Особливості використання інформаційних систем і технологій в обліку

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 657.1.011.56

Особливості використання інформаційних систем і технологій в обліку

Я.С. Ткаль

Анотація

інформаційний облік автоматизований

У статті обґрунтовано особливості використання інформаційних систем і технологій в обліку. Розглянуто питання впровадження автоматизованої системи обліку на підприємстві. Визначено передумови та результати, а саме, основні переваги та недоліки впровадження інформаційних систем обліку на підприємствах.

Ключові слова: інформаційні системи, облікові процеси, технології обліку, документообіг, ефективність.

Summary

The particularities of the using of the information systems and technologies in accounting are motivated in the article. The questions of the introducing the information system of accounting in the enterprise are researched. The preconditions and results, and in particular the main advantages and disadvantages of the implementation of information systems of accounting in the enterprises are defined.

Key words: information systems, processes of the account, technologies of the account, document processing, efficiency.

Постановка проблеми. Сучасні інформаційні системи і технології в бухгалтерському обліку поступово змінюють звичну структуру управління на підприємстві. Обчислювальна техніка суттєво підвищує якість обробки облікової інформації. Робота кваліфікованого бухгалтера стає більш спрямованою на вдосконалення організації обліку. Проте у процесі організації бухгалтерського обліку на підприємстві часто виникає питання про доцільність впровадження інформаційних систем. Адже не всі працівники мають належне уявлення щодо можливостей ефективного використання інформаційних систем і технологій. Тому дослідження є актуальним.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Особливий внесок у розв'язання теоретичних і методологічних питань формування та розвитку інформаційних систем і технологій в обліку зробили такі видатні вчені: І. О. Белебеха, Ф. Ф. Бутинець, Р. М. Захарченко, С. В. Івахненков, М. В. Карамушка, Т Г. Кірюшатова, М. М. Коцупатрий, М. Ф. Огійчук, В. Є. Ходаков та інші. Наукові теоретичні та практичні розробки цієї проблеми є досить актуальними.

Метою дослідження є теоретичне обґрунтування використання інформаційних систем і технологій в обліку на підприємстві, а також узагальнення особливостей та переваг їх використання. Адже ринок програмного забезпечення наведений різними видами спеціалізованих та універсальних програм, які складаються з декількох окремих модулів і які дозволяють обробляти всю бухгалтерську інформацію в одному середовищі. Залишається багато невирішених питань, які стосуються практичного впровадження цих інформаційних систем на підприємствах. Тому необхідно визначити особливості використання інформаційних систем і технологій в обліку, основні завдання та значення автоматизованої системи обліку для вітчизняних підприємств.

Виклад основного матеріалу досліджень. У процесі управлінської діяльності інформація стала більш важливим ресурсом, ніж матеріальні, енергетичні, трудові та фінансові ресурси. У технології обробки інформації первинні відомості про виробничі та комерційні операції, випуск продукції, факти придбання та продажу товарів, знання й навички людей, їхні робочі обов'язки виконують роль предметів праці, а отримана внаслідок цього інформація -- продукту праці. Вона використовується для аналізу та прийняття управлінських рішень. Тому важливого значення набувають методи обробки й використання інформації, а також технічні засоби, завдяки яким стало можливим перетворення інформації у важливий виробничий ресурс.

Інформаційні системи передбачають використання інформаційних технологій. Під технологією розуміють науку про виробництво матеріальних благ, що включає три аспекти: інформаційний, інструментальний і соціальний. Інформаційний аспект охоплює опис принципів і методів виробництва, інструментальний -- знаряддя праці, за допомогою яких реалізується виробництво, соціальний -- кадри та їх організацію. Будь-яка інформаційна система характеризується наявністю технології перетворення вихідних даних у результатну інформацію. Тому інформаційна технологія не може існувати окремо від технічного і програмного середовища [1].

В умовах сучасного інформаційного суспільства у бухгалтерів є вибір -- або залишитись у межах традиційного розуміння свого фаху, або опанувати нові знання і брати активну участь у реформуванні економічних систем підприємств. Автоматизована система обліку призначена для автоматизованого збирання, реєстрації, збереження, пошуку, оброблення та видачі інформації за запитами користувачів (управлінського персоналу).

Автоматизована система обліку повинна забезпечувати: постійне спостереження за поточним станом об'єкта управління та його характеристик; адаптацію до прийнятої практики бізнесу та модифікації, якщо така практика змінюється; підтримку професійної діяльності управлінських працівників; взаємодію з управлінським персоналом; здійснення збирання та аналізу даних для управління й автоматичного виконання програмних засобів при настанні конкретного моменту з формуванням необхідної звітності; реалізацію системи рекомендацій для користувачів; ефективне збереження даних та можливість доступу до них кінцевого користувача зі свого робочого місця [2].

Метою функціонування інформаційної системи та технологій в бухгалтерському обліку на підприємстві є забезпечення зацікавлених осіб фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Вигода чи невигода впровадження інформаційної системи означає відповідність чи невідповідність результатів роботи системи меті й завданням підприємства. Вибір інформаційної системи, а також постановку завдань слід проводити, виходячи з рамок довгострокового економічного планування. Основними вигодами від впровадження автоматизованої системи обліку є зниження операційних та управлінських витрат, економія коштів, зменшення циклу реалізації продукції, зниження комерційних витрат, зменшення дебіторської заборгованості [3].

Існують підходи до впровадження автоматизації обліку на підприємстві, що базуються на зміні типової конфігурації відповідно до робочого плану рахунків підприємства, а також на збільшенні рівнів структури і кількості довідників при незмінній конфігурації програми.

При введенні автоматизованої системи обліку на підприємстві перш за все необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів у результаті неминучого старіння комп'ютерної програми, тому що програмні продукти, як і інші види матеріальних активів, мають надзвичайно високу швидкість заміни новими видами або версіями. Далі слід оцінити масштаби комп'ютеризації. Саме після того, як сплановано процес організації обліку та визначено масштаби і завдання комп'ютеризації бухгалтерського обліку, слід приділити увагу безпосередньо питанню вибору програмного продукту [4].

Автоматизація облікових процесів повинна сприяти правильній організації обліку підприємств з мінімальним обсягом початкових інвестицій. Програма повинна дозволяти можливість введення повної фінансової звітності відразу після її установки. Крім того, вона має передбачати поетапну автоматизацію обліку управління витратами. Програма повинна мати змогу імпортувати дані з іншого програмного забезпечення.

На кожному етапі розвитку підприємства фахівцям потрібні відповідні інструменти для підтримки і забезпечення тих завдань, які стоять перед підприємством. Основними можливостями впровадження автоматизованої системи обліку є: оперативне отримання інформації; обмін даними між відокремленими підрозділами підприємства; планування потреби в персоналі; автоматизація обліку відповідно до вимог чинного законодавства; планування руху коштів підприємства; контроль та облік зберігання запасів в аналітичному розрізі; управління основними господарськими процесами підприємства; оперативне отримання інформації про собівартість готової продукції; створення системи оперативної звітності. Разом з тим очікувані вигоди від впровадження автоматизованої системи обліку можуть бути такі: підвищення ефективності діяльності підприємства; своєчасність прийняття управлінських рішень; ефективне управління кадрами; підвищення ефективності праці працівників; ефективний контроль за заборгованістю; ефективне управління коштами підприємства; контроль за результатами діяльності підприємства тощо [5].

Можна визначити такі переваги, що виникають при застосуванні на підприємстві інформаційних систем і технологій, впровадженні програмного продукту автоматизації обліку, а саме:

— програмний продукт автоматизації обліку можливо швидко ввести в експлуатацію, а при зміні масштабів діяльності підприємства, підходів до управління чи організації облікових робіт -- переналаштувати з мінімальними затратами часу та фінансових ресурсів;

— усі облікові дані реєструються та зберігаються в єдиній інформаційній базі;

— швидкий доступ до інформації для прийняття управлінських рішень;

— широкі можливості для планування діяльності;

— можливість постійного ведення оперативного контролю;

— сучасний ергономічний інтерфейс автоматизованих програм обліку забезпечує доступність засвоєння інформації та високу швидкість роботи для фахівців;

— можливість доступу до інформації через мережу Інтернет.

Також однією з істотних переваг використання інформаційних систем і технологій в обліку є саме технологічні можливості програмних продуктів, а саме їх інтеграція з іншими інформаційними «зовнішніми» системами (наприклад, технологічна підготовка виробництва, система «клієнт-банк») та обладнанням (наприклад, контрольно-вимірювальні прилади чи складські термінали збору даних) (рис. 1).

Слід очікувати і деякі проблеми, які можуть виникнути на підприємстві при впровадженні автоматизованої системи обліку, а саме: навчання персоналу, підготовка бухгалтерського обліку до автоматизації, введення облікових даних, витрати на технічну підтримку, витрати на періодичні оновлення програмного продукту.

Тому особливість інформаційних систем і технологій в обліку відображається як перевагами, так і недоліками (рис. 2).

Розроблені фірмою «1С» програмні продукти, а саме платформа «1С: Підприємство», широко використовуються для автоматизації діяльності підприємств. Сфера застосування системи «1С: Підприємство» істотно розширилася за рахунок сільськогосподарської галузі.

Розвиток електронного документообігу потребує професійних підходів, чіткої взаємодії галузей знань. А це, як правило, впливає на результат від впровадження автоматизованої системи обліку, зокрема: підтримка ефективного накопичення, управління і доступ до інформації; економія ресурсів за рахунок скорочення витрат на управління потоками документів; усунення дублювання; забезпечення авторизації доступу до інформації за рахунок наданих повноважень; протоколювання діяльності підприємства; виключення необхідності збереження паперових документів.

Найбільш ефективним є варіант, за якого за основу побудови інформаційної системи вибирається перевірений ринком програмний інструментарій, що дозволяє гнучко налаштувати функції інформаційної системи під потреби підприємства і здатний інтегруватися зі сторонніми розробками, в першу чергу із тими, що вже експлуатуються на підприємстві.

Для багатьох підприємств виявляється істотною можливість поетапного впровадження інформаційної системи з можливістю першочергової автоматизації найбільш проблемних ділянок [6].

Можна впроваджувати модулі, що дозволять проводити поетапне введення в експлуатацію інформаційної системи. Спочатку можливо автоматизувати діяльність окремих підрозділів, потім підключити до системи бухгалтерію, що створить умови для контролю руху ресурсів, після чого можна ввести в експлуатацію систему бюджетування, що автоматизує формування і контроль виконання планів, а також інші елементи інформаційної системи.

Залежно від можливостей підприємства інвестувати в створення інформаційної системи, від впровадження автоматизованої системи обліку можливе отримання відповідного ефекту, у тому числі й економічного. Адже важливою характеристикою є оцінка саме економічного ефекту від впровадження автоматизованої системи. Так, на економічні показники суб'єкта управління справляє істотний вплив безліч факторів, серед яких: вдосконалення технології виробництва, зміна номенклатури продукції, кваліфікація працівників, організація виробництва. Показники економічної ефективності інформаційних систем вчені поділяють на прямі та побічні. Прямі, у свою чергу, поділяються на трудові й вартісні, а побічні -- на вартісні та якісні. Результат розрахунку ефективності інформаційних систем можна подати сумарною ефективністю, яка складається з прямої та побічної ефективності, виражається в однакових одиницях і стосується одного й того самого часу. Як критерій економічної ефективності слід прийняти максимум продуктивності суспільної праці або мінімум суспільно необхідних витрат сукупної праці на одиницю вироблюваної продукції (робіт, послуг). Також менша кількість матеріалізованої в технічних засобах праці замінює більшу кількість живої праці, у цьому полягає економічний ефект впровадження комп'ютерної техніки, а на її основі -- інформаційних технологій і систем [7].

Передумови впровадження автоматизованої системи можуть бути різними, але можна виокремити завдання для підприємств: можливість підвищити якість і достовірність нормативно-довідкової інформації за рахунок усунення дублювання довідкових даних, оптимізації регламентів її ведення, скорочення рутинних операцій. Впровадження автоматизованої системи обліку може принести значні переваги: економію коштів; зниження витрат на здійснення інформаційного обміну даними, підвищення оперативності інформаційної системи; запобігання втратам від помилок у звітності.

Висновки

Таким чином, вибір стратегії автоматизації і розвитку системи є відповідальним кроком. Метою функціонування автоматизованої системи бухгалтерського обліку на підприємстві має бути забезпечення зацікавлених осіб фінансовою інформацією для прийняття обґрунтованих рішень при виборі альтернативних варіантів використання обмежених ресурсів. Проте технологія досягнення бажаного результату не є очевидною. У сучасних умовах господарювання необхідно орієнтуватися на істотні переваги, що можуть бути спрямовані на ефективне вирішення конкретних поточних завдань, та не забувати про існуючі загрози. Так, при досягненні бажаного результату автоматизація бухгалтерського обліку підприємства дозволить: користуватися базою даних, що відображає всю необхідну інформацію щодо діяльності підприємства; чітко розмежувати доступ до інформації для будь-якого співробітника; формувати повну і достовірну звітність щодо діяльності підприємства; оперативно отримувати інформацію для подальшого її опрацювання керівництвом з метою прийняття більш зважених та обґрунтованих управлінських рішень; підвищити ефективність роботи підприємства в цілому. Ця тематика дослідження потребує подальшого дослідження й обґрунтування, адже в умовах сучасного інформаційного суспільства у фахівців-бухгалтерів є можливість опанувати нові знання і брати активну участь у реформуванні економічних систем підприємств. Саме впровадження інформаційних систем і технологій в обліку підприємств може у результаті не лише призвести до зниження витрат на здійснення інформаційного обміну даними, підвищення оперативності інформаційної системи та запобігання втратам від помилок у звітності, а й стати наслідком, що спрямований на вдосконалення організації обліку.

Література

1. Івахненков С. В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту : навч. посіб. / С. В. Івахненков. -- К. : Знання - Прес, 2003. -- 349 с.

2. Компютерні технології обробки облікової інформації : навчальний посібник для студентів ВУЗів / [Ходаков В. Є., Кірюшатова Т Г., Захарченко Р. М., Карамушка М. В.] ; під ред. В. Є. Хо- дакова. -- Херсон : Олді Плюс ; Київ : Ліра-К, 2012. -- 534 с.

3. Кузьмінський Ю. Оцінка ефективності впровадження інформаційних технологій у бухгалтерський облік / Ю. Кузьмінський /// Бухгалтерський облік і аудит : Всеукраїнський щомісячний науково-практичний журнал. -- 2011. -- № 7. -- С. 27-31.

4. Левицька С. О. Автоматизація бухгалтерського обліку як визначальний фактор ефективності облікової системи вітчизняних підприємств / С. О. Левицька, А. В. Романюк // Вісник Національного університету водного господарства та природокористування. -- 2010. -- № 2. -- С. 156-163.

5. Гаркуша С. А. Автоматизація облікових процесів: впровадження та переваги роботи системи / С. А. Гаркуша // Вісник Сумського національного аграрного університету. Серія «Економіка і менеджмент». -- 2012. -- Вип. 4 (52). -- С. 60-65.

6. Сава А. П. Проблеми і перспективи застосування облікових комп'ютерних технологій в управлінні аграрними підприємствами / А. П. Сава // Сталий розвиток економіки : Всеукраїнський науково-виробничий журнал. -- 2011. -- № 3. -- С. 193-199.

7. Писаревська Т. А. Інформаційні системи і технології в управлінні трудовими ресурсами : навчальний посібник. / Т. А. Писаревська. -- 2-ге вид., перероб. і доп. -- К. : КНЕУ, 2000. -- 279 с.

8. An Introduction to Computer Security : The Nist Handbook. -- http://www.raptor.com/lib/hnbk_ pt1.ps.

9. Bodnar George H. Accounting Information Systems / George H. Bodnar, William S. Hopwood. -- 7-th ed. -- Upper Saddle River, Prentice-Hall, Inc, 1998. -- 686 p.

10. Potter Douglas A. Automated Accounting Systems and Procedures Handbook / Douglas A. Potter. -- N. Y. : John Wiley & Sons, 1991. -- 562 p.

Размещено на Allbest.ru