Современные подходы к электронному документообороту в государственных органах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Статья по теме:

Современные подходы к электронному документообороту в государственных органах

Субботина И.В., Глушковская Н.Г. Кокшетауский университет им. Абая Мырзахметова

Аннотация

В данной статье рассматриваются современные подходы к системе электронного документооборота как одного из инструментов повышения эффективности работы государственных органов.

А?датпа

электронный документооборот канцелярия министр

Осы ма?алада мемлекеттік органдар ж?мысыны? тиімділігін арттыру ??ралдарыны? бірі ретінде электронды? ??жат айналым ж?йесіне заманауи жолдары ?арастырыл?ан.

Annotation

This article discusses current approaches to electronic document management system as a tool for improving the efficiency of the state system.

В канун 15-летия со дня принятия на Всенародном референдуме главного документа страны - Конституции Республики Казахстан, началась работа по переводу архивных документов в цифровой формат по информационной системе «Электронный архив».

Проект «Электронный архив» следует рассматривать как составную часть программы «Электронное правительство», которая реализуется в республике с 2005 года, с целью вхождения в число пятидесяти конкурентоспособных стран мира, как указано в Послании Президента Народу Казахстана. Программа «Электронное правительство», направленная на быстрое и качественное оказание государственных услуг физическим и юридическим лицам и повышение эффективности деятельности государственных органов с использованием информационно-коммуникационных технологий, реализуется в стране достаточно быстрыми темпами.

В рамках Государственной программы формирования «электронного правительства» в 2005-2009 годах уполномоченным органом в области информатизации и связи, были завершены работы по вводу в промышленную эксплуатацию Единой системы электронного документооборота государственных органов (ЕСЭДО) и Единой транспортной сети государственных органов (ЕТС) Организация электронного документооборота между государственными органами координировалась соответствующими отделами Администрации Президента и Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан [1].

Эти работы проводились в соответствии с требованиями Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», правилами электронного документооборота в государственных органах, утвержденных постановлением Правительства (2004 г.), исходными данными (основными требованиями) к электронной цифровой подписи были определены содержание регистрационного свидетельства и функции удостоверяющего центра. При этом были учтены требования ГОСТ 6.10.4-84. «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники».

Повышение качества государственных услуг населению определено Президентом РК Н.А. Назарбаевым в качестве одного из направлений комплекса задач, необходимых для проведения социально-экономической модернизации. При этом Главой государства акцентировано значение электронных государственных услуг как составляющей развития «электронного правительства»: «До конца 2012 года 60% социально значимых государственных услуг, в том числе все виды лицензий, должны предоставляться только в электронной форме. Начиная с 2013 года все разрешительные документы государства, казахстанцы должны получать также только в электронной форме и через Центры обслуживания населения». Вопросы развития «электронного правительства» и представления электронных услуг гражданам находятся на постоянном контроле у Президента Республики Казахстан Н.А. Назарбаева [2].

Использование информационно-коммуникационных технологий в государственном управлении позволит ускорить социально-экономическое развитие, снизить затраты, на порой, излишние, неоправданные административные процедуры, повысить эффективность работы и производительность труда государственных служащих, расширить возможности граждан за счет улучшения доступа к различного рода востребованной информации, создания большей прозрачности работы государственных органов и ослабления бюрократических барьеров.

Наличие барьеров во взаимоотношениях власти и населения является проблемой для построения демократического общества. Опыт Казахстана демонстрирует, что одним из эффективных инструментов противодействия таким барьерам, служит продвижение государством информационных технологий, использование которых в повседневной работе уже дает определенные результаты: многие государственные услуги доступны любому казахстанцу в сети Интернет [2, 65].

На основе разработанных специальных исходных данных к параметрам и процессам формирования и проверки электронной цифровой подписи казахстанскими компаниями произведены и прошли сертификационные испытания средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи, разработаны правила использования данных средств. В настоящее время также рассматривается вопрос использования электронных цифровых подписей, сформированных на основе алгоритма RSA с уровнем стойкости не выше 2-го уровня безопасности, которые планируются для создания электронных обращений физических лиц в адрес государственных органов и организаций, направляемых через Интернет-портал «электронного правительства».

Для государственных органов-участников ЕСЭДО Удостоверяющим центром УЦ ГО было изготовлено необходимое количество средств электронной цифровой подписи, регистрационных свидетельств электронной цифровой подписи, которые в соответствии с их назначением и механизмом формирования и проверки электронной цифровой подписи. Период действия открытого и закрытого ключей электронной цифровой подписи считается одинаковым. Закрытый (секретный) ключ не входит в состав регистрационного свидетельства.

В 2006 году 32 государственных органа и ведомства стали участниками межведомственного электронного документооборота, в т.ч. и Акмолинская область, а в настоящее время их количество составляет - 47 государственных органов и комитетов. Сотрудники государственных органов были обучены правилам работы с электронными документами и средствами криптографической защиты информации, им были выданы соответствующие памятки по работе в ЕСЭДО [3].

В 2007 году межведомственный электронный документооборот с использованием ЕСЭДО государственных органов составлял более 56 800 электронных документов, а за 11 месяцев 2010 года - более 199 600 электронных документов. Территориальными подразделениями двух министерств, включенных в пилотную зону, электронный документооборот за 6 месяцев с начала работы в ЕСЭДО ГО составил более 5 600 электронных документов [2, 67].

С использованием межведомственного электронного документооборота Канцелярией Премьер-Министра осуществляется обмен следующими электронными документами (сообщениями):

направление и получение постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра РК в формате электронных документов;

получение информации о ходе рассмотрения государственными органами электронных документов, в том числе поручений Правительства;

направление электронных документов в Администрацию Президента РК;

получение проектов постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра РК в формате электронных документов.

При этом принимаются необходимые меры по обеспечению соответствующего уровня информационной безопасности межведомственного электронного документооборота и защиты информации от несанкционированного доступа в соответствии с законодательством Республики Казахстан, а также обеспечению размещения технических средств ЕСЭДО в помещениях, обеспечивающих их сохранность, и выполнение режимных мероприятий в отношении эти помещений, и технических средств в целях безопасности передаваемой и принимаемой информации.

В новую редакцию Правил электронного документооборота с учетом принятых изменений и дополнений в Закон РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» предложено следующее:

при поступлении электронного документа сотрудником подразделения документационного обеспечения проводится процедура проверки электронной цифровой подписи с использованием средств криптографической защиты информации, прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования;

при получении подтверждения (установления) подлинности электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи (далее - положительный результат проверки подлинности электронной цифровой подписи), электронный документ подлежит первичной обработке [3].

В случае выявления несоответствия электронной цифровой подписи после проведения процедуры проверки электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи (далее - отрицательный результат проверки подлинности электронной цифровой подписи), электронный документ считается неполученным, о чем получатель электронного документа направляет уведомление-квитанцию, являющуюся электронным документом с отметкой «не принято», подписанное сотрудником подразделения документационного обеспечения, с указанием причины неполучения документа.

При этом для заверения копии электронного документа на бумажном носителе и нанесения информации о результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп с текстом «*** Копия электронного документа верна» и полем для подписи заверяющего лица. При отрицательном результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп с текстом «*** Копия электронного документа не верна» и полем для подписи заверяющего лица. Также предлагается определить, что за соответствие содержания электронного документа содержанию подлинника документа на бумажном носителе несет ответственность отправитель электронного документа. Регистрация электронных документов, распечатанных на бумажный носитель, осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству. В межведомственном электронном документообороте предусмотрена подготовка электронных документов с уведомлениями (напоминаниями) о ходе исполнения (рассмотрения) электронных документов.

Учитывая то, что достоверность бумажного документа обеспечивают подпись должностного лица, печать учреждения (организации), бланк документа, в ЕСЭДО предусмотрено использование при создании электронных документов соответствующих шаблонов электронных документов. Форматы шаблонов соответствуют по форме гербовым бланкам государственных органов и организаций, а также предусмотрены обязательные реквизиты документа.

В настоящее время в 42 государственных органах, комитетах и аппаратах областных акимов разработаны планы мероприятий по переходу на внутренний безбумажный документооборот с использованием электронных документов, удостоверенных электронной цифровой подписью. В Акмолинской области внедрена система «электронный акимат», функционирует веб-портал и единый электронный документооборот, в акиматах и управлениях области увеличивается количество электронных систем и электронных документов. Безусловно, в скором будущем возрастет количество государственных услуг, оказываемых в электронном формате. В результате принятия всех этих мер мы должны добиться сокращения документооборота на 30-40 процентов и перехода всех госорганов на полный электронный документооборот.

Литература

1. Вопросы документооборота//Республиканский научно-практический журнал- №11(35), 2012 г.- с. 39-43.

2. Вопросы документооборота//Республиканский научно-практический журнал- №12 декабрь 2010 г.-с 65-68.

3. Казахстан мурагаттары//Республиканский научно-практический журнал- 3/2012,- с. 100-104.

4. А. Адельгужин Делопроизводство в Казахстане- № 02/2013. c. 81-85.

Размещено на Allbest.ru