Інформаційні та інтернет-технологіїяк основа розвитку документних комунікацій сучасних освітніх закладів

кандидат наук із соціальних комунікацій, старший викладач кафедри інформаційних технологій Харківської державної академії культури

інформаційний документ комунікаційний електронний

Електронний, цифровий записи, сканування, розпізнавання, друкування, копіювання, аудіо-, відеозапис, фотографія здійснюються у структурних підрозділах ВНЗ, які готують ці документи. Всі документопотоки можна передати за допомогою електронного, цифрового запису, копіювання, аудіо-, відеозапису, фотографії, оскільки дані зафіксовано як на паперових носіях, так і в електронній формі. Друкуванню, скануванню та розпізнаванню підлягають лише вхідні, вихідні, внутрішні, зовнішні, опубліковані та непублікуємі документи.

Тиражування, тобто отримання великої (необхідної) кількості копій документів, та поліграфія здійснюються у структурних підрозділах ВНЗ на розмножувальних апаратах оперативного копіювання, а також у видав - ництві вишу на спеціалізованому обладнанні. В такий спосіб опрацьовують, як правило, службові документи, виготовлені машинописним способом та на персональних комп'ютерах.

Поштовий зв'язок та кур'єрську доставку використовують не для всіх документопотоків, а лише для зовнішніх, вхідних, вихідних та опублікованих. Факсимільний зв'язок призначений для передачі внутрішніх, зовнішніх, вхідних, вихідних, опублікованих та непублікуємих документів.

На відміну від факсимільного зв'язку, електронний застосовується до всіх документопотоків, оскільки ці канали ЕДК є складниками автоматизації документообігу ВНЗ, каналами доставки, відправки та передачі документів між суб'єктами комунікації як всередині навчального закладу, так і з іншими ВНЗ, установами чи організаціями, що мають відповідні апаратні та програмні засоби. Кожному структурному підрозділу (посадовій особі), що бере участь у процесі електронного документообігу, на поштовому сервері локальної обчислювальної мережі ВНЗ надано індивідуальну поштову скриньку для обміну електронними документами, повідомленнями, які опрацьовують аналогічно до паперових.

Мультимедіа, гіпертекст та Інтернет застосовують до всіх документопотоків, оскільки сьогодні документи у ВНЗ існують не лише на паперових носіях, а й у вигляді електронних версій та аналогів паперових документів, самостійних електронних документів, наприклад електронні підручники, що охоплюють комплекс електронних мультимедійних та гіпертекстових документів.

Все більшої популярності набувають хмарні сховища даних та онлайн-офіси, які використовують для створення, зберігання та обміну документами в електронній формі.

Для роботи з електронними навчальними документами зручними є, наприклад, Dropbox (хмарні технології) та Google Doсs (онлайн-офіс) . Цими інтернет-сервісами сьогодні все частіше послуговуються студенти та викладачі для виконання практичних завдань, обміну інформацією, зокрема навчальною (електронні навчально- методичні матеріали, питання до семінарів, завдання до практичних робіт, питання до іспитів, перелік тем курсових робіт, виконані практичні роботи тощо). Кожен з цих ресурсів має певну специфіку та переваги: Dropbox призначений здебільшого для збереження та обміну інформацією, а Google Doсs дає змогу ще й створювати документи у форматах, звичних для користувача, оскільки має вбудовані функції роботи з текстовими, табличними файлами тощо. Загальними перевагами таких інтернет - сервісів є: кросплатформеність (міжплатформеність) програмного забезпечення; віддалена робота з інформацією; збереження та обмін інформацією незалежно від часу, певного робочого місця та флеш-накопичувача або будь- якого іншого зйомного носія інформації; безкоштовне зберігання інформації; ліцензія типу "free ware", тобто вільний доступ; підтримка різних форматів (текст, таблиці, графіка, презентації тощо). Розглянемо детальніше ці технології та переваги їх застосування при роботі з навчальною документацією та інформацією.

Dropbox -- хмарне сховище даних, котре належить компанії Dropbox Inc., надає можливість клієнтам зберігати власну інформацію на серверах у хмарі та ділитися нею з іншими користувачами в Інтернеті. Робота побудована на синхронізації даних. Через Dropbox відвідувач може розміщувати файли на віддалених серверах за допомогою клієнта або із застосуванням веб-інтерфейсу через браузер [12]. Хоча головний акцент технології зроблено на синхронізації та обміні інформацією, Dropbox веде історію завантажень для відновлення даних після знищення файлів із сервера. Також ведеться історія внесення змін до файлів, доступна протягом останніх 30 днів, окрім цього, наявна функція безстрокової історії змін файлів "Pack-Rat" та можливість обміну файлами великого обсягу через папку "Public" [12].

Документи Google (англ. Google Docs) -- безкоштовний онлайн-офіс, розроблений компанією Google.

Подібними до Google Docs та Dropbox є інтернет-сервіси Office Web Apps (Microsoft), iCloud (Apple), Amazon Cloud Drive (Amazon), Pixlr (Autodesk) тощо.

Містить текстовий, табличний процесор та сервіси для розробки презентацій і хмарного збереження файлів з функціями файлообміну. Виник у результаті об'єднання Writely и Google Spreadsheets. Google Docs -- це веб- орієнтоване програмне забезпечення, що працює в межах веб-браузеру без інсталяції на комп'ютер користувача. Документи та таблиці, створені користувачем, зберігаються на спеціальному сервері Google або експортуються у файл. Це одна із ключових переваг програми, оскільки доступ (до речі, захищений паролем) до внесених даних може здійснюватися з будь-якого комп'ютера, під'єднаного до Інтернету [13].

Складові Google Docs:

Writely (Document) -- текстовий процесор, що надає можливість редагувати текстові документи OpenDocument, Microsoft Word, а також електронні таблиці. Містить велику кількість засобів форматування: зміна розміру та стилю шрифту, вибір кольору та декоративних елементів, створення списків та таблиць, імпорт рисунків, інтернет- посилань та спеціальних символів, створення закладок та коментарів. Підтримуються формати DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT та кілька графічних форматів, що дає змогу завантажувати на сервер та скачувати з нього різноманітні файли.

Google Spreadsheets -- сервіс, за допомогою якого можна заносити дані у рядки та стовпці електронної таблиці, а також здійснювати прості обчислення. Реалізований імпорт та експорт даних і у специфічний формат Microsoft Excel, і у загальнодоступні OpenDocument і CSV. Передбачена можливість доступу інших користувачів до створеної таблиці як з правом редагування (що дуже зручно, наприклад, коли викладач надає список тем курсових робіт і залишає один стовпець для внесення студентами своїх прізвищ), так і без. Максимальна кількість користувачів, які працюють одночасно, -- 10.

Google Presentations -- надає можливість створювати електронні презентації, також реалізована функція імпорту та експорту файлів Microsoft PowerPoint (*.ppt).

Бізнес-модель Google Docs -- не відрізняється від загальної стратегії сервісу хмарного збереження даних компанії Google та сумісно розповсюджується на інші напрямки, наприклад Gmail та Picasa. Обсяг для збереження файлів, перетворених у формат документів Google, необмежений, для інших форматів сервіс Google Docs надає 15 ГБ дискового простору безкоштовно [14].

Як свідчить практика, зазначені інтернет-сервіси набувають все більшої популярності серед студентів, тому їх залучення до навчального процесу надає можливість створювати, зберігати, розповсюджувати, редагувати електронні навчально-методичні матеріали без використання спеціального програмного забезпечення, у форматах, звичних і для студентів, і для викладачів.

Відзначимо, що сьогодні активно застосовуються такі способи надання електронних навчально-методичних матеріалів: зберігання на електронному диску (флешці); розміщення на веб-сайті ВНЗ; пересилання на загальну електронну поштову скриньку, створену певною академічною групою студентів; розміщення у комп'ютерах аудиторій вишу тощо. Поступово відбуватиметься активне застосування онлайн-офісів для роботи з електронними навчально-методичними матеріалами. Варто наголосити, що саме студенти першими усвідомили переваги таких інтернет-сервісів і вже активно застосовують їх для виконання практичних завдань, отриманих від викладача. Адже це позбавляє їх потреби, наприклад, зберігати документи в електронній поштовій скриньці або на флеш-накопичувачу. Для роботи з онлайн-сервісами найголовнішою умовою є під'єднання комп'ютера до Інтернету, що реалізовано у навчальних комп'ютерних аудиторіях практично всіх освітніх закладів.

Отже, сьогодні з'явився ще один перспективний канал ЕДК ВНЗ, який поступово впроваджується в освітній процес і дає змогу працювати з електронними навчальними документами оперативно та у вільному доступі, з можливістю захисту даних паролями та розмежуванням прав доступу.

Узагальнюючи, можна констатувати, що такі канали ЕДК, як копіювання, електронний зв'язок, аудіо-, відеозапис, фотографія, електронний, цифровий запис, мультимедіа, Інтернет, гіпертекст, хмарні сховища даних та онлайн-офіси, тобто 11 каналів ЕДК із 18, що становить близько 61%, застосовуються для опрацювання всіх документопотоків, що свідчить про зростаючий вплив нових інформаційно-комунікаційних технологій на документообіг та комунікації сучасного ВНЗ. Це вкотре доводить, що нині відбувається інтеграція документної та електронної комунікацій, вони нерозривно пов'язані між собою та становлять єдиний електронно-документний комунікаційний простір ВНЗ.

Таким чином, підбиваючи підсумок, можна окреслити певні тенденції розвитку ЕДК сучасного вищого навчального закладу: процеси електронізації документів, документопотоків та комунікаційних каналів; активне впровадження та використання електронних навчально-методичних документів; забезпечення багатосторонньої та багатоканальної комунікації, інтерактивності, інтегрованості та оперативності завдяки застосуванню новітніх інформаційно-комунікаційних технологій, зокрема програмного забезпечення "free ware", систем електронного документообігу, веб-сайтів та інтернет-сервісів; зменшення видатків на підтримку комунікаційного процесу, підвищення його ефективності та доступності результатів не тільки для ВНЗ, а й суспільства загалом.

Список використаної літератури та джерел

1. Олійник О. В. Інформаційні технології дистанційного навчання у вищій бібліотечній освіті США : автореф. дис. ... канд. наук з соц. комунікацій / Олійник Ольга Віталіївна ; Харків. держ. акад. культури. -- Х., 2008. -- 20 с.

2. Соколов А. В. Общая теория социальной коммуникации / А. В. Соколов. Санкт-Петербург : Изд-во Михайлова В. А., 2002. -- 461 с.

3. Швецова-Водка Г. М. Документальна комунікація як об'єкт загальної теорії документології / Г. М. Швецова-Водка // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. -- 2010.-- № 2. -- С. 49--53.

4. Кастельс М. Галактика Интернет: размышления об Интернете, бизнесе и обществе / Кастельс М. -- Екатеринбург : У-Факто- рия, 2004. -- 328 с. -- (Серия "Академический бестселлер").

5. Михайлов В.А. Особенности развития информационно-коммуникативной среды современного общества / В. А. Михайлов, С. В. Михайлов // Актуальные проблемы теории коммуникации : сб. науч. трудов М-во образования Рос. Федерации, С. -Петерб. гос. политехн. ун-т, Рос. коммуникатив. ассоц. -- Санкт-Петербург, 2004. -- С. 34--52.

6. Хабермас Ю. Моральное познание и коммуникативное действие. / Хабермас Ю. -- Санкт-Петербург : Наука, 2000. -- 380 с. -- (Слово о сущем).

7. Эко У. Отсутствующая структура. Введение в семиологию / Эко У. -- Санкт-Петербург : Симпозиум, 2006. -- 544 с.

8. Філіпова Л. Я. Документально-електронні комунікації в умовах інформатизації освіти / Л. Я. Філіпова // Інформаційна освіта та професійно-комунікативні технології ХХІ ст. : матеріали II Міжнар. наук.-практ. конф., 10--12 верес. 2009 р., м. Одеса / Одес. обл. універс. наук. б-ка ім. М. Гру- шевського, Одес. нац. політехн. ун-т. -- Одеса, 2009. -- С. 18--20.

9. Шелестова А. М. Зміст документаційних потоків в елект- ронно-документній комунікації сучасного вищого навчального закладу ІІІ--ІУ рівнів акредитації в умовах інформаційно-комунікаційного середовища / А. М. Шелестова // Освіта регіону. -- № 3. -- 2010. -- С. 221--227.

10. Бебик В. M. Інформаційно-комунікаційний менеджмент у глобальному суспільстві: психологія, технології, техніка паблік рілейшнз : монографія / В. М. Бебик. -- К. : МАУП, 2005. -- 440 с.

Размещено на Allbest.ru