Оцінка стану інформаційного забезпечення аналізу господарської діяльності підприємства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оцінка стану інформаційного забезпечення аналізу господарської діяльності підприємства

Л.С. Стецюк

Ключові слова: аналіз, інформація, інформаційне забезпечення, якість інформації, корисність інформації.

(Национальный научный центр «Институт аграрной экономики», г. Киев, Украина)

Оценка состояния информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности предприятия

Статья посвящена оценке состояния и выявлению проблем информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности предприятий. Несмотря на то, что в последние годы произошел переход от ручного к автоматизированному процессу обработки и переработки информации на предприятиях остается неналаженным информационное обеспечение. Это, в частности, связано с проблемой создания системы информационного обеспечения и проблемой полезности аналитической информации.

Ключевые слова: анализ, информация, информационное обеспечение, качество информации, полезность информации.

Assessment of the State of Information Support of Enterprise's Operation Analysis

The article is devoted to the assessment of the state and detection of problems of information support of operation of the enterprises. Despite the fact that in recent years there has been the shift from manual to automated process of collecting and processing information, information support in the enterprises remains underdeveloped. This

Аудит, аналіз і контроль

is particularly due to the problem of creating a system of information support and the issue of usefulness of analytical information.

Keywords: analysis, information, information support, quality of information, usefulness of information.

Відповідність зроблених висновків про загальний фінансово-економічний стан суб'єкта господарювання, економічний ефект, отриманий від прийнятих керівництвом рішень, можливості подальшого розвитку підприємства знаходяться в безпосередній залежності не тільки від результативності управління, а й від інформаційного забезпечення та якості інформації.

Сьогодні значно зріс об'єм інформації, яка надходить для проведення аналізу. Не дивлячись на те, що в останні роки відбувся перехід від ручного до автоматизованого процесу обробки та переробки інформації, на підприємствах не налагоджене інформаційне забезпечення, яке б дозволило оперативно та доброякісно обробляти інформацію. Відповідно, ставиться під загрозу ефективність системи управління підприємством, що зумовлює подальші дослідження в напрямку покращення якості інформації та створення адекватного вимогам управління інформаційного забезпечення для проведення аналізу господарської діяльності.

Аналіз останніх досліджень і публікації

Теорія та практика інформаційного забезпечення аналізу господарської діяльності суб'єктів господарювання є предметом дослідження багатьох вітчизняних авторів, зокрема, М.С. Білика, М.А. Болюха, М.І. Бондаря, В.З. Бурчевського, Д.В. Ваньковича, М.І. Горбатюка, А.Г. Загороднього, В.В. Іванової, Г.І. Кіндрацької, Т.Д. Косової, І.Д. Лазаришиної, Є.В. Мниха, І.В. Сіменко, Н.В. Тарасенка та ін. Проте, незважаючи на значний інтерес фахівців до інформаційного забезпечення суб'єктів господарювання та його вдосконалення, багато теоретичних, методологічних та практичних питань залишаються невирішеними. Простежується недостатній рівень вивчення проблем створення та функціонування інформаційного забезпечення підприємств, що ускладнює процедуру проведення аналізу господарської діяльності та висуває на новий актуальний рівень дану проблему.

Метою статті є виявлення та оцінка проблем створення та належного функціонування інформаційного забезпечення аналізу господарської діяльності підприємств.

Виклад основного матеріалу дослідження

Інформація є базою будь-яких економічних процесів, тож від організації інформаційного забезпечення значною мірою залежить їх результативність. Стосовно економіки інформацію доцільно вважати специфічним ресурсом, результат використання якого залежить не від обсягу спожитої інформації, а від її поєднання з людським капіталом для отримання знань і забезпечення можливої їх матеріалізації у подальшому [7].

З точки зору споживачів, інформацію можна охарактеризувати як нові відомості, які прийняті, зрозумілі та оцінені користувачем як корисні; або як нові знання, які отримує споживач (користувач) у результаті сприйняття і переробки певних відомостей.

У статті 1 Закону України «Про інформацію» [11] визначено, що інформація - це будь-які відомості та/або дані, які можуть бути збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді. З точки зору бухгалтерського обліку та економічного аналізу таке визначення є об'єктивним. Оскільки, по-перше, поки економічна інформація не зафіксована, вона не може бути доступною для користувачів; по-друге, фіксування та збереження інформації на будь-яких носіях гарантує юридичну доказовість її достовірності.

Інформація, яка використовується під час проведення аналізу, є досить різноманітною та неоднорідною, а постійне збільшення її масивів, що спостерігається у даний час, призводить до недостатності якісної і достовірної інформації. Тому, лише комплексне використання інформації та правильне її поєднання в процесі економічного аналізу дозволяють всебічно та глибоко вивчити всі сторони господарської діяльності та виявити резерви економічного розвитку.

Комплексність використання економічної інформації можна реалізувати через створення інформаційного забезпечення аналізу.

Однією з проблем інформаційного забезпечення є відсутність розуміння його необхідності та процесу побудови відповідної системи, яка б відповідала потребам управління.

Вивчаючи напрацювання науковців [1, 3, 5, 7, 8, 13], щодо визначення сутності та побудови інформаційного забезпечення було виявлено як спільні риси, так і неоднозначність щодо розуміння даного поняття.

Під інформаційним забезпеченням аналітичних досліджень Н.В. Тарасенко розуміє сукупність інформаційних ресурсів (інформаційну базу) та методи їх організації, необхідних і придатних для реалізації аналітичних й управлінських процедур, які забезпечують господарсько-фінансову діяльність підприємства [13, с. 29]

Ряд авторів [5] відзначають, що інформаційне забезпечення - це динамічна система одержання, оцінки, зберігання та переробки даних, створена з метою вироблення управлінських рішень. Його можна розглядати і як процес забезпечення інформацією, і як сукупність форм документів, нормативної бази та реалізованих рішень щодо обсягів, розміщення та форм існування інформації, яка використовується в інформаційній системі в процесі її функціонування [5, с. 144].

Як вважають Г.І. Кіндрацька, М.С. Білик, А.Г. Загородній [8], система інформаційного забезпечення економічного аналізу охоплює три основні складові елементи: перелік інформаційних одиниць або інформаційних сукупностей показників чи документів, необхідних для вирішення тих завдань, що ставляться перед аналізом (склад інформації); структуру інформації, закономірності її формування та використання, тобто правила побудови показників та документів, що містять ці показники; характеристику руху інформації - визначення потоків інформації, побудова схеми документообігу та інформаційних моделей [8, с. 94].

На думку В.В. Іванова, необхідно розрізняти інформаційне забезпечення-ресурс (інформація, інформаційний фонд) й інформаційне забезпечення- процес [7].

Аналогічний підхід до визначення інформаційного забезпечення підтримує і колектив авторів [1]: «Термін «інформаційне забезпечення» включає:

- інформацію, яка небхідна для управління економічними процесами, та яка міститься в базах даних інформаційних систем;

- створення інформаційних умов функціонування системи, забезпечення необхідною інформацією, включення в систему засобів пошуку, отримання, збереження, накопичення, передавання, обробки інформації, організація банків даних» [1, с. 43].

Основною метою інформаційного забезпечення, пише М. Бондар, є побудова інформаційних потоків (упорядкована сукупність даних, необхідних для вирішення конкретних завдань) та способів їх отримання, що дасть змогу на їх основі більш точно, з мінімальним рівнем невизначеності формувати потрібні завдання та приймати ефективні рішення [3, с. 14].

Спільним у підходах до визначення інформаційного забезпечення є те, що одним з елементів системи інформаційного забезпечення автори виділяють саму інформацію (інформаційну базу), що є основою і метою створення інформаційного забезпечення.

На нашу думку, під інформаційним забезпеченням аналізу слід розуміти систему організаційних заходів і технічних засобів для одержання, обробки, передачі та зберігання інформації, створену з метою забезпечення потреб користувачів інформацією для ефективного управління господарською діяльністю підприємства.

Виходячи з цього, створення системи інформаційного забезпечення аналізу має відбуватись у три етапи.

Побудова системи інформаційного забезпечення повинна розпочинатися розробкою внутрішніх розпорядчих документів, які регламентують створення та функціонування системи інформаційного забезпечення, визначають джерела інформації, форми документів, порядок документообігу, тощо. Фактично, розробка таких документів проводиться на етапі створення відповідної служби чи підрозділу, які будуть здійснювати аналіз господарської діяльності, і викладаються як розділ в єдиному документі, що регулює порядок проведення аналізу, або можуть бути викладені в окремих самостійних документах.

Другий етап - створення комунікацій для забезпечення отримання, класифікації, кодування, обробки, зберігання та передачі інформації - тісно пов'язаний з технічним забезпеченням підприємства. На даному етапі має бути побудована цілісна система отримання та передачі інформації між усіма відділами, службами, підрозділами підприємства. Досить важливим є забезпечення доступу відповідальних осіб до бухгалтерської та звітної інформації. Ефективне створення комунікацій, класифікація, кодування та обробки інформації реалізовується за допомогою комп'ютерного та програмного забезпечення.

Формування інформаційної бази - третій етап. Після первинної обробки інформація на паперових носіях або в електронному вигляді передається на місця зберігання, створюючи тим самим інформаційну базу. У свою чергу, така база має бути захищення від несанкціонованого доступу та від знищення чи пошкодження інформації.

Необхідно враховувати ту особливість, що процес одержання, обробки, передачі та зберігання інформації повинен постійно функціонувати.

Оскільки, інформація, яка може бути необхідна для проведення аналізу в майбутньому формується протягом усього періоду діяльності підприємства.

Враховуючи те, що створення інформаційного забезпечення аналізу не є самоціллю, а лише одним з елементів забезпечення функціонування аналітичної служби, воно тісно пов'язано з організаційним, методичним та технічним забезпеченням.

При створенні системи інформаційного забезпечення економічного аналізу необхідно керуватись певними принципами:

- оптимізації інформаційних потреб, що забезпечує мінімальні затрати на збір, передачу, обробку і зберігання інформації та максимальну результативність аналітичних висновків і пропозицій;

- об'єктивності та повноти відображення

реального стану всіх об'єктів та процесів, які

відбуваються в господарської діяльності;

- єдності, що дає змогу забезпечити комплексність досліджень та усунути дублювання інформації;

- оперативності інформації, що сприяє своєчасності прийняття управлінських рішень,

Аудит, аналіз і контроль

враховуючи зміни внутрішнього та зовнішнього економічного середовища.

Основною метою створення системи інформаційного забезпечення аналізу на підприємстві є надання користувачам інформації. У кожного споживача існують свої потреби в економічній інформації. При цьому, економічна інформація повинна містити максимум того, що необхідно знати зацікавленим особам, і необхідні пояснення, щоб не дезорієнтувати користувачів. У свою чергу, інформація є дуже залежною від суб'єктів, які її створюю, передають та використовують.

Унікальною властивістю інформації є те, що на відміну від інших ресурсів, при використанні величина інформації не зменшується, а її цінність і значимість, навпаки, зростають.

При створенні та використанні економічної інформації дуже важливим є врахування двох її аспектів: семантичного та прагматичного.

Семантичний характер інформації передбачає, що вона володіє певним сенсом. Адже, відомості, які входять в систему економічної інформації, містять інформацію лиши в тій мірі, в якій вони є новими та корисними для суб'єктів, які їх сприймають. Прагматичний погляд на інформацію розкриває її здатність впливати на процес управління підприємством, тобто корисність та цінність.

Також, варто зауважити, що на одержання, обробку, передачу та зберігання інформації витрачається праця людей, певні матеріальні ресурси, що крім прагматичної, формує ще й реальну цінність (вартість) інформації.

При використанні інформації для проведення економічного аналізу часто виникає двохстороння аномальна ситуація як нестача та надмірна кількість інформації. У першому випадку, недостатня кількість інформації не дає змоги одержати повне уявлення про об'єкт дослідження, що робить неможливим повноцінне вирішення поставлених перед аналізом завдань та веде до зниження рівня обґрунтованості управлінських рішень. У другому випадку, надлишкова інформація перешкоджає її швидкій обробці й узагальненню, в результаті чого, не завжди вдається визначити головне, виявити закономірності, встановити причинно-наслідкові зв'язки, а тому можна прийти до помилкових висновків.

Аналіз економічної літератури дозволив визначити найактуальнішу проблему інформаційного забезпечення аналізу господарської діяльності підприємств - проблему якості інформації.

Як відмічають Г.І. Андрєєва та А.С. Ярошенко, якість інформації - це сукупність властивостей, що зумовлюють та забезпечують можливості її використання для задоволення визначених, згідно з призначенням, потреб і відображають ступінь придатності конкретної інформації про об'єкти та їх взаємозв'язки для досягнення цілей, що стоять перед користувачем [2]. Тобто, якість інформації визначає її корисність. Якщо інформація якісна - то вона придатна для використання (корисна). Корисність інформації для різних груп користувачів може відрізнятися і залежать від політики держави (суспільна корисність інформації), потреб управління підприємством (корпоративна (колективна) корисність), зацікавленості власників підприємства, мотивації управлінського персоналу (індивідуальна корисність), інших чинників.

За дослідженнями науковців до основних якісних характеристик інформації відносяться: повнота, достовірність, суттєвість, порівнянність, неперервність, адаптивність, оперативність, перспективність [7, с. 30]; повнота даних, достовірність, оперативність, зіставність, неперервність, перспективність та адитивність [8, с. 111-112]; чіткість, повнота, точність, достовірність, оперативність, своєчасність, порівняльність, доцільність, рентабельність, незаангажованість, доступність [4, с. 80]; релевантність, змістовність, повнота, доступність, своєчасність, стійкість, точність, достовірність, цінність [3, с. 15]; об'єктивність, єдність, співставність, оперативність, раціональність [14, с. 46-47]; репрезентативність, повнота, доступність, актуальність, своєчасність, точність, стійкість, достовірність, зрозумілість, істотність, економічність [1, с. 46]; аналітичність, достовірність, оперативність, зі ставність, раціональність (ефективність) [12, с. 274].

Якісні характеристики корисності фінансової інформації, яка є основою для проведення аналітичних розрахунків, інституційно-регламентовані. В Національному положенні (стандарті) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності» виділено чотири основних вимоги до інформації, яка міститься у фінансовій звітності: дохідливість і зрозумілість, доречність, достовірність, порівнюваність (зіставність) [10]. В Концептуальній основі фінансової звітності виділено основоположні та посилювальні характеристики, які стосуються якості інформації. До основоположних якісних характеристик віднесено доречність, суттєвість, правдиве подання. Посилювальні якісні характеристики - це зіставність, можливість перевірки, вчасність, зрозумілість [9].

Слід зазначити, що не всі якісні характеристики, які наведено вище можна віднести до інформації. В.В. Іванова зауважує, що своєчасність, достатність, правова коректність, висока швидкість зібрання, обробки та передачі інформації, релевантність, належать не до інформації безпосередньо, а до процесу інформаційного забезпечення (надання інформації) [7].

Ми погоджуємось з тим твердженням, що частина виділених якісних характеристик не відноситься до самої інформації та вважаємо за необхідне уточнити, в чому полягає якість інформації.

На нашу думку, корисність аналітичної інформації забезпечують п'ять основних якісних характеристик:

достовірність. Інформація є достовірною, якщо вона отримана з надійних, перевірених джерел та неспотворена в результаті її опрацювання;

доречність. Інформація є доречною, якщо вона відповідає потребам користувачів та впливає на прийняття рішення при оцінці минулих, теперішніх і майбутніх подій;

суттєвість. Інформація є суттєвою, якщо її відсутність або неправильне подання може вплинути на рішення, які приймають користувачі на її основі. Поріг суттєвості економічної інформації встановлюється суб'єктивно, виходячи з вимог та потреб користувачів;

зрозумілість. Зрозумілість інформації означає, що користувач, який сприйняв інформацію, здатний відновити той смисл, який вкладався в цю інформацію аналітиком. При цьому передбачається, що користувачі мають певні знання з економічного аналізу, бухгалтерського обліку, фінансів і будуть здатні застосовувати їх при використанні інформації;

рентабельність. Інформація є рентабельною якщо вигоди від її використання перевищують витрати на пошук та підготовку.

Саме цим основним якостям має відповідати інформація, яка використовується в процесі проведення аналізу. Усі інші якісні характеристики доповнюють та уточнюють наведені вище.

Так, наприклад, достовірна інформація завжди є правдивою і точною. Правдива інформація - це є дійсна, істинна інформація, яка отримана з надійних, перевірених джерел і не містить перекручених та сфальсифікованих даних. Часто, для підтвердження достовірності (правдивості) джерел інформації, особливо при проведенні зовнішнього фінансового аналізу, здійснюють аудит фінансової звітності.

Точність аналітичної інформації не можна розуміти в прямому значенні цього слова. Адже, часто результати розрахунків подаються в тисячах гривень, в тоннах, коефіцієнти заокруглюються до нормального для сприйняття значення тощо. Точність аналітичної інформації передбачає, що вона немає помилок або пропусків в описі досліджуваного об'єкта чи явища. Тобто, якщо інформація не містить помилок, це не означає, що вона ідеально точна в усіх відношеннях, але вона є достовірна.

Такі характеристики як оперативність, своєчасність, доступність відносяться не стільки до самої інформації як до інформаційного забезпечення. Тобто, система інформаційного забезпечення має оперативно та своєчасно надавати інформацію для користувачів в тому обсязі, який передбачено. Доступність інформації може обмежуватись вимогами управління. Наприклад, конфіденційна інформація не може бути доступна всім, а лише обмеженому колу осіб.

Порівняльність (зіставність або співставність) не може відноситись до інформації як її основна характеристика, адже не вся аналітична інформація готується для порівняння. Співставність інформації має забезпечуватись через використання однакових джерел інформації, встановлення єдиного порядку здійснення розрахунків, подання інформації в установлений спосіб тощо.

Що стосується репрезентативності аналітичної інформації, то швидше таку вимогу можна поставити до інформації, яка буде використовуватись при проведенні аналітичних досліджень. Репрезентативність інформації досягається за рахунок правильного формування вибірки, яка за певними параметрами має відтворювати об'єкт дослідження.

Релевантність аналітичної інформації проявляється через її корисність для користувачів. Отже, релевантна інформація - це та інформація, яка відповідає всім якісним характеристикам. Релевантність інформації є досить суб'єктивним поняттям і залежить від поставлених перед аналітиком завдань та мети використання такої інформації. Наприклад, інформація про рентабельність підприємства, якою б вона не було достовірною, доречною, суттєвою та зрозумілою, ніколи не буде релевантною для тих користувачів, яким потрібна інформація про рух грошових коштів та ефективність грошових потоків.

Варто зауважити, що у випадку, коли інформація в повноті не відповідає усім вище розглянутим критеріям, вона може вводити в оману її користувачів. Підтвердженням цього, як вважають В.М. Жук, Ю.С. Бездушна та О.С. Вдовенко, є існуюча фінансова та статистична звітність, яка несе загрози для фінансової безпеки аграрної галузі в цілому та сільськогосподарських підприємств зокрема. Так, за даними звітності на сьогодні аграрний сектор прибутковіший навіть банківського [6, с. 34].

Таким чином, максимальний рівень корисності аналітичної інформації, яка використовується для аналізу господарського життя, фінансового стану та результатів діяльності підприємства, може бути досягнутий при одночасному дотриманні всіх якісних характеристик.

Висновки

Проведене дослідження дало можливість виділити дві основні проблеми інформаційного забезпечення аналізу господарської діяльності. Це проблема створення самої системи інформаційного забезпечення та проблема якості аналітичної інформації. Вирішення першої проблеми можливе через розуміння необхідності створення системи інформаційного забезпечення, яка передбачає здійснення організаційних заходів і використання технічних засобів для одержання, обробки, передачі та зберігання інформації, з метою забезпечення потреб користувачів інформацією для ефективного управління.

При створенні інформаційного забезпечення слід враховувати всі особливості інформації з точки зору її цінності. Забезпечення одночасного дотримання основних якісних характеристик корисності аналітичної інформації - достовірність, доречність, суттєвість, зрозумілість, рентабельність - дозволить не тільки підвищити цілісність інформації, а й сприятиме ефективності проведення аналізу господарської діяльності в цілому.

У рамках проведеного дослідження з оцінки інформаційного забезпечення аналізу господарської діяльності необхідно також відзначити, що цінність інформації є суб'єктивною характеристикою і напряму залежить від тих, хто її обробляє та надає (постачальники інформації), та від тих, хто її сприймає та використовує (користувачі інформації). При цьому, виявляється певна закономірність, яка полягає в тому, що від того, наскільки інтелектуальний рівень сприйняття постачальників та користувачів інформації дозволяє їм реально й адекватно оцінити ситуацію, залежить якість інформації.

Список використаних джерел

1. Аналіз господарської діяльності [текст]: навчальний посібник / [за заг. ред. І.В. Сіменко, Т.Д. Косової] - К.: «Центр учбової літератури», 2013. - 384 с.

2. Андрєєва Г.І. До питання якості інформаційного забезпечення аналізу господарської діяльності [Електронний ресурс] / Г.І. Андрєєва, А.С. Ярошенко. - Ефективна економіка. - 2013. - № 2. - Режим доступу http://www. economy. nayka. com.ua/?op= 1 &z= 1835.

3. Бондар М. Обліково-аналітична інформація в управлінні підприємницькою діяльністю [Електронний ресурс] / Микола Бондар // Зб. наук. праць Тернопільського нац. екон. ун-ту «Економічний аналіз». - 2010. - Вип.6. - С. 13-16. Режим доступу: http://econa.at.ua/Vypusk_6/bodnar.pdf.

4. Ванькович Д. Вдосконалення методики оцінки вартості інформації [Електронний ресурс] / Д. Ванькович, Л. Ванькович // Зб. наук. праць Тернопільського нац. екон. ун-ту «Економічний аналіз». - 2007. - Вип.1 (17). - С. 79-82. Режим доступу: http://www.econa.at.ua/Vypusk_1/vankovych- vankovych.pdf.

5. Економічний аналіз: Навч. посібник / [М.А. Болюх, В.З. Бурчевський, М.І. Горбатюк та ін.]; За ред. акад. НАНУ, проф. М.Г. Чумаченка. - [Вид. 2- ге, перероб. і доп.]. - К.: КНЕУ, 2003. - 556 с.

6. Жук В.М. Облікові технології у забезпеченні інвестиційної привабливості та фінансової безпеки сільськогосподарських підприємств / В.М. Жук, Ю.С. Бездушна, О.С. Вдовенко // Облік і фінанси. - 2013. - № 4 (62). - С. 32-38.

7. Іванова В. В. Якісні аспекти інформаційного забезпечення економіки, заснованої на знаннях, інформаційними суб'єктами кластерів [Електронний ресурс] / В.В. Іванова. // Режим доступу: http://dspace.uccu.org.ua/bitstream/123456789/279/1/iva nova_aspekt.pdf.

8. Кіндрацька Г.І. Економічний аналіз: теорія і практика: [підручник] / Г.І. Кіндрацька, М.С. Білик, А.Г. Загородній; за ред. проф. А.Г. Загороднього. - Львів: «Магнолія Плюс», 2006 - 428 с.

9. Концептуальна основа фінансової звітності [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/929_009/paran76#n 76.

10. Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 07.02.2013 р. № 73 [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0336-13.

11. Про інформацію: Закон України від 02.10.1992 р. № 2657-XII [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/2657-12.

12. Савицкая Г.В. Теория анали за хозяйственной деятельности: [учеб. пособие] / Г.В. Савицкая - М.: ИНФРА-М, 2007. - 288 с.

13. Тарасенко Н.В. Економічний аналіз: [навчальний посібник] / Н.В. Тарасенко - [2-ге видання, перероблене і доповнене] - Львів: «Новий Світ - 2000», 2003. - 316 с.

14. Чуев И.Н. Комплексные экономический анализ хозяйственной деятельности: [ученик для вузов] / И.Н. Чуев, Л.Н. Чуева. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К». - 2006 - 368 с.

Размещено на Allbest.ru