Особенности составления, оформления и использования номенклатуры дел ООО "ВБ Сервис"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ООО «ВБ СЕРВИС»

FEATURES OF THE PREPARATION, EXECUTION AND USE OF THE NOMENCLATURE OF AFFAIRS OF LLC "VB SERVICE"

Черняева М.Е., Кожушкова Н.В

ФГБОУ ВО «Магнитогорский государственный

технический университет им. Г.И. Носова»



Актуальность работы обуславливается важностью обеспечения для любой организации, учреждения, предприятия упорядоченного хранения, использования и обеспечения сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, они являются и носителем ценнейшей ретроспективной информации, т.е. информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями, их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключает трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов. Упорядоченное хранение, обеспечивающее оперативный поиск документов, требует их четкой классификации.



1. Теоретические основы составления, оформления и использования номенклатуры дел

1.1 Понятие номенклатуры дел организации и ее роль в управлении организационной работе с документами

В данном параграфе рассматриваются круг понятий, функции, виды номенклатуры дел. Какими именно документами нужно пользоваться для составления номенклатуры дел, а также роль которую играет номенклатура дел в управлении организации.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

В своей статье Иритикова Вера «Разработка номенклатуры дел: классика жанра» [29] утверждает, что номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы. В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, когда она разрабатывается в момент создания организации «с нуля» или по итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое юридическое лицо (разрабатывается в приоритетном порядке, даже раньше, чем инструкция по делопроизводству). В ином случае она играет роль лишь учетного документа. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [4] номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Если говорить простыми словами, номенклатура дел - это перечень всех дел, которые создаются в организации, выстроенный по отделам.

По ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[4] дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Индекс дела - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела[2].

Устав-свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения[2].

Рассмотрим ее основные функции:

1.Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.

2.Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.

3.Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.

4.Номенклатура дел - учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.

5.Номенклатура дел - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения[14].

Существует три вида номенклатуры дел:

1. Типовая

2. Примерная

3. Индивидуальная

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем[14].

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

1.2 Нормативная база регламентирующая составление, оформление и использование номенклатуры дел в организации

В этом параграфе исследуется нормативная база, которая регламентирует составление, оформление и использование номенклатуры дел в ООО «ВБ Сервис».

Для составления номенклатуры дел секретарь ООО «ВБ Сервис» руководствовалась Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125 - ФЗ. «Настоящий Федеральный закон регулирует отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от форм собственности на них, а также по управлению архивами в интересах граждан, общества и государства» [1,C.1]

Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива) от 06.02.2002. [7]Также Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830) [8]

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) [5] устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

На сегодняшний день в России действуют два перечня документов с указанием сроков их хранения:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558) [9].

Можно назвать его основным. В первую очередь сроки хранения ищем в нем.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182) [10].

Название говорит за себя. Здесь указаны сроки хранения технической документации.

Также при составлении номенклатуры дел помогли такие документы как, Устав, штатное расписание, а также номенклатура дел за предыдущие годы.

номенклатура дело организационный документ

1.3 Основные требования к составлению, оформлению и использованию номенклатуры дел в организации

В данном параграфе рассмотрим основные требования к оформлению номенклатуры дел, также этапы составления и оформления номенклатуры дел. И рассмотрим, когда должна составляться номенклатура дел, как её нужно закрывать в конце календарного года.

Составление и оформление номенклатуры дел - одна из функций службы документационного обеспечения управления организации[13].

Общие требования к номенклатуре дел:

1) охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

2) раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

3) конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

4) систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Обязательные реквизиты документа «Номенклатура дел»:

1) наименование организации (учреждения) (06);

2) наименование вида документа;

3) гриф утверждения;

4) текст документа;

5) подпись;

6) визы согласования;

7) печать утверждающего органа.

8) Подпись документа «Номенклатура дел»:

9) ответственным лицом по делопроизводству.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке формата А4. Для оформления номенклатуры дел целесообразно иметь трафаретные заголовки, в которых постоянная информация отпечатана типографским способом.

При составлении номенклатуры дел используют:

1) Устав, Положение об учреждении, фирме, организации; планы;

2) отчеты о работе;

3) штатное расписание;

4) действующие перечни документов;

5) классификаторы;

6) номенклатуры дел за прошлые годы;

7) список структурных подразделений;

8) список корреспондентов;

9) список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет); 10) справочник картотеки.

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф

При разработке номенклатуры дел очень важно определить задачи, которые будут решаться подразделениями в течение года, а также состав документов, образующихся в деятельности организации. Поэтому к процедуре составления номенклатуры дел привлекаются руководители и ведущие специалисты, которые могут оказать помощь в решении этих вопросов.

Разработка номенклатуры дел проходит в 4 этапа:

1. этап: Обследование документального фонда организации. Анализировать реально-создаваемые документы и предполагаемый состав по видам, формам, способам воспроизведения. Такая работа поручается экспертным комиссиям, в состав которых входят: специалисты по документации, специалисты структурных подразделений, представители отделов по защите информации и даже риск-менеджеры. Именно такой состав необходим, чтобы точно определить на следующих этапах срок хранения и избавиться от неактуальных документов.

2. этап: Анализ первичного описания, редактирования заголовков, проставления сроков хранения документов. Анализ следует оформлять в виде таблицы унифицированной формы.

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются:

1) заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении);

2) заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;

3) заголовки дел документов общественных организаций, подразделений действующих на общественных началах;

4) заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП»;

5) дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;

6) заголовки дел, не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).

7) заголовки печатных изданий в номенклатуру дел не включаются.

Основные требования к содержанию заголовка:

1) четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, «Приказы ректора университета по основной деятельности»);

2) заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;

3) избегать неконкретных формулировок (например «разные документы», «общая переписка»).

4) заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

5) название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

6) название организации или структурного подразделения (автор документа);

7) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

8) краткое содержание документов дела;

9) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

10) даты (период), к которым относятся документы дела;

11) указание на копийность документов дела.

3. этап: Согласование полученного варианта в структурных подразделениях с уполномоченными сотрудниками организации.

4. этап: Оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

Порядок разработки, составления и оформления номенклатуры дел, структурные подразделения, которые участвуют в ее составлении, сроки разработки и введения в действии определяются в инструкции по делопроизводству. Кроме того, инструкция закрепляет порядок расположения разделов в свободной номенклатуре дел, правила индексации дел, составление заголовков дел и последовательность их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о числе и крайних датах дел (томов, частей дела)), также внесение отметок[36].

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в организации не было изменений структуры, реорганизации, в ходе которой перераспределялись функции и направления деятельности между структурными подразделениями, если не появились в практике работы новые документы и формы, то ежегодно номенклатура дел только уточняется, оформляется заново и после утверждения руководителем организации вводится в действие. В случаях коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел должна быть разработана заново. Для федеральных органов исполнительной власти установлено, что один раз в пять лет номенклатура дел подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который сдаются документы на постоянное хранение[11].

Кроме того, номенклатура может дополняться делами, которые не были в нее включены при составлении. Такие дела могут формироваться после начала года вследствие появления в деятельности организации новых вопросов или направлений. Для таких случаев в конце разделов номенклатуры предусматриваются резервные номера.

Разделами сводной номенклатуры дел могут служить названия структурных подразделений. Организации, в которых разработана организационная структура, обычно закрепляют ее в штатном расписании, где содержатся наименования всех структурных подразделений и их код. При разработке номенклатуры дел количество и наименование ее разделов должно соответствовать наименованию подразделений и их последовательности, установленной в штатном расписании. Код подразделения, присвоенный ему в штатном расписании, указывается перед наименованием каждого раздела и является частью индекса каждого дела. Первый раздел номенклатуры - название службы делопроизводства (управление делами, канцелярия и т.д.). Последними разделами являются наименования общественных организаций или органов, которые действуют на общественных началах[30].

Большое значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей ранее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.

Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение. Примером типового перечня, который необходимо использовать при определении сроков хранения в номенклатурах дел является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[11].

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.

Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с центральными архивными органами затруднено (территориальная удаленность и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание «Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.00».

Для обеспечения единства определения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения. При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами[10].

Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.

Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.). Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения применяются также сроки «до минования надобности» (ДМН) и «до замены новыми». Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, а также инструкции, методики или копии документов хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года. Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер[10].

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных номенклатурах дел отметка «ЭПК» делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы. Целесообразно провести дополнительную экспертизу ценности категории дел, содержащих отметку «ЭПК» перед их включением в номенклатуру с целью возможного переформирования дел и установления конкретных сроков хранения. Можно, например, продлить сроки хранения дел, имеющих практическое значение, а документы, имеющие научно-историческое значение, оставить на постоянное хранение. Отметку «ЭПК» в примерных номенклатурах следует употреблять только в самых необходимых случаях, когда от нее нельзя отказаться[10].

Закрепленная отметка «ЭПК» переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанных между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом.

В конце года номенклатура закрывается, т.е. заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год, и дел с отметкой «ЭПК».

Таким образом, номенклатура дел становится учетным документам и содержит данные о фактическом количестве дел, заведенных в истекшем году.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи, должны сообщаться архивному учреждению. В номенклатуре дел организации об этом проставляется отметка, которая включает указание должности лица, передавшего сведения, его личную подпись, расшифровку подписи и дату.

Номенклатура дел готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий применяется в архиве организации или учреждения, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел в виде выписок (соответствующих разделов номенклатуры) направляется в структурные подразделения, которые на их основе заводят и формируют дела. Рабочий экземпляр номенклатуры может вестись в службе делопроизводства в электронном виде. В частности, такой порядок установлен для федеральных органов исполнительной власти. В организациях, не передающих свои документы в государственный архив, номенклатура дел оставляется в трех экземплярах[15].

Таким образом, ролью номенклатуры дел в организации является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие этого поля (показателя) в автоматизированных системах работы с документами позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[35].



2. Анализ номенклатуры дел ООО «ВБ сервис» и пути её совершенствования

2.1 Анализ нормативной базы ООО «ВБ сервис», регламентирующий составление, оформление и использование номенклатуры дел

В этом параграфе проведем анализ нормативной базы организации, который даст нам понять, какие именно документы поспособствуют составлению номенклатуры дел.

В данной организации, к сожалению, не имеется конкретной нормативной базы по составлению, оформлению и использованию номенклатуры дел, также не имеется инструкция по делопроизводству, так как данной организации всего один год, и мы используем инструкцию другой компании, об этом говорилось выше, но в любом случае перед составлением номенклатуры дел необходимо провести аналитическую работу - изучить состав, содержание и количество всех документов. В этом помогут: уставы и положения об организации, ее структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки). Но главным источником для нас станут документы текущего делопроизводства и документы прошлых лет, хранящиеся в службе ДОУ и структурных подразделениях организации.

В уставе ООО «ВБ Сервис» в пункте 12.8 прописаны документы, которые должно хранить данное Общество[11]. Это такие как:

1) Устав Общества, а также внесенные в Устав Общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;

2) Протокол (протоколы Общего собрания учредителей Общества, содержащий решение о создании Общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал, а также иные решения, связанные с созданием Общества;

3) Документ, подтверждающий государственную регистрацию Общества;

4) Документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;

5) Внутренние документы;

6) Положения о филиалах и представительствах;

7) Документы, связанные с эмиссией и облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

8) Протоколы Общих собраний участников и Ревизионной комиссии (Ревизора), аудитора;

9) Заключения аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

10) Списки аффилированных лиц Общества;

11) Иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, Уставом общества, внутренними документами, решениями Общего собрания участников и исполнительного органа Общества.

Таким образом, Устав ООО «ВБ Сервис» даёт нам понять, какие именно документы должны храниться в данной организации. Тем самым, можем сделать вывод, что эти документы также должны быть включены в номенклатуру дел организации.

Разработка штатного расписания в организации ООО «ВБ Сервис» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Разработкой штатного расписания на предприятии ООО «ВБ Сервис» занимается кадровая служба с непосредственным взаимодействием с отделом продаж и бухгалтерией. В связи с необходимостью разработки штатного расписания, в ООО «ВБ Сервис» сначала издается приказ о возложении на конкретного работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания, где устанавливается срок создания проекта штатного расписания. Обязательным условием подготовки проекта штатного расписания является согласованность его с руководителями всех подразделений предприятия. Утверждается штатное расписание приказом, подписанным генеральным директором организации.

Проанализировав штатное расписание, можно увидеть, какие имеются в организации структурные подразделения, в нашем случае это: администрация, бухгалтерия, отдел продаж и вспомогательный отдел. Из этого можно сделать вывод, какие примерно документы должны иметься в каждом структурном подразделении. Если это бухгалтерия, то там должны быть, к примеру, банковские документы (платежные требования, выписки).

Так как наша организация еще совсем «молодая» инструкцию по делопроизводству мы еще не разработали, но уже запланировали. И пока мы руководствуемся должностной инструкцией компании ООО «МАГЭКСПЕДИЦИЯ».

Просмотрев номенклатуру дел за 2016 год, мы увидели множество ошибок. Были установлены неправильные сроки хранения, также были некорректные формулировки в заголовках.

Таким образом, проанализировав некоторые нормативные документы организации, можно понять, какие документы важны, и уже составить номенклатуру дел.

2.2 Анализ номенклатуры дел ООО «ВБ Сервис» на 2016 год

В данном параграфе говориться о номенклатуре дел за 2016 год. Каким образом она составлена, кем подписана и утверждена. Также, рассмотрим недочёты в данной номенклатуре дел, имеются ли они вообще, а также причины этих недочётов.

В номенклатуре дел за 2016 год можно увидеть, что она подписана составителем и обязательно утверждается руководителем организации. Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей: основной части и - итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф. В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

В номенклатуре дел за 2016 год можно увидеть, что она подписана составителем и обязательно утверждается руководителем организации. Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения.

Встречались некорректные формулировки в заголовках такие как «общая переписка, разные материалы», такие формулировки чаще всего встречались в делах бухгалтерии Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок Например, дело «Счет 0 302 00» в бухгалтерии бюджетной организации должно быть названо «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00», и в это дело должны быть сгруппированы вслед за оборотно-сальдовой ведомостью счета, счета-фактуры, накладные по расчетам с поставщиками услуг по календарным периодам. Также были выявлены такие недочёты как, например, когда в заголовке отражается копийность документов дела, в графе номенклатуры дел «Примечание» должна быть оформлена отметка о том, где хранится оригинал. Например, в примечании к делу «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» должно быть указано: «Подлинники - в отделе труда.

Также были указаны неправильные сроки хранения, что выяснилось позже. Причиной этому стало то, что в марте 2016 года вступила в силу новая статья Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которая не только сократила срок хранения многих документов по личному составу с 75 лет до 50, но и ввела новую технологию работы. Как ее реализовать на практике, официально пока не разъяснили. Но выполнять требования закона нужно уже сейчас.

2.3 Пути совершенствование номенклатуры дел и её использование в ООО «ВБ Сервис»

И в заключительном параграфе хотелось бы сказать, какие имеются пути совершенствования номенклатуры дел, а также её использование в нашей организации.

Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно.

В нашей организации так и не была разработана новая номенклатура дел за 2018 год, поэтому, подумав, мы решили, что порядок должен быть везде, в том числе и в номенклатуре дел. Для быстрого поиска и чёткой работы с документами она обязательно должна быть разработана.

Для разработки номенклатуры дел первым делом нужно собрать всю информацию о документации организации по всем структурным подразделениям. Проще всего это можно сделать с помощью опросных листов, которые направятся по всем отделам. Минимум информации о документах, которая нам нужна это: заголовки дел, вид носителя каждого дела (бумажный или электронный), сроки хранения дел (если подразделение знает каким именно документом они установлены).

Далее присваиваем индекс подразделениям. В нашем случае будет проще, так как у наших подразделений уже есть индексы, которые присваивались ранее и также имеется соответствующий приказ. Если же индексы уже имеются, то нужно решить пользоваться этой индексацией или же отменять её и устанавливать новые индексы. Так как наша система индексации актуальна, то менять её смысла никакого нет.

После систематизируем разделы номенклатуры и заголовки дел. Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности. А это значит, что подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структуре организации, либо, как в нашем случае, в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению.

Далее устанавливаем сроки хранения дел.

По типовым перечням: Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения - «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

По ведомственным перечням: Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

1) Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

2) Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

3) Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

По отраслевым нормативным актам: Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации. Если нет комиссии - приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

После мы согласуем проект номенклатуры дел, он согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры. Если экспертной комиссии в организации нет, как в нашем случае, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге.

Потом идёт утверждение номенклатуры дел, она утверждается первым лицом организации - генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

Дальше передаём номенклатуру дел структурным подразделениям. Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел. Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

Как выглядит разработанная нами номенклатура дел для ООО «ВБ Сервис» можно увидеть в приложении.



Заключение

Таким образом, можно сделать следующие выводы: задачи, поставленные во введении, выполнены и цель достигнута.

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.

Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д.



Список использованных источников

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125 - ФЗ.

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

4. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

5. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008

7. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива) от 06.02.2002.

8. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях".

9. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

10. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).

11. Устав ООО «ВБ Сервис»

12. Номенклатура дел ООО «ВБ Сервис» на 2016 год

13.Анохина С.А., Кожушкова Н.В.Производственная практика по документоведению: методические рекомендации для студентов очного и заочного отделений, обучающихся по специальности 032001.65 (350800) «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Магнитогорск: МаГУ, 2010. - 35 с.

14.Andreeva S., Velikanova S., Kozhushkova N., Samarokova I., Arakcheeva Z., Chernykh O.Therisk - based thinking in managing documents asassets // InternationalJournalofEconomicPe rspectives. 2017. Т. 11. № 2. С. 33.

15.Анохина С.А., Кожушкова Н.В. Кодификация норм оформления перечней в деловом тексте // Вестник Новосибирского государственного университета. Серия: История, филология. 2014. Т. 13. № 9. С. 110-117.

16.Басаков М.И. Современное делопроизводство. - М. 2008.

17.Бурова, Е. М. Архивное законодательство и его применение в практической деятельности архивов организаций / Е. М. Бурова // Делопроизводство. - 2013. - № 1. - С. 85-90.

18.Бурова, Е. Некоторые особенности составления и оформления номенклатуры дел / Е. Бурова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2013. - № 2. - С. 38-46

19.Быкова, Т. А. Делопроизводство: учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; под общ. ред. Т. В. Кузнецовой. - Изд. 3-е, перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 363 с.

20.Великанова С.С., Аракчеева З.В., Кожушкова Н.В. Документационное обеспечение процесса обучения персонала // Современные проблемы науки и образования. 2017. № 2. С. 207.

21.Великанова С.С., Самарокова И.В., Кожушкова Н.В., Аракчеева З.В. Кадровое делопроизводство: учебное пособие / Москва, 2017.

22.Гладких, С.Р. Комментарий к законодательству о порядке хранения и уничтожения документов в коммерческих организациях» / С.Р. Гладких // Право и экономика. - 2011. - № 6. - С. 24 - 26.

23.Е.П.Смирнова Делопроизводство для секретаря: разработка, учет и хранение учебной документации: практ. пособие/. 2 - е изд., испр. - М.: Издательство «Омега - Л», 2010. - 152с. табл. - (Секретарское дело).

24.Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база. - М.: Изд-во Омега-Л, 2007. - 117с.

25.Иритикова В.С Оформление документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2012. - №12.- С.25-36.

26.Иритикова В.С. Как оформить переходящие дела? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2014. - №11. - С.76-84.

27.Иритикова Вера Разработка номенклатуры дел: классика жанра

28.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство учебное пособие 3-е изд. Москва-Новосибирск: ИНФРА-М-Сибирское соглашение, 2013.

29.Кожушкова Н.В. Структура документа. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: общие требования к составлению и оформлению. Электронное издание /. Магнитогорск, 2016.

30.Кожушкова Н.В., Коробков Ю.Д. Комплексный анализ организационно-распорядительного документ: формирование профессиональных компетенций документоведа// Документ.Архив. Современность: материалы IV Международной научно-практической конференции, посвященной 20летию подготовки документоведов в Уральском федеральном университете. Министерство образования и науки Российской Федерации, Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б.Н. Ельцина. 2012. С. 382-386.

31.Кошелева, Е.А. Новый перечень документов со сроками хранения / Е.А.Кошелева // Кадровые решения. - 2010. - № 12. - С. 29 - 30.

32.Кузина И.Л. Архивное право: учеб. пособие - Комсомольск-на-Амуре: КнАГТУ, 2011. - 136 с.

33.Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): 17.Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.

34.Лепеха О.А. Номенклатура дел организации: от идеи к реализации // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2014. - №11. - С.18-24.

35.Попова Е.Н. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации в современном законодательстве Российской Федерации и субъектов Российской Федерации / Е.Н. Попова // Вестник архивиста. - 2000. - № 1 (55). - С. 206 - 210.

36.Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. - М.: Главархив, 1990.

37. Рогожин С.Ю Справочник по делопроизводству Санкт-Петербург 2009

38. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.



Приложение



Размещено на Allbest.ru

...