Оптимизация обработки информации на предприятиях сервиса: облачные технологии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оптимизация обработки информации на предприятиях сервиса: облачные технологии

Пахомова А.И., Склизкова Ю.С.

Институт сферы обслуживания и предпринимательства (филиал) ДГТУ, г. Шахты

Любая деятельность компании отражается в документах, и для улучшения качества рабочих бизнес процессов необходимо улучшать документопоток, т. е. оптимизировать его. Под оптимизацией понимается комплекс мероприятий организационного, технического, программнотехнического характера, которые выполняются организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

- определить состав ценных бумаг (видов, форм документов), используемых в процессе деятельности организации (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес процессов); - определить состав документопотоков предприятия и их внутреннюю структуру;

- регламентировать маршруты движения документации в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес процесса; - установить при необходимости временные параметры прохождения документации в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документопотока.

К организационным мерам по оптимизации относится разработка нормативных правовых актов предприятия и методических деловых бумаг, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документоведения, как в целом по производству, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документации.

Например, при работе с бумагами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, на предприятии разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документопотоку. Аналогичным образом в некоторых компаниях решается вопрос регламентации документоведения в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая ценные бумаги, которые сопровождают этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным актом, например, положением о ведении договорной работы.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документопотока, обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, потому что пришлось бы постоянно увеличивать численность персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию обработки информации.

Поскольку документоведение - это сложный технологический процесс перемещения ценных бумаг по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документацией (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документации оптимальным образом можно только при помощи технических средств.

В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с ценными бумагами совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документацией. оптимизация обработка информация документоведение

К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

Многие предприятия в последнее время стали использовать облачные вычисления. Данная технология позволяет предприятию обеспечивать повсеместную и удобную работу с прикладными решениями на различных клиентских устройствах с различными операционными системами.

Облачные технологии - это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис.

Облачные технологии развиваются стремительно. На сегодняшний день имеются промышленные технологии по работе с документами, построенные на этих принципах. Пользователь имеет доступ к собственным данным, но не может управлять и не должен заботиться об инфраструктуре, операционной системе и собственно программном обеспечении, с которым он работает. Термин «Облако» используется как метафора, основанная на изображении Интернета на диаграмме компьютерной сети, или как образ сложной инфраструктуры, скрывающей все технические детали. Согласно документу IEEE, опубликованному в 2008 году, «Облачная обработка данных -- это парадигма, в рамках которой информация постоянно хранится на серверах в интернет и временно кэшируется на клиентской стороне, например, на персональных компьютерах, игровых приставках, ноутбуках, смартфонах и т. д.».

Внедрение облачных технологий будет для компании предпочтительным, если:

* тонкий клиент является привычным для ваших сотрудников;

* большинство сотрудников имеет разъездной характер работы;

* высокая текучка кадров;

* решаются типовые отраслевые или административные задачи компании * только что начался бизнес и нет возможности инвестировать заметные средства в собственную ИТ-инфраструктуру.

Вы, скорее всего, откажетесь от облачных технологий, если:

* не уверены в надежности вашего провайдера облачного сервиса, способности регулярно резервировать и восстанавливать информацию;

* предприятие долго присутствует на рынке и пользователям необходима постоянная настройка их приложений на изменяющиеся условия рынка и требования регуляторов;

* компания понимает, что в перспективе эксплуатация облачных технологий окажется более дорогим удовольствием, чем собственное ИТ-подразделение с необходимым оборудованием.

Проанализировав все выше сказанное, можно сделать вывод том, что действительно, облачные технологии предоставляют практически безграничные возможности благодаря своим сервисам, начиная с простого хранения информации и заканчивая предоставлением сложных безопасных ИТ-инфраструктур. Кроме предоставления конечным пользователям вычислительных мощностей, облачные вычисления предоставляют новые рабочие места для ИТ-специалистов, которые способны настраивать и сопровождать «облака». И так как сами технологии достаточно молоды, продолжаются исследования возможности их применения в различных областях жизни.

Список литературы

1. Алехина Е.С. расширение выгод потребительской ценности на предприятии сферы услуг. Инновационная наука. 2015. Т. 1. № 1-2. С. 114-117.

2. Юрьева А.В., Горностаева Ж.В., Алехина Е.С., Кушнарева И.В., Сорокина Ю.В. сервис в анимционной индустрии Теория и практика современной науки. 2015. № 2 (2). С. 257-259.

3. Агеева А.Э., Горностаева Ж.В. информационная инфраструктура государственного и муниципального управления В сборнике: кластерные инициативы в формировании прогрессивной структуры национальной экономики сборник научных трудов Международной научно-практической конференции, в 2-х томах. Ответственный редактор Горохов А.А.. Курск, 2015. С. 19-21.

4. Горностаева Ж.В., Баклакова В.В. создание многофункциональных порталов электронных услуг, как способ преодоления цифрового неравенства в России В сборнике: тренды развития современного общества: управленческие, правовые, экономические и социальные аспекты Сборник научных статей 4-й Международной научно-практической конференции. Ответственный редактор: Горохов А.А.. Курск, 2014. С. 54-56.

Размещено на Allbest.ru