Автоматизация складского учета торговой организации: задачи, этапы, проблемы

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Автоматизация складского учета торговой организации: задачи, этапы, проблемы

Толстенко Дарья Сергеевна

студентка группы ЭИС-560

В данной статье рассмотрены проблемы автоматизации складского учета торговой компании. Проанализированы основные задачи, решаемые системой автоматизации складского учета и управления складом. Выявлены проблемы, встающие при автоматизации складского хозяйства. Рассмотрены современные автоматизированные системы управления складом, проанализирован опыт внедрения данных систем в складской деятельности в России.

Ключевые слова: склад, складская система, информационная система, автоматизация склада, автоматизированная система управления складом.

На сегодняшний день современный склад - сложное техническое сооружение, предназначенное для управления запасами на различных участках логистической цепи и выполнения конкретных функций по хранению и преобразованию материального потока в целом [4, с. 135].

У каждого предприятия есть проблемы в работе складского хозяйства, их может быть множество, и все вместе они приводят к значительным совокупным потерям, вынуждая руководство задуматься о путях их преодоления. Один из таких путей - внедрение автоматизированной системы.

Задачи внедрения системы автоматизированного складского учета

Рассмотрим основные причины, побуждающие торговые предприятия внедрять у себя системы автоматизации складского учета и управления складом. Наиболее часто встречаются три укрупненные группы задач, которые решаются посредством автоматизации:

базовые проблемы (это удовлетворение потребности в полной, своевременной и достоверной информации о товаре, обеспечение достаточной скорости выполнения складских операций при поддержании надлежащего качества работы с товаром, организация системы контроля персонала и получение данных для обоснованной мотивации сотрудников);

проблемы переезда склада;

проблемы развития складского хозяйства.

Задачи базового уровня стоят перед всеми предприятиями независимо от их профиля, однако для торговых компаний потребность в их решении выше, чем у производственников. Потребность в информации, создание «прозрачного» склада -- первейшая задача автоматизации складского хозяйства торгового предприятия. Информация о реальном количестве товаров на складе, которую может предоставить складская система, критически важна при распределении товаров по заказам и их резервировании за сотнями покупателей. Знать местоположение на складе конкретных партий и даже единиц товара необходимо, например, для точности контроля сроков годности пищевых продуктов, отслеживания серийных номеров товаров, подлежащих сервисному обслуживанию. Корпоративная информационная система чаще всего либо не имеет в своей структуре подобной функциональности, либо, как в случае с реальными остатками, не успевает отображать фактическое состояние склада в каждый момент времени. Чаще всего удовлетворения перечисленных потребностей бывает достаточно, чтобы эффективность работы склада заметного выросла. Затем уже предприятие может приступить к работе над развитием своего складского хозяйства

Отдельным пунктом следует обозначить проблему переезда склада на новое место. С этой задачей чаще всего сталкиваются именно торговые предприятия как наиболее мобильные. Лишь довольно крупные организации могут позволить себе приобрести склад в собственность. В этих случаях внедрение системы автоматизации представляется удачным выходом из положения. Однако необходимо отметить, что автоматизация склада в момент переезда имеет свои особенности. Обычно требуется выполнить проект в сжатые сроки в относительно неопределенной среде (новый склад, новое оборудование, новые технологии грузопереработки и др.).

Торговые предприятия, где планомерно решаются задачи, связанные с развитием склада и системы автоматизации, пока еще редкость на нашем рынке. Обеспечить большую пропускную способность склада, получить сложную аналитику, автоматизировать специфические операции -- всё это задачи «на перспективу», которые станет решать только крупное, устойчивое предприятие, располагающее достаточным для заказного проекта бюджетом, собственными развитыми логистической и ИT-службой, способными содействовать успешному выполнению проекта автоматизации и обеспечить сопровождение полнофункциональной системы управления складом.

На самом деле автоматизация -- не единственный способ решения складских задач. Можно пойти несколькими иными путями. Во-первых, проанализировать работу склада с логистической точки зрения и что-то изменить, например, в схеме расположения стеллажей и размещения товара, в организации складского технологического процесса. Во-вторых, упростить работу склада за счет не связанных напрямую с внутренней логистикой склада организационных мер или с помощью модернизации корпоративной информационной системы, например, упорядочить поток заявок на склад от менеджеров по продажам, сделав работу склада более равномерной, или включить в информационную систему реквизиты авторизации выполнения складских операций для укрупненного анализа и контроля загруженности персонала. В-третьих, можно обратиться к услугам автоматизации.

Обычно выделяют следующие этапы автоматизации склада [5]:

1. Постановка задачи. В данный процесс должны быть вовлечены сразу несколько подразделений компании, деятельность которых имеет то или иное отношение к происходящим на складе процессам: менеджеры по продажам, бухгалтерия, IT-подразделение, логисты и т.д., а также сами разработчики.

2. Выбор поставщика и программного обеспечения. Здесь необходимо обратить внимание на соотношение цена-качество, срок использования продукта на рынке и на конкретные разработанные решения.

Основные моменты, на которые следует обратить внимание при выборе ПО [3]:

Оснащенность полной справочной системой. Это необходимо для быстрого освоения программы работниками. Наличие хорошей справочной системы указывает на серьезность подхода к своей деятельности фирмы-производителя программы, т.к. разработка документации требует немалых затрат. Гораздо, удобно пользоваться полной справочной системой, а не простым описанием в текстовом файле, это гораздо усложнит процесс при необходимости использования справочной информации во время работы программы.

Способность формировать отчеты. Одним из главных требований является получение в наглядном и понятном виде отчетов. Поэтому необходимо заранее определиться на какие вопросы должна уметь отвечать программа в соответствии со спецификой деятельности фирмы. Однако, сложно найти программу, которая сможет дать ответы на все вопросы, но возможно учесть данный факт при заказе программы.

Возможность удобного ввода данных в программу. Некоторые программы утроены так, что для указания наименования товара необходимо открыть форму или окно для выбора, значит, придется при необходимости ввести 150 наименований товара, открывать 150 раз форму. В других программах данная операция может потребовать открывать две формы, а, следовательно, процесс ввода будет занимать много времени, и информация будет содержать ошибки. Разработчики предлагают множество решений для быстрого ввода данных, одним из них является возможность создания списка, из которого можно будет выбирать необходимые.

Способность отражения программой реального состояния дел. Например, товары на складе могут быть бракованными, некондиционными и т.д. Также могут иметь и другие параметры (артикул). Если программа не иметь возможность вести учет таких состояний, то и ответов на вопросы, отчеты получить будет невозможно. На многих предприятиях необходимо, чтобы отчеты были как в ценах с НДС, так и без учета НДС, однако не все программы это делают. Не стоит требовать от программы решения всех ситуаций, достаточно чтобы она позволяла вводить примечания и пометки. Есть программы, предусматривающие учет каждой партии товара с присвоением кода или номера. На практике достаточно часто необходимо сделать отчет по партиям, а также это позволяет вести более строгий учет.

Возможность создания резервной копии базы данных. Все программы складского учета используют базы данных при работе, однако, при сбое питания и по другим техническим причинам есть вероятность повреждения данных. Данная функция облегчит восстановление утерянной информации.

3. Разработка опытного экземпляра программного обеспечения. Исходя из формулировки задачи программисты разрабатывают ПО, именно, поэтому очень важен первый этап автоматизации.

4. Организация IT-структуры (т.е. установка необходимого оборудования).

5. Выделение тестового образца. Тестирование ПО, важнейший этап разработки.

6. Внедрение. После исправлений всех нюансов начинается внедрения системы.

Таким образом, благодаря автоматизации можно решить следующие задачи:

Систематизировать номенклатурный справочник;

Возможность получать информацию о наличии товара на складе в режиме реального времени;

Управление складским пространством;

Увеличение числа складских операций;

Повышение производительности склада в целом.

Проблемы автоматизации

Проблемы на пути повышения эффективности складского хозяйства можно разделить на четыре группы [1]:

организационные (распределение функций, полномочий, зон ответственности персонала и подразделений);

технологические (последовательность и методология выполнения операций);

информационные (информационные системы учета и обработки данных, средства коммуникации);

технические (наличие, адекватность и степень изношенности технических ресурсов).

Современные автоматизированные системы управления складом

Возможность предоставления широкого ассортимента товаров потребителям в сочетании с высокой скоростью и точностью обработки заказов во многом обусловлена технологическими возможностями IT-индустрии в сфере логистики. Увеличение предложения неизбежно приводит к обострению конкуренции в данном секторе рынка и, как следствие, к необходимости повышения эффективности функционирования складов и расширения спектра складских услуг с целью получить конкурентное преимущество.

Наиболее типичным с точки зрения мировой практики решением первой из этих задач является оснащение складского хозяйства современной СУС (системой управления складом) - WMS (Warehouse Management System), под которым понимается аппаратно-программный комплекс, позволяющий эффективно управлять размещением и перемещениями товаров на складе. Кардинальное различие между WMS и складскими учетными системами в том, что WMS помимо чисто учетной функции выполняет и активную управленческую роль, анализируя все задачи, стоящие в очереди на выполнение, и выдавая сигнал складскому персоналу о необходимости выполнить наиболее приоритетную задачу.

Так, WMS-система должна обеспечивать оптимизацию маршрутов движения погрузочно-транспортного оборудования, а также формировать задания для персонала с учетом его оптимальной загрузки.

Еще одной важной функцией WMS является биллинг, т. е. автоматизированный расчет стоимости (себестоимости) хранения, основанный на текущем учете загрузки ячеек. Эта функция особенно актуальна для компаний, предоставляющих услуги временного хранения товаров сторонним грузовладельцам. С ее помощью можно подсчитать стоимость оказанных грузовладельцам услуг по обработке товаров.

Кроме того, за аббревиатурой WMS зачастую скрывается также и технология выполнения складских операций, включая работу со штрих-кодами и радиочастотными идентификаторами (RFID). И если поддержка штрих-кодов для подобных систем давно рассматривается как естественная и необходимая их функция, то работа со стандартами RFID таковой становится. Большинство разработчиков подобных систем либо уже включили поддержку этой технологии в текущие версии своих продуктов, либо анонсировали ее на ближайшую перспективу. Существование более или менее единого подхода к организации хранения на распределительных складах наводит на мысль о принципиальной возможности адаптации любой универсальной WMS-системы к бизнес-модели конкретного склада. А поскольку сам подход позаимствован у Запада, идея об адаптации именно западной системы приходит в первую очередь; вместе с тем возникает вопрос об экономической целесообразности и оценке эффективности внедрения.

Практика внедрения и эксплуатации WMS в России показывает, что срок окупаемости подобных вложений не превышает 1,5--2 года. Практический анализ результатов успешных внедрений WMS указывает на достижение следующих количественных показателей:

сокращение времени, затрачиваемого на складские операции, в 1,5-2 раза;

увеличение точности выполнения заказов до 99%;

сокращение численности персонала в 2-2,5 раза;

значительное снижение потерь, связанных со сроком годности или условиями хранения;

увеличение ассортимента товара за счет повышения точности работы;

возможность управления складом на 4000-10000 паллето-мест одним или двумя операторами;

значительное сокращение издержек, связанных с простоями;

сокращение времени на подготовку складского персонала.

Нельзя не принимать во внимание и изменение качественных показателей, заключающееся в повышении общего уровня квалификации персонала, улучшении дисциплины, организованности и общей психологической атмосферы. Значительны удобства от практического использования аналитического блока WMS для целей оперативного управления складом. Все без исключения системы имеют набор стандартных отчетов: по наличию товаров по местам хранения; по числу различных типов операций, выполненных за указанный период времени; по оборачиваемости отдельных ячеек; по оборачиваемости отдельных товарных позиций; по незавершенным заказам и т. п.

Возможность практически моментально получать подобные отчеты позволяет оперативно принимать управленческие решения и сделать управление в целом более эффективным.

В настоящее время в России известно несколько десятков успешных проектов внедрения, выполненных в основном для распределительных центров крупных розничных сетей либо распределительных складов (терминалов) крупных торгово-промышленных групп. Это, как правило, лидеры в своей отрасли и в целом высокоэффективные предприятия.

На отечественном рынке уже сейчас происходит ожесточенная борьба за клиента. В нее вовлечены и небольшие отечественные фирмы-разработчики, и крупные отечественные производители ПО, и крупные зарубежные создатели специализированного ПО. Решения, предлагаемые такими фирмами, как Microsoft, Oracle и SAP, являются более привлекательными для автоматизации «с нуля», поскольку это не просто WMS, a WMS, интегрированные в ERP-системы. Это позволяет избежать затрат, связанных с интеграцией ПО разных производителей, и повысить эффективность внедрения в целом.

Очевидны и другие преимущества интегрированных WMS:

немедленное отражение складских операций в учетных регистрах более высокого уровня - на счетах бухгалтерского, управленческого и международного учета и, как следствие, возможность быстро получать управленческие отчеты;

единая база нормативно-справочной информации;

единая политика безопасности работы пользователей и др.

Проведенный анализ спроса и предложений на рынке складских услуг позволяет сделать следующие выводы, которые помогут стать определенным ориентирами в процессе принятии решения о необходимости использования WMS [2]:

1) Из всех потенциальных клиентов только около 30% самостоятельно могут четко сформулировать свои требования и составить представление о тех результатах, которые достигаются за счет внедрения системы. Остальным клиентам, скорее всего, помогут услуги компаний, занимающихся IT-консалтингом.

2) Поскольку стоимость самих систем и услуг по их внедрению достаточно высокая, следует тщательно подойти к вопросу выбора поставщика решения, каковых на российском рынке достаточно. Заключение договора с высокопрофессиональной консалтинговой компанией позволит избежать критичных для бизнеса простоев при внедрении и застраховать себя от серьезных финансовых потерь.

3) Использование WMS в совокупности с оборудованием для работы со штрих-кодами и RFID многократно усиливает общий эффект от ее внедрения.

4) Применение WMS, интегрированных в ЕRР-систему, является дальновидным и перспективным и с точки зрения эффективности функционирования корпоративной информационной системы в целом, и с точки зрения сокращения затрат на ее поддержку и обслуживание.

5) Приобретаемая система должна быть масштабируемой и гибкой. Под масштабируемостью понимается возможность использовать систему на многократно возросших объемах операций вашего бизнеса, а под гибкостью - наращивание функциональности системы за счет использования связанных с WMS модулей (управление поставками, финансы, бюджетирование) и возможность ведения собственной разработки в системе алгоритмов расчета и отчетных форм.

Автоматизация склада торговой организации -- задача творческая, зависящая от множества разнообразных и взаимосвязанных факторов. Потребности самого предприятия, специфика его работы, наличие смежных складских функций, условия внешней среды -- все это оказывает влияние на процесс внедрения складской системы. Именно сочетание испытанных проектных технологий автоматизации и учета особенностей конкретного предприятия делает возможным достижение желаемого результата в запланированные сроки при оптимальном использовании ресурсов.

Литература

автоматизация склад учет

[1] Автоматизация складского учета: современный подход к управлению бизнесом [Электронный ресурс] // Бизнес-библиотека - Режим доступа: http://www.bizeducation.ru/library/log/wrhs/6/auto.htm/.

[2] Склад и офис: отличие в автоматизации бизнес-процессов. [Электронный ресурс] // Официальный сайт компании AXELOT - Режим доступа: http://www.axelot.ru/.

[3] Обзор программ складского учета [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://sklad-prog.ru/obzor/o_ind.htm/.

[4] Федоров, Л. С. Общий курс логистики : учеб. пособие / Л. С. Федоров, М. В. Кравченко. - М. : Кнорус, 2010. - 224 с.

[5] Как автоматизировать склад [Электронный ресурс] / Сайт о логистике - Режим доступа: http://logistic-forum.lv/sklad/avtomatizacija-sklada/.

Размещено на Allbest.ru