 человек очень трудно и занимает огромное время. На поиски определенных документов: и электронных, и бумажных, кадровики тратят очень много времени. Некоторые документы даже теряются.

По результатам исследования, которое мы провели среди специалистов отдела кадров, выяснилось следующее:

• система электронного документооборота отсутствует;

• компьютеры соединены единой локальной сетью;

• Работники пользуются защищенной почтовой системой VipNet и файлообменником NetSpeakerPhone;

• документооборот в больнице больше бумажный, чем электронный;

• скорость нахождения бумажного документа низкая; Положение об отделе кадров отсутствует; Положение о документообороте отсутствует.

Работники отдела кадров оценили по 5-балльной шкале преимущества использования системы электронного документооборота и препятствия внедрения системы электронного документооборота в больнице.

Рисунок 1 - Преимущества использования системы электронного документооборота

кадровый делопроизводство медицинский

Преимущества использования системы электронного документооборота оценили следующим образом: экономия времени сотрудников - 100%, экономия трудозатрат сотрудников - 60%, экономия средств организации - 20%, повышение производительности труда сотрудников - 68%, повышение эффективности работы сотрудников - 68%, возможность организовать совместную работу с документами - 36%, экономия места в офисе - 20%, сокращение времени на согласование документов - 28%. Таким образом, главными преимуществами использования системы электронного документооборота являются - экономия времени сотрудников, повышение производительности труда и эффективности работы.

Таблица 1 - Трудоемкость выполнения ключевых операций

Препятствия внедрения системы электронного документооборота в больнице оценили следующим образом: высокая стоимость системы электронного документооборота - 48%, сжатый срок и трудоемкий переход на систему электронного документооборота - 96%, недостаточная информированность о системах электронного документооборота - 40%, сложность в использовании системы электронного документооборота - 48%, нежелание обучаться эксплуатированию системы электронного документооборота - 20%. Таким образом, работники отдела кадров считают, что главным препятствием внедрения системы электронного документооборота в их организации является сжатый срок и трудоемкий переход на систему электронного документооборота.

По результатам исследования, мы рекомендуем внедрить в отдел кадров медицинского учреждения систему электронного документооборота «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8». Эта программа обеспечивает ведение взаиморасчетов с работниками, а также учет затрат на оплату труда в составе расходов учреждения. Автоматизирован весь комплекс расчетов - от начисления зарплаты, оплаты больничных листов, отпусков и командировок до подготовки документов на выплату зарплаты и формирования регламентированной и аналитической отчетности и поддерживает особенности учета и расчета в различных государственных учреждениях. Возможности этой программы для медицинских учреждений:

• Оплата труда в соответствии с профессиональных квалификационных групп (ПКГ) / профессиональных квалификационных уровней (ПКУ);

• Тарификационная отчетность учреждений ФМБА;

• Возможность выгрузки данных в федеральный регистр медицинских работников;

• Учет доступа к наркотическим средствам;

• Автоматизация процесса проведения аттестаций, подтверждающих квалификацию.

Внедрение автоматизированной системы «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8» повышает производительность труда работников отдела кадров.

Производительность труда - это обобщающий показатель эффективности работы предприятия. Основная цель анализа производительности труда - выявление резервов ее роста. [2, С.259] Производительность труда -- показатель, характеризующий результативность труда.

Сравнение трудоемкости выполнения ключевых операций приведены в таблице 2. Если пользователь при экономии i - вида с применением программы экономит DTj, часов, то повышение производительности труда Pj (в %) определяется по формуле 1[4, C.205-208]:

Рi100 (1),

где Fj - время, которое планировалось пользователем для выполнения работы j - вида до внедрения программы, ?Tj - время, которое пользователь будет тратить для выполнения работы j - вида после внедрения программы.

Таблица 2 - Трудоемкость выполнения ключевых операций

Автоматизация документооборота в одной из центральных районных больниц Республики Саха (Якутия) позволит сократить расходы учреждения и повысить производительность труда его персонала. Производительность труда повыситься на 199%: регистрация документов - на 50%, тиражирование документов - на 25%, поиск документов - до 40%, доставка до исполнителя - до 20%, подготовка отчета - до 50%, согласование документов - на 14%.

Таким образом, эффективная работа с информационной технологией залог успешной деятельности любой организации. В настоящее время уже невозможно представить себе развитие любой организации без участия информационных технологий.

Литература

1. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учебно-методическое пособие [Электронный ресурс] // Режим доступа http://window.edu.ru/catalog/pdf2txt/731/25731/8626?p_page=5 (дата обращения 25.03.2018)

2. Одегов Ю.Г., Никонова Т.В. Аудит и контроллинг персонала. Учебник. - М.: Альфа-Пресс, 2010. - 560 с.

3. Приказ ФАНО России от 26.06.2017 N 372 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций" [Электронный ресурс] // Режим доступа http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_222468/f55b866f65bc43dd851b e0a7dd30e0c0ae054cbc/ (дата обращения 25.03.2018)

4. Тотолян Л.А., Кузьминых А.С., Орехов Г.С. Расчёт экономического эффекта автоматизациями деятельности предприятия //Новая наука: от идеи к результату. - 2016. - №4-1. - С.205-208.

5. Что такое электронный документ, СЭД, ECM // Журнал о системах электронного документооборота (СЭД) [Электронный Режим доступа https://ecm-journal.ru/mustknow (дата обращения 30.03.2018)

Literature

1. Balibardina G.I. Dokumentovedenie and documentation support of management: educational and methodological manual [Electronic resource] // Access mode http://window.edu.ru/catalog/pdf2txt/731/25731/8626?p_page=5 (circulation date 25.03.2018)

2. Odegov Yu.G., Nikonova Т.V. Audit and controlling of personnel. Textbook. - Moscow: Alfa-Press, 2010. - 560 p.

3. Order of the FAO of Russia of 26.06.2017 N 372 "On approval of the Instruction on record keeping in the central office of the Federal Agency of Scientific Organizations" [Electronic resource] // Access mode http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_222468/f55b866f65bc43dd851b e0a7dd30e0c0ae054cbc/ (circulation date 25.03.2018)

4. Totolyan LA, Kuzminyh AS, Orekhov GS Calculation of the economic effect of the automation of enterprise activity // New science: from idea to result. - 2016. - No. 4-1. - P.205-208.

5. What is an electronic document, SED, ECM / / Journal of electronic document management (EDS) [Electronic resource] / / Access mode https://ecmjournal.ru/mustknow/ (circulation date 30.03.2018)

Размещено на Allbest.ru