Термінологічний аналіз понять "інформаційні архівні ресурси" й "електронні архівні ресурси"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ТЕРМІНОЛОГІЧНИЙ АНАЛІЗ ПОНЯТЬ «ІНФОРМАЦІЙНІ АРХІВНІ РЕСУРСИ» Й «ЕЛЕКТРОННІ АРХІВНІ РЕСУРСИ»

Ю.М. Спасенова

Розглянуто зміст понять «інформаційні архівні ресурси» й «електронні архівні ресурси». Проаналізовано їх нормативне та методичне забезпечення.

Ключові слова: архівні ресурси, електронні архівні ресурси, інформаційні архівні ресурси, електронний архів.

Рассмотрено содержание понятий «информационные архивные ресурсы» и «электронные архивные ресурсы». Проанализировано их нормативное и методическое обеспечение.

Ключевые слова: архивные ресурсы, электронные архивные ресурсы, информационные архивные ресурсы, электронный архив.

The concept of «archival information resources» and «electronic archival resources» is considered. Their normative and methodical support as well as the scientific views of scientists and specialists are analyzed.

Key words: archival resources, electronic archival resources, information archival resources, electronic archive.

Збереження архівних ресурсів та створення повноцінних баз даних з їх електронними аналогами є одним з найактуальніших питань розвитку архівної системи України. Це зумовлено нагальною необхідністю модернізації архівних ресурсів не тільки конкретного регіону, але й архівної системи країни загалом. Про це свідчить збільшення кількості наукових праць та публікацій на тему створення архівних інформаційних ресурсів і спеціальних розробок, присвячених побудові та функціонуванню архівних веб-сайтів в Україні й поза її межами. Значну роль у вирішенні цих питань відіграли спеціальні міжнародні конференції та наради, на яких розглянуто досвід створення архівних сайтів різних країн, виокремлено позитивні тенденції та негативні явища, що потребують усунення.

Теоретичні питання класифікації архівних ресурсів (звичайних та електронних) розглянуто в працях Г. Боряка, Ф. Валаччі, С. Фліза. Досвід практичної роботи архівів зі створення та супроводу сайтів розкрито в розвідках архівістів Н. Метальникової, Н. Платонової, Г. Волосюка, Т. Захарченко, Р. Пирога, В. Резникової, Ю. Дудки, Н. Войцехівської, Л. Джурджи, С. Лозової, Г. Духновської, Ю. Кучерявого, Я. Лозниці, О. Качковського та ін. Важливими в цьому сенсі є також праці зарубіжних архівістів Д. Наленч, О. Мацек та М. Ванер, В. Проданович, А. Бернат, І. Кисельов, Е. Єгорова, Г. Медведєва, Л. Корменди, В. Жумер, С. Іовович, І. Ляльков, Н. Омельчук, В. Носевич, Р. Беррі та ін. У дослідженнях означених авторів описано й узагальнено досвід побудови інформаційних ресурсів, технології їх створення, пошуку та захисту інформації тощо.

Мета статті -- здійснити термінологічний аналіз понять «інформаційні архівні ресурси» й «електронні архівні ресурси».

Уведення терміна «інформаційний архівний ресурс» викликало певні дискусії. З прийняттям Закону України «Про інформацію, інформатизацію і захист інформації» більшість невизначеностей усунуто і нині прийнято таке визначення цього поняття, відповідно до якого «інформаційні архівні ресурси» -- сукупність даних, організованих для отримання достовірної інформації з різних галузей знань і практичної діяльності людини.

Згідно із законодавством України, «інформаційні архівні ресурси» -- це окремі документи й масиви документів в інформаційних системах кожного регіону країни. Інформаційні архівні ресурси визначають як запаси або джерела чого-небудь. У сучасному світі обсяг наукової інформації збільшується лавиноподібно і дедалі складніше стає відібрати ту, яка найбільше відповідає запиту людини. Розрізняють пертинентну та релевантну інформацію. Наприкінці ХХ ст. сформувалося нове розуміння поняття «інформаційні архівні ресурси». Нині воно достатньо багатоаспектне і позначає все різноманіття документів на традиційних і нетрадиційних носіях. Інформаційні архівні ресурси поділяються на класи. До первинних належать інформація, що відображає специфіку її джерела, сфери створення, виникнення і утворюється самостійно в природних умовах. Інформація про кількісні та якісні характеристики різних соціальних процесів утворює клас «змінної інформації». Виокремлені за цією ознакою інформаційні архівні ресурси можна класифікувати як природні, виробничі або соціально-економічні [10].

Інший клас інформаційних ресурсів -- це відомості, дані, що одержані штучно в процесі науково-дослідної діяльності, а також будь-якої творчої роботи людини. Вони базуються на опрацюванні вже наявної інформації зі спеціальними параметрами і моделями (математична обробка, логічна, семантична). До цього ж класу належать і об'єкти, що створені як авторські твори в галузі літератури або мистецтва. Важливим компонентом цих ресурсів є інформація, яка отримана в результаті інтелектуальної діяльності людини. Існує також вторинна (виникає на основі переробки вже наявної інформації) і нова (фіксує те, що людство досі ще не знало), до якої належать відкриття, прогнози різних соціальних і природних процесах.

Рис. 1.1. Основні сфери використання інформаційних архівних ресурсів 10 000 респондентів України у 2012 р.

До інформаційних архівних ресурсів належать: бібліотеки, архіви, бази даних, ЗМІ), інформаційні сервіси (група сайтів, на яких можна скористатися різноманітними сервісними послугами: електронною поштою, блогом, а також ознайомитися з механізмом його ведення, пошуком, різними каталогами, прогнозом погоди, словниками, довідниками, телепрограмою, курсами валют). На рис. 1.1. подано основні сфери використання інформаційних архівних ресурсів на прикладі таких сайтів, як: yandex.ru, rambler.ru, aport. ru.

Інтенсивний розвиток світових інформаційних архівних ресурсів надасть можливості:

- перетворити діяльність щодо інформаційних послуг (отримання і надання в розпорядження користувача інформаційних продуктів -- сукупності даних, сформованих виробником для поширення в матеріальній або нематеріальній формі) в глобальну людську діяльність;

- повніше сформувати світовий та внутрішньодержавний ринки інформаційних послуг;

- утворити різні бази даних ресурсів регіонів і держав, до яких можливий віддалений доступ;

- підвищити обґрунтованість і оперативність прийняття рішень у банках, біржах, фірмах, промисловості, торгівлі завдяки своєчасному використанню необхідної інформації.

Електронні архівні ресурси -- відносно нова сфера, що перебуває на межі архівознавства, інформаційних технологій, документообороту й інших дисциплін. Повне переосмислення ролі архівів в організації зберігання інформації зумовлює необхідність вироблення певних стандартів у галузі створення та функціонування електронних архівів. Значний інтерес мають і питання законодавства, що регламентують діяльність, пов'язану зі створенням і використанням електронних архівних ресурсів, особливо загальнообов'язковими є загальнодержавні та галузеві нормативні акти. На думку більшості сучасних науковців, електронний архівний ресурс -- інтегрований комплекс програмних і технічних засобів, призначений для зберігання архівних документів в електронній формі. Ключове слово -- «інтегрований». Найчастіше електронний архів сприймають як традиційний, де замість паперових документів містяться відповідні документи на електронних носіях (дискети, компакт-диски).

При такому підході різниця між паперовим і електронним варіантами архіву невелика, а ефективність його використання обмежена оперативністю роботи людини та наявністю значного вільного місця для зберігання машинних носіїв. Практично в усіх країнах «легальне» життя електронних документів базується на трьох законах: про електронні цифровий підпис (ЕЦП), документ і комерцію. В Україні донині прийнята тільки друга редакція Закону про ЕЦП [9, c. 223].

Крім того, створення і управління електронними архівами безпосередньо стосуються мають такі акти: Закони України «Про інформацію, інформатизацію і захист інформації», «Про електронний цифровий підпис», національний стандарт «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», інструкція до архівів «Основні правила роботи архіву організації».

Слід констатувати: термін «електронний архівний ресурс» не є законодавчо визначеним, що вможливлює різноманіття його трактувань. Єдиний його офіційний варіант -- визначення з проекту Закону України «Про електронний документ», який понині не прийнятий: «... електронний архівний ресурс -- це масив електронних документів, що підлягає зберіганню в порядку, встановленому нормативними правовими актами України» (під словом «масив» тут розуміється всього лише «набір»). Таким чином, основне навантаження з визначення поняття «електронного архіву» перекладається на різні нормативні акти і термін «електронний документ».

Наявна редакція основних правил роботи архіву організації схвалена колегією Держархіву 6 лютого 2002 р. і є рекомендованою. Ознайомлення з цими правилами становить інтерес в аспекті встановлення нормативних вимог до електронних архівів організацій; цікаво, що і вони не вводять до обігу термін «електронний архівний ресурс». Значна увага приділяється процедурам зберігання та обліку матеріальних носіїв електронних документів. Зазначено, що всі операції, які здійснюються з електронними документами в процесі пере- дання на архівне зберігання (перезапис, конвертація в нові формати, стиснення), повинні бути задокументовані. Практично здійснити це положення проблематично: необхідні окремі нормативні акти (наприклад, конвертувати графічні формати, і, якщо це можливо, то чи можна перетворювати зображення з утратою якості, якими є стандарти зберігання текстової інформації).

Проте в проекті Закону України є розділ, присвячений автоматизованому науково-довідковому апарату архіву, в якому практично наведено визначення електронного архіву. Як перший варіант застосування цього терміна можна розглянути установи, які зберігають різноманітні обов'язкові примірники документів, під час формування баз даних архіву з описом документів, у якій у подальшому організується пошук. Така автоматизація надає широких можливостей оперативного і різноманітного пошуку архівних документів не тільки в межах регіону, але й усієї країни. Інший варіант визначення означеного -- інформаційно-пошукова система, що створена в поточному діловодстві організації та базується на таких її елементах, як електронні довідкові картотеки, номенклатури справ, класифікатори. Цей тип використовується в компаніях, що вже впровадили електронний документообіг і який існує як додаток до неї. У правилах не уточнюється, що робити в такому разі зі старими (паперовими) документами: чи потрібно переводити їх в електронну форму або вести паралельно паперовий і електронний архівний ресурси. Ще один варіант визначення, найближчий до електронних ресурсів: електронний архів -- система, основана на повнотекстових базах даних, наприклад, законах та нормативних актах. Пошук інформації по цих базах передбачає звернення користувача до реферату та заголовків розділів документа з переходом до відповідного тексту. Користувачеві також надається можливість отримати копію повного тексту документа.

Нині розробляються і перебувають на розгляді Верховної Ради України різні проекти Закону «Про електронний документ», який дозволить остаточно визначити юридичний статус електронного документа, а також сторін, що беруть участь у роботі з ними. У проекті вводяться нові визначення й терміни, серед яких найважливіше дефініція поняття «електронний архівний ресурс».

У Законі визначається порядок зберігання електронних документів, якого необхідно дотримувати під час зберігання паперових архівів: документи повинні бути захищені від несанкціонованого доступу і спотворень; необхідно передбачити можливість доступу всім зацікавленим учасникам; обов'язкова можливість підтвердження достовірності електронних документів протягом усього терміну зберігання; можливе надання збережених електронних документів (копія на папері). Слід зазначити, що архів електронних документів -- це не просто окремий сервер, комп'ютер або місце для зберігання носіїв з інформацією, не тільки і не стільки пошукова система, здатна виявити потрібну користувачеві електронну інформацію, це передусім технології і виробничі процеси, що забезпечують увесь цикл зберігання документів: від експертизи цінності до їх використання через облік, опис, забезпечення збереження і розвиток науково-довідкового апарату.

Таким чином, електронний архів у контексті розглянутих аспектів його функціонування є інтегрованим комплексом програмних і технічних засобів, призначеним для зберігання, пошуку, експертизи, використання архівних документів в електронній формі за допомогою їх обліку, опису, забезпечення збереження й розвитку науково-довідкового апарату в порядку, встановленому нормативними правовими актами України. Незважаючи на те, що електронні документи виникли кілька десятиліть тому, проблеми у сфері їх архівного зберігання ще далекі від вирішення і нині є актуальним питання ведення такого електронного архіву. Показово, що чим складнішими і функціональнішими стають інформаційні технології та інформаційні системи, тим більше виникає нових труднощів у побудові етапів роботи архіву організації.

Нагальними є питання роботи сучасних архівів з електронними документами. Перехід на електронні носії потребує технічного переоснащення архівів, зокрема архівів кінофотодокументів, матеріали яких використовуються в документальному кіно, новинах та освітніх програмах. Процес створення державних електронних архівів на території України невід'ємний від застосування досвіду Європейського союзу, США й інших країн. Так, в Україні розпорядженням Кабінету Міністрів від 12.05.2007 р. -- № 279 створено Центральний державний електронний архів (ЦДЕА України), який активно працює над нормативною та методичною базою. У середині вересня 2010 р. на веб-сайті архіву опубліковано для публічного обговорення проект Концепції планування життєвого циклу електронних документів та електронних інформаційних ресурсів -- це основа створення електронного архіву та його взаємодія з державним діловодством. Розроблено методичні рекомендації «Про створення та збереження архівних копій веб-сайтів» і «Порядок користування електронними документами та електронними інформаційними ресурсами в ЦГЕА України».

У європейських країнах активно ведуться роботи з інтеграції інформаційних ресурсів інститутів, що базуються на інформаційних технологіях. Так, Міжнародним центром, який об'єднує зусилля в цьому напрямі, є проект ATHENA, що безпосередньо пов'язаний зі створенням електронної бібліотеки EUROPEANA. Європейський проект ATHENA2, ініційований партнерами проектів серії MINERVA3, реалізується в межах програми eContentplus у 20082011 рр. Проект ATHENA охоплює 20 країн-членів ЄС + 3 оглядачів з країн, що не входять до Європейського Союзу, більше 100 архівів, закладів культури та 20 європейських мов. Координує проект Міністерство культурної спадщини Італії. Завдання проекту ATHENA сформульовані так:

- посилювати, підтримувати і стимулювати участь у Європейській цифровій бібліотеці Europeana тих архівних закладів та інших організацій і установ, що зберігають культурну спадщину і які ще не повністю долучились до цієї діяльності [1, с. 28];

- розробити набір інструментів, рекомендацій та методичних матеріалів з питань багатомовності і семантики, метаданих і тезаурусів, структур даних і прав на інтелектуальну власність, які можуть використовувати музеї як для внутрішньої діяльності, так і для інтеграції в Європейську цифрову бібліотеку Europeana [15];

- ідентифікувати цифрові інформаційні ресурси європейських архівів;

- сприяти інтеграції інформаційних ресурсів різних секторів культурної спадщини, співпрацювати з іншими проектами, що безпосередньо співпрацюють із бібліотеками й архівами, з метою долучення різноманітного контенту в Європейську цифрову бібліотеку Europeana;

- розробити технічну інфраструктуру, яка забезпечить семантичну сумісність з Європейською цифровою бібліотекою Europeana [1].

Кінцевою метою проекту ATHENA є об'єднання всіх зацікавлених сторін і власників інформаційних ресурсів Європи, оцінка й інтеграція стандартів та інструментів, необхідних для збагачення і розширення контенту Європейської цифрової бібліотеки Europeana, надання користувачеві доступу до багатої і різноманітної культурної спадщини всієї Європи. ATHENA збирає і об'єднує інформаційні ресурси європейських музеїв, бібліотек, архівів і передає їх у EUROPEANA для публікації. До початку 2011 р. цей проект уже забезпечив відкритий доступ до 14 мільйонів інформаційних ресурсів з культури. 1757029 інформаційних ресурсів надійшло в EUROPEANA через проект ATHENA, який став найбільшим донором інформаційних ресурсів для EUROPEANA. Звіти про результати досліджень за цим проектом опубліковані й доступні в мережі Інтернет. На рис. 1.2. подано джерела, з яких користувачі отримували необхідну інформацію.

Як зазначено вище, друга половина ХХ ст. ознаменована глобальним феноменом інформаційного вибуху. Розвиток різних електронних технологій надав мільйонам людей можливості оперативного доступу до величезних інформаційних ресурсів, розосереджених по всій планеті, обмін інформацією в різних формах (текст, графіка, відеозображення, звук). Зважаючи на те, що електронні документи неоднорідні (одні з них -- речовинні (оптичні диски), інші -- віртуальні), перед вітчизняними бібліотеками виникли проблеми доречності співіснування в спеціальній літературі понять «електронний ресурс», «інформаційний ресурс», «електронна бібліотека», «електронний документний ресурс». Слово «ресурс» -- французького походження, дослівно означає «джерела чого-небудь, запаси, можливості, якими користуються при необхідності». Поняття «ресурс» -- збірне, щоразу потребує конкретизації у вигляді тієї чи іншої одиниці виміру. Стосовно бібліотечної діяльності такою одиницею є документ, тому замість «ресурс» доцільніше використовувати термін «документ» [16, с. 18].

інформаційний архівний електронний ресурс

Рис. 1.2. Електронні джерела, з яких користувачі отримували необхідну інформацію у 2012 р. (дані Національної публічної бібліотеки)

«Інформаційні архівні ресурси» в Законі України «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» (1995 р.) -- це «окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах)». Іншими словами, інформаційні ресурси складаються з документів і нічого іншого не містять. Тому правомірніше оперувати поняттям «документні ресурси».

Термін «документні ресурси» визначено в Державному стандарті 7.0-99 «Інформаційно-бібліотечна діяльність, бібліографія. Терміни та визначення» як «вид інформаційних ресурсів, що являє собою сукупність окремих документів у інформаційних системах». Зазначимо: по-перше, поняття «документні ресурси» стандартизовано на державному рівні. По-друге, правильно, що документними ресурсами називається сукупність окремих документів. Звернемося до визначення документа як інформації, зафіксованої на матеріальному носієві. Матерія може існувати у формі речовини або енергії (поля). Зазвичай обидва ці матеріали речовинні: папір та типографська фарба, фотоплівка й фотоемульсія. Інтернет же для перенесення (запису) інформації використовує електроенергію, отже, за ознакою природи запису документи, що циркулюють в Інтернеті, є віртуальними. Інформацію, що несе енергію, розподіляється по глобальних інформаційних мережах, і документи цього типу називають мережевими або онлайновими [3].

Технічними засобами фіксування, трансляції та відтворення інформації є електронні пристрої, тому такі документи називають ще електронними. Якщо такий документ має тільки речову основу, тобто інформація фіксується на автономному (локальному) носієві -- синтетичній плівці, гнучкому або жорсткому полімерному диску (компакт-диск, CD-ROM, DVD, жорсткі магнітні диски вінчестера комп'ютера, що належать бібліотеці тощо), то його називають офлайновим. Особливість офлайнового документа -- наочність, відчутність його фізичного носія, можливість здійснювати різні фізичні операції: розміщувати на ньому бібліотечні реквізити, переміщувати з одного місця на інше, зберігати, реєструвати як облікову одиницю. Водночас інформацію, що міститься на електронному офлайновому документі, можна передавати з інформаційних супермагістралей. Якщо вона не зберігається в пам'яті вінчестера, цей документ має статус онлайнового або мережевого.

Таким чином, розмежування між офлайновим і онлайновим документами є умовним, адже будь-який документ спочатку поданий на реальному (тобто не віртуальному) матеріальному носієві, наприклад, на жорсткому диску (вінчестері) комп'ютера. У такому разі цей поділ потрібний для того, щоб акцентувати, що елементом бібліотечного або архівного фонду є тільки зареєстрований в облікових формах документ, що належить бібліотеці, а, отже, має речовинний носій. Онлайновий документ за необхідності можна перетворити на офлайновий, якщо інформацію з Інтернету переписати на власний вінчестер, диск або роздрукувати на принтері.

У свою чергу, офлайновий документ теж здатний до перетворення: інформацію з паперового або плівкового носія можна перетворити на електронну форму, переписавши її, наприклад, на CD-ROM або на жорсткий диск, і таким чином отримати офлайновий документ в електронній формі.

Таким чином, нині існує безліч різних за видами електронних ресурсів, зокрема архівних, що у свою чергу ускладнює введення єдиної термінологічної системи. Це питання потребує подальшого детального вивчення.

Список літератури

1. Антопольский А. Б. Проблематика информационных ресурсов в ФЦП «Электронная Россия» / А. Б. Антопольский // Информационные ресурсы России. -- 2003.-- № 6.-- С. 28-31.

2. Антопольський А. Б. Електронні бібліотеки: принципи створення / А. Б. Антопольський, Т. С. Майстрович. -- М.: Ліберея-бібінформ, 2007. -- 288 с.

3. Браккер Н. В. Оперативное сохранение цифровой информации в учреждениях культуры. Задачи и барьеры [Электронный ресурс]. / Н. В. Браккер, Л. А. Куйбышев. -- 2011. -- Режим доступа: www.mmervaplus.ru/ pubHsh/Operative_ preservat№n.doc. -- Заглавие с экрана.

4. Букатов А. А., Муратова Г. А., Шаройко О. В. Розвиток середовища віддаленого доступу до інформаційних ресурсів освітніх і наукових установ / А. А. Букатов, Г. А. Муратова, О. В. Шаройко // Інформаційні технології і телекомунікації в освіті і науці: матеріали міжнарод. наук. конф. Туреччина, травень. -- 2006. -- С. і6б--167.

5. Демідов А. А. Доступ до інформації: створення Президентської бібліотеки / А. Демідов // Бібл. справа. -- 2007. -- № 7. -- С. 6-9.

6. Захарова І. Г. Інформаційні технології в освіті. -- 3-е видавництво, стер. -- М.: Видавничий центр «Академія», 2007. -- 192 с.

7. Земськов А. І. Електронна інформація і електронні ресурси: публікації і документи, фонди і бібліотеки / А. І. Земськов, Я. Л. Шрайберг. -- М.: ФАЇР, 2007. -- 528 с.

8. Ковтанюк Ю. С., Забенько Ю. І. Концепція планування життєвого циклу електронних документів. Частина 1 / Ю. С. Ковтанюк, Ю. І. Забенько // Архіви України. 2013. -- Вип. 4 (286). -- С. 5-38.

9. Ковтанюк Ю. С. XIII міжнародна конференція архівів «Електронна документація та представлення архівних матеріалів в інтернеті» із циклу Colloqum Jerzy Skowronek dedkata // Архіви України. -- 2013. -- Вип. 3 (285). -- С. 223-234.

10. Куйбышев Л. А. Сбор и долговременное сохранение электронной информации в сфере культуры [Электронный ресурс]. -- 2011. -- Режим доступа: http://www.mmervaplus.ru/pubHsh/pubnsh.htm. -- Заглавие с экрана.

11. Лавренюк А. Г. Центральний державний електронний архів України: пошук відповідей на виклики часу / А. Г. Лавренюк // Архіви України. -- 2008. -- № 1-2. -- С. 67-70.

12. Майстрович Т. В. Депозитарное хранение и обязательный экземпляр электронных документов [Электронный ресурс] / Т. В. Майстрович. -- 2010. -- Режим доступа: http://www.mmervaplus.ru/pubHsh/pubnsh10. htm. -- Заглавие с экрана.

13. Микитенко А. Електронна бібліотека «Культура України» / А. Мики- тенко // Бібл. планета. -- 2011. -- № 1. -- С. 5-6.

14. Михайлов О. А. Электронные документы в архивах. Проблемы приема. Обеспечение сохранности и использование: аналит. обзор зарубеж. и отечеств. опыта. -- 2-е изд. доп. -- М., 2000. -- 230 с.

15. Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 20072015 роки [Електронний ресурс]: Закон України від 09 січня 2007 року № 537-V. -- Режим доступу: http://zakon.rada.gov.ua. -- Назва з екрана.

16. Паламарчук Л. В. Електронні документи: проблемні питання підготовки до архівного зберігання // Секретар-референт. -- 2011. -- № 12. -- С. 18-21.

Размещено на Allbest.ru