Принципы построения системы квалифицирующих информацию признаков учетно-интегрированного обеспечения управления холдингом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургского государственного экономического университета

Принципы построения системы квалифицирующих информацию признаков учетно-интегрированного обеспечения управления холдингом

Авдиенко К. В.

аспирант кафедры бухгалтерского учета и аудита

Аннотация

квалифицирующий информационный холдинг кодирование

В статье автор предлагает использование четырех принципов разработки системы квалифицирующих информацию признаков: 1. Ориентированность на удовлетворение информационных потребностей управления холдинга; 2. Однократность ввода данных, путем кодирования квалифицирующих информацию признаков; 3. Связанность квалифицирующих информацию признаков; 4. Соответствие квалифицирующих признаков объектов учета и объектов бюджетирования

Ключевые слова: квалифицирующие информацию признаки, управленческий учет, холдинг

Достижение эффективности управления, в том числе эффективности реализации функции контроля возможно только при интегрированном подходе к учетно-информационному обеспечению, основанному на использовании единого информационного пространства. Вопросы организации интегрированного обеспечения управления в большинстве своем рассматриваются с точки зрения информационных технологий [3, 4, 5]. Потенциал же комплексного подхода, предполагающего построение учетно-интегрированного обеспечения управления с применением положений информационных технологий, недостаточно раскрыт и является особо актуальным.

Учетно-интегрированное обеспечение представляет собой систематизированную совокупность информационных ресурсов состоящих из данных бухгалтерского, управленческого, налогового и статистического учетов, а также другой количественной и качественной информации об объектах учета и бюджетирования, взаимосвязанных посредством квалифицирующих информацию признаков. Под квалифицирующим информацию признаком мы понимаем характеристику объекта учета и (или) объекта бюджетирования, позволяющую систематизировать объекты в необходимом для целей управления виде [1]. Систематизация характеристик объектов учета и бюджетирования обеспечивается посредством применения счетов учета, субсчетов, кодов аналитики.

Идея квалифицирующих информацию признаков интерпретирует концепцию информационных слоев фактов хозяйственной жизни Я.В. Соколова [2], с учетом современного уровня развития ИТ технологий. Так, квалифицирующий информацию признак можно рассматривать, как характеристику объекта учета и (или) объекта бюджетирования, занесенную в информационную систему, представляющую собой содержательный слой одной из мантий факта хозяйственной жизни. Каждая из мантий (например, экономическая или юридическая мантии) содержит определенный набор информационных слоев, взаимосвязь которых в информационной системе холдинга образует систему квалифицирующих информацию признаков.

Основной задачей создания эффективной интегрированной системы учета является разработка системы квалифицирующих признаков. Считаем, что разработка такой системы должна производиться на основе следующих принципов:

1. Ориентированность на удовлетворение информационных потребностей управления холдинга. В зависимости от уровня управления холдингом одна и та же информация необходима в различных разрезах. Поэтому, разработка квалифицирующих признаков должна осуществляться на основе перечня информации, необходимой для удовлетворения потребностей по уровням управления. При создании системы необходимо выявить не только потребность в информации в рамках одного юридического лица, но и особенности информационных взаимосвязей между компаниями холдинга. Руководство холдинга должно стремиться к созданию интегрированной учетной системы таким образом, чтобы квалифицирующие признаки охватывали все области деятельности холдинга. Для этого, необходимо разработать единую для холдинга в целом систему квалифицирующих признаков, удовлетворяющих особенностям бизнеса всех обществ, входящих в холдинг и формализовать ее в виде: единой учетной политики для целей управленческого учета, единого плана счетов, единого плана кодов аналитики управленческого учета, единых форм первичных документов для всех компаний холдинга.

За счет квалифицирующих признаков производится трансформация данных бухгалтерского учета в данные управленческого учета, являющегося источником учетно-аналитической информации для реализации задач управленческого контроля. Поэтому, квалифицирующие признаки должны быть разработаны таким образом, чтобы упростить и автоматизировать процесс трансформации данных. Более того, система квалифицирующих признаков должна быть разработана с учетом не только текущих, но и потенциальных потребностей в информации на разных уровнях управления холдинга.

2. Принцип однократности ввода данных путем кодирования квалифицирующих информацию признаков. Кодировка квалифицирующих информацию признаков и их присвоение осуществляется в том числе и через создание справочников в интегрированной информационной системе. Под справочниками мы понимаем представленные в виде таблиц систематизированные данные, состоящие из кодов и значений, многократно используемых как источник информации при формировании учетных записей в интегрированной системе. При этом данные содержащиеся в справочниках не меняются или меняются редко. Взаимосвязанные справочники обеспечивают однократность ввода данных в интегрированную информационную систему.

3. Принцип связанности квалифицирующих информацию признаков. Данный принцип предполагает, что при вводе одного квалифицирующего признака, автоматически объекту учета присваивается ряд связанных признаков.

Во-первых, необходимо обеспечить наследование квалифицирующих информацию признаков при проведении хозяйственных операций. На практике это означает, что присвоенные при первоначальном оприходовании, например, товаров в бухгалтерском учете признаки наследуются вплоть до признания выручки от продажи этих товаров. Наследование квалифицирующих признаков непосредственно связано с принципом однократности ввода данных.

Во-вторых, некоторые, квалифицирующие информацию признаки имеют жесткую иерархическую взаимосвязь, поэтому целесообразно их присвоение путем каскадного кода аналитики. Например, код товара, представляющий собой многозначный цифровой код, образует самый нижний уровень иерархии товаров. В данном коде могут содержаться уровни структуры ассортимента -- деление на группы, категории, субкатегории и т.д. Таким образом, код товара будет представлять собой иерархию квалифицирующих признаков структуры ассортимента, представленных в виде «матрешки». Такое присвоение иерархических кодов аналитики, аналогично принципу, используемому при нумерации субсчетов различного порядка, открываемых к счетам бухгалтерского учета. Благодаря возможности иерархического присвоения кодов, может быть обеспечена детализация информации по «принципу погружения», при котором появляется возможность генерировать отчеты различной степени детализации. В этом же коде могут быть зашифрованы и другие характеристики ассортимента, также являющиеся квалифицирующими информацию признаками, например, формы товара (таблетки, капли или порошок), различные потребители (ребенок или взрослый). Зашифрованные через один код жестко взаимосвязанные квалифицирующие информацию признаки имеют древовидную иерархическую структуру.

Таблица. Пример иерархии квалифицирующих информацию признаков, зашифрованных в коде товара

В-третьих, при невозможности присвоения нескольких квалифицирующих информацию признаков через шифрование их в едином коде аналитики, должно автоматически осуществляться присвоение жестко перекрестно взаимосвязанных признаков. Так, например, исходя из кода категории товара, может присваиваться код аналитики соответствующий менеджеру по закупкам этого товара, при этом, одному менеджеру может соответствовать множество категорий.

В-четвертых, квалифицирующие информацию признаки могут иметь гибкую перекрестную взаимосвязь. Так, один товар может поставляться несколькими поставщиками. В этом случае, присвоение квалифицирующего признака -- кода поставщика осуществляется путем ручного выбора. При наличии гибкой взаимосвязи, в ИТ системе необходимо наличие автоматизированных контролей, обеспечивающих непротиворечивость взаимосвязанных признаков. Так, ИТ контролем будет являться автоматизированное недопущение присвоения кода поставщика, не указанного в справочнике, как поставляющего этот товар. Взаимосвязь квалифицирующих информацию признаков, а также ее тип -- должны быть закреплены в едином плане кодов аналитики, а также найти свое отражение в учётной политике, что позволяет на практике формализовать описанную выше систему и сделать ее пригодной для использования.

Соблюдение принципа связанности квалифицирующих информацию признаков обеспечит целостность информации в интегрированной системе, повысит аналитичность учета, и что немаловажно -- минимизирует риск получения противоречивой информации, подготовленной для различных уровней управления, что повысит ценность и качество учетной информации.

4. Принцип соответствия квалифицирующих признаков объектов учета и объектов бюджетирования. Квалифицирующие признаки должны удовлетворять информационные потребности бюджетирования, а также потребности управленческого контроля процесса планирования. Для этого интегрированная информационная система должна содержать, во-первых, необходимые и достаточные данные, необходимые руководящему персоналу для подготовки бюджета, а, во-вторых, данные для составления план-факт анализа. Таким образом, квалифицирующие признаки бюджета должны иметь однозначное соответствие квалифицирующим признакам учета, а часть этих признаков должны быть едины. Например, едиными для учета и бюджетирования квалифицирующими признаками будут являться временные периоды, коды юридических лиц, входящих в холдинг и т.д. Однозначное соответствие должны иметь код статьи бюджета и совокупность квалифицирующих признаков учета, например совокупность нескольких субсчетов и кодов аналитики. Соблюдение этого принципа на практике связывает учет, планирование и контроль воедино и необходимо для целей обеспечения системного подхода к управлению в холдинге, в т.ч. организации системы контроллинга в холдинге.

Применение учетно-информационного обеспечения управления, основанного на использовании потенциала информационных технологий, позволяет более рационально и широко использовать информацию, получаемую из системы учета. Важной задачей при этом является обеспечение взаимоувязки данных различных систем учета, фактических и плановых показателей. Кроме того, необходимо обеспечить необходимую скорость трансформации учетных данных в соответствии с динамично меняющимися запросами и управленческими нуждами. Для того, чтобы решить данные задачи, необходимо создать интегрированную систему учета. Интегрированная система учета строится на основе широкого применения квалифицирующих информацию признаков, увязанных в единую систему. Соблюдение рекомендованных нами принципов при разработке системы квалифицирующих информацию признаков, позволяет создать учетно-интегрированное обеспечение, способное обеспечить качественной, полной и оперативной учетной информацией широкий круг запросов управления, адаптируя учетные данные к нуждам управления.

Литература

1. Авдиенко К.В. Использование средств контроля информационных систем в учетно-информационном обеспечении управления холдингом // Известия С.-Петерб. госуд. экон. ун-та. -- 2014. -- № 3(87). -- С. 63-69.

2. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет как сумма фактов хозяйственной жизни: учебное пособие. -- М.: Магистр, 2010. -- С. 220.

3. Gordana Gajic, Stevan Stankovski, Gordana Ostojic, Zdravko Tesic, Ljubomir Miladinovic. Method of evaluating the impact of ERP implementation critical success factors -- a case study in oil and gas industries // Enterprise Information Systems -- ENTERP INF SYST. 2012. pp. 1-23.

4. Shahin Dezdar, Sulaiman Ainin. The influence of organizational factors on successful ERP implementation // Management Decision -- MANAGE DECISION. 2011. vol. 49, no. 6, pp. 911-926.

5. Vidyaranya B. Gargeya, Cydnee Brady. Paper Success and failure factors of adopting SAP in ERP system implementation // Business Process Management Journal. 2005. vol. 11, no. 5, pp. 501-516.

Размещено на Allbest.ru