Виды документов бухгалтерского учета, порядок и сроки их хранения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Виды документов бухгалтерского учета, порядок и сроки их хранения

Миронов Е.Д.

Актуальность данной темы заключается в том, что основную информацию о финансовом состоянии любой фирмы или компании несут документы. Все налоги, доходы, расходы, прибыть, финансовые отчеты и т.д. все это сводится в документы и надежно хранится. При любой проверке необходимо предоставлять отчеты о компании. Поэтому сотрудникам компаний и особенно руководителям очень важно знать о том, как и сколько нужно хранить документы бухгалтерского учета, для того чтобы не оказаться в затруднительной ситуации и не понести наказание за неправильное хранение. Так же не менее важными являются знания о том, когда и как стоит избавляться от документов, которые истратили свои сроки хранения.

Согласно части 1 и 2 статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ), документы бухгалтерского учета подразделяются:

• на первичные учетные документы (кассовый ордер, авансовый отчет, накладная, платежное поручение, акт и др.);

• на регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки);

• на бухгалтерскую (финансовую) отчетность;

• на документы учетной политики учреждения (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.);

• на иные документы, связанные с организацией и ведением бухучета.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Порядок хранения.

Закон № 402-ФЗ не содержит каких-либо норм, касающихся периодичности подшивки бухгалтерских документов. А вот в Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее - Инструкция № 157н), имеется требование о подшивке первичных (сводных) учетных документов. Согласно пункту 11 Инструкции № 157н, такие документы, сформированные на бумаге, относящиеся к соответствующим журналам операций, хронологически подбираются и сброшюровываются по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года).

На обложке указывается:

• наименование субъекта учета;

• название и порядковый номер папки (дела);

• период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета, с указанием года и месяца (числа);

• наименование регистра бухгалтерского учета (журнал операций) с указанием его номера (при наличии);

• количество листов в папке (деле).

Хранение бухгалтерских документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов ведется согласно Положению, утвержденному Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (далее - Положение № 105). В соответствии с пунктом 6.1 Положения № 105 перечисленные документы в обязательном порядке передаются в архив. А до этого они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения № 105). В последнее время все чаще практикуется вне офисного хранения документов. В данном случае они передаются в профессиональное хранилище, обеспечивающее компактность и безопасность их хранения. Отметим, что выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей учреждения, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности, а также отраслевой специфики учреждения.

Ответственность за нарушение правил хранения.

Закон № 402-ФЗ обязывает учреждение обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. В первую очередь ответственность за организацию хранения документов казенного учреждения, включая первичные учетные документы, несет его руководитель. За сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности отвечает также главный бухгалтер учреждения. В случае утраты первичных учетных документов руководитель учреждения в соответствии с пунктом 6.8 Положения № 105 назначает приказом комиссию по расследованию причин их утраты. управленческий архивный бухгалтерский

Для участия в работе комиссии (при необходимости) приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются специальным актом, который утверждается руководителем учреждения. В нем должны быть указаны причины утраты или гибели подлинников документов учреждения и их перечень. Утрата документов может произойти по причине стихийных бедствий (например, наводнения), чрезвычайных ситуаций (например, пожара) или чьих-то неправомерных действий (например, хищения). В последнем случае такой факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Как правило, такой акт прилагается к передаваемому на хранение восстановленному документу. А в номенклатуре дел ставится отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа. Если же уничтожение (гибель) документов произошло в филиале, то копия акта направляется в головное учреждение. Отметим, что при смене руководителя учреждения должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета.

При этом порядок передачи таких документов учреждение определяет самостоятельно (ч. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов предусмотрена административная ответственность. На должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2000 до 3000 руб. Об этом сказано в статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. А вот согласно статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 300 до 500 руб.

Уничтожение документов.

Процедура уничтожения бухгалтерских документов начинается с создания в учреждении экспертной комиссии (п. 1.1 Положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. Состав экспертной комиссии утверждает руководитель учреждения. Такая комиссия должна:

• осуществлять отбор документов для постоянного и временного хранения;

• принимать решение об уничтожении документов с истекшим сроком хранения.

В соответствии с пунктом 1.4 Положения № 2 экспертную комиссию возглавляет один из заместителей руководителя учреждения. А ее секретарем обычно является лицо, ответственное за архив учреждения. Как правило, в состав экспертной комиссии входят специалисты разных структурных подразделений учреждения, способные определить ценность документов и принять решение об уничтожении тех, сроки хранения которых истекли. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций (п. 1.4 Положения № 2). Документы, отобранные для уничтожения, включаются в соответствующий акт, утверждаемый руководителем учреждения. Учреждение может уничтожить их двумя способами.

1. Сделать это самостоятельно (сжечь или шредеровать). Факт уничтожения документов должен быть зафиксирован экспертной комиссией с последующим составлением акта об их утилизации.

2. Воспользоваться услугами специализированной организации, которая способна обеспечить утилизацию документов с необходимым уровнем безопасности. В этом случае передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной.

Сроки хранения документов следующие:

• годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно, квартальная - в течение пяти лет, месячная - один год (ст. 351 Перечня);

• документы учетной политики - пять лет (ст. 360 Перечня);

• первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета - пять лет при условии проведения проверки или ревизии (ст. 362 Перечня).

Документы нужно хранить как минимум до тех пор, пока их могут потребовать налоговые инспекторы при проверке. На основании пункта 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ проверить могут период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году вынесения решения о проверке. Значит, документы трех предыдущих лет нужно хранить обязательно. Между тем налоговое законодательство прибавляет к этому сроку еще один год. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).

А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок? Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п. 1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2012 года? Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2013 года, а окончанием - 31 декабря 2016 года. Получается, что в 2016 году надо хранить документы 2012 года. То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Из этого правила есть два исключения. Первое - это регистры, необходимые для вычета НДС: книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Второе исключение - документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270). Сроки хранения бухгалтерских документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете. Из статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухучете) следует, что:

-- первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность необходимо хранить в течение сроков, устанавливаемых по правилам государственного архивного дела, но не менее пяти лет. (Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558);

-- документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухучета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

2. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

3. Приказ Минфина России от 02.07.2010 № 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций"

Размещено на Allbest.ru