Проблемы использования системы электронного документооборота на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проблемы использования системы электронного документооборота на предприятии

электронный документооборот государственный

Многие бизнес-процессы автоматизированы, но при этом их сопровождают сопутствующие документы в печатной и электронной форме, которые не интегрированы с другими процессами и материальными потоками в единую информационную среду.

Отсутствие связи между бизнес-процессами, материальными потоками и документами влечет за собой целый комплекс проблем:

• Несоответствие действительного состояния материальных потоков документам;

• Документально незафиксированные изменения в материальных потоках (в том числе изменения в процессах);

• Мучительный поиск связанных между собой документов по различным подразделениям компании;

• Неточности и дублирования, высокая вероятность ошибок и несоответствий;

• Отсутствие целостной картины состояния дел и проблематичность прогнозирования и принятия управленческих решений;

• Непрозрачность бизнес-процессов разработки, согласования, утверждения и контроля выполнения документов;

Концепция безбумажной технологии имеет за плечами не одно десятилетие. Сегодня можно говорить лишь о частичной реализации этой идеи. Здесь существует ряд причин:

• получение информации в электронном виде требует привычки;

• безбумажные технологии требуют основательной технической поддержки:

соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

• безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки. С этим в нашей стране дела обстоят пока не лучшим образом: пока не сформировалась адекватная юридическая база для электронного документооборота, систем электронной коммерции, не приняты нормативные акты об электронном документообороте и цифровой подписи.

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Одной из основных проблем внедрения является то, что некоторые работники стремятся избежать чего-либо нового, т.е. имеет место консерватизм.

Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но благодаря тому, что принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.

Для государственных ведомств характерны большая территориальная разобщенность (региональная структура), сложная иерархия управления с множеством ступеней, необеспеченность электронными коммуникациями, слабая стандартизация уже имеющихся информационных технологий.

Вместе с тем при внедрении системы электронного документооборота (СЭД) в государственных органах необходимо учитывать высокие требования к обеспечению безопасности данных и ограничения доступа.

Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для распознавания больших объемов входящей корреспонденции используется промышленный сканер. Профессиональные системы распознавания документов позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

Непрерывно возрастают требования к числу и сложности функций и процедур обработки документов, которые информационная система должна брать на себя, способам «обнаружения» электронных документов в корпоративном хранилище, формам предоставления потребителю. Кроме того, множатся внутренние процессы, которые необходимо выполнять информационной системе по обслуживанию данных.Среди них особое место занимают процессы, связанные с защитой информации.

Персонал, относящийся к «управляющим документами» (делопроизводители, секретари подразделений и руководителей, работники архивов, другие владельцы документоцентрированных процессов), должен иметь возможность работы с большими массивами документов.

К сервисам, которые предоставляют современные системы электронного документооборота и управления контентом и которые могут быть вызваны из других приложений, можно отнести:

• регистрацию документа (без участия пользователя);

• создание поручения по документу;

• создание поручения по поручению по документу;

• передачу в СЭД проекта документа и его согласование (запуск процесса согласования в СЭД и возврат статуса его завершения);

• согласование документа из внешнего приложения;

• фиксацию факта исполнения поручения;

• постановку на контроль поручения;

• снятие с контроля поручения;

• создание и доставку внутреннего документа по внешнему документу;

• запрос о состоянии документа/процесса;

• публикацию документа;

• атрибутирование документов;

• передачу документа в архивный модуль.

Выбор системы электронного документооборота представляет собой сложную многопараметрическую задачу и является одним из важных этапов при автоматизации документооборота.

Процедуру выбора системы электронного документооборота следует проводить в три этапа:

• на качественном уровне оценить предлагаемые программные продукты на предмет пригодности;

• оценить технические характеристики отобранных систем;

• оценить производительность программных продуктов.

Удобство и простота использования (понятные процедуры установки программных продуктов, удобный и унифицированный интерфейс конечного пользователя, простота выполнения обычных операций: создания БД, навигации, модификации, подготовки данных, выполнения запросов и отчетов и ряда других; наличие интеллектуальных подсистем подсказок, помощи в процессе работы и обучения, включая примеры);

На уровне технических характеристик разнообразие систем электронного документооборота еще больше, чем на качественном уровне. К техническим характеристикам относятся:

• общие параметры (операционная среда, потребность в оперативной памяти, ограничения на максимальный объем БД и др.);

• ограничения на операции над данными;

• типы данных;

• возможности средств формулировки и выполнения запросов;

• работа в многопользовательских средах;

• инструментальные средства разработки приложений;

• импорт и экспорт.

Для того чтобы приспособить информацию для эффективного поиска, обработки и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием международных, общегосударственные (общесистемные), отраслевых и локальных классификаторов.

Успешность автоматизации документооборота организации во многом будет зависеть от правильного выбора, профессионального внедрения и обеспечения эксплуатации автоматизированной системы.

Подготовка и принятие управленческого решения по вопросу автоматизации документооборота является достаточно сложным процессом, требующим от руководства организации учета многих технических, экономических, организационных и социально-психологических особенностей ее развития. Вместе с этим, автоматизация управления документооборотом требует определенных финансовых вложений.

При определении необходимого уровня автоматизации документооборота необходимо решить, что именно организация намерена автоматизировать, рассматривается один из двух вариантов:

• автоматизация делопроизводства;

• автоматизация документооборота.

Автоматизированная система управления документацией должна создать в организации единое документированное информационное пространство, дающее пользователям средства для повышения эффективности управления и совместной работы над документами сотрудниками организации на любом рабочем месте (в рамках их компетенции), в режиме реального времени.

Размещено на Allbest.ru