Вплив інформаційних технологій на бухгалтерський облік

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вплив інформаційних технологій на бухгалтерський облік

Шапаренко О.В.

У статті проаналізовано синергетичні відносини між науковцями та практиками бухгалтерського обліку за допомогою автоматизованих інформаційних систем, та їх значення на розвиток цієї галузі. Показано, що облік та аналіз є важливими функціональними компонентами інформаційної системи підприємства. Своєю чергою, впровадження інформаційних технологій відповідає завданням бухгалтерського обліку. Наголошується на необхідності освітньої підготовки бухгалтерів як професійної групи, з урахуванням специфічного ресурсу розвитку суспільної практики. Надається опис чотирьох фаз асиміляції інформаційних технологій та якісних сучасних програм, що використовуються бухгалтерами. Розкрито наслідки впровадження інформаційних технологій у бухгалтерський облік.

Аннотация

В статье проанализированы синергетические отношения между учеными и практиками бухгалтерского учета с помощью автоматизированных информационных систем и их значение на развитие этой отрасли. Показано, что учет и анализ являются важными функциональными компонентами информационной системы предприятия. В свою очередь, внедрение информационных технологий отвечает задачам бухгалтерского учета. Отмечается необходимость образовательной подготовки бухгалтеров как профессиональной группы, с учетом специфического ресурса развития общественной практики. Дается описание четырех фаз ассимиляции информационных технологий и качественных современных программ, используемых бухгалтерами. Раскрыты последствия внедрения информационных технологий в бухгалтерский учет.

Ключевые слова: бухгалтерский учет, учетно-аналитическая информация, информатизация, информационные технологии, фазы ассимиляции информационных технологий.

Key words: accounting, accounting and analytical information, information, information technology, information technology assimilation phase.

Оскільки прийняття управлінських рішень базується на обліково-аналітичних даних, виникає необхідність в організації ефективного обліку й аналізу. Забезпечення оперативності, доступності, зниження трудомісткості обробки інформації як прояв вдалої й ефективної організації обліково-аналітичних процесів на підприємствах торгівлі ґрунтується на використанні сучасних інформаційних технологій. Комп'ютерно-комунікаційна техніка виступає одним з основних інструментів для фахівців з обліку й аналізу у вирішенні поставлених завдань, пов'язаних з підготовкою та наданням інформації різним групам користувачів. Проте з науково-технічним розвитком відбуваються й суттєві трансформації в галузі інформаційних технологій, що зумовлює потребу в дослідженнях нових аспектів їх впливу на систему обліку й аналізу.

Актуальність проблеми вдосконалення обліково-аналітичного інформаційного забезпечення прийняття управлінських рішень з метою розв'язання економічних проблем зумовлена сучасним станом національної економіки. Можливість використання облікової інформації суб'єктами господарювання для задоволення різноманітних інформаційних потреб і прийняття економічних рішень з метою вирішення конкретних проблем і досягнення поставлених цілей забезпечується якісними властивостями самої облікової інформації. Враховуючи міжнародний досвід, теоретичні засади, стандарти бухгалтерського обліку та фінансової звітності, виділяють не тільки загальні групи користувачів облікової інформації, а й групи конкретних економічних проблем та варіанти оптимальних рішень, які вони можуть приймати на основі цієї облікової інформації.

Великий внесок в дослідження проблеми обліково-аналітичного забезпечення процесу управління зробили такі вчені: Ф.Ф. Бутинець, Г.Г. Кірейцев, О.Д. Гудзинський, М.Я. Дем'яненко, М.С. Пушкар, П.Т. Саблук, В.М. Самочкін та інші. Незважаючи на цінність цих досліджень, існує ряд невирішених теоретичних та практичних питань, що потребують подальших досліджень.

Багато вітчизняних учених досліджували особливості організації та методики обліку й аналізу із застосуванням інформаційних технологій: В.І. Бачинський, М.Т. Білуха, Ю.А. Верига, С.Ф. Голов, 3.В. Гуцайлюк, В.В. Євдокимов, В.П. Завгородній, 3.В. Задорожний, С.В. Івахненков, Л.М. Кіндрацька, Я.Д. Крупка, Ю.А. Кузьмінський, М.В. Кужельний, П.О. Куцик, Є.В. Мних, Л.В. Нападовська, В.О. Озеран, М.С. Пушкар, В.С. Рудницький, В.В. Сопко, С.І. Шкарабан, І.Д. Фаріон, І.И. Яремко та ін.

Окремим питанням впливу технологій обробки інформації на облік й аналіз товарообігу підприємств різних сфер господарської діяльності, у тому числі й торгівлі, присвячені праці науковців багатьох зарубіжних країн: А. Бенедікта, Л.Ю. Беррі, А. Бріттон, К. Вотерстоуна, Т. Девіса, Б. Еліота, П.М. Коллєра, Г.В. Козерата, В.Ф. Палія, В.І. Подольського, Н. Родді, Я.В. Соколова, Дж. Фостера, Ч. Хорнгрена.

Однак, незважаючи на різноплановість та глибину проведених досліджень, проблема інформаційного забезпечення бухгалтерського обліку залишається недостатньо вивченою.

Метою даної статті є визначення сутності інформаційних технологій, їх впровадження у бухгалтерський облік та вплив IT на бухгалтерський облік, що відкриває тим самим нові дослідницькі можливості працівникам фінансів та дослідникам з цієї галузі.

Облік та аналіз є важливими функціональними компонентами інформаційної системи підприємства. Оперативність збирання та обробки виробничої, комерційної, фінансової та інших видів інформації, забезпечення зацікавлених користувачів об'єктивною інформацією про фінансовий стан і результати діяльності підприємства - основні функції обліку. Аналіз - функція, яка за допомогою аналітичних і економіко-математичних методів досліджує наявність, структуру, динаміку економічних показників, вивчає ефективність їх використання, розглядає вплив різних факторів на фінансовий стан підприємства. Бухгалтерський облік є основним джерелом інформації, необхідної для аналізу з метою прийняття управлінських рішень.

Треба зазначити, що технології завжди відігравали важливу роль в бухгалтерському обліку, навіть за часи Леонардо да Вінчі, коли він створив свою Codex Madrid машину, що складалася з тринадцяти коліс та реєстраційних номерів. Вільям Берроуз сконструював першу додавальну машину у 1885 році, і починаючи з того часу, технології постійно покращувались, скорочуючи помилки та збільшуючи продуктивність. У 1999 році професор Ле Шин ввів термін «облікова інформація». У роботі «Облікова інформація: Основні поняття, характеристики і значимість» зазначав, що «бухгалтерський облік є бухгалтерська інформація базисних і попередніх умов», «облікова інформація є використання сучасних інформаційних технологій (комп'ютери, мережі та комунікації, і т.д.), реконструкція традиційної моделі обліку та реконструкція сучасної моделі бухгалтерського обліку шляхом поглиблення, розробки і широкого використання бухгалтерських інформаційних ресурсів; встановлення високого ступеню технічної та бухгалтерської інтеграції, готовність сучасної інформаційної системи бухгалтерського обліку до поліпшення облікової інформації, корисної для оптимізації розподілу ресурсів, сприяння економічному розвитку та процесу соціального прогресу [12, с. 11].

Це визначення підкреслює, що природа бухгалтерської інформації являє собою процес використання засобів сучасних інформаційних технологій, і його метою є створення сучасної бухгалтерської інформаційної системи, роль якої полягає у поліпшенні корисності бухгалтерської інформації. Ця точка зору узгоджується з дедуктивним міркуванням, логікою: спочатку знайти концепцію бухгалтерської інформації, а потім розробляти її зміст. Деякі дослідники вважають, що доцільно іменувати поняття «компьютизований бухгалтерський облік» як «облікова інформація» [12].

Вітчизняні дослідники іменують цей процес як «інформатизація бухгалтерського обліку» [4]. Співвіднотуючи визначення інформатизації, сутність якої вони визначають як систематичну реорганізацію і вдосконалення, підвищення ефективності соціально значущої діяльності на основі використання сучасної електронно-обчислювальної техніки і інформаційних систем, із специфікою та основним змістом діяльності сучасних бухгалтерів - фахівців, які повинні вести бухгалтерський і податковий облік, внутрішній аудит, здатні робити професійні судження, оцінювати всебічно суттєвість подій, аналізувати операції та фінансовий стан підприємства, впроваджувати стратегічні заходи задля підвищення ефективності розвитку підприємства у майбутньому, - можна бачити, що інформатизація як процес оволодіння інформацією і знаннями за допомогою створення автоматизованої інформаційної інфраструктури та інформаційна система, як об'єкт управління при впровадженні і використанні, адекватні завданням бухгалтерського обліку. Відповідно, необхідна діяльність і освітня підготовка бухгалтерів як професійної групи, спеціалізованої з урахуванням специфічного ресурсу розвитку суспільної практики - інформаційного ресурсу і інформаційної системи як засобу оптимізації використання інформаційних ресурсів шляхом активізації процесів їх створення, пошуку, одержання і розповсюдження.

Отже, розробляючи модель об'єкта управління, яким є автоматизована інформаційна система, і, відповідно, модель спеціаліста, здатного керувати цим об'єктом, ми маємо сконцентрувати увагу, перш за все, на нетехнічній спрямованості підготовки спеціалістів, основними концептами їх діяльності і підготовки, визначивши застосування теорії і практики управління стосовно потоків соціальної інформації (інформаційний менеджмент), застосування теорії і практики управління стосовно процесів створення автоматизованої інформаційної інфраструктури (інноваційний, стратегічний менеджмент, менеджмент проектів) і розвиток інформаційної культури спеціаліста як культури людини, готової до творчої роботи в умовах технолого-інформаційної системи розвитку суспільства. Інтегрований підхід до виконання цих завдань, без якого неможливе ефективне впровадження і використання інформаційних систем, спонукає до виділення поліфункціонального напряму діяльності - менеджменту інформаційних систем в бухгалтерському обліку [6].

Основні ідеї теорії стадій розвитку інформаційних систем одержали подальше втілення в теорії асиміляційних фаз інформаційних технологій. Цю теорію, що трактує проблему інтеграції трьох інформаційних технологій - автоматизації управлінської праці, обробки даних і телекомунікацій, розробили Дж. Маккінні і Ф. Макфарлан, які опублікували результати своїх досліджень у 1982 р. Автори виділяють чотири фази асиміляції інформаційних технологій:

Прийняття рішення про інвестиції в нову технологію і про її перевірку. Передбачається здійснення 1-2 експериментальних проектів, а також навчання споживачів.

2.Освоєння технології та її адаптацію. Успішно опробувана технологія застосовується для вирішення нових задач (типів задач), що виходять за рамки тих, які вирішуються на 1-й фазі.

3. Управління використанням технології і контроль за ним. У разі успішного вирішення задач 2-ї фази у ході подальшого розвитку здійснюються: поширення застосування технології, організація управління, вдосконалення проектування і впровадження інформаційних систем. При занадто жорсткому управлінні, контролі ефективності і стандартизації має місце стагнація, що призводить до обмеження можливості інновацій.

4. Широкий трансфер технології. Застосування технології поширюється на інші ланки діяльності підприємства або організації [9].

Таким чином, технології, що забезпечують можливість переходу до нових умов застосування інформаційних систем або до здійснення реструктуризації, впроваджуються поступово. Оскільки у певний момент окремі технології можуть перебувати у різних фазах асиміляції, необхідним є додержання таких правил:

- технології, які знаходяться на 1-й або 2-й фазі асиміляції, повинні бути організаційно відокремлені від тих, що знаходяться на 3-й або 4-й фазі;

- з метою накопичення технічного досвіду при здійсненні інтеграції інформаційних технологій необхідна певна поступовість.

На 2-й фазі може виявитися доцільним, хоча це й неефективно, розподіл технологій між споживачами із встановленням на наступних фазах більш ретельного контролю і здійсненням організаційних змін.

Система обліково-аналітичного забезпечення менеджменту відіграє важливу роль у функціонуванні системи управління підприємством, забезпечуючи взаємодію різних структурних підрозділів та реагуючи на зміни внутрішнього та зовнішнього середовища.

Під системою розуміють сукупність множин взаємопов'язаних елементів, які утворюють певну цілісність. Обліково-аналітична система - це система, що ґрунтується на даних оперативного, статистичного, фінансового і управлінського обліку, включаючи оперативні дані, і використовує для економічного аналізу статистичну, виробничу, довідкову та інші види інформації. Тому обліково-аналітична система виконує збір, опрацювання та оцінку всіх видів інформації, що використовується для прийняття управлінських рішень на макро- і мікрорівнях. Система обліково-аналітичного забезпечення є складовою загальної системи управління. Її суть полягає в об'єднанні облікових та аналітичних операцій в один процес, виконання оперативного мікроаналізу, забезпеченні безперервності цього процесу і використанні його результатів для формування рекомендацій для прийняття управлінських рішень. Загальну методологію і нормативні положення обліку і аналізу удосконалюють для раціонального використання в єдиній обліково-аналітичній системі.

Основними завданнями обліково-аналітичної системи підприємства є:

- аналіз діяльності підприємства за вказаними напрямами;

- облік господарських операцій за цільовими напрямами на базі бухгалтерського обліку з додаванням не фінансових показників;

- контроль за використанням матеріальних та нематеріальних ресурсів, за правильним відображенням усіх господарських операцій на етапах планування, обліку та за достовірністю аналітичних даних;

- планування діяльності підприємства, зокрема господарських операцій; видів діяльності: операційної, інвестиційної, фінансової, податкової; центрів відповідальності та підприємства загалом;

- формування аналітичних бюджетів як джерел акумулювання планової, облікової та аналітичної інформації[3].

Для виконання вищезгаданих завдань у режимі реального часу на підприємстві повинна функціонувати інформаційна система з відповідним програмним забезпеченням. На українському ринку програмних продуктів достатньо бухгалтерських та аналітичних програм. Найвідоміші бухгалтерські програми «1С:Бухгалтерія», «БЕСТ», «Електронна бухгалтерія» тощо.

До програм фінансового аналізу належать аналітичні програми «ИНЗК-АФСП», «АНЗК-Аналитик», «ФинЕксперт», «БЕСТ-Ф» та інші, які призначені для оцінювання та аналізу поточного і прогнозованого фінансового стану підприємства, вибору найкращої стратегії його розвитку, для розроблення інвестиційних проектів і бізнес-планів. Ключову позицію в інформаційній системі займає система обробки даних. Спочатку дані вводяться в інформаційну систему. Потім вони проходять трансформацію, або процес, що передбачає різні форми маніпулювання даними і аналізу (такі як класифікація, сортування, підрахунок, підсумки), які трансформують дані в інформацію. Інформаційно-процесійні системи також, як правило, використовують склад даних або їх акумулювання. Вихід даних - це звіти, документи, інші системні кінцеві показники, які постачають необхідну інформацію для рішень і контролю виконання поставлених завдань. Отже, інформаційну систему можна визначити як набір процедур, таких як процес, збір і переробка інформації для підтримки планування, прийняття рішень, координації і контролю, а комунікаційна функція системи полягає у швидкому та надійному передаванні даних.

Потреби різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту задовольняють п'ять головних типів інформаційних систем: діло-процесійні, офісно-автоматизаційні, управлінсько-інформаційні, системи підтримки рішення, системи підтримки виконання рішень.

Діло-процесійна система (англ. Transaction-Processing System) - комп'ютерна інформаційна система, що виконує щоденні поточні операції, потрібні для розвитку бізнесу, і забезпечує пряму підтримку на операційному рівні організації. Ця система - головне джерело інформації, яку використовують інші типи комп'ютерних систем організацій.

Завдання офісно-автоматизаційної системи (англ. Office Automation System) - полегшити зв'язок і підвищити продуктивність праці менеджерів і офісних працівників через документи і передавальні процеси. Це система селекторної інформації, вона може також містити електронний календар, телеконференцію, графіки та інше.

Автоматизована інформаційна система є поліструктурним об'єктом і включає взаємопов'язану сукупність комплексу апаратно-програмних засобів для збирання, передачі і обробки інформації, відповідної інформаційної бази і персоналу, який бере участь у обробці, збиранні, передачі і використанні інформації. Така складна людино-машинна система має формуватись координовано на організаційному і технологічному рівні, потребує для свого ефективного функціонування координованого управління із застосуванням функцій аналізу, планування, організації, контролю до всіх компонентів інформаційних потоків, персоналу, апаратних і програмних засобів та ін., робить її об'єктом безпосереднього управління, що потребує застосування до цього складного соціотехнічного об'єкта класичних управлінських функцій і визначення діяльності в цій галузі як менеджменту інформаційних систем.

У сучасному комп'ютеризованому, взаємопов'язаному глобалізованому бізнес середовищі бухгалтер повинен вирішувати багато складних питань, таких що не були притаманні носіям цієї професії в минулому, наприклад, як захоплювати і записувати нові ділові операції і події, розвивати процеси з доданою вартістю бізнесу та інформацією, створювати нові можливості для ланцюжків доданої вартості і ланцюжків поставок, поширювати корисні знання для широкого кола споживачів інформації, надавати послуги забезпечення по всьому спектру економічної діяльності, - це тільки деякі з найбільш цікавих тем, що представляють інтерес[1]. За допомогою IT вчені можуть підвищити цінність професії, досліджуючи ці питання, зокрема, надаючи наукові результати в ясній і зрозумілій формі для практикуючих бухгалтерів.

Слід підкреслити важливість того, що дослідники в інформаційних системах бухгалтерського обліку та інших областях бухгалтерського обліку, таких як фінансові, аудиторські, податкові, та управлінські, повинні працювати разом над проектами, при чому кожна зі сторін може багато чого довідатися від іншої. Синергетичні відносини, що виникають з такої спільної роботи мають великий потенціал з отриманням високоякісних результатів досліджень, таких що можуть мати значний вплив на бухгалтерські професії і на розвиток інформаційних технологій.

Дослідники виокремлюють наступні практичні наслідки впровадження інформаційних технологій у бухгалтерський облік: по-перше - це зростання продуктивності. Технології бухгалтерського обліку сприяють зростанню продуктивності завдяки внутрішнім математичним перевіркам та спеціальнім характеристикам автоматичного обліку, таким що направлені на зменшення помилок введення. Це допомагає бухгалтерам зосередитися на перевірці точності та достовірності фінансової інформації, а не на встановлені рівноваги чисел задля визначення математичних помилок.

Програмне забезпечення бухгалтерського обліку також дозволяє бухгалтерам добирати різноманітні рахунки та журнали до своїх фінансових звітів, зберігаючи тим самим час, який був би згаяний на занурення у безліч написаних від руки сторінок. Зокрема, введені дані можуть бути скореговані дуже швидко і легко, що допомагає звільнити час та направити його на вирішення інших бухгалтерських питань.

По-друге, це прискорення процесу звітності. З давніх часів фінансові відділи витрачали тижні на закриття фінансових періодів, особливо під час квартальних, або наприкінці року звітів. Довгострокові періоди закриття затягували процес публікації фінансових звітів, що дуже ускладнювало керівникам підприємств завдання огляду та оцінювання бізнес-операцій. Сучасні технології скороти- ли період закриття з тижнів до діб, дозволив бухгалтерам більше часу приділяти точності фінансової документації ще до того, коли вона попаде на перевірку керівникам. Скорочення терміну складання звітів також допомагає керівництву швидше реагувати на економічні виклики, що, безумовно, є дуже потужним інструментом в сучасному конкурентному бізнес-середовищі. Великим компаніям, таким що мають декілька регіональних представництв, можливість швидко звітувати дуже спрощує підготовку заключного корпоративного звіту.

По-третє, це - централізований бухгалтерський облік. Сьогодні існує багато програм з бухгалтерського обліку на ринку інформаційних технологій, які можуть використовуватися за межами не тільки інтранету компанії, але й мережі на базі комп'ютерних серверів. Це дозволяє численним користувачам та різним територіям долучатися до бухгалтерської інформації з різних відділів компанії. Компанії мають можливість створювати централізований бухгалтерський облік, використовуючи територіальні, регіональні, або національні офісні настройки. Централізований бухгалтерський облік забезпечує безпеку та гарантує, що він ведеться надійними робітниками. Він також зберігає витрати продуктивних сил тим, що дозволяє бухгалтерам в центральному офісі долучатися напряму до фінансової інформації з відділів на відстані завдяки використанню інтранету компанії[11].

Аналізуючи вище викладене, можна зробити такі висновки:

Автоматизована інформаційна система є поліструктурним об'єктом і включає взаємопов'язану сукупність комплексу апаратно-програмних засобів для збирання, передачі і обробки інформації, відповідної інформаційної бази і персоналу, який бере участь у обробці, збиранні, передачі і використанні інформації.

Облік та аналіз є важливими функціональними компонентами інформаційної системи підприємства. У свою чергу, впровадження інформаційних технологій відповідає завданням бухгалтерського обліку. Впровадження IT доцільно здійснювати, додержуючись чотирьох фаз: прийняття рішення про інвестування в IT та його перевірка; освоєння IT та їх адаптування до професійних потреб; керування інформатизацією та її контроль; розповсюдження IT на інші сфери діяльності на підприємстві.

Існують певні тенденції у подальшому розвитку обліку й аналізу товарообігу: під впливом наростаючої активності використання інформаційних технологій в бухгалтерському обліці слід очікувати зменшення ролі бухгалтера на користь менеджера й програміста в обліково-аналітичних процесах, що ставить під сумнів багаторічні напрацювання фахівців в галузі автоматизації обліку й аналізу.

У нових умовах ми маємо сконцентрувати увагу, перш за все, на нетехнічній спрямованості підготовки спеціалістів, готових до творчої роботи в умовах технолого-інформаційної системи розвитку суспільства - менеджерів інформаційних систем. Завдяки впровадженню IT у бухгалтерський облік спостерігаються зростання продуктивності працівників, прискорення процесу звітності, можливість створення централізованого бухгалтерського обліку.

синергетичний бухгалтерський облік інформаційний

1. Абдрахманова Г.И. Использование ИКТ в экономике: тенденции развития в 2009-10 годах [Текст] / Г.И. Абдрахманова, Г.Г. Ковалева // Вопросы статистики. - 2010. - № 11. - С. 53-57.

2. Бауерсокс Доналд Дж. Логистика: интегрированная цепь поставок [Текст] / Бауерсокс Доналд Дж., Клосс Дейвид Дж.; [пер. с англ. Н.Н. Барышниковой, В.С. Пинскера]. - 2-е изд. - М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2008. - 640 с.

3. Бачинський В.І. Бухгалтерський облік (загальна теорія): навч. посібн. [Текст] / В.І. Бачинський. - К.: Вид-во «Магнолія 2006», 2010. - 478 с.

4. Біляченко О.Л. Особливості відображення програмного забезпечення на рахунках бухгалтерського обліку [Текст] / О.Л. Біляченко // Вісник Житомирського державного технологічного університету. - 2010. - № 4. - (54). - С. 22-26.

5. Бхуптани М. RFID - технологии на службе вашего бизнеса [Текст] / М. Бхуптани, Ш. Морадпур; пер.с англ. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. - 281 с.

6. Голошевич І. Компютерна програма: нематеріальна сутність обліку [Текст] / І. Голошевич // Бухгалтерія. - 2009. - № 16. - С. 47-50.

7. Закон України «Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 20072015 роки» від 9 січня 2007 року, N 537-V

8. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність: закон України від 16 липня 99 №996-XIV зі змінами і доповненнями.

9. Кельдер Т.Л. Системи обробки економічної інформації

10. Петрук О.М. Гармонізація національної системи бухгалтерського обліку: монографія [Текст] / О.М. Петрук. - Житомир: ЖДТУ, 2005. - 420 с.

11. James Е. Hunton. Blending Information and Communication Technology with Accounting Research/ James E. Hunton // Accounting Horizons. - Vol. 16. - 2002.

Размещено на Allbest.ru