Документальне забезпечення внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документальне забезпечення внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів

Постановка проблеми

Внутрішньогосподарський контроль земельних ресурсів, за умови його належної організації та об'єктивного проведення, безсумнівно, відіграє вирішальну роль для кожного підприємства. Це пояснюється тим, що такий вид контролю дає змогу оцінювати економічну ефективність і законність здійснення господарських операцій із земельними ресурсами; виявляти чинники, які перешкоджають раціональному використанню земельних ресурсів; розробляти механізм виправлення й усунення наслідків виявлених відхилень, порушень, недоліків і недопущення їх повторення в майбутньому. Іншими словами, метою впровадження внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів у систему управління підприємством є зниження ризику втратити право на земельну ділянку через її незаконне, недбайливе використання суб'єктом господарювання, а також надання обґрунтованої впевненості, що операції з ними здійснюють відповідно до принципів бухгалтерського обліку, а звітність є достовірною.

Проте, важливо зауважити, що жодна система внутрішнього контролю, а відповідно й внутрішньогосподарського контролю, не може бути ідеальною та гарантувати стовідсоткову впевненість [1, с. 98; 2, с. 2]. Це зумовлено тим, що їй властиві певні обмеження: таємна згода двох і більше працівників викликає значні труднощі з виявлення порушень; зловживання контролем з боку менеджменту, концентрація влади в одних руках; тиск на працівників з метою досягнення надмірно високих показників виробництва, шантажування персоналу (як внутрішнє, так і зовнішнє); людський фактор - обмеженість у часі, поспішність або недбалість можуть призвести до помилок або перешкодити їх виявленню в процесі перевірки документів [3]. Про людський фактор як недолік контролю зазначає Є.В. Калюга [4] і переконана, що контроль відданий на відкуп інтуїції та досвіду фахівців, які здійснюють контрольні функції на свій розсуд.

Слід підкреслити, що для того, щоб внутрішньогосподарський контроль виконував покладені на нього завдання насамперед забезпечував керівництво підприємства своєчасною, точною інформацією про керований об'єкт, необхідно приділяти увагу організації порядку формування підстав для висловлення внутрішнім контролером думки про реальний стан об'єкта перевірки. Такими підставами є документально оформлена інформація, яка одержана як упродовж усього процесу проведення внутрішньогосподарського контролю, так й узагальнена на підставі його результатів. Однак нині питання документального оформлення проміжних і кінцевих результатів внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів залишається проблемним і потребує дослідження.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Вивчення наукових праць учених дозволило сформулювати думку, що дослідженню питання організації та методики внутрішньогосподарського контролю в сільськогосподарських підприємствах присвячували праці такі вітчизняні науковці, як: Л.В. Гуцаленко [5], В.А. Дерій [6], М.М. Коцупатрий [7], У.О. Марчук [7], В.П. Пантелеєв [8], О.А. Подолянчук [9], Л.В. Рибалко [10], Р.А. Сагайдак [11] та інші. Зокрема, Л.В. Гуцаленко досліджує питання формування адаптивної системи контролю формування фінансових результатів сільськогосподарських підприємств [5]. В.А. Дерій обґрунтовує роль внутрішньогосподарського контролю для кожного сільськогосподарського підприємства та зазначає, що ті підприємства, які займаються вирішенням проблем такого виду контролю, мають значно менші ризики банкрутства, ніж ті, що не знаходять часу й ресурсів на нього [6]. М.М. Коцупатрий та У.О. Марчук надали рекомендації щодо вдосконалення методичного підходу до організації внутрішньогосподарського контролю, що дасть змогу власникам, керівникам і відповідним службам підприємств організовувати та здійснювати дієвий контроль шляхом його спрямування не лише на відстеження невідповідності законодавчим вимогам, але й на досягнення ефективності діяльності суб'єктів господарювання [7]. В.П. Пантелеєв розробив парадигму внутрішньогосподарського контролю діяльності підприємств за допомогою розкриття основних положень філософського значення теорії управління та ролі контролю в управління підприємством, яку покладено в основу розробки концепції внутрішньогосподарського контролю [8]. Л.В. Рибалко розробила концептуальні засади організації системи внутрішньогосподарського контролю в аграрних підприємствах, що дозволить оптимізувати склад, структуру та чисельність служби внутрішньогосподарського контролю [10].

Порядок організації та проведення внутрішнього контролю на підприємствах аграрної сфери висвітлюється в працях зарубіжних науковців. Зокрема, M. Dumitru доводить важливість діяльності внутрішнього контролю на рівні сільськогосподарських підприємств і досліджує аспекти організації специфічних процедур внутрішнього контролю сільськогосподарської діяльності [12]. L. Giriunas, G. Giriuniene, оцінюючи роль внутрішнього контролю підкреслюють, що створення ефективної системи внутрішнього контролю є одним з основних інструментів управління у великих компаніях. Автори стверджують, що освоєння та використання цього інструменту в сучасних економічних умовах створює передумови для досягнення конкурентних переваг перед іншими компаніями. Крім того, вчені розглядають функції, елементи внутрішнього контролю та їх місце в процедурах управління компанією, а також доцільність цього контролю [13].

Варто зауважити, що в зарубіжній практиці переважно вживається термін «внутрішній аудит». Так, A.N. Cioban (Lucan), E. Hlaciuc та A. Zaiceanu стверджують, що впровадження внутрішнього аудиту дає можливість своєчасно та активно ідентифікувати ризики, тоді як організаційні рамки зовнішнього аудиту не істотно впливають на ефективність аудиту [14]. T.K. Philiph і S.Ngahu на прикладі підприємств тваринницької галузі аналізують значення внутрішнього аудиту та доходять до висновку, що внутрішній аудит є невід'ємним інструментом управління [15]. J. Eremic-Dodic, S. Popovic, V. Popovic, J. Bosnjak, V. Dodic наголошують, що внутрішній аудит сприяє підвищенню ефективності управління бізнесом, безпеці прийняття рішень [16].

Водночас, не зменшуючи ваги попередніх наукових досліджень, варто зазначити, що організаційно-методичні засади внутрішньогосподарського контролю саме земельних ресурсів залишаються не висвітленими науковцями. Відповідно поза увагою науковців перебуває проблема документального оформлення проміжних і кінцевих результатів внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів.

Метою статті є вивчення, критична оцінка стану документального забезпечення внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів і розробка пропозицій щодо його вдосконалення.

Виклад основного матеріалу дослідження

Перш, ніж перейти до оцінки стану документального забезпечення внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів, розглянемо запропоновані нами етапи проведення такого контролю (табл. 1).

Таблиця 1 Етапи внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів

Джерело: розроблено за дослідженнями автора.

На кожному з наведених етапів внутрішній контролер інформацію, необхідну для організації процесу його проведення та отриману безпосередньо під час його здійснення, відображає у так званих робочих документах. Варто підкреслити, що до робочої документації належать не лише документи, підготовлені контролерами, а й одержані матеріали (наприклад, копії, в тому числі фотокопії документів).

Внутрішній контролер перед тим, як подати на розгляд Правління акціонерного товариства (Правління товариства з обмеженою відповідальністю, Правління кооперативу), Загальних зборів акціонерів (Загальних зборів учасників, Загальних зборів членів), наглядової (спостережної) ради, керівництва, головного бухгалтера підприємства інформацію, зафіксовану в робочих документах, має її узагальнити, систематизувати та викласти у формі висновку, звіту, акту тощо, тобто в підсумковому документі.

Однак важливо зауважити про відсутність вимог і рекомендацій щодо змісту та форми робочої та підсумкової документації в чинних нормативно- правових актах. У зв'язку із цим контролювальний орган кожного підприємства самостійно розробляє документи внутрішньогосподарського контролю. Адже розробити уніфіковані форми документів, які б могли використовувати всі підприємства аграрного сектора під час планування, проведення та викладення результатів внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів неможливо через ряд чинників (наприклад, завдання, які ставляться перед службою внутрішньогосподарського контролю, складність об'єкта контролю, контрольні процедури, які слід виконати тощо). Але, враховуючи особливості земельних ресурсів, нами надано обґрунтовані пропозиції щодо розробки документального забезпечення, які в перспективі можуть слугувати як основа для формування пакету документів конкретного підприємства.

На першому, організаційному, етапі голова спеціальної служби контролю (це може бути ревізійна комісія, служба внутрішньогосподарського контролю тощо) або окремий спеціаліст (за умови, що на підприємстві не передбачено створення спеціального контролювального органу, але для контролю до штату підприємства вводять, наприклад, посаду ревізора) має документально оформити інформацію про: період, що перевіряється, строк проведення контролю, основні етапи контролю та завдання, які необхідно виконати на кожному із цих етапів, планові витрати часу на проведення контролю, а також осіб, які безпосередньо здійснюватимуть контроль. Для узагальнення такої інформації пропонуємо складати План внутрішньогосподарського контролю (рис. 1). У колонці 2 «Завдання контролю» наводять перелік завдань, які треба виконати в процесі контролю. У колонці 3 «Планові витрати часу на проведення перевірки» зазначають, скільки людино-годин планується витрати на здійснення всіх завдань конкретного етапу, 4 «ПІБ контролера» - вказується контролер, який здійснюватиме перевірку на конкретному етапі контролю, 5 «Примітки» - зазначають особливості проведення контролю.

З метою деталізації плану контролю в частині контрольних процедур, джерел інформації та робочих документів, які складатимуть під час здійснення внутрішньогосподарського контролю, пропонуємо скористатися Програмою внутрішньогосподарського контролю, яка наведена на рис. 2.

Програма внутрішньогосподарського контролю власних земельних ресурсів

Під час третього, узагальнювального, етапу одержані результати контролю відображають у робочих документах.

Звичайно, не можливо передбачити конкретні помилки, відхилення, порушення, які можуть бути виявлені під час внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів. Проте ми узагальнили та систематизували типові порушення, які встановлюють під час контролю, та навели їх у табл. 2.

Таблиця 2 Типові порушення, які виявляють під час внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів

Джерело: розроблено автором.

Для виявлення порушень за операціями з наявності, використання та відновлення земельних ресурсів рекомендуємо складати Порівняльну відомість даних бухгалтерського обліку та внутрішньогосподарського контролю (рис. 3).

За допомогою такого робочого документа суб'єкт контролю має змогу порівняти кореспонденцію рахунків та суми, відображені обліковим персоналом за кожною господарською операцією, зі своїми даними та на підставі цього встановити факт наявності чи відсутності відхилень у кореспонденціях і сумах.

Для формування зведеної інформації про встановлені під час здійснення контролю порушення пропонуємо складати Відомість систематизації виявлених порушень (рис. 4).

Завдяки цьому робочому документу можна оперативно одержати інформацію за кожним порушенням шляхом зазначення суб'єктом контролю короткого опису порушення; документа, в якому виявлено порушення; помилкових даних, які містяться в документі та правильних даних, встановлених контролером. У примітках узагальнюватимуть наслідки виявленого порушення для підприємства та надаватимуть пропозиції контролера з його виправлення, ліквідації наслідків і попередження виникнення такого порушення в майбутньому.

Рис. 3. Запропонована форма «Порівняльна відомість земельних ресурсів за даними бухгалтерського обліку та внутрішньогосподарського контролю»

Джерело: розроблено автором.

Складання такого документа також надасть можливість уникнути перевантаження висновку, який складається за наслідками проведення внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів, деталізованою інформацією про кожне встановлене порушення.

Для узагальнення результатів за вивченими під час контролю питаннями з наданням відповідних рекомендацій контролер(и), який безпосередньо проводив контроль, складає підсумковий документ (акт, довідка, звіт).

Відомість систематизації виявлених порушень станом на 31 грудня 2017 р.

Джерело: розроблено автором.

Вимоги до форми та змісту підсумкового документа не регламентовані жодним нормативно-правовим актом, а тому контролер оформлює результати перевірки у довільній формі. Ми пропонуємо складати Звіт про результати внутрішньогосподарського контролю земельних ресурсів (далі - Звіт), який можна розділити на три умовні частини: вступну, аналітичну та заключну (табл. 3).

Таблиця 3

6. Derii, V. A. (2013), Methods of internal control over costs of production at agricultural enterprises. Stalyi rozvytok ekonomiky, no. 1, pp. 254-258.

7. Kotsupatryi, M. M. and Marchuk, U. O. (2014), Vnutrishnohospodarskyi kontrol v upravlinni diialnistiu silskohospodarskykh pidpryiemstv [Internal control in the management of agricultural enterprises], “TD “Edelveis i K”, Vinnitsa, Ukraine.

8. Panteleev, V. P. (2009), Conception of internal control of activity of enterprises: methodology, organization, development, Dr.S Thesis, Analysis and Auditing (on the types of economic activity), Kyiv, Ukraine.

9. Podolianchuk, O. A. (2010), Internal control in the activity of agricultural enterprises, Ekonomika APK, vol. 10, pp. 109-112.

10. Rybalko, L. V. (2008), The internal control at agrarian enterprise, Ph. D. Thesis, Accounting, Analysis and Auditing (on the types of economic activity), Kyiv, Ukraine.

11. Sahaydak, R. A. (2008), Internal control in agricultural enterprises management, Ph. D. Thesis, Accounting, Analysis and Auditing (on the types of economic activity), Kyiv, Ukraine.

12. Dumitru, M. (2015), Internal control procedures for agricultural activities. Agricultural Management, seria I, vol. 17, is. 3, pp. 28-36.

13. Giriunas, L. and Giriuniene, G. (2014), Role of internal control in company management procedures: theoretical aspect. Purushartha: a journal of management, ethics and spirituality, vol. 7, is. 2, pp. 60-71.

14. Cioban (Lucan), A. N., Hlaciuc, E. and Zaiceanu, A. (2015), The impact and results of the internal audit activity exercised in the public sector in Romania. Procedia Economics and Finance, vol. 32, pp. 394-399. https://doi.org/10.1016/S2212-5671(15)01409-4.

15. Kiplagat, P. and Ngahu, S. (2017), Factors influencing risk based internal audit adoption in Kenya agricultural and livestock research organization. Journal of humanities and social science, vol. 22, is. 6, pp. 85-92. https://doi.org/10.9790/0837- 2206048592.

16. Eremic-Dodic, J., Popovic, S., Popovic, V., Bosnjak, J., Dodic, V. (2017), The importance of the implementation of it audits in agricultural enterprises of the Republic of Serbia in order to increase safety management and risk determination interval. Annals of The Constantin Brancusi University of Targu Jiu. Economy Series, vol. 2, pp. 91-97.

Размещено на Allbest.ru