Внутрішні регламенти як основа організації обліку на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВНУТРІШНІ РЕГЛАМЕНТИ ЯК ОСНОВА ОРГАНІЗАЦІЇ ОБЛІКУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Постановка проблеми. Забезпечення інформацією зовнішніх і внутрішніх користувачів для ефективного управління суб'єктом господарювання в сучасних умовах здійснює бухгалтерський облік. Бухгалтерський облік, як складний механізм має бути організований відповідно до вимог чинного законодавства та особливостей господарської діяльності конкретного підприємства. Тому питання раціональної організації бухгалтерського обліку відповідно до вимог системи управління підприємством у цілому набуває особливої актуальності.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Питанню організації облікового процесу присвячена значна кількість праць вітчизняних та зарубіжних вчених, зокрема Ф.Ф. Бутинець, , Дерій В.А., В.П. Завгородній, В.В. Сопко, М.С. Пушкар, С.В. Свірко, В.С. Лень, Л.Г. Ловінська, Ковальов В.В., Кужельний М.В., Карпенко І.Л., Кутер М.І. та інші.

Однак залишається невирішеним питання щодо удосконалення організації обліку в межах конкретного підприємства. Зокрема потребують подальших досліджень: недостатня врегульованість нормативними документами порядку організації бухгалтерського обліку; складові організації обліку на підприємстві; внутрішня регламентація системи бухгалтерського обліку на підприємстві.

Саме ці питання зумовили необхідність наукового обґрунтування і розробки практичних рекомендацій щодо створення системи внутрішніх регламентів, здатних повністю висвітлити різні аспекти організації обліку, які б ураховували найновіші зміни чинного законодавства та не містили суперечностей у своєму змісті.

Формулювання цілей статті. Мета статті - виділення елементів організації бухгалтерського обліку як інформаційної системи, визначення взаємозв'язків між ними та обґрунтування складу і структури внутрішніх регламентів, за допомогою яких можна забезпечити ефективну організацію обліку на підприємстві.

Виклад основного матеріалу дослідження. Система бухгалтерського обліку будується на єдиній методологічній основі, що дає змогу адекватно відобразити діяльність підприємства, сформувати достовірні дані про майновий і фінансовий стан на мікроекономічному рівні, здійснювати економічний аналіз для прийняття управлінських рішень та постійний контроль за його показниками. Крім того, нині вона набуває стратегічного напряму, тобто спостерігається поєднання інформації фінансового, управлінського та інших видів обліку для прийняття ефективних рішень на підприємстві. Запорукою ефективного функціонування будь-якої штучної системи, якою є система бухгалтерського обліку, є раціональна її організація, яка забезпечить виконання поставлених перед системою бухгалтерського обліку завдань [2].

Реалізація сучасного підходу до трактування поняття «організація бухгалтерського обліку» має несистемний характер, що свідчить про відсутність одностайної думки вчених щодо змісту, значення та складових цього поняття.

Поняття «організація» включає у себе такі складові:

- внутрішня впорядкованість, погодженість, взаємодія більш-менш диференційованих і автономних частин цілого, що зумовлені його будовою;

- сукупність процесів або дій, що приводять до утворення й удосконалювання взаємозв'язків між частинами цілого;

- об'єднання людей, що спільно реалізують програму або мету, які діють на основі певних правил і процедур [3].

На думку В. Сопка, «...термін «організація» має різні смислові відтінки. Організація передбачає досягнення та збереження стану певної впорядкованості елементів (вузлів) системи в цілому, підтримання якісної її визначеності». Вчений дає таке визначення: організація бухгалтерського обліку на підприємствах - це система методів, способів і заходів, які забезпечують оптимальне функціонування такого обліку та подальший його розвиток [4, с. 164].

Ф. Бутинець визначає організацію обліку як цілеспрямовану діяльність керівників підприємства із створення, постійного впорядкування й удосконалення системи бухгалтерського обліку з метою забезпечення інформацією внутрішніх і зовнішніх користувачів [5, с. 41].

На думку С. Івахненкова, організацію бухгалтерського обліку слід розглядати в двох аспектах: поперше, як сукупність із створення цілого - системи бухгалтерського обліку, підтримання та підвищення рівня її організованості; по-друге, як специфічну структуру - бухгалтерію, що є результатом організаційної діяльності підприємства [6].

Виходячи із викладеного вище можна дійти висновку про те, що в основу організації бухгалтерського обліку покладено системний підхід, який передбачає врахування взаємозв'язків між окремими складовими системи бухгалтерського обліку.

Умовно можна виділити два взаємопов'язані аспекти організації бухгалтерського обліку:

- організація праці облікового апарату;

- організація процесу ведення обліку та складання звітності.

Для забезпечення ефективної співпраці працівників бухгалтерії між собою та з іншими структурними підрозділами, необхідно розробити систему внутрішніх регламентів на підприємстві.

Організація праці облікового апарату має регламентуватися Положенням про підрозділ та Положенням про інвентаризацію.

На дієвість і ефективність організації бухгалтерського обліку впливають взаємовідносини між людьми та результатами їх трудової діяльності; політика керівництва і методи, що використовуються для впливу на персонал; повноваження та функції працівників підприємства на різних рівнях управління.

За вмілого поєднання цих чинників створюється оптимальна структура облікового апарату, що дає можливість досягти високої ефективності діяльності підприємства. Нормальне функціонування підприємства також залежить від належної організації роботи його персоналу, у тому числі бухгалтерської служби.

Обов'язковою умовою ефективного функціонування системи бухгалтерського обліку є розробка та затвердження Положення про підрозділ, що дасть змогу:

- визначити правовий статус підрозділу і його місце в системі управління підприємством;

- закріпити внутрішню структуру підрозділу;

- розмежувати завдання, функції, права і відповідальність підрозділу;

- забезпечити виконання покладених на підрозділ і його керівника функцій;

- обґрунтувати оцінку результатів діяльності підрозділу;

- закріпити організаційно-правову основу документування діяльності підрозділу.

Розробка посадових інструкцій є наступним обов'язковим елементом організації праці бухгалтерської служби.

Посадова інструкція - документ, у якому визначені основні завдання співробітника, його обов'язки, кваліфікаційні вимоги до посади, список документів, якими він повинен керуватися при виконанні своїх обов'язків, порядок призначення і звільнення з посади, місце посади в організаційній ієрархії, права і відповідальність співробітника. Сучасні дослідження з організації праці дають можливість стверджувати, що в змісті посадових інструкцій, окрім стандартних розділів, таких як загальні положення, функціональні обов'язки, права, відповідальність, кваліфікаційні вимоги, умови праці, враховуючи сучасні умови й завдання організації праці, обов'язковим є розділ відносини з іншими працівниками. Взаємини з підрозділами, посадовими особами підприємства і зовнішніми організаціями виникають у процесі виконання певних функцій або обов'язків. Практично всі службові взаємовідносини можна охарактеризувати одним із термінів: передає, одержує або робить спільно. Цей розділ доцільно оформити у вигляді таблиці.

У Положенні про інвентаризацію має бути зазначена інформація щодо інвентаризаційних комісій для різних об'єктів обліку; терміни проведення інвентаризацій і види майна, що інвентаризується; перелік матеріально відповідальних осіб та обсяги їх відповідальності; норми природних втрат, що можуть бути списані за рахунок підприємства.

Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» як право підприємства проголошується самостійне встановлення облікової політики, одночасно із визначенням форми організації бухгалтерського обліку; розробкою системи управлінського обліку, звітності й контролю господарських операцій; встановленням правил документообігу і технології обробки облікової інформації, додаткової системи рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Доцільно закріпити особливості процесу документування та методичні аспекти ведення обліку двома різними внутрішніми регламентами:

1. Положенням про документування та документообіг.

2. Розпорядчим документом про облікову політику.

Для ефективного функціонування системи бухгалтерського обліку важливо забезпечити своєчасне і якісне отримання інформації на вході. Джерелом такої інформації є документ. У процесі організації документообігу на підприємстві необхідно прагнути до скорочення етапів узгодження й кількості документів, що обертаються в системі. При цьому має бути критерій достатності, тобто при скороченні кількості документів та етапів їх узгодження, не повинні послаблюватися контрольні можливості системи документування і документообігу.

Тому насамперед необхідно розробити перелік документів, що формується або узгоджується в конкретному підрозділі, а потім на основі цього встановити зв'язки між підрозділами.

Регламентація документообігу передбачає систему контролю потоків документів на підприємстві. Регламенти документообігу важливо не тільки створити, а й підтримувати, інакше вони можуть втратити свою актуальність. Надмірна бюрократизація документообігу ускладнює діяльність підприємства.

Неправильно організований документообіг спричиняє виникнення низки проблем: несвоєчасне надходження інформації; неоптимальність маршрутів документів; відсутність закріплення відповідальності працівників за формування документів; неможливість формування управлінської звітності на основі зібраної інформації. Правильно організований документообіг сприяє покращенню контролю за всією роботою підприємства.

Терміни і маршрути руху документів усередині підприємства від моменту їх створення до використання і передачі в архів оформлюють за допомогою графіка документообігу, який можна оформлювати у вигляді схем маршрутів документів або переліку робіт зі створення, первинної обробки, перевірки, узгодження документів що виконуються в кожному конкретному підрозділі.

Порядок руху документів на підприємстві повинен бути закріплений у внутрішньому регламенті - Положенні про документування та документообіг, додатком до якого буде графік документообігу.

Основним внутрішнім регламентом, що забезпечує формування облікової політики на підприємстві є розпорядчий документ про облікову політику. Оскільки облікова політика підприємства визначається на підставі методів і процедур, регламентованих не тільки Положеннями (стандартами) бухгалтерського обліку, то при обранні того чи іншого варіанта можуть використовуватися також інші нормативно-правові документи, що регулюють методологію бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

Форма розпорядчого документу про облікову політику підприємство обирає самостійно. Для надання документу юридичної сили він повинен містити такі реквізити: назву підприємства; назву виду документа; дату документа та його реєстраційний номер; текст документа; підписи керівника; підписи осіб, відповідальних за виконання положень даного документа. Оскільки, законодавством не затверджена типова форма розпорядчого документу про облікову політику та відсутні вимоги до його оформлення, змісту та структури у практичній діяльності виникають проблеми при його складанні. Частково відповіді на перелічені питання містяться у П(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах» та листі Міністерства фінансів України «Про облікову політику».

У зв'язку з цим, М. Щирбою розглянуто зміст цих організаційно-розпорядчих документів, якими пропонують документально оформлювати облікову політику [8]. Результатом дослідження вченого стало обґрунтування тези про те, що найбільше підходить наказ, який видає керівник підприємства для вирішення основних та оперативних завдань.

Дослідження розпорядчих документів про облікову політику показало, що серед бухгалтерів-практиків відсутній єдиний підхід до складових частин розпорядчих документів про облікову політику.

Більшість із них складає розпорядчий документ про облікову політику без виділення будь-яких розділів. Учені пропонують таку структуру розпорядчого документа про облікову політику. М. Пушкар і М. Щирба виділяють у структурі документа загальні положення (преамбулу), методику, техніку та організацію [9, с. 201-202]; Ф. Бутинець [5, с. 52], Г. Давидов [10, с. 32] - теорію, методологію, технологію, організацію; В. Новодворський та Р. Сабанін [11, с. 20-21] - методологічну, методичну та організаційну частини тощо.

Іноді структура розпорядчого документа про облікову політику може формуватися із використанням процедурного підходу у розділах: документування господарських операцій; оцінка і інвентаризація майна і зобов'язань; методика обліку; звітність [13]. Проте такий підхід є не зовсім вдалим, оскільки зменшить зручність користування положеннями зазначеного документа (розділи не будуть рівнозначними, інформація не буде наглядною) та зумовить дублювання інформації інших розпорядчих документів, якими регламентована організація обліку на підприємстві (Положення про підрозділ; Положення про документування та документообіг; Положення про інвентаризацію).

У результаті дослідження проблем організації бухгалтерського обліку виділено два організаційних аспекти: організація праці облікового апарату і організація процесу ведення обліку та складання звітності. Доведено, що запорукою успішного вирішення організаційних питань бухгалтерського обліку є чітка регламентація діяльності всіх учасників облікового процесу. У зв'язку з цим нами запропоновано формувати низку організаційно-розпорядчих документів, а саме: в межах першого аспекту - Положення про підрозділ та Положення про інвентаризацію, в межах другого - Положення про документування та документообіг та розпорядчий документ про облікову політику.

Отже, створення системи внутрішніх регламентів є необхідною складовою ефективної організації облікового процесу.

бухгалтерський облік регламент

Перелік використаних джерел

1. Легенчук С.Ф. Розвиток бухгалтерського обліку на основі концепції методологічного анархізму П. Фейера-бенда: PRO ET CONTRA / С.Ф. Легенчук [Електронний ресурс] // Економіка: реалії часу. Науковий журнал. - 2012. - No 2 (3). - С. 88-91. - Режим доступу: http://www.economics.opu.ua/n3.html

2. Братчук Л.М.Сутність та основи організації бухгалтерського обліку / Л.М. Братчук // Облік і фінанси АПК. - 2009. - No 4. - С. 62-65.

3. Большой энциклопедический словарь. - М.: Большая Российская энциклопедия. - СПб: «Норит», 2000. - 1456 с.

4. Сопко В.В. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: [підручник] / В.В. Сопко, В.П. Завгородній. - К.: КНЕУ, 2004. - 411 с.

5. Організація бухгалтерського обліку: [навч. посібник] / Ф.Ф. Бутинець, О.В. Олійник, М.М. Шигун, С.М. Шулепова. - 2-ге вид., допов. і перероб. - Житомир: ЖІТІ, 2001. - 576 с.

6. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: [навч. посібник] / С.В. Івахненков. - К.: Знання-Прес, 2003. - 349 с.

7. Шигун М.М. Фактори впливу на процеси організації бухгалтерського обліку / М.М. Шигун // Вісник ЖДТУ. - 2010. - No 2 (52). - С. 216-218.

8. Щирба М.Т. Документальне оформлення облікової політики підприємства / М.Т. Щирба // Економічний аналіз: зб. наук. праць каф. екон. аналізу Терноп. нац. екон. ун-ту. - Тернопіль, 2008. - Вип. 2. - С. 400-405.

9. Пушкар М.С.Теорія і практика формування облікової політики: [монографія] / М.С. Пушкар, М.Т. Щирба. - Тернопіль: Карт-бланш, 2010.- 260 с.

10. Облікова політика: [навч. посібник] / В.М. Савченко, О.В. Пальчук, Л.В. Саловська та ін.; за ред. Г.М. Давидова. - К.: Знання, 2010. - 479 с.

11. Новодворский В.Д. Бухгалтерский учет на малих предприятиях: [учебник] / В.Д. Новодворский, Р.Л. Сабанин. - М., 2007. - 296 с.

12. Бузак Н. Оцінка товарних запасів як елемент облікової політики торговельного підприємства / Н. Бузак // Економічний аналіз. - 2011. - No 9. - С. 48-50.

13. Клевець В.Б. Процедурний підхід до проведення інвентаризації за обліковою політикою підприємства / В.Б. Клевець // Інноваційна економіка. - 2011. - No 2. - С. 95-98.

Размещено на Allbest.ru