Понятие и разновидности аудита кадровой документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Понятие и разновидности аудита кадровой документации

Анализ законодательных и нормативных актов Российской Федерации показывает, что официального названия аудита кадровой документации не существует. В связи с этим рассмотрим понятие аудита. Аудит - независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности (Федеральный закон от 30.12.2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»).

Аудит -- это вид профессиональной деятельности по независимой оценке операций организации.

Основная задача аудитаБеркович Т.А. Аудит и контроллинг персонала: Учеб.пособие. - Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010-- обеспечение клиента аналитической информацией на основе проведенного диагностического исследования.

В настоящее время аудит постепенно превращается в большую взаимосвязанную систему контрольной деятельности. К отраслям аудита можно отнести:

- управленческий аудит;

- аудит методологии и процессов управления;

- финансовый аудит;

- аудит бухгалтерского учета;

- аудит технологии и организации процессов производства;

- операционный аудит;

- аудит имущества;

- аудит интеллектуальной собственности;

- кадровый аудит.

Одной из составляющих кадрового аудита является аудит кадровой документации.

Существуют подходы к определению понятия «аудит кадровой документации». Основные из них представлены ниже (табл. 1).

Таблица 1 Подходы к определению понятия «аудит кадровой документации»

В большинстве источников, а также на официальных сайтах консалтинговых компаний можно встретить подобное определение: «Кадровый аудит - процедура анализа документации кадрового делопроизводства на предмет соответствия трудовому законодательству, а также внутренним требованиям компании». Определение полностью отражает понятие аудита кадровой документации, в то время как кадровой аудит более широкое понятие, составляющей которого и является аудит кадровой документации. Таким образом, можно сделать вывод о наличии терминологического хаоса.

Определим аудит кадровой документации как экспертизу кадровой документации на предмет наличия, корректности ее оформления и ведения в соответствии с нормами российского трудового законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории Российской Федерации, а так же внутренними требованиями организации, с учетом специфики деятельности и применения современных технологий в сфере управления персоналом.

Так же как и при проведении любого аудита учитывается множество факторов: сроки, масштабы, субъект, цель. Таким образом, целесообразно рассмотреть различные виды проведения аудита кадровой документации (табл. 2).

Таблица 2Виды аудита кадровой документации

Таким образом, содержанием указанных видов аудита являются:

- стандартный аудит - сверка наличия обязательных документов, предусмотренных трудовым законодательством РФ; формирование таблицы сверки с указанием существующих и отсутствующих документов, требующих внесения изменения, корректировки; оценка правильности оформления кадровой документации; оценка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов; оценка правильности оформления кадровых документов и экспертиза локальных нормативных актов;

- расширенный аудит - все то же, что и стандартный, а также анализ причин выявления несоответствий и выработка рекомендаций; формирование перечня неблагоприятных последствий в результате не устранения; подготовка шаблонов типовой документации и инструкции по ведению кадрового делопроизводства;

- экспресс-аудит -проверяется наличие комплектность, хранение соответствующим нормам трудового законодательства всех обязательных для организации кадровых документов;

- общий аудит - экспресс-аудит, а также детальный разбор личных карточек для дальнейшего проведения аудита трудового потенциала.

По отношению к пользователю, аудит можно разделить на внешний и внутренний.

Внешний аудит зачастую аудит носит конкретную цель и объектную базу, т.к. проверку осуществляют контролирующие органы: государственная инспекция по труду, прокуратура, Пенсионный фонд, проверяющие органы СРО, органы системы менеджмента качества. Конкретный ситуации проведения: при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию.

Внутренний аудит проводится для решения поставленных руководством задач. Все что относится к внешнему аудиту (с целью подготовки к проверке), а также:

- при необходимости сократить штат сотрудников;

- при автоматизации делопроизводства;

- при подготовке вывода кадрового делопроизводства на аутсорсинг;

- при массовом высвобождении;

- при плановом аудите, трудовой инспекции, СМК, СРО;

- при несчастном случае не производстве Булыга Н.Н. Аудит кадрового делопроизводства/Н.Н. Булыга// Отдел кадров бюджетного учреждения. 2008. № 6.

Кроме того, внутренний аудит кадровой документации может в зависимости от субъекта проведения, периодичности и цели выглядеть следующим образом (табл. 3) Беркович Т.А. Аудит и контроллинг персонала: Учеб.пособие. - Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010.

Таблица 3 Классификация разновидностей аудита кадровой документации по периодичности его проведения

Что же касается внешнего аудита кадровой документации, то существует ряд контролирующих органов (государственная инспекция труда, органы прокуратуры, военкомат, государственные внебюджетные фонды, федеральная миграционная служба, другие контролирующие органы в зависимости от специфики деятельности организации). У каждого из таких контролирующих органов свои цели, конкретные случаи, методика и объекты проверки.

Таким образом, классификации аудита кадровой документации по различным признакамможно представить на рис.

Рис. Виды аудита кадровой документации

В статье были рассмотрены понятие, сущность и виды аудита кадровой документации. В зависимости от объема задач, масштабности, периодичности существуют различные виды аудита и, соответственно, от этого будет зависеть, какая методика будет применена.

Закреплена ли данная процедура в локальном нормативном акте, либо осуществляется без формальных документов - решать каждому руководителю.Но целесообразность проведения данной процедуры, о которой говорилось выше, наводит на мысль, что в крупных, современных, динамично развивающихся организациях все процессы должны быть закреплены в официальных документах, в виде локальных нормативных актов -аудит кадровой документации в том числе.

Список использованной литературы

делопроизводство аудит управление

1. Трудовой Кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 06.04.2015);

2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

3. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

4. Федеральный закон от 30.12.2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»;

5. Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

6. Беркович Т.А. Аудит и контроллинг персонала: Учеб.пособие. - Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010;

7. Булыга Н.Н. Аудит кадрового делопроизводства/Н.Н. Булыга// Отдел кадров бюджетного учреждения. 2008. № 6;

8. Воловская Е. Аудит кадрового делопроизводства своими силами [электронный ресурс] /Е. Воловская// Кадровое дело (электронный журнал)/ http://e.kdelo.ru/articleprint.aspx?aid=231469;

9. История аудита 20.01.2012 [электронный ресурс]http://www.consulting-house.ru/articles/show-14.htm;

10. Кузнецова Н.В., Аудит кадровой документации: учеб.пособие/ Н.В. Кузнецова. - Иркутск: изд-во БГУЭП, 2010;

Размещено на Allbest.ru