Документування у бухгалтерському обліку: теоретичні засади та напрями удосконалення

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документування у бухгалтерському обліку: теоретичні засади та напрями удосконалення

Постановка проблеми

Удосконалення бухгалтерського обліку -- основна проблема діяльності як сучасного підприємництва, так і держави. Це зумовлюється застосуванням нових методів та підходів під час прийняття управлінських рішень, що потребують якісного інформаційного забезпечення. Бухгалтерський облік починається з документування фактів господарського життя (далі -- ФГЖ), тому його раціональність, оптимальність, уміла організація визначають якість інформаційних ресурсів -- основного продукту облікового процесу. Роль і значення процесу документування ФГЖ в інформаційному забезпеченні системи менеджменту зумовлюють актуальність досліджень, присвячених пошуку та розробленню концепцій та методів, які дозволять підвищити його ефективність.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Вирішенню проблем, пов'язаних із пошуком шляхів удосконалення документування ФГЖ, присвячені наукові праці Т. Бутинець, К. Безверхого, І. Волошана, С. Легенчука, С. Левиць- кої, Н. Малюги, М. Огійчука, Н. Проня, А. Ян- чева.

Виділення невирішених раніше частин загальної проблеми. Проте недостатньо уваги приділяється питанням удосконалення документування ФГЖ із використанням системного підходу, зокрема проблемам розвитку методології, її гармонізації з практичними способами та прийомами збирання та реєстрації ФГЖ у носіях інформації.

Мета статті полягає в обґрунтуванні теоретичних положень та розробленні практичних рекомендацій щодо удосконалення процесу документування ФГЖ із застосуванням системного підходу.

Виклад основного матеріалу дослідження

Представники іншої групи стверджують, що «документація -- це сукупність документів, а не метод бухгалтерського обліку, суть якого полягає у створенні документів -- доказів здійснення господарської операції. Документування -- один з елементів методу бухгалтерського обліку, суть якого полягає в спостереженні та відображенні інформації про господарські операції в документах із метою підтвердження їх здійснення» [3, с. 79; 4, с. 49]. Як спричиняється наведеним, саме документування наділене способами та прийомами, які забезпечують пізнання предмета дослідження. Це доводить його відповідність критеріальним ознакам «методу бухгалтерського обліку» [5, с. 108].

Проте зустрічаються й кардинально інші підходи до визначення документації та документування. Так, документуванням ФГЖ вважають увесь комплекс облікових процедур від «збору первинних даних про факти господарського життя підприємства до формування даних зведеного аналітичного і синтетичного обліку для формування звітності» [6, с. 15]. Під час розкриття складу документації вказують на те, що вона «охоплює не лише первинні документи підприємства, але й облікові регістри, різні звіти, форми звітності тощо». Це призводить до висновку, що «більш правильним визначенням документування в бухгалтерському обліку є не процес первинної реєстрації ФГЖ, а процес реєстрації даних про здійснені господарські операції в межах господарської діяльності підприємства» [7, с. 17; 8, с. 96]. Оскільки усі згадані носії інформації є юридичними доказами та підставами для здійснення господарських операцій, то з правової, юридичної точки зору вони є документами. Але такий підхід не враховує особливостей технології бухгалтерського обліку, її суворо вибудуваної ієрархічної структури, тому під час використання термінологічного апарата потрібно виходити зі специфіки бухгалтерського обліку, «у середовищі якого поняття трансформуються і набувають іншого змісту» [5, с. 108].

У бухгалтерському обліку формування інформації відбувається поступово шляхом проходження низки облікових процедур, що здійснюються в логічній послідовності: «Інформація у процесі формування повинна пройти певний шлях, інформаційні потоки циркулюють за визначеними об'єктивними законами» [9, с. 830]. Обліковий процес починається з реєстрації ФГЖ у первинних документах, потім їх показники систематизуються у регістрах аналітичного та синтетичного обліку. Завершальним етапом є узагальнення облікової інформації у формах звітності. При цьому комплекс робіт кожного наступного етапу базується на попередньому та є підґрунтям наступного, тобто між ними існує прямий та зворотній інформаційний зв'язок та взаємодія, визначені логікою облікового процесу. Носії інформації, що застосовують на кожному технологічному етапі, призначені для накопичення, оброблення та узагальнення інформації різного ступеня ієрархії залежно від їх місця в обліковому процесі, що безпосередньо впливає на їх форму, структуру, перелік та зміст показників, джерела та порядок складання. Отже, під час побудови облікового процесу необхідно розрізняти носії інформації за їх послідовністю у формуванні інформації, що носить суворий логічний порядок: документи -- регістри обліку -- форми звітності.

Виходячи з вищевикладеного, вважаємо більш правильним під документацією розуміти «сукупність, групу документів, що містять відомості про господарські операції, які є підставою для їх подальшого відображення в облікових регістрах», а під документуванням -- «першу стадію облікового процесу, що включає реєстрацію та фіксацію інформації про господарські операції в первинних документах; процес, пов'язаний з оформленням господарської діяльності» [10, с. 112]. Це дозволить установити логічний взаємозв'язок між етапами облікового процесу, чітко визначити сферу, функції та межі кожного з них; способи та прийоми одержання, оброблення та видання інформації; а також її склад та зміст, тобто вибудувати оптимальну та раціональну модель технології облікового процесу.

На рівні практичного використання документування як метод бухгалтерського обліку проявляється у відповідному процесі: «У практичному розумінні поняття «документування» визначається як процес створення та оформлення документів, у яких фіксується інформація про факти господарського життя» [5 с. 109]. Значна увага приділяється деталізації елементів цього процесу, що дозволяє встановити склад практичного інструментарію, яким оперує документування: «Документування є першим етапом облікового процесу, який включає в себе спостереження, вимірювання об'єктів обліку і реєстрацію одержаної економічної інформації» [11, с. 76]. Спираючись на наведене, можемо стверджувати, що документування є складним системним явищем, що поєднує, з одного боку, теоретичні засади і, з іншого -- способи їх практичного прояву, реалізації. При цьому кожний із них відіграє свою роль у процесі документування ФГЖ. У наукових колах дилема «методологія -- методика -- практика» вирішена на користь методології, яка визнана «відправним моментом для моделювання технологічного процесу отримання інформації» [5, с. 46]. Виходячи з цієї тези, керуючим вихідним, визначальним елементом документування є його методологія -- система прийомів, способів та методів обліку, які використовуються для відображення інформації щодо ФГЖ на відповідному носії за допомогою технічних засобів, зміст та форми яких визначає методологія. Тому оптимальність процесу документування залежить як від раціональності теоретичного підґрунтя, так і від його вмілої імплементації у методи, прийоми та способи документування, від гармонізації, взаємозв'язку та взаємозалежності методології та практики.

Для дослідження питань управління документуванням застосовуються різні підходи, серед найбільш розповсюджених можна виділити синергетичний [6, с. 15], процесний, функціональний [7, с. 63--66], управлінський [3, с. 79; 4, с. 48]. Під синергетичним підходом розуміють «зростання ефективності процесу документування обліково-звітної інформації в результаті інтеграції окремих складників процесу документування в єдиній інформаційній системі підприємства» [6, с. 15]. Аналізуючи визначення, слід зазначити, що у ньому вказується лише на наслідки, які очікуються від синергетичного підходу, але методи та способи, що забезпечують досягнення результату, не розкриваються, що унеможливлює практичну реалізацію цього підходу.

За умов застосування «процесного підходу» документування розглядають «бізнес-процесом», що зумовило вибір об'єктів управління (матеріальні, трудові та інші ресурси) [7, с. 63--67]. Перераховані ресурси формують вартість облікових робіт, тому застосування вказаного підходу обмежується проблемами, пов'язаними з економічною ефективністю бухгалтерського обліку.

В управлінському напрямі «основна увага приділяється керуванню (управлінню) документацією як функцією менеджменту» на основі норм ДСТУ 4423-2005 «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» [3, с. 79; 4, с. 48]. Але цей нормативний документ призначений для упорядкування діловодства, процесу зовсім іншого за сутністю, змістом, призначенням та будовою, тому методологічно він не може бути застосованим для удосконалення документування в бухгалтерському обліку.

На наш погляд, суть проблем, пов'язаних з удосконаленням документування, розкриває визначення: «Документування -- особлива галузь наукового знання, оскільки виступає, з одного боку, об'єктом управління, потребуючи управлінського впливу на методологію та організацію процесів збирання, реєстрації, зберігання та передання інформаційних ресурсів, а з іншого -- передумовою будь-яких управлінських рішень, забезпечуючи їх інформаційну підтримку» [12, с. 177]. Як витікає з наведеного, витоками суперечливості процесу документування є розбіжності між якістю інформації, формування якої він спроможний забезпечити, та інформаційними потребами користувачів, для яких ця інформація призначена. Подолання цих суперечностей можливе при системному удосконаленні процесу документування, що потребує вирішення цілого комплексу взаємопов'язаних питань, зокрема чіткого встановлення мети, завдань, об'єктів, що потребують удосконалення та оптимізації.

Під час установлення мети потрібно однозначно визначити кінцевий бажаний результат, задля досягнення якого вживаються певні заходи та здійснюється цілеспрямований вплив на об'єкт удосконалення. На наш погляд, мета удосконалення процесу документування повинна бути безпосередньо пов'язана з його функціональним призначенням та виходити з мети ведення бухгалтерського обліку: «Метою ведення бухгалтерського обліку є надання користувачам для прийняття рішень повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан та результати діяльності підприємства» [13]. Спираючись на викладене, метою удосконалення документування є підвищення його функціональної ефективності, тобто здатності забезпечувати формування якісної інформації, максимально наближеної та адаптованої до структури та обсягів інформаційних запитів користувачів. Відповідно, критерії оцінки ефективності, раціональності, оптимальності документування є похідними якісних характеристик інформації, формування якої він спроможний забезпечити:«Предметом документування є обсяг генерованої інформації, яка підлягає фіксації та зберіганню/передаванню/ використанню» [12, с. 171].

Сукупність завдань, які потребують вирішення у процесі управління документуванням, з одного боку, визначається його сутністю та призначенням, а з іншого -- метою, поставленою користувачами інформації під час вирішення певних завдань управління бізнесом, тому до їх складу слід включити підвищення якості, оперативності, достовірності інформації, яка за змістом, рівнем доречності, деталізації, періодичністю подання буде задовольняти потреби користувачів. Виходячи з вищевикладеного, схема управління документуванням, що здійснюється з метою зростання його функціональної ефективності, набуде вигляду (рис. 1):

Об'єктами управління процесом документування є його складники та елементи, що забезпечують формування інформації. Виходячи з його структурної будови, такими складниками, з одного боку, є методологія та методика, а з іншого -- інструменти їх практичної реалізації. «Необхідність розвитку нового методологічного інструментарію, збагачення облікової методології новими знаннями, положеннями та розробками» [5, с. 107] зумовлюється об'єктивними чинниками, серед яких слід виділити появу принципово нових та поглиблення знань щодо існуючих об'єктів господарювання, для відображення яких в обліку потрібно розробити відповідний методологічний інструментарій; зміну підходів до управління бізнесом та удосконалення існуючих методів управління; широке запровадження в обліковий процес сучасних комп'ютерних технологій збирання та оброблення інформації, тощо.

Оскільки надання інформації для ухвалення управлінських рішень є основною метою документування, то пошук шляхів його удосконалення потрібно спрямувати на задоволення потреб управління: «Суть шляхів удосконалення бухгалтерського обліку полягає у пошуку методів, способів та прийомів обліку, що забезпечать адаптацію системи бухгалтерського обліку до потреб ринкової економіки, тобто забезпечать формування інформації, що відповідає потребам користувачів» [14, с. 19]. Поява якісно нових інформаційних запитів зумовлює потребу в методологічному інструментарії, придатному для формування інформації, що за змістом, рівнем деталізації відповідає потребам користувачів у вирішенні конкретних управлінських завдань (зростання доходів, зниження витрат, перерозподіл ресурсного потенціалу між видами діяльності, тощо). Оскільки якість інформаційних ресурсів та їх управлінські можливості визначаються змістовними характеристиками інформації, її інформаційною місткістю, то основним напрямом розвитку методології є розроблення переліку показників документів, за змістом та структурою адаптованого до завдань управління бізнесом, специфічних особливостей фінансово-господарської діяльності підприємства.

Другий напрям удосконалення методології документування витікає з його тлумачення «не просто технічною роботою, а важливим видом економічної та юридичної діяльності з фіксації фактів господарювання», під час якого «з'ясовують сутність, економічна доцільність і закономірність господарської операції [9, с. 832]. Розвиток методології документування у цьому напрямі повинен забезпечити відображення в обліку економічних особливостей об'єктів господарювання із урахуванням галузевих особливостей фінансово-господарської діяльності підприємства. Для цього пропонується застосовувати предметний та галузевий напрями розвитку методології обліку, кожний із яких призначений для вирішення певного кола завдань [15, с. 89]. Предметний напрям спрямований на адаптування процесу документування до специфіки кожного об'єкта господарювання, а галузевий -- до галузевих особливостей, тому лише за умови їх одночасного застосування можна забезпечити зростання рівня якості та аналітич- ності інформації.

Ще одним перспективним напрямом удосконалення методології документування є таке: «Процес документування в бухгалтерському обліку потребує перегляду й удосконалення шляхом нового теоретико-методологічного осмислення його місця та значення у формуванні звітності для забезпечення інформаційних потреб користувачів» [10, с. 115]. Вхідна інформація (як продукт процесу документування) є єдиним джерелом, основою інформаційних потоків на наступних етапах аналітичного і синтетичного обліку та складання форм звітності. Завданням методології документування є розроблення реквізитів документів, зорієнтованих на зміст та структуру форм звітності, регістрів аналітичного та синтетичного обліку шляхом забезпечення наступності, взаємозв'язку та гармонізації показників документів, регістрів обліку та форм звітності.

Як свідчать показники таблиці 1, документування складається з окремих видів облікових робіт, що здійснюються у логічній послідовності (рис. 2).

Як видно з рис. 2, формування інформації відбувається шляхом послідовного проходження від спостереження за ФГЖ, їх сприйняття, через вартісне вимірювання до запису у первинних документах, що зумовлює залежність якісних характеристик інформації від кожного виду облікових робіт та визначає шляхи оптимізації процесу документування, суть яких полягає у системному вдосконаленні усіх складників шляхом їх гармонізації, послідовності, наступності та взаємозв'язку. Виходячи зі структурної будови процесу документування, основними об'єктами його удосконалення є 1) способи і прийоми сприйняття, реєстрації показників, що характеризують ФГЖ; 2) способи та прийоми їх вимірювання; 3) зміст та форми документів -- матеріальних носіїв інформації; 4) способи і прийоми складання документів.

У сучасних умовах основним напрямом оптимізації та удосконалення процесу документування є запровадження в обліковий процес комп'ютерних технологій. Суть змін, що вносить застосування комп'ютерів до організації документування, полягає, «по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації, і, відповідно, електронних первинних документів і, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів» [17, с. 29]. Комп'ютеризація процесу документування дозволяє: 1) пришвидшити процес складання документів за рахунок створення бази із формами документів із постійними показниками (реквізитами), до яких при реєстрації кожного ФГЖ додаються лише змінні показники; 2) забезпечити багаторазове використання показників документів для вирішення багатьох облікових завдань аналітичного і синтетичного обліку та складання звітності, що потребує відповідного методологічного забезпечення.

Рис. 1. Схема процесу управління документуванням ФГЖ

Але зведення комп'ютерних технологій лише до «запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами» [12, с. 173] не може забезпечити системного удосконалення процесу документування. Виходячи із принципу системності, основною умовою зростання його ефективності є комплексна автоматизація усіх способів та прийомів сприйняття, реєстрації та вимірювання ФГЖ, що забезпечить однаковий рівень розвитку усіх складників процесу документування -- основи його оптимальності та раціональності.

Перспективними напрямами вдосконалення організації документування в умовах його комп'ютеризації є використання таких технічних та програмних засобів автоматичної реєстрації первинної інформації, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку товарно-виробничих запасів), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), старт-картки (для обліку праці й заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо [16, с. 13; 17, с. 28]. Але їх широке застосування потребує розроблення методичного забезпечення та впровадження практичного оснащення, адаптованих до особливостей об'єктів господарювання та специфіки бухгалтерського обліку, що є предметом подальших наукових досліджень.

Висновки

Установлено, що основними шляхами удосконалення процесу документування є розвиток методології, спрямований на забезпечення відповідності інформації потребам користувачів, економічній сутності об'єктів обліку, галузевим особливостям діяльності суб'єктів господарювання, її узгодженості з положеннями нормативних документів, що регламентують методику складання форм звітності. Спроможність документування виконувати покладені на нього функції визначається наявністю певного практичного інструментарію та рівнем його відповідності поставленим завданням управління та вимогам до змісту та структури показників документів.

Актуальним предметом подальших наукових досліджень у галузі документування ФГЖ у бухгалтерському обліку є розроблення та впровадження форм документів, адаптованих до вимог нормативних документів, що регламентують бухгалтерський облік, а також комплексна комп'ютеризація процесу документування, що включає не лише автоматичне складання первинних документів, а також автоматизацію способів та прийомів сприйняття, вимірювання та реєстрації ФГЖ на носіях інформації.

1. Кузьминский А. Теория бухгалтерского учета: учебн. Києв, Вища шк., 1990. Зі 1 с.

2. Огійчук М. Первинні документи - основа для прийняття управлінських рішень і контролю їх виконання. Фінанси, облік і аудит. 2006. С. 288-294.

3. Левицька С., Осадча О. Концептуальні поняття складників документообігу на вітчизняних підприємствах. Вісник ЖДТУ 2011. № 3 (57). С. 79-81.

4. Пронь Н. Документування в Україні: сучасний стан та напрями подільших досліджень. Наукові праці Кіровоградського національного технічного університету. Економічні науки. 2011. Вип. 20 (1). С. 47-52.

5. Корягін М. Удосконалення методології бухгалтерського обліку. Вісник Львівської комерційної академії. Серія «Економічна». 2013. Вип. 43. С. 107-111.

6. Безверхий К. Облікові документи як первинний складник обліково-звітної інформації підприємства. Європейський вектор економічного розвитку. 2013. № 1 (14). С. 11-18.

7. Легенчук С., Вольська К., Вакун О. Документування в бухгалтерському обліку: процесний підхід: монографія. Івано- Франківськ: Вид. Кушнір Г.М. 2016. 228 с.

8. Дударєва К. Обґрунтування ключових понять процесу документування. Проблеми теорії та методології бухгалтерського обліку, контролю і аналізу. 2015. № 2 (17). С. 70-76.

9. Волошан і. Процес документування та первісного оброблення облікової інформації в умовах автоматизованих облікових систем. Глобальні та національні проблеми економіки. 2017. № 16. С. 828-834.

10. Малюга Н. Концепція документування операцій суб'єктів господарювання в Україні. Вісник ЖДТУ 2017. 4 (42). С. 110-116.

11. Маренич Т. Документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку: аналіз новацій та напрями поліпшення. Актуальні проблеми інноваційної економіки. 2017. № 1. С. 76-79.

12. Янчєв А. Документування господарських процесів: теорія та філософія Сучасний бухгалтерський облік, аналіз і аудит: галузевий аспект: колективна монографія / за ред. П. Атамас. Дніпропетровськ: Гурда, 2013. С. 166-177.

13. Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні: закон України від 16 липня 1999 р. № 966-ХІУ Верховна Рада. URL: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/996-14

14. Гуцайлюк 3. Адаптація бухгалтерського обліку в Україні до потреб ринкового середовища. Незалежний аудитор. 2013. № 6 (IV). С. 19-21.

15. Жук В. Теоретичні аспекти концепції розвитку бухгалтерського обліку в аграрному секторі економіки України. Економіка АПК, 2009. № 10. С. 87-91.

16. Бутинець Т Документування в системі бухгалтерського обліку: теорія і методологія: автореф. дис. ... канд. екон. наук 08.06.04Бухгалтерськийоблік,аналізтааудит.Київ,2001.18с.

17. Гарасим П., Гарасим М. Особливості організації бухгалтерського обліку в умовах комп'ютеризації. Економічні науки. 2009. Вип. 6 (1). С. 24-33.

Размещено на Allbest.ru