Удосконалення обліку товарних операцій аграрних підприємств шляхом використання автоматизованих систем обробки інформації

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДОСКОНАЛЕННЯ ОБЛІКУ ТОВАРНИХ ОПЕРАЦІЙ АГРАРНИХ ПІДПРИЄМСТВ ШЛЯХОМ ВИКОРИСТАННЯ АВТОМАТИЗОВАНИХ СИСТЕМ ОБРОБКИ ІНФОРМАЦІЇ

Коваль С.В.

Анотація

облік товарний запас аграрний

У статті виявлено особливості обліку товарних запасів аграрних підприємств. Насамперед, йдеться про значну їх частку у структурі облікової роботи. Тому велике значення має оптимізація обліку шляхом використання автоматизованих систем обліку та відповідних програмних продуктів. Серед пропонованих заходів особлива увага приділена групуванню первинних облікових документів. Також велике значення має визначення змісту програми 1С:Підприємство, 1С:Бухгалтерія. Визначені переваги залучення вказаного й інших програмних продуктів навіть як основи створення прогностичного обліку на підприємствах.

Ключові слова: облік, товарні операції, аграрні підприємства, удосконалення, автоматизовані системи, програмні продукти.

Постановка проблеми

Довгий час застосування електронно-обчислювальних машин в обліково-економічній роботі справляло лише видимість підвищення ефективності обробки облікової інформації, а вирішення проблем методології обліку в цьому зв'язку зволікалося. Автоматизована система бухгалтерського обліку виникла і розвивається на основі “ручних” форм обліку. При цьому вона має свою специфіку та особливості, в зв'язку з чим її визнають окремою формою бухгалтерського обліку.

Сучасний підхід до визначення форми бухгалтерського обліку, особливо автоматизованої, виходить за рамки традиційної уяви, що склалася історично. Особливості обробки обліково-аналітичної інформації в умовах використання програмного забезпечення знаходять відображення в розвитку методології автоматизованої форми обліку. На сьогодні ринок інформаційних технологій та послуг пропонує досить велику кількість програмних продуктів, здатних вирішувати складні завдання щодо обліку, управління, створення баз даних та їх захисту тощо. Ринок бухгалтерських програм є досить насиченим і представлений комплексними (універсальними), функціональними, а також корпоративними інформаційними системами.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

У розробку питань теорії та методології обліку товарних операцій вагомий внесок зробили вітчизняні вчені: М. Я. Дем'яненко, Г.Г. Кірейцев, В.Б. Моссаковський, В.М. Жук, Ф.Ф. Бутинець, Ю.І. Осадчий, Л.К. Сук, В.С. Рудницький, І.А. Бланк, Н.М. Малюга, М. Петрук, В.О. Шевчук та інші вчені; зарубіжні дослідники: А.М. Андросов, П. Бабенко, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов, М.Р. Метьюс, Ж. Рішар, Е.С. Хендріксен.

На думку професорів В.Ф. Палія та Я.В. Соколова, бухгалтерський облік товарних операцій є складною трирівневою системою. Перший рівень - методичний, другий - технічний (рівень форми обліку), третій - організаційний. Досить цікаве тлумачення товарних операцій за суттю та економічним значенням дав І.П. Бабенко, яке не втратило свого облікового значення й нині, практично воно знайшло своє втілення в законодавчих актах України. Проте проблеми автоматизації наразі є актуальними та потребують подальшого вирішення.

Формулювання цілей статті

Метою статті є виявлення особливостей та проблем обліку товарних операцій аграрних підприємств та обґрунтування його удосконалення шляхом використання автоматизованих систем обробки інформації та відповідних програмних продуктів.

Опис основного матеріалу дослідження

В основу універсальних програм, таких як “1С: Бухгалтерія”, “Парус” (базова версія), “Інфо-Бухгалтер”, “Інфін-бухгалтерія” закладено принципи побудови спрощеної форми бухгалтерського обліку з використання Журналу реєстрації господарських операцій. Робота з такими програмними продуктами організовується за наступною схемою: в журнал вносяться господарські операції та документи, на основі яких після обробки формуються журнали- ордери, відомості, інші регістри синтетичного й аналітичного обліку, бухгалтерська, податкова, статистична звітність [1, с. 32].

Універсальні бухгалтерські програми складаються із 1-2 програмних модулів. Стандартний набір функцій дозволяє автоматизувати будь-який розділ бухгалтерського обліку і не розподіляється на окремі ділянки обліку. На відміну від універсальних, функціональні бухгалтерські програми (зокрема, “БЕСТ-5”, “Галактика”, “Дебет плюс”, “Парус”, “1С: Підприємство 8.0”) являють собою сукупність автоматизованих рішень облікових задач, таких як облік основних засобів і нематеріальних активів, облік товарно- матеріальних цінностей, облік розрахунків, а також окремого спеціального модуля для зведення Головної книги та побудови Балансу. Кожне із таких автоматизованих рішень може бути оформлено як окрема автоматизована програма-модуль (АРМ), здатна працювати самостійно та узгоджено з іншими програмами комплексу.

Існування різних форм власності, різних галузей та видів діяльності в агросфері виключає можливість створення єдиної бухгалтерської програми для відображення інформації в реєстрах синтетичного та аналітичного обліку з використанням набору стандартних первинних документів, відомостей, журналів-ордерів [2, с. 7]. Цим пояснюється виникнення специфічних методів бух гал- терського обліку в умовах електронної обробки облікової інформації, таких як механізми настройки, сервісні засоби та засоби програмування. Зазначені елементи методу не існують окремо. Вони є інструментами, що адаптують традиційні облікові методи до використання інформаційних ресурсів сучасного підприємства за допомогою ПК (персональних комп'ютерів). Без них організація автоматизованого обліку неможлива.

Відповідно до визначених критеріїв, нами проводився пошук оптимальної конфігурації обліку для сільськогосподарських підприємств України з використанням всесвітньої інформаційної мережі Інтернет. Результат пошуку виявився позитивним: на ринку України таку конфігурацію пропонують окремі фірми- розробники (“Кварц”, “МІКСТ”). Особливістю галузевих конфігурацій автоматизованих систем обліку є те, що вони не можуть працювати самостійно.

Так, обов'язковою компонентою для вищезгаданих розробок фірм “Кварц” та “МІКСТ” є бухгалтерська система “1С: Підприємство 8.0”. В зв'язку з цим для вирішення проблем автоматизації обліку розрахунків та в якості практичної реалізації поставлених завдань було обрано програмний продукт “1С: Підприємство 8.2”. У ході дослідження було сформульовано ряд вимог щодо автоматизації обліку розрахунків та проведено аналіз програми ”1С: Підприємство 8.2”. Основні результати такого дослідження полягають у наступному:

Господарські операції з обліку розрахунків є наслідком виконання умов господарських договорів. Першим кроком автоматизації обліку розрахунків у “1С” є підготовка класифікаторів та наборів даних, які повинні бути сформовані до початку облікових операцій в розділі “Довідники”.

Довідник “Контрагенти” представлений списком постачальників, покупців, інших партнерів, з якими співпрацює підприємство. У ньому заповнюються поля: повна назва підприємства, фізична адреса, юридична адреса, прізвища посадових осіб, індивідуальні коди, банківські реквізити, контактні телефони тощо. В режимі роботи “1С” передбачено можливості створення окремих груп контрагентів.

Для одержання звітних даних використовується стандартний звіт “Картка субконто”. Якщо попередньо описана операція поділу контрагентів на групи виконана, користувач має змогу одержати більш якісний звіт, задаючи відповідні параметри [3, с. 412]. Так, наприклад, для одержання інформації щодо стану розрахунків за операціями товарного змісту запит формується так: задається період; заповнюється поле “Вид субконто 1”: із підпорядкованого списку вибирається позиція “Контрагенти”; заповнюється поле “Субконто 1”: із підпорядкованого списку вибирається позиція “Комерційні” “Товарні”; активізується функція “Відбір проводок по субконто”. Команда “Сформувати” виводить на екран результат розрахунку у вигляді Картки субконто.

В режимі “Документи” програмою “1С” передбачено реєстрацію договорів. У ньому заповнюються наступні позиції: номер, дата укладання, параметри строку дії (“Початок” та “Закінчення”), сума договору, примітка - вводяться з клавіатури вручну; назва контрагента, вид ПДВ, вид валових доходів (витрат) - вибираються автоматично із підпорядкованого довідника.

Але, на нашу думку, у реальних умовах господарювання сплата неустойки за простроченим договором не відшкодовує в повній мірі трансакційних витрат підприємства, чиї права було порушено. Другим недоліком бухгалтерської системи “1С” є те, що господарський договір визнається правовим документом, а не бухгалтерським, що виключає можливість одержання оперативної інформації щодо стану договірних відносин.

Типова конфігурація “1С” містить додаткові можливості щодо використання сучасних форм розрахунків, таких як залік зустрічних вимог та бартер. Поряд з тим виключена можливість електронної обробки платіжних інструментів розрахунків, таких як чек та вексель. Господарські операції з обліку розрахунків проводяться на підставі первинних документів. Зокрема, операції з продажу сільськогосподарської продукції оформлюють накладними, які є підставою для списання продукції зі складів, інших місць зберігання і розрахунків з покупцями [4, с. 114].

Такий недолік потребує виправлення, адже у первинному документі потрібно реєструвати не лише факт господарської операції, а й іншу інформацію, яка необхідна для обліку і контролю. В зв'язку з цим пропонуємо удосконалити автоматизацію процесу документування в системі “1С: Конфігурація для сільськогосподарських підприємств” шляхом її доповнення наступними документами електронного виду: накладна на відпуск продукції рослинництва; накладна на відпуск продукції тваринництва. Форма документа, її зміст повинні створюватися окремо на кожен вид продукції сільськогосподарського виробництва (рис. 1):

Рис. 1 Приклад групування первинних документів, які є підставою для розрахунків за продану сільськогосподарську продукцію в системі “1С”*

На перший погляд, подібна класифікація може здатися занадто громіздкою, адже на зміну одному “універсальному” документу приходять десятки нових. Однак ми вважаємо, що такий поділ є необхідним і доречним з наступної причини: автоматизовані системи обліку не зменшують навантаження облікового працівника при визначенні величини резерву сумнівних боргів. Такі операції виконуються вручну.

Визначаючи перелік задач, які доцільно включити до автоматизованих інформаційних систем, нами були враховані основні технологічні операції обробки документів та завдання, що випливають із потреби забезпечити повноту, вчасність й оптимальність прийняття рішень, які раніше не виконувались через обмежені можливості обробки інформації [5, с. 653]. Серед них: 1) автоматизація обліку господарських договорів товарного змісту; 2) автоматизація розрахунку величини резерву сумнівних боргів, що сприятиме підвищенню ефективності системи внутрішнього контролю розрахунків (завдяки систематизації інформації щодо виконання договірних зобов'язань постачальниками та підрядниками в Журналі оперативного контролю господарських договорів), а також підвищенню функції обліку в управлінні.

Авторське розуміння способу вирішення поставленого завдання зводиться до наступного:

Застосування схеми автоматизації обліку господарських договорів товарного змісту (виконується за умови визнання договору первинним документом, що підлягає обліку). При цьому документ “Договір” у системі електронної обробки даних необхідно доповнити реквізитами, які характеризуватимуть зміст його суттєвих умов: “Предмет договору” - назва продукції (вид робіт, послуг), вимоги щодо її якості та кількості; “Форма розрахунку” - з відміткою про використання конкретного платіжного інструмента; “Спосіб оплати” - повна передоплата, часткова передоплата, оплата після передачі предмету договору (з відміткою щодо строків її здійснення); “Розмір неустойки” - із зазначенням фіксованої суми чи відсотку від суми договору.

Деталізацію суттєвих умов господарського договору в умовах електронної обробки інформації необхідно проводити з метою подальшого розширення облікових функцій автоматизованих систем. Так, параметри критеріїв “Спосіб оплати” та “Розмір неустойки” можуть бути задіяні для розрахунку оціночних зобов'язань, необхідність обліку яких в Україні поки що не визнано. Але такі дані можуть бути корисними для управління: якщо у складі оціночних зобов'язань за господарським договором обліковувати неустойку, втрати від інфляції, інші витрати, пов'язані з втратою економічної вигоди. Це потребує розробки додаткових алгоритмів з прив'язкою до окремих параметрів господарського договору [6, с. 231]. Вихідним документом при цьому має бути “Розрахунок оціночних зобов'язань за договором”. Можливість одержання управлінцями оперативних даних щодо оціночних зобов'язань за договором дозволить вчасно прийняти відповідні рішення.

При реєстрації операцій товарно-грошового змісту у первинному документі потрібно робити посилання на той чи інший господарський договір. Для цього необхідно забезпечити взаємозв'язок системи “Документи” з “Журналом оперативного контролю господарських договорів товарного змісту”. Така постановка обліку забезпечить автоматичне складання звітного документу про стан виконання договірних зобов'язань постачальниками і підрядниками за формою, яка пропонувалася нами раніше. Окрім свого основного призначення, “Журнал оперативного контролю господарських договорів товарного змісту” може використовуватися управлінцями для визначення величини “умовних” прав чи зобов'язань, що виникають внаслідок порушення договірних умов.

Використання запропонованих заходів з удосконалення автоматизації обліку розрахунків також сприятиме реалізації функцій внутрішньофірмового фінансового прогнозування та планування як найголовніших інструментів регулювання фінансових потоків підприємств. Зокрема, складовими нормативно- довідкового фонду з оперативного обліку фінансово-розрахункових операцій підприємства можуть стати: показники платоспроможності агентів-покупців; показники якості сільськогосподарської продукції відповідно до вимог Держстандарту [7, с. 726].

У програмі “1С:Бухгалтерія” облік розрахунків підприємства з його контрагентами (покупцями і постачальниками) ведеться в типовій конфігурації в розрізі так званих документів-замовлень. Документом-замовленням у програмі є перший документ в пов'язаній за змістом послідовності документів, які впливають на стан розрахунків з контрагентом. Приклад такої послідовності має наступний вигляд:

- рахунок-фактура - видаткова накладна - банківська виписка (в цьому випадку замовленням є рахунок-фактура);

- рахунок-фактура - банківська виписка - видаткова накладна (замовленням також є рахунок-фактура);

- договір - прибуткова накладна - банківська виписка (замовленням є договір);

- видаткова накладна - банківська виписка (замовленням є видаткова накладна;

- вихідний рахунок - банківська виписка - прибуткова накладна (замовленням є вихідний рахунок).

Результатом рішення задачі є вихідна інформація. Існує три способи відображення вихідної інформації:

1. Отримання повно об'ємних і звітних документів на паперовому носії з метою їх використання, архівного зберігання і документальних ревізій. Такі документи оформляються з врахуванням довготривалого зберігання і мають юридичну силу.

2. Складання фрагментарних документів, що відрізняються від них тим, що містять лише вибіркову інформацію, яка в більшості випадків видається за запитом. Фрагменти відомості мають разовий характер використання і не мають юридичної сили.

3. Вихідна інформація відображається на дисплей комп'ютера.

Автоматизація відображення вихідної інформації передбачає автоматизовану обробку і відображення вихідної інформації з широким використанням програмно-апаратних засобів [8, с. 56]. Сформувавши оборотно-сальдову відомість, можна побачити і дебетовий і кредитовий оборот, а також сальдо. Оборотно- сальдову відомість по рахунку 63 в аналітичному розрізі формуються в меню: (“Звітність" - "Оборотно-сальдова відомість по рахунку") чи коли знаходимося в оборотно-сальдовій відомості. Тоді необхідно підвести курсор "миші" на необхідне нам кінцеве сальдо рахунка 63, і коли він перетвориться в "лупу", двічі клацнути "мишкою". Із запропонованого списку форм виберемо "Відомість по субконто" і сформуємо для всіх субконто.

Відомість "Аналіз субконто" може бути викликана через головне меню: режим "Звітність". Скористатися нею доцільно для аналізу взаєморозрахунків з постачальником. З даної відомості можна також побачити, результати наших взаєморозрахунків (дебіторську чи кредиторську заборгованість). Крім того, для аналізу взаєморозрахунків корисна відомість “Картка субконто”, яка відображає всі господарські операції, зафіксовані на протязі звітного періоду по вибраному аналітичному об'єкту [9, с. 101].

Таким чином, автоматизація обліку дозволяє значно полегшити роботу бухгалтерії в цілому та кожного бухгалтера окремо. Крім того, у бухгалтерських програмах можна об'єднувати декілька робочих місць на одного виконавця. Бухгалтерські програми у поєднанні з програмами “Клієнт-Банк” дозволяють значно прискорити процес документообороту, а значить і процес проведення розрахунків. Автоматизація обліку дозволяє значно скоротити обсяг роботи та навантаження на працівників, об'єднати декілька робочих місць, а отже скоротити штат бухгалтерії.

Висновки і перспективи подальших досліджень

Швидкість роботи комп'ютерів, а також специфічна побудова баз даних дає широкі можливості для проведення аналітико - економічних розрахунків за досить короткі проміжки часу. Доцільно впроваджувати автоматизовані системи бухгалтерського обліку, особливо розрахункових операцій, оскільки підприємства завжди здійснюють операції продажу, купівлі, надають посередницькі послуги і співпрацюють з багатьма іншими підприємствами, фірмами, установами, фізичними особами.

Бухгалтерські програми створюють бази даних контрагентів, дані про потрібне підприємство легкодоступні і виводяться у зручній для користувача формі. Застосування автоматизованих систем, диференціація видів обліку та врахування потреби в ньому різних елементів системи управління призведе у майбутньому до утворення нових видів обліку, наприклад, прогностичного (очікуваного), як це відбулося у свій час з появою фінансового, внутрішньогосподарського (управлінського), податкового.

Подальші дослідження планується здійснювати у напрямах удосконалення бухгалтерського обліку товарних операцій аграрних підприємств.

Перелік використаних джерел

1. Моссаковський В.Б. Парадокси бухгалтерського обліку в Україні / В.Б. Моссаковський // Бухгалтерський облік і аудит. 2011. № 9. С. 30-35.

2. Голов С.Ф. МСФЗ у Законі / С.Ф. Голов // Бухгалтерський облік і аудит. 2011. № 9. С. 3-9.

3. Садовська І. Б. Бухгалтерський облік: [навч. посіб. для вищої школи] / І.Б. Садовська. К.: Центр учбової літератури, 2013. 688 с.

4. Копійка О.В. Особливості формування облікової політики сільськогосподарських підприємств / О.В. Копійка // Держава та регіони. 2007. № 3. С. 113-115.

5. Бухгалтерський облік на сільськогосподарських підприємствах: [підручник] / М.Ф. Огійчук, В.Я. Плаксієнко, Л.Г. Панченко [та ін.]; За ред. М.Ф. Огійчука. Вид. 4-те, перероб. і доповн. К.: Алерта, 2007. 984 с.

6. Особливості бухгалтерського обліку в сільському господарстві: [навч. посіб.] / за заг. ред. проф. Ф.Ф. Бутинця та проф. І.В. Замули. Житомир: ЖДТУ, 2013. 412 с.

7. Ткаченко Н.М. Бухгалтерський (фінансовий) облік, оподаткування і звітність: [підручник] / Н.М. Ткаченко. 6-те вид. допов. і перероб. К.: Алерта, 2013. 982 с.

8. Блакита Г.В. Бухгалтерський облік: практикум: [навч. посіб.] / Г.В. Блакита, Н.О. Ромашевська. К.: ЦУЛ, 2010. 152 с.

9. Кулинич М.Б. Особливості інформаційного забезпечення системи управління витратами підприємства / М.Б. Кулинич, С.В. Сорока // Науковий вісник Волинського національного університету імені Лесі Українки. 2010. № 4. С. 98-103.

Размещено на Allbest.ru