Организация первичного учета расчетов с подотчетными лицами в ООО "Альянс" г. Омска

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация первичного учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Альянс» г. Омска

Формирование рыночных отношений в стране заставило по-новому подойти к постановке учета на отдельных участках финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использование приводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередь уменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Выявить и практически использовать эти резервы можно с помощью тщательного учета и аудита.

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах. [1]

Актуальность темы состоит в том, что первичный учет является базой бухгалтерского учета, результаты анализа состояния первичного учета на 70 - 80% можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии. [2]

В данной статье мною будет рассмотрено ведение первичного учета в ООО «Альянс».

ООО «Альянс» (общество с ограниченной ответственностью) было создано в 2006 году, в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами ныне действующими на территории Российской Федерации.

Юридический адрес: РФ, 646565, Омская область, Тевризский район, с. Бакшеево, ул. Школьная, 27.

Уставный капитал предприятия на 31 декабря 2014 года равен 11932 тыс. руб.

Первичный учет в ООО Альянс ведется в соответствии с формами документов, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

В целях упорядочения выдачи денежных средств под отчет, в данном предприятии приказом руководителя утвержден список подотчетных лиц, с каждым из которых заключен договор о материальной ответственности.

Если возникает потребность выдачи денежных средств работнику, которого нет в списке подотчетных лиц, то руководителем издается отдельный приказ с указанием фамилии работника, на какой срок выдается аванс и дату сдачи авансового отчета.

В ООО «Альянс» расчеты, в основном, производятся безналичным путем, т.е. платежным поручением через банк. Однако и выдача наличных в подотчет также имеет место быть в таких случаях, как: направление работника в командировку, приобретение водителем ГСМ, приобретение бланков, конвертов и т.п.

Все документы по расчетам с подотчетными лицами можно разделить на три вида:

1. К первому можно отнести такие документы, как приказ руководителя, командировочное удостоверение, расходный кассовый ордер и т.п., т.е. документы первого вида, как правило, оформляются руководителем либо в бухгалтерии.

При направлении работника в командировку, пишется приказ с указанием фамилии, имени и отчества командируемого, указывается место командировки, цель командировки, планируемый срок. [2]

Как правило, в ООО Альянс командированному по расходному кассовому ордеру выдаются в подотчет денежные средства на оплату проезда (если он осуществляется общественным транспортом), на проживание и питание. Выплаты производятся в пределах норм, утвержденных.

2. Ко второму виду относятся документы, которые подотчетное лицо получает в процессе нахождения в командировке, приобретения товарно-материальных ценностей, оплаты услуг или работ. К таким документам в ООО «Альянс» можно отнести счет-фактуру, документы, подтверждающие проезд в командировку и обратно, товарные чеки, накладные, акты и т.п.

3. Третий вид подразумевает итоговую документацию, к ней в данном предприятии относится авансовый отчет. Он составляется командированным лицом после возвращения в течение трех рабочих дней. Во время нахождения в командировке работник обязан сделать отметку о прибытии и выбытии в месте командировки и по прибытии сделать отметку в своей организации. После того, как работник предоставил руководителю отчет о результатах выполнения служебного задания, он составляет авансовый отчет с приложением оправдательных документов, таких, как проездные билеты, товарные чеки в случае приобретения ТМЦ и другие документы, подтверждающие понесенные расходы.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

Бухгалтер в течение пяти рабочих дней обрабатывает авансовый отчет - проверяет суммы, указанные в авансовом отчете, сравнивает их с приложенными оправдательными документами, подвергает их счетной проверке, а также проверяет целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтером авансовые отчёты утверждаются руководителем ООО «Альянс», после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации.

Новый аванс в ООО «Альянс» работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств. Возврат неиспользованных средств аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

При отсутствии оправдательных документов, либо при ненадлежащим образом заполненным, отсутствием обязательных реквизитов в первичных документах, подтверждающих произведенные расходы подотчетным лицом, бухгалтер не принимает их к учету.

Если работник утерял какие-либо документы, подтверждающие произведенные расходы, то в «ООО» Альянс предусмотрен только возврат подотчетных сумм, не подтвержденных оправдательными документами в кассу по приходному кассовому ордеру

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет. [3]

В целях совершенствования системы организации первичного учета на предприятии любой формы собственности можно рекомендовать следующие рекомендации:

1. Разработать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке осуществления выполнения ими своих должностных обязанностей, в частности о порядке и сроках сбора первичных данных, о порядке и сроках регистрации данных на носителе;

2. В установленные сроки проводить контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) в целях снижения риска неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта;

3. Использовать на всех участках учета только унифицированные формы документации;

4. Систематически осуществлять контроль со стороны работников бухгалтерии за правильностью оформления первичной документации;

5. Грамотное создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей - существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.

Библиографический список

первичный учет подотчетный

1. Ёлгина Е.Б. Первичные документы [Текст]: учебное пособие / - М.: Издательско-консультационная компания _«Статус-Кво 97_», 2012 - 208 с;

2. Н.В. Пошерстник Самоучитель по бухгалтерскому учету [Текст]: учебник/ Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин. - Издание 10-е, переработанное и дополненное. - СПб.: _«Издательский дом Герда_», 2012 - 608 с;

3. С.С. Викентьева. Учетные регистры [Текст] / С.С. Викентьева, Е.В. Клочкова // журнал _«Бухгалтерский учет_» №10, 2012 г.

Размещено на Allbest.ru