Система электронного документооборота. Понятие, виды, преимущества внедрения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дагестанский государственный университет

Факультет информатики и информационных технологий

Система электронного документооборота. Понятие, виды, преимущества внедрения

Гаджимагомедов Д.М., Билалова Е.М.

Аннотация

электронный документооборот бумажный компьютерный

Согласно проведённым исследование лет 5-10 назад понятие как “система электронного документооборота” можно было очень редко встретить. Постепенно с внедрением и улучшение информационных технологий в нашу жизнь стал внедряться обмен данными, которые не используют бумажные носители.

Ключевые слова: электронный документооборот, бумажный носитель, система документооборота, документооборот

В современном мире обмен документами между физлицами и хозяйствующими субъектами переходит постепенно с бумажных носителей на электронный. Система электронного документооборота по сравнению с простой бумагой имеет ряд преимуществ: во-первых, позволяет сэкономить время, во-вторых увеличить эффективность принимаемых решений. Система электронного документооборота может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет. Постепенно различные компании, например, государственные структуры, переходят от бумажного документооборота к электронному.

Система электронного документооборота (СЭД) - это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.) [1].

Электронный документооборот -- это система процессов по обработке документов в электронном виде [2]. Электронный документооборот делиться на два больших вида обмен документами, которые происходят как внутри фирмы, так и между разными компаниями путём использования различных каналов связи. Предприятия также могут объединить их в одну глобальную систему. Обмен документами между двумя компаниями происходит с помощью оператора электронного документооборота. Функциями оператора электронного документооборота является обеспечение доставки сообщений, он также производить контроль форматов пересылаемых документов, а также оператор требует заверения работы с данными с электронной подписью и является «хранителем» архива документов. Электронный документооборот обладает огромным количеством свойств перед бумажным носителем - это и упорядочивание делопроизводства, о позволяет отслеживать положения каждого документа, способствует ускорению обработки документов, планирует поиск документом и многое другое.

СЭД имеет недостатки, которые выражаются в обеспечении безопасности, необходимо выполнять резервное копирования, проблемы с установкой, внедрением и отладкой, дороговизна, необходимость проведения обучения всех пользователей, необходимость в администраторе, который будет следить за функционированием, безопасностью.

Внедрение в организации электронного документооборота является довольно сложным и взвешенным решением. Глобальным трендом рынка в настоящее время является стремление к снижению издержек, а также оптимизации рабочих процессов. Системы электронного документооборота (СЭД) помогают сэкономить время сотрудников и деньги компании. Существуют много причин подталкивающих к переходу организаций электронную систему документооборота. Во-первых, это экономия. За год один сотрудник способен потратить на печать до 25 тыс. руб. Благодаря СЭД эту цифра уменьшится на 30%. [3]. Во-вторых, это упрощение рабочего процесса. Благодаря СЭД у сотрудников начисто пропадает необходимость вручную каждый раз переносить информацию с одной базы на другую. Данный процесс и занимает большую часть времени специалистов, работающих в офисе. В-третьих, экофрендли тренд т.е. безопасный для экологии. По данным мониторинга экологической ситуации Мэрилендского университета, только за прошлый год на территории России было уничтожено 5,3 млн. га леса. Благодаря этому компании тратят в разы меньше бумаги, а также сокращается количество отходов. По данным Nielsen, 62% россиян готовы приобретать экологически чистые продукты, чтобы уменьшить негативное воздействие на окружающую среду. В-четвёртых, значительное уменьшение нагрузки на ИТ-специалистов. Процесс подбора и заказа оборудования и настройка программ все это отнимает время у IT-специалистов. Далеко не всегда печатающее устройство корректно работают и встраивается в существующую систему ПО, установленного в компании, необходимость отслеживания их работоспособности, чтобы какой-либо очередной принтер или МФУ «не вылетели» из рабочего процесса. В-пятых, конечно же простота в обслуживании. СЭД позволяет обслуживать весь парк устройств одной странней компании, тем самым разгрузив сотрудников от рутинной работы с принтерами, МФУ и так далее.

Самыми популярными на данный момент системы документооборота в России являются:

1. Дело. Система электронного документооборота, который является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства.

2. Логика. Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «БоссРеферент» и являлась одним из популярнейших российских систем электронного документооборота, который являлся серьезным конкурентом СЭД «Дело».

3. ЕВФРАТ. Система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства.

4. 1С:Архив. Является одной из лучших, а также самая универсальная программа, предназначенная для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает централизованное хранение деловой документации различного формата, также обеспечивает доступ к ней уполномоченного персонала, который производить редактирование файлов.

5. DIRECTUM. Простая и функциональная СЭД DIRECTUM предназначена для предприятий малого и среднего бизнеса. DIRECTUM система электронный документооборот позволяет успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства. [4]

[5]

Из всего этого можно сделать вывод что, система электронного документооборота значительно позволяет намного облегчает офисную работу, помочь сэкономить финансовые средства и защитить окружающую среду. Внедренная СЭД позволит улучшить процесс управления документацией, снимая большую часть рутинных обязанностей с сотрудников.

Список использованных источников

1. Просто об электронном документообороте. ECM-Journal (https://ecmjournal.ru/mustknow);

2. Система электронного документооборота - что это и зачем нужно? IP-ON-Line. (https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html);

3. Пять причин внедрить систему управления документооборотом IT-Week.;

4. Скажем нет бумажной волоките! Обзор: системы электронного документооборота. Бизнес-журнал ЖАЖДА. (https://zhazhda.biz/lifestyle/obzor-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota);

5. Электронный документооборот как способ оптимизации бизнеспроцессов. Комсомольская правда. (https://www.kp.ru/guide/ielektronnyi-dokumentooborot-na-predprijatii.html).

Размещено на Allbest.ru