Анализ эффективности применения систем и технологий электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ И ТЕХНОЛОГИЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

ANALYSIS OF THE EFFECTIVENESS OF SYSTEMS AND TECHNOLOGIES OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT

Клочко Е.Н., Мешкова Ю.О.

Южный институт менеджмента

Краснодар, Россия

В настоящее время вопрос об автоматизации документооборота является одним из существенных в области организационной деятельности. Множество российских организаций уже внедряют у себя системы электронного документооборота, что позволяет им уже самостоятельно определить достоинства данной технологии работы с документами.

Организации по-разному воспринимают необходимость автоматизации документооборота [1]. Некоторые ждут от СЭД повышения уровня организационно-распорядительного документооборота, другие - эффективность работы специалистов, которые имеют непосредственное отношение к созданию документов и их использованию в ежедневной работе. Лишь немногие из руководителей обращают внимание на два качества в совокупности.

С электронным документооборотом на данный момент сталкивается фактически каждый, так как он осуществляется через работу информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множества иных средств.

Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль выполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа [3].

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Успешная работа сотрудников любой организации является залогом ее стабильности и эффективности. Сегодня методы обработки информации, которые действовали несколькими годами ранее, уже не являются оптимальными для качественного обслуживания клиентов. Чтобы исключить этот отрицательный момент, необходимо посредством информационных ресурсов сократить затраты времени на решение возникающих вопросов, не связанных с обслуживанием клиентов.

Внедрение системы электронного делопроизводства поможет становлению нового уровня организационной культуры, с помощью которой работа сотрудников станет не просто легкой, но более интересной и значимой. В свою очередь это приведет к совместному выполнению работниками внутриведомственных задач, которые ранее либо интересовали их, либо отвлекали от основной рабочей задачи. В целом, результатом будет решение разносторонних проблем организации.

В большинстве случаев, организации признают достоинства электронного документооборота. Во-первых, многокритериальный поиск документов, который, прежде всего, позволяет вести архив документации различного рода. Например, письма, договоры, протоколы, статьи, акты и т.п.

Во-вторых, контроль исполнения документов, что обеспечит своевременность и актуальность любого документа.

Далее хочется указать распределение прав доступа к различным документам и функциям системы, а также ведение нескольких картотек документов.

Немаловажной будет работа с проектами документов и распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие.

В-пятых, обмен документами по электронной почте, списание документов в дело и отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов и многое другое.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.) [2].

Но стоит отметить, что при реализации, внедрении и сопровождении любой новой системы, всегда возникает ряд трудностей. В случае с СЭД это следующие проблемы:

? консерватизм персонала, низкий уровень образованности в области информационных технологий, а также отсутствие желания обучаться новому и переобучаться. Сюда же относится нежелание показывать руководству результаты собственной деятельности, т.к. при внедрении системы электронного документооборота она становится весьма прозрачной и доступной для работодателей;

? фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы;

? постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов;

? необходимость обеспечения юридической силы документов (стоит отметить, что после принятия закона об электронной подписи эта проблема станет незначительной);

? необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Но у внедрения системы электронного документооборота, несомненно, есть и стратегические преимущества, которые эффективно воздействуют на деятельность предприятия и улучшают ключевые бизнес-процессы.

К таким преимуществам относится повышение качества работы с информацией. Происходит это за счет сохранения и накопления корпоративной информации, создания единого информационного пространства с доступом удаленных подразделений и филиалов. К тому же происходит увеличение скорости обработки необходимой информации и повышается уровень информационной безопасности.

Вторым преимуществом является увеличение эффективности работы организации, которое проявляется за счет автоматического повышения качества исполнительской дисциплины и роста качества принятия управленческих решений. Благотворно влияние совместной работы сотрудников в СЭД, а также гибкого управления человеческими ресурсами.

Актуальность внедрения такой автоматизации в работе, как система электронного документооборота, практически очевидна. Если абстрагироваться от нежелания руководства и персонала перейти на новый уровень, такой как СЭД, то можно увидеть его основное преимущество: данная система значительно совершенствует рабочий процесс.

Компания Siemens Business Services and IT Solutions провела исследование, благодаря которому было выведено, что средний показатель времени, затрачиваемого на рутинную работу с бумагами, составляет от 30 до 60%.

Итоги анализа реального внедрения системы электронного документооборота в организации определили преимущества ее автоматизации. Рост производительности труда персонала увеличивается более чем на 25%, а показатель затрат на хранение бумажных архивов резко сокращается на 80 %.

Одним из основных факторов, определяющих важность внедрения СЭД, - это экономия времени на различные операции с документами, такими как: поиск и ожидание поступления документов, их согласование и утверждение руководством, а также передача документов между подразделениями и подготовка стандартных отчетов о движении документов. Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД в результате внедрения - более 60%.

Таким образом, эффективность внедрения системы электронного документооборота - в систематизации и усовершенствовании рабочего процесса с максимальной экономией не только финансовых ресурсов, но и человеческих. А как известно, самый важный ресурс любой организации - это люди! При использовании СЭД вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов (исполнителей), служб документационного обеспечения, ITспециалистов. Ключевые преимущества использования СЭД - оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании.

Эффективность систем ЭОС для различных категорий пользователей организации:

1. после внедрения систем упрощается работа руководителей. СЭД позволяют оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения;

2. должностным лицам (исполнителям) благодаря внедрению СЭД предоставляются «виртуальные рабочие места», на которых имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей;

3. после внедрения систем Служба документационного обеспечения получает профессиональное решение для ведения как традиционного, так и электронного документооборот;

4. после внедрения СЭД помощники руководителей и секретари-референты могут качественно поддерживать информационное и документационное обеспечение руководства;

5. ИТ-специалисты после внедрения СЭД получают гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

организационный распорядительный электронный документооборот

Список использованных источников

1. Бобылева М.П. Управленческий документооборот. От бумажного к электронному. Учебник, - изд-во МЭИ, 2010. - 144 с.

2. Гусятникова Д.Е. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Гусятникова Д.Е., Захаркина О.И., Шитова М.А. - Электрон. текстовые данные. - Саратов: Корпорация «Диполь», 2012. - 217 c.

3. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс]: учебник/ Н.Н. Куняев [и др.]. - Электрон. текстовые данные. - М.: Логос, 2013. - 452 c.

Размещено на Allbest.ru