Особливості впровадження комп'ютерних бухгалтерських програм на підприємстві в сучасних умовах господарювання

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОСОБЛИВОСТІ ВПРОВАДЖЕННЯ КОМПЮТЕРНИХ БУХГАЛТЕРСЬКИХ ПРОГРАМ НА ПІДПРИЄМСТВІ В СУЧАСНИХ УМОВАХ ГОСПОДАРЮВАННЯ

FEATURES OF THE INTRODUCTION OF COMPUTER ACCOUNTING SOFTWARE AT THE ENTERPRISE UNDER MODERN CONDITIONS OF ECONOMIC MANAGEMENT

кандидат економічних наук, доцент Черкаський державний технологічний університет, м. Черкаси

Крот Ю.М.

кандидат економічних наук, доцент Черкаський державний технологічний університет, м. Черкаси

Анотація

У статті розглянуто основні проблеми щодо впровадження комп'ютерних бухгалтерських програм на підприємствах у сучасних економічних умовах. Доведено необхідність застосування в процесі здійснення обліково-аналітичної роботи на підприємстві спеціального програмного продукту і подальшого використання всієї бухгалтерії на ЕОМ. Визначено переваги автоматизації бухгалтерського обліку перед традиційним способом ведення бухгалтерського обліку. У зв'язку з цим наведено послідовність процесу впровадження бухгалтерських програм у діяльність підприємств, що забезпечить ефективність функціонування системи обліку і звітності та її подальший розвиток.

Ключові слова: автоматизація бухгалтерського обліку, ЕОМ, інформаційні системи і технології, конфігурації бухгалтерської програми, інтерфейс користувачів.

Аннотация

В статье рассмотрены основные проблемы по внедрению компьютерных бухгалтерских программ на предприятиях в современных экономических условиях. Доказана необходимость применения в процессе осуществления учетно-аналитической работы на предприятии специального программного продукта и дальнейшего использования всей бухгалтерии на ЭВМ. Определены преимущества автоматизации бухгалтерского учета перед традиционным способом ведения бухгалтерского учета. В связи с этим представлена последовательность процесса внедрения бухгалтерских программ в деятельность предприятий, что обеспечит эффективность функционирования системы учета и отчетности и ее дальнейшее развитие.

Ключевые слова: автоматизация бухгалтерского учета, ЭВМ, информационные системы и технологии, конфигурации бухгалтерской программы, интерфейс пользователей.

Annotation

In the article the main problems on introduction of computer accounting programs at enterprises in modern economic conditions are considered. The necessity of application in the process of accounting and analytical work at the enterprise of a special software product and the further use of all bookkeeping on a computer was proved. The advantages of automation of accounting before the traditional method of accounting are determined. In this connection, the sequence of the process of introduction of accounting programs in the activities of enterprises is presented, which will ensure the efficiency of the accounting system and its further development.

Keywords: automation of accounting, computer, information systems and technologies, accounting program configurations, user interface.

Постановка проблеми

Застосування сучасних досягнень у сфері інформаційних техно огій для управління бізнесом сприяє забезпеченню своєчасності і повноти інформації про керовані процеси, дає можливість проведення більш глибоко аналізу, моделювання процесів і прогнозування їх розвитку.

Бухгалтерський облік є інформаційною базою, на основі якої приймаються найважливіші управлінські рішення керівництвом організації, що є внутрішніми користувачами інформації, і здійснюється оцінка діяльності підприємства зовнішніми користувачами, такими як державні контролюючі органи, акціонери, інвестори, кредитори та ін. [8].

Розвиток інформаційних технологій у бізнес- управлінні в останні роки йде високими темпами. Сучасний бухгалтер сьогодні вже не може уявити собі процес ведення бухгалтерського обліку без широкого використання засобів автоматизації. Саме тому однією з основних прикладних проблем формування бухгалтерської звітності є процес її автоматизації і сполучення з останніми тенденціями у світі комп'ютерних технологій.

Однак сьогодні актуальними продовжують залишатися проблеми автоматизації бухгалтерського обліку [9].

Різні аспекти автоматизації бухгалтерського обліку вивчаються різними авторами, при цьому головним чином це пов'язано з методичними рекомендаціями щодо впровадження та використання певних програмних продуктів.

Однією з актуальних сучасних проблем бухгалтерського обліку є мало розроблена методологія автоматизованої форми бухгалтерського обліку. Так, алгоритми, використовувані програмним забезпеченням, є досить складними, а тому підказки від розробника із використання програмного забезпечення більш ніж корисні. Але водночас необхідний розвиток методології автоматизованої форми бухгалтерського обліку, яка сьогодні розроблена дуже мало. Лише в деяких роботах автори аналізують принципи побудови автоматизованих систем, розглядають не тільки методичні, але і методологічні проблеми розвитку автоматизованої форми бухгалтерського обліку. При цьому автоматизована форма ведення бухгалтерського обліку має не тільки загальні принципи побудови з бухгалтерським обліком загалом, але і свої специфічні принципи, без усвідомлення яких неможлива раціональна побудова автоматизованої форми ведення бухгалтерського обліку [8].

Також у зв'язку з переходом на МСФЗ виділяється ще одна проблема автоматизації бухгалтерського обліку, зумовлена необхідністю вдосконалення програмних продуктів під нові стандарти ведення обліку.

Іншою важливою проблемою сучасної автоматизації бухгалтерського обліку стає питання забезпечення надійності зберігання даних, тому що інформація стає одним зі стратегічних ресурсів організації та набуває все більшого значення в її діяльності.

При цьому має місце низка проблем застосування хмарних методів зберігання даних. Головною з них є проблема забезпечення інформаційної безпеки. Натепер не існує спеціальних нормативно-правових актів, а також технологій, які гарантували би стовідсоткову конфіденційність даних.

Також актуальними проблемами є питання цілісності даних, оскільки для отримання послуг хмари необхідно забезпечити постійне з'єднання з мережею Інтернет, а у зв'язку з цим можуть виникати проблеми з коректним і своєчасним оновленням інформації в сховищах даних [10].

Крім цього, незважаючи на зниження витрат, які пов'язані з технічною підтримкою програмного забезпечення, користувач стикається з обмеженнями у використовуваному забезпеченні, і часом у нього відсутня можливість повністю налаштувати його під свої власні цілі.

Всі ці проблеми можуть стати причиною збільшення витрат на впровадження автоматизованої системи ведення бухгалтерського обліку та відсутності економічного ефекту від її впровадження.

Аналіз останніх досліджень і публікацій

Проблеми організації обліку в умовах використання комп'ютерних програм були предметом досліджень багатьох учених, зокрема Ф.Ф. Бутинця, С.В. Івахненка, В.П. Завгород- нього та ін. Однак ці питання залишаються актуальними і досі та потребують подальших досліджень і рекомендацій щодо їх вирішення.

Метою статті є дослідження особливостей застосування комп'ютерних програм та технологій з метою автоматизації облікових процесів на підприємствах.

Виклад основного матеріалу дослідження

Автоматизація бухгалтерського обліку передбачає установку спеціального програмного продукту на комп'ютер і подальше використання всієї бухгалтерії на ЕОМ.

Автоматизація бухгалтерського обліку має низку переваг перед традиційним способом ведення бухгалтерського обліку. Бухгалтерські інформаційні системи дають змогу підвищити продуктивність праці співробітників бухгалтерії, знизити вплив «людського фактора», підвищити швидкість складання звітів і ведення документації, дають можливість паралельного ведення обліку в декількох стандартах [2].

Впровадження інформаційних систем і технологій у роботу бухгалтерії дає змогу заощадити час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, а також оцінити поточне фінансове становище підприємства і його перспективи.

Крім названих раніше переваг автоматизованого бухгалтерського обліку, є ще одна об'єктивна причина необхідності автоматизації.

Одним із найважливіших процесів сучасності є інтеграція світової економіки. Цей факт робить автоматизацію бухгалтерського обліку вимогою часу і запорукою успішного переходу на Міжнародні стандарти фінансової звітності.

Без цього неможливий вихід на міжнародний ринок і залучення іноземних інвестицій. У разі, якщо підприємство виходить на зовнішній ринок, необхідне досягнення відповідності організації бізнесу міжнародним стандартам. Цю проблему легко вирішують автоматизовані системи, які дають змогу за одноразового внесення первинних даних розрахувати в короткі терміни безліч показників і подати їх урізних формах звітності.

Таким чином, перспективи впровадження автоматизованих інформаційних систем бухгалтерського обліку невід'ємно пов'язані з переходом на міжнародні стандарти. Упровадження цих стандартів є натепер економічною необхідністю.

Прозорість і якість фінансової звітності є необхідною умовою розвитку окремих підприємств і економіки загалом. Тому можна стверджувати, що перспективи автоматизації ведення бухгалтерського обліку однозначні -- вони є необхідною умовою розвитку [3, с. 5].

У сучасних умовах проблема автоматизації бухгалтерського обліку на підприємствах України залишається однією з актуальних і складних. Насамперед це пов'язано з необхідністю значних витрат на програмне забезпечення та наявністю кваліфікованого персоналу, який вільно володіє комп'ютерною технікою, а також процесом ведення бухгалтерського обліку.

Сьогодні на ринку інформаційних продуктів є досить велика кількість вітчизняних та іноземних автоматизованих бухгалтерських систем. Впровадження бухгалтерських програм відображає процес налаштування програмного забезпечення під виділені умови їх використання, а також включає навчання користувачів роботі з цим продуктом. Впровадження бухгалтерської програми -- це комплекс заходів, спрямованих на організацію бухгалтерських, статистичних, звітних та інших процесів обліку на підприємстві. Повна автоматизація процесу обліку організації, створення автоматизованих робочих місць бухгалтерії та інших підрозділів є результатом упровадження бухгалтерських програм [6].

Процес упровадження бухгалтерських програм, як правило, складається з декількох етапів:

1. Попередній. Якщо розглядати цей етап, то можна відзначити, що саме на ньому починається вивчення поточної ситуації з бухгалтерського обліку в організації замовника.

Цей етап дозволяє оптимізувати всі запропоновані послуги і не допустити непередбачених витрат. У процесі попереднього вивчення:

— складається перелік бізнес-процесів, що підлягають автоматизації;

— визначається наявність комп'ютерної техніки і комунікацій, які відповідають технічним вимогам для налаштування і використання бухгалтерської програми;

— виявляються особливості бізнес-процесів на підприємстві з погляду замовника;

— складається детальна схема документообігу підприємства;

— визначається рівень професійної підготовки персоналу щодо володіння комп'ютерною технікою і спеціалізованими програмами;

— узгоджуються обсяги і терміни запланованих робіт зі впровадження бухгалтерських програм;

— визначаються контактні особи з персоналу підприємства-замовника.

Таким чином, від якості виконання етапу попереднього вивчення залежать успіх і оперативність подальшої роботи щодо впровадження програмних продуктів.

2. Складання технічного завдання. Технічне завдання складається на основі попереднього етапу, тобто попереднього вивчення. Пункти, які зазвичай включаються в технічне завдання, такі:

— загальна постановка завдання;

— графік виконання робіт;

— схема документообігу підприємства;

— вимоги до конфігурації бухгалтерської програми;

— вимоги до інтерфейсів користувачів;

— перелік доробок до стандартної конфігурації програми;

— загальні вимоги до розроблення інструкцій користувачів;

— опис процесу навчання користувачів;

— перелік усіх виконуваних робіт зі впровадження бухгалтерських програм і їх вартість.

Як правило, пункти технічного завдання для підприємств різного рівня, тобто малих, середніх і великих, однакові, але також слід враховувати й обсяг інформації.

3. Роботи зі впровадження бухгалтерських програм. Виконання цього виду робіт включає в себе всі ті заплановані заходи, які прописані в технічному завданні.

Отже, встановлюються і налаштовуються бухгалтерські програми. Якщо з'являється необхідність доопрацювання стандартних конфігурацій бухгалтерських програм, всі ці роботи виконуються на цьому етапі [7].

Наступний етап можна розділити на:

1. Проведення заходів із перевірки працездатності бухгалтерських програм.

2. Введення програмних продуктів в експлуатацію.

Під час перевірки працездатності бухгалтерських програм вони тестуються, відповідно, здійснюється контроль правильності відображення та обліку всіх бізнес-процесів і документообігу. Якщо виявляються які-небудь недоробки, недоліки або помилки, вони усуваються саме на етапі тестування програмних продуктів. Після цього вже переносяться або вводяться початкові залишки й інші параметри обліку. Для роботи з бухгалтерськими програмами персоналу необхідно пройти навчання.

Кожен бухгалтер повинен розуміти необхідність автоматизації бухгалтерського обліку.

Відповідно, якщо бухгалтер не знає основ проектування і впровадження автоматизованих систем, у нього пропадає бажання працювати, оскільки він не розуміє своєї ролі у фірмі. Через це між бухгалтером і керівником виникають розбіжності.

Створення добре функціонуючої автоматизованої системи бухгалтерського обліку неможливе без залучення і відповідальності бухгалтера. Під час впровадження нових бухгалтерських програм на нього лягає велике навантаження [1].

В автоматизації бухгалтерії на підприємстві активну участь повинні брати не тільки головний бухгалтер, але і всі співробітники управління.

Для того щоб автоматизувати облік, необхідно заздалегідь привести у порядок і вдосконалити його, що вимагає великих витрат не тільки часу, а і сил. Необхідно проаналізувати всі форми первинних документів, які використовуються в бухгалтерському обліку, перевірити всі реквізити тощо [3].

Перед упровадженням бухгалтерських програм виникає дуже багато питань, зокрема:

— Для вирішення яких саме управлінських або виробничих завдань потрібні бухгалтерські програми?

— Як визначити, чи впораються бухгалтерські програми з покладеними на них функціями?

— Як правильно оцінити економічну ефективність від упровадження програмних продуктів?

— Які нові бізнес-процеси необхідно впровадити, а які реорганізувати для того, щоб віддача від використання бухгалтерських програм була максимальною?

— За якими правилами буде здійснюватися управління інформаційними потоками в новому режимі?

— Чи не буде проявлятися опір персоналу нововведенням?

— Який програмний комплекс купувати -- вітчизняний чи зарубіжний?

— Чи варто інвестувати кошти в багатофункціональні і дорогі рішення, чи можна обійтися компромісним варіантом?

— Чи буде відповідати придбаний програмний продукт наявним технічним засобам і навпаки?

Під час упровадження бухгалтерських програм проводиться їх попереднє обстеження бухгалтером. При цьому необхідно:

По-перше, розробити робочий план рахунків. У цій сфері велика увага приділяється самому рахунку та субрахункам.

По-друге, скласти класифікатори масивів довідкової інформації, які в подальшому допоможуть правильно заповнити документи.

По-третє, провести аналіз і вдосконалення документообігу на кожній ділянці обліку та автоматизованому робочому місці.

По-четверте, провести введення всіх кореспонденцій рахунків.

По-п'яте, сформувати звітні форми документів і регістрів, які в подальшому за необхідності можна буде змінити або ввести нові [4].

Впровадження бухгалтерських програм вимагає не тільки великих витрат часу, але і великою мірою зачіпає фінансові аспекти діяльності. Необхідно відзначити, що найважливішим етапом автоматизованих програм є повне дослідження діяльності підприємства.

Керівному персоналу слід пам'ятати, що простіше працювати за наявності інформаційної системи не стане. Навпаки, підвищується конкурентоспроможність підприємства, рентабельність його продукції, а також повинні збільшуватися найважливіші показники діяльності підприємства, такі як прибуток і ефективність. Тому співробітникам у галузі управління потрібно правильно реагувати на майбутні вимірювання і приймати відповідні управлінські рішення для подальшого покращення діяльності підприємства.

Під час удосконалення бухгалтерського обліку велика увага приділяється оперативності й аналітичності. Відповідно, необхідно впорядкувати, уніфікувати і стандартизувати процес документування з урахуванням вимог автоматизованої обробки на ЕОМ [1].

Ще одна важлива проблема впровадження бухгалтерських програм на сучасних підприємствах виникає через постійні зміни законодавства. Щоб усунути цю проблему, розробнику слід підлаштовувати свій програмний продукт під відповідні зміни. Як правило, автоматизація відбувається за допомогою залучення фахівців ззовні, отже, підприємство у подальшому потребуватиме консультацій та оновлення програмного продукту [5].

комп'ютерний бухгалтерський програмний

Висновки

Таким чином, всі вищевикладені проблеми можуть стати причиною збільшення витрат на впровадження автоматизованих бухгалтерських програм та зниження їх ефективності. Тому бухгалтерські програмні продукти повинні демонструвати комплексний підхід до управління фінансами та бізнесом.

Більшість західних програмних продуктів належать до класу комплексних бухгалтерських систем, в яких облік ведеться в режимі реального часу.

Слід зауважити, що автоматизація бухгалтерських програм є необхідністю для всіх підприємств, незалежно від того, велике це підприємство чи мале. Однак не варто забувати про те, що автоматизація є складним і трудомістким процесом, і для її успішної реалізації потрібно заздалегідь продумати рішення хоча б основних супутніх проблем.

Зрозуміло, що насамперед процеси автоматизації торкнуться великих підприємств. Така тенденція зумовлена тим, що великі підприємства і їх позиція на світовому ринку визначають економічну міць країни. Вони більшою мірою залучені до процесів інтеграції в міжнародні ринки, конкурувати на яких неможливо без відповідного рівня ведення обліку і складання звітності. Більшість із них уже перейшли на автоматизоване ведення бухгалтерського обліку, орієнтоване на Міжнародні стандарти фінансової звітності [1].

Але не варто думати, що підприємства менших масштабів відмовляються від використання інформаційних систем. Незважаючи на те, що ці підприємства у своїй діяльності більшою мірою залежать від внутрішньої економічної кон'юнктури, вони також потребують автоматизації бухгалтерського обліку. Ця необхідність буде зумовлена потребою в ефективному управлінні фінансовими потоками підприємства, потребою гнучкого обліку та швидкого пристосування до змін ринку. Наявність модернізованої системи обліку також буде відігравати важливу роль у залученні додаткових інвестицій, що також є важливим елементом економічного розвитку.

Отже, комп'ютеризація системи бухгалтерського обліку є важливою для підприємств і організацій, незважаючи при цьому на їх розмір та особливості діяльності. Тому лише впровадження автоматизації системи бухгалтерського обліку дасть змогу забезпечити ефективність функціонування системи обліку і звітності та її подальший розвиток.

Бібліографічний список

1. Сусіденко В.Т. Інформаційні системи і технології в обліку, [текст] навч. посіб. / В.Т. Сусіденко. К.: «Центр учбової літератури», 2016. 224 с.

2. Байдибекова С.К. Проблеми і ефекти від впровадження автоматизованих інформаційних систем URL: http://vestnik. uapa.ru/en/issue/2013/02/16/.

3. Впровадження бухгалтерської програми 1С. URL: ІіНр:/ЯІ- samara.ru/1chtml/1c-introduction/vnedrenie1c.html.

4. Макарова Л.М., Мяліна Е.М. Тенденція розвитку автоматизованого обліку URL: http://sisupr.mrsu.ru/2012-1/PDF/4_bua/ Myalina.pdf.

5. Садикова Л.Г. Проблеми і перспективи автоматизації бухгалтерського обліку в умовах трансферу нових технологій, знань. URL: http://www.1c.ru/rus/partners/training/edu/ theses/?y=2013&s=72&t=1937.

6. Сафіна З.З. Бухгалтерський облік в умовах автоматизації і переходу на МСФЗ [Електронний ресурс] // Міжнародний бухгалтерський облік. 2010. № 9. URL: http://www.fekon.ru/ согїєп^^/365/3/.

7. Тамбовцева Е.Е., Макарова Л.М. Стан, тенденції та перспективи розвитку автоматизованих інформаційних технологій // Технічні та природничі науки: проблеми, теорія, практика: межвуз. зб. науч. тр. Саранський: Ковилк. тип., 2011. С. 30-34.

8. Слободняк И.А., Пискунов И.В. Актуальные проблемы автоматизации бухгалтерского учета / И.А. Слободняк, И.В. Пискунов // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2014. № 7. С. 29-34.

9. Дружиловская Э.С. Современные проблемы бухгалтерского учета с точки зрения аналитиков / Э.С. Дружиловская // Международный бухгалтерский учет. 2015. № 10. С. 54-64.

10. Елисеева Л.В. Проблемы и перспективы автоматизации бухгалтерского учета / Л.В. Елисеева // Экономика и социум. 2015. № 4 (17). С. 281-287.

Размещено на Allbest.ru