Автоматизація облікового процесу на підприємствах роздрібної торгівлі: проблеми та шляхи оптимізації

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Сьогодні, коли основну частку у роздрібній торгівлі становлять приватні підприємства, основною їх орієнтацією є отримання прибутку, у цих умовах закономірною є їх гостра боротьба за захоплення ринкового простору та значне ускладнення організаційних структур. Окреслена ситуація розвівається в умовах мінливого ринкового середовища, що ще більше утруднює умови господарювання підприємств сфери роздрібної торгівлі та вимагає широкого застосування прогресивних інформаційних технологій в управлінському процесі. Особливо актуально це питання строїть у сфері бухгалтерського обліку підприємства, оскільки, він є основним постачальником інформації для керівника (при прийняті управлінських рішень) та для адміністрації (для ефективного виконання обов'язків, пов'язаних з забезпеченням синхронності потоків ресурсів, контролем за додержанням чинного законодавства, касової дисципліни та ін.). Корисність облікової інформації сьогодні визначається, повнотою, достовірністю, оперативністю та гнучкістю подачі зазначеним користувачам необхідних даних, що вже неможливе в умовах ручної обробки даних.

Але, незважаючи на окреслені потреби, сучасна автоматизація облікових робіт на підприємствах роздрібної торгівлі є доволі обмеженою та, як наслідок, здатна лише зменшити трудомісткість облікових робіт та дещо спростити такий їх етап, як узагальнення.

Слід зазначити, що на даний момент, практично немає фундаментальних вітчизняних розробок із автоматизації облікового процесу на підприємствах роздрібної торгівлі. Так, досить обмежено це питання розглянуто групою російських науковців Шредером Н.Г., Сосиаускене О.І., Терентьевою Л.Ф. у науковій праці «Бухгалтерський облік у оптовій та роздрібній торгівлі» [10]. Основні питання автоматизації обліку при використанні платіжних карт, реалізації товарів зі знижками, особливостей аналітичного обліку товарів в умовах автоматизованої обробки даних були викладені зарубіжними науковцями Патровим В. у праці «Бухгалтерський облік у торгівлі і громадському харчуванні» [6] та Криловим Е.І. у праці «Бухгалтерський облік та аналіз діяльності торговельної організації» [4]. Щодо вітчизняних публікацій, з окресленого питання, то можна виділити праці Бакун Ю., Ф.Ф. Бутинця, Н.М. Малюги, [1; 2] які розглядали основні аспекти автоматизації обліку у торгівлі, такі, як облік з використанням дисконтних карток, організація аналітичного обліку та ін.

Аналіз наявних наукових публікацій звертає увагу на недостатню теоретичну розробленість питань автоматизації обліку у площині підприємств роздрібної торгівлі. Не приділено достатньої уваги і загальним питанням з автоматизації облікових робіт, так, практично немає сучасних наукових розробок з цього питання. Втім слід відмітити працю Терещенко Л.О., Матієнко-Зубенко І.І. [9] де вчені досить вдало розглядають методичні основи та організацію бухгалтерського обліку в умовах автоматизації. Цікавими є і окремі положення сформовані Завгороднім В.П., Собко В.В. [8] у праці«Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу».

Узагальнюючи вищенаведене, метою статті є характеристика сучасного стану процесу автоматизації на підприємствах роздрібної торгівлі та окреслення основних шляхів його оптимізації.

Для досягнення визначеної мети необхідне вирішення наступних завдань: 1) дослідження сучасного стану та виділення основних проблем процесу автоматизації на підприємствах роздрібної торгівлі; 2) виділення основних умов ефективної організації бухгалтерського обліку в умовах використання інформаційних технологій; 3) визначення програмних продуктів та заходів, що найкращім чином забезпечать ефективність організації бухгалтерського обліку;

Ефект від автоматизації облікової роботи на підприємствах будь-якої сфери економічної діяльності є відчутним, хоча, як зазначає Саньоцька Н. [7], і може відрізнятися за своїм характером і обсягом, проте: майже зникає потреба у паперових носіях інформації (вони замірюються їх електронними аналогами), зменшується час потрібний на документування, тобто цей процес стає прогресивнішим; здійснюється постійний персоніфікований контроль за поточною дебіторською заборгованістю; зменшуються витрати на облік підприємства; максимально скорочується процес обробки бухгалтерських документів (після створення облікової фази проводки формуються автоматично) та ін. Такі переваги, з нашої точки зору, є досить вагомими, проте дослідження особливостей діяльності роздрібних підприємств України великого та середнього розміру, що знаходяться у різних регіонах України, визначило існування певних проблем у площині автоматизації обліку. Так, 75 % підприємств досліджуваної сукупності мають лише частково автоматизований процес обліку (автоматизовані окремі ділянки обліку); 15 % підприємств здійснюють всі облікові операції у ручну. Отже, встановлено, що жодний з досліджених нами об'єктів не має повністю автоматизованого процесу обліку (таблиця 1). Існування ідентичних проблем, щодо автоматизації діяльності вітчизняних підприємств засвідчили і обстеження, які здійснювались на базі факультету економічних наук Національного університету «Києво-Могилянська академія» [5. с. 387].

Таблиця 1. Рівень автоматизації облікового процесу та програмні засоби з автоматизації обліку

бухгалтерський роздрібний торгівля програмний

Згідно даних табл. 1, найбільш розповсюдженими інформаційними технологіями, що сьогодні застосовуються підприємствами роздрібної торгівлі, є міні-бухгалтерії - ці технології надають можливість здійснити синтетичний та нескладний аналітичний облік, формують бухгалтерські проводки, головну книгу, оборотну та деякі інші відомості, первинні документи [9].

Відповідно до досліджень інших науковців, сучасними торговельними підприємствами, також, використовуються програми «Парус-Бухгалтерія 7.11» [9], що належать до групи інтегрованих системи бухгалтерського обліку, які на відміну від міні-бухгалтерії надають можливості здійснювати складніший аналітичний облік та ширшу автоматизацію інвентарного та кількісно-сумового обліків. Ця інформаційна технологія побудована на основі записів, які, тією чи іншою мірою, відображають інформацію інтегровану в усі розділи обліку (програмний засіб функціонує як сукупність службових модулів, побудованих навколо основного виконуючого ядра), а повнота реалізації облікових функцій здійснюється за рахунок ускладнення та спеціалізації процедур оброблення проводок які супроводжуються додатковою інформацію, що відображає їх специфіку (проводки можна відкривати у багатоєкранному подані).

Міні-бухгалтерії та інтегровані системи бухгалтерського обліку (після відповідного налагодження та адаптації до особливостей діяльності підприємства) мають досить простий та зручний у користуванні інтерфейс, однак не задовольняють умовам ефективної організації бухгалтерського обліку в умовах використання інформаційних технологій, які, відповідно до аналізу наукової літератури, є наступними [8]: широке використання бухгалтерської інформації; цільове призначення бухгалтерського обліку як складової управлінської системи підприємства; використання бухгалтерського обліку як підсистеми яка пов'язує всі комплекси та завдання управління. Виділення окреслених умов виявляє необхідність використання інформаційних технологій, що здатні забезпечити формування цілісних інформаційних систем, оскільки, тільки у цьому разі стає можливим налагодження взаємозв'язків між окремими комплексами та завданнями системами управління підприємством.

Достатньо повно умови ефективної автоматизованої організації обліку викладені і Саньоцькою Н., а саме [7]: з'єднання усіх комп'ютерів підприємства у єдину мережу; передбачення у штаті додаткового відділу, що слідкує за функціонуванням автоматизованої системи та виправляє поточні системні помилки; заборона самостійного виправлення помилок у системі її користувачам (працівникам); встановлення спеціальних програм для спілкування користувачів (працівників) у межах мережі; налагодження системи безпеки (кожний користувач має персональний код доступу); система обліку є автоматизованою (усі необхідні документи можна отримувати сформувавши відповідний запит, більшість документів існує в електронному вигляді).

Відповідно до наукової літератури, умови ефективної організації обліку, на сьогодні, здатні забезпечити наступні типи інформаційних технологій [6]: 1) програмні інструментальні системи - дозволяють самостійно конструювати систему оброблення облікових даних, ґрунтуються на загальній моделі бухгалтерського обліку. Проте, цей тип інформаційних технологій досить складний у використанні, оскільки вимагає наявності у користувачів досить глибоких навичок з програмування, якими більшість вітчизняних бухгалтерів не володіє; 2) виготовлені на замовлення системи -- це комплекс програмних засобів, які охоплюють комплексні автоматизовані робочі місця та інструментальні засоби, створені за вимогами та умовами конкретного замовника. Слід зазначити, що такі програми можуть бути досить зручними та простими у користуванні, повністю ураховувати специфіку діяльності підприємства-замовника, проте, розробка, впровадження та використання таких програм є досить витратним процесом (в наслідок унікальності програмного продукту), що не по кишені більшості вітчизняних торгових операторів; 3) корпоративні інформаційні системи дають можливість підсистемі обліку отримувати інформацію з загальної інформаційної системи підприємства. Машинна база узагальнює інформацію, що об'єднує дані з усіх підрозділів підприємства та безпосередніх місць здійснення операцій у яких створюються електронні первинні документи - в результаті в обліковій підсистемі майже непотрібні операції з первинного введення бухгалтерських документів, що надходять на обробку. Така особливість дозволяє залучати до облікових робіт мінімальну кількість персоналу та своєчасно отримувати інформацію для прийняття управлінських рішень за рівнями управління (програмні модулі даної інформаційної технології побудовано гнучко, що забезпечує взаємодію різних бізнес-процесів; наявні комплекси взаємопов'язаних автоматизованих робочих місць бухгалтерів із використанням розподіленої системи обробки даних).

Отже, для автоматизації найкращими на сьогодні є корпоративні інформаційні системи, широке програмне різноманіття яких, дозволить керівництву роздрібних підприємств зробити найбільш оптимальний вибір програмного продукту за відношенням: ціни, функціональності, надійності, зручності користування та ін. (критерії вибору визначаються в залежності від фінансових можливостей та побажань об'єкта господарювання). Серед програмних типів корпоративних інформаційних систем можна виділити розробки групи Західних країн, країн СНГ та вітчизняні розробки.

Серед Західних розробок найбільш відомими є: Baan ERP, Oracle Application Axapta 4.0, SyteLine, mySAP Business Suite, Maconomy, MFG/PRO, Microsoft Dynamics AX/NAV, iScala, Oracle E-Business Suite та ін. Ці корпоративні системи мають високу надійність при використанні (імовірність програмних збоїв, помилок та несанкціонованого доступу до конфіденційних даних практично дорівнює нулю), при впровадженні програмних продуктів надається можливість кваліфікованого сервісного обслуговування та автоматичного оновлення програмного продукту через Інтернет мережу. Недоліками даних програмних розробок є потреба у встановлені значної кількості додаткових засобів управління (зокрема, інструментів управління електронним документообігом та ін.), висока вартість впровадження та обслуговування, складні дебагери. Програмні продукти Microsoft Dynamics AX/NAV та Oracle E-Business Suite дуже важко адаптувати до законодавства України.

Серед розробок країни СНД популярними є Галактика та Моноліт SQL, впровадження та обслуговування яких має нижчу (порівняно з Західними розробками) вартість, яка, додатково, може бути знижена за рахунок замовлення та інсталяції версії з обмеженою функціональністю (це може бути корисним для роздрібних підприємств середнього розміру). Програми мають порівняно високу надійність (рідко дають збої при користуванні та дозволяють обмежити доступ до конфіденційних даних), мають простий дебагер, а тому досить легко переналагоджуються та модернізуються.

Вітчизняні розробки можна класифікувати на дві підгрупи, в залежності від вартості впровадження, обслуговування та надійності: 1) СВІТ, РАДЖА, Триплан, ІС-ПРО, SIReD Підприємство - найбільше підходять для невеликих торговельних підприємств. Вартість їх впровадження є низькою, проте недоліками є: можливість збоїв та помилок при роботі, обмежена функціональність та відсутність можливостей до переналагодження; 2) BS Integrator, DeloPro, GrossBee XXI, КУБ-4, СФЕРА/5, Віртуоз, КУБ-4, КАІ. У цій групі є програмні аналоги з достатньо високою функціональністю, гнучкістю модулів (що надає можливості до їх швидкого переналагодження та швидкої модернізації), надійністю при експлуатації та помірною вартістю впровадження. Такі програмні розробки можуть підійти для роздрібних підприємств великого та середнього розміру.

Кожна з окреслених програмних розробок відрізняється особливостями інтерфейсного подання, функціональністю та іншими характеристиками але є ряд загальних елементів, що вирізняють корпоративні інформаційні системи з ряду інших типів інформаційних технологій, а саме:

- автоматизовані робочі місця бухгалтерів (Далі - АРМБ), що формуються виходячи з практичних потреб підприємства та можуть бути деталізовані у розрізі: АРМБ 1 категорії (що забезпечують введення та обробку первинних даних на місцях їх здійснення), АРМБ категорії 2 (що забезпечують систематизацію та узагальнення інформації за дільницями, комплексами та завданнями обліку), АРМБ категорії 3 (що забезпечують балансування та формування зведених даних);

- внутрішньо-машинне інформаційне забезпечення, що містить різні масиви інформації та системи автоматизованої ідентифікації товарів і документів; обчислювальні системи та мережі, які, зокрема, і надають можливості доступу до територіально розподілених АРМБ;

- деякі аналогові корпоративні інформаційні системи потребують додаткової установки програми управління електронним документообігом, в наслідок відсутності такої функції у виконавчому модулі.

Слід зазнати, що навіть при використанні корпоративних інформаційних систем, на практиці, процес комплексної автоматизації облікових робіт є доволі містким та назавжди вдалим [7]. Так, основним чинником, що визначає ефективність автоматизації є отриманий фактичний ефект він неї, який має відповідати очікуваному (при цьому він має покривати кошти, що витрачені підприємством на здійснення окресленого процесу). У випадку, якщо підприємством у повному обсязі витрачені кошти, що виділені на автоматизацію, а фактичний ефект на визначену дату нижчій за очікуваний (т.о. програмне забезпечення не виконує всі необхідні підприємству функції) такий процес є невдалим. Причинами такої невдачі може бути: недосконалість самого програмного продукту, який при використанні дає збої (уникнути цього допоможе використання лише ліцензійних продуктів, що пройшли апробацію та користуються попитом на ринку інформаційних технологій); недостатня кваліфікація персоналу або його не здатність користуватися складними програмами (мінімізувати таку проблему допоможе обов'язкове попереднє навчання персоналу основам роботи з програмним продуктам, що впроваджується як базис створення корпоративних інформаційних систем); не досить ефективна конкретизація вимог та пропозицій з автоматизації облікових робіт.

Конкретизація вимог та пропозицій з автоматизації облікових робіт, на нашу думку, повинна бути викладена у спеціалізованому положенні, складеному спеціально створеною комісією у складі: керівника підприємства (або його зама); головного бухгалтера підприємства; відповідних зовнішніх фахівців з використання програмного продукту (що планується впровадити для автоматизації обліку). Проект має бути прикладений до документів, що документально оформлюють основи організації бухгалтерського обліку на підприємстві. Рекомендований зміст положення з автоматизації облікових робіт наведені автором на рис 1.

Рис. 1. Рекомендований зміст положення з автоматизації облікових робіт

Окреслення наведених у рис. 1 положень (з визначення: завдань, методів і засобів, які забезпечують вдосконалення порядку оформлення документів та документування; специфіки автоматизації при формуванні та документальному оформленні облікової політики; способів формування первинної інформації, процес використання первинної облікової інформації; способів формування сигналів про зміни у відділах реалізації) створює передумови для ефективної автоматизації за умови коректної роботи програмного забезпечення та відсутності проблем із комп'ютерною грамотністю персоналу облікової служби.

Однак, слід зазначити, що деталізація положень, з автоматизації облікових робіт, може бути розширена та формується з урахуванням очікуваного ефекту від такої автоматизації (адже кожному підприємству потрібний суто індивідуальний підхід з урахуванням: особливостей його організаційної структури; масштабів діяльності; специфіки торгівельних операцій; обсягу товарної пропозиції та ін.).

За результатами дослідження сучасного стану процесу автоматизації на підприємствах роздрібної торгівлі нами встановлено, що: незважаючи на відчутний позитивний ефект від автоматизації облікових робіт (зменшення витрат часу на процес документування, мінімізації кількості помилок у обліку та ін.) значна їх частка автоматизує лише окремі ділянки обліку, наявні, також, господарські об'єкти, що здійснюють всі облікові операції у ручну; найбільш вживаними інформаційними технологіями, що застосовуються, є міні-бухгалтерії та інтегровані системи бухгалтерського обліку, які, незважаючи на простий інтерфейс, мають доволі обмежену функціональність та не забезпечують ефективну організацію бухгалтерського обліку в умовах його автоматизації.

Для підвищення ефективності автоматизації облікового процесу найбільш доцільним є:

1) використання корпоративних інформаційних системи, широке програмне різноманіття яких, дозволяє керівництву роздрібних підприємств зробити найбільш оптимальний вибір програмного продукту (за відношенням: ціни; функціональності; надійності; зручності користування та ін.);

2) використання лише ліцензованих продуктів, що пройшли широку апробацію та користуються попитом на ринку інформаційних технологій;

3) проведення обов'язкового попереднього навчання персоналу основам роботи з програмним продуктам, що впроваджується;

4) здійснення конкретизації вимог та пропозицій з автоматизації облікових робіт.

Такий підхід дозволить досягти очікуваного ефекту від автоматизації облікового процесу на підприємствах роздрібної торгівлі та забезпечить їх ефективну організацію, коректну роботу програмного забезпечення та відсутність проблем з комп'ютерною грамотністю персоналу облікової служби.

Література

1. Бакун Ю. Основи організації роздрібної торгівлі / Ю. Бакун // Дебет-Кредит.-2003. - № 05(10). - С. 26-28.

2. Бухгалтерський облік в торгівлі. Підручник для студентів вузів спеціальності 7.050106 „Облік і аудит”/ За ред. Проф. Ф.Ф. Бутинця та доц. Н.М. Малюги. - Житомир: ПП „Рута”, 2002. - 2-ге вид. - 576 с.

3. Євдокимов В.В. Корпоративні інформаційні системи: проблеми впровадження та аналіз ефективності.

4. Крылов Э.И. Бухгалтерский учет и анализ деятельности торговой организации / Э.И. Крылов. КНОРУС, 2005. - 304 с.

5. Левицька С.О. Комп'ютеризація облікового процесу: стан, проблеми та напрями подальшого впровадження. / С.О. Левицька, О.С. Чернікова // Науковий вісник - Національний університет водного господарства та природокористування, 2009 р. - Вип. 3(47). - С. 387-392. (Секція Економіка).

6. Патров В. Бухгалтерский учет в торгове и общественном питании / В. Патров - Питер, БИНФА, 2009.-102 с.

7. Саньоцька Н. Вдосконалення облікового процесу за умов використання інформаційних технологій.

8. Собко В.В. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу / В.В. Собко, В.П. Завгородній - К.: КНЕУ, 2000 - 256 с.

9. Терещенко Л.О. Інформаційні системи і технології в обліку [навч. посіб.] / Л.О. Терещенко, І.І. Матієнко-Зубенко-- К.: КНЕУ, 2004. -- 187 с.

10. Шредер Н.Г. Бухгалтерский учет в оптовой и розничной торговле / Н.Г. Шредер, О.И. Сосиаускене, Л.Ф. Терентьева. - М.: Издательство «Альфа-Пресс». 2005. -- 240 с.

Размещено на Allbest.ru