Корпоративные карты как инструмент совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Российский государственный аграрный университет -- МСХА им. К. А. Тимирязева

Корпоративные карты как инструмент совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

кандидат экономических наук, доцент Постникова Л. В.

бакалавр Симачёва А.А.

Аннотация

В статье рассматриваются основные правила и особенности использования корпоративных карт в организации, а также правильное отражение в бухгалтерском учёте операций, совершаемых подотчетными лицами с помощью корпоративных карт.

Ключевые слова: подотчётные лица, корпоративные карты, безналичный расчет, авансовый отчет, совершенствование учёта

Abstract

The article discusses the basic rules and features of the use of corporate cards in the organization, as well as the correct reflection in the accounting of operations performed by accountable persons using corporate cards.

Keywords: accountable persons, corporate cards, cashless, advance report, improving accounting

На сегодняшний день организации все чаще осуществляют расчеты с подотчетными лицами в безналичной форме. Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного инструмента - корпоративных карт. Таким образом, использование корпоративных карт на предприятии упрощает процесс расчетов с подотчетными лицами, позволяя в тоже время контролировать все совершаемые операции.

С помощью корпоративной карты сотрудники могут получать наличные денежные средства, оплачивать расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации, получать наличные деньги в иностранной валюте за пределами территории России, а также производить оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории нашей страны.

Для оформления корпоративной карты необходимо:

1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт.

2. Приложить к договору список сотрудников предприятия, которые будут пользоваться картами, заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности от предприятия на сотрудников - держателей карт.

3. Представить в банк документы, необходимые для открытия рублевого (валютного) карточного расчетного счета [3].

Организации могут открыть в банке следующие виды корпоративных карт:

• дебетовая (карта будет пополняться средствами прежде, чем их можно будет расходовать);

• кредитная (средства на карте предоставляются банком в пределах лимита);

• дебетовая с овердрафтом (существует возможность расхода средств сверх дебетового остатка - как правило, тоже лимитированная) [5].

Какую карту выбрать - зависит от целей, для которых она выдается. Например, при оформлении карты на руководителя организации для использования в командировках, в том числе и зарубежных, целесообразно предусмотреть возможность расходования средств по кредиту или овердрафту. Если же карта выдается для регулярных мелких закупок в пределах бюджета, оптимальным вариантом может стать дебетовая карта с ежемесячным фиксированным пополнением.

После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком для нормативного регулирования бухгалтерского учета корпоративных карт и контроля за деньгами необходимо внести необходимые элементы в учетную политику и разработать соответствующее положение в виде самостоятельного приложения к учетной политике. Помимо этого, во внутреннем документе организации, определяющим правила пользования электронными платежными средствами необходимо включить следующие элементы:

• виды расходов средств;

• лимит по операциям, а именно безналичные расчеты, наличные расчеты, ограничения в день, месяц;

• сроки предоставления отчета за использование средств;

• документы, которые необходимо приложить в отчету по использованию денежных средств;

• ответственность и порядок взыскания средств в случае, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя [4].

Для того, чтобы не создавать отдельный внутренний документ, все правила пользования корпоративной картой можно включить в положение, регулирующее порядок выдачи и использования подотчетных сумм.

Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме. При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц.

Денежные средства на корпоративной карте принадлежат предприятию и, соответственно, находятся в ее распоряжении. Следовательно, обязанность отчитываться у сотрудника организации возникает только тогда, когда он расплатился картой или снял наличные в банкомате [5].

По общему правилу использованные сотрудником средства с корпоративной карты рассматриваются как подотчетные суммы и порядок отчета за них аналогичный. Сотруднику следует:

• Составить авансовый отчет об израсходованных суммах. Можно сделать это по стандартной форме АО-1, но можно и по форме, утвержденной внутри организации;

• Приложить к отчету подтверждающие документы: чеки ККМ, накладные, акты и т.п.;

• Представить отчет в бухгалтерию предприятия в порядке и в сроки, предусмотренные положением об использовании корпоративных карт.

Рассмотрим типовые проводки по операциям с корпоративными картами.

1. Пополнение корпоративной карты: Дебет 55 Кредит 51;

2. Для кредитной карты и овердрафта использование кредитных средств: Дебет 55 Кредит 66;

3. Оплата услуг или комиссия банка по карте: Дебет 91 Кредит 55;

4. Оплата сотрудником расходов корпоративной картой: Дебет 71 Кредит 55;

5. Принят к учету авансовый отчет и отражены расходы подотчетного лица: Дебет 10, 20, 25, 26, 44, 60, 76 Кредит 71;

6. Начисление процентов за пользование кредитными средствами (для кредитных карт и овердрафта): Дебет 91 Кредит 66;

7. Погашение кредита по кредитной карте: Дебет 66 Кредит 55 [3].

Необходимо отметить, что корпоративная карта не может быть использована для выплаты заработной платы и иных выплат социального характера. корпоративный карта бухгалтерский учёт

Обобщая вышеизложенное, можно сделать вывод о том, что корпоративная выступает удобным безналичным инструментом платежей, осуществляемых подотчетными лицами. Она позволяет руководителю предприятия контролировать за тем, куда, когда и на что потрачены денежные средства предприятия сотрудником, поскольку все операции проводимые сотрудником отражаются на расчетном счете предприятия. Кроме того, формируется отчет по корпоративной карте, в котором отражены все расходы, которые были проведены за конкретный период.

Литература

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017).

2. Крайнова, И.М. Расчеты с подотчетными лицами: спорные вопросы в актуальных ситуациях/ И.М. Крайнова, Н.А. Савельева// Актуальные вопросы современной науки. - 2015. - № 41. - С. 53-60.

3. БанковскаяКарта.ру - Режим доступа: http://bankovskayakarta.ru

4. Бухгалтерский и налоговый учет для чайников - Режим доступа: http://online-buhuchet.ru/

5. Налог-налог.ру - налоговые новости и статьи - Режим доступа: https://nalog-nalog.ru

Размещено на Allbest.ru