Как оптимизировать бухгалтерию в 2016 году

Размещено на http: //www. allbest. ru/

Тюменский государственный институт культуры Тюмень, Россия

Tyumen state institute of culture Tyumen, Russia

Как оптимизировать бухгалтерию в 2016 году?

How to optimize the accounting in 2016?

Лумяник Н.Н.

Lumyanik N.N.

В настоящее время почти все компании продолжат целенаправленно сокращать расходы, выстраивать бизнес-процессы как можно логичнее, прозрачнее и экономичнее.

Существует несколько принципов оптимизации работы бухгалтерии.

1. Необходимо думать о прибыли.

При сокращении затрат в первую очередь начинают с обслуживающих подразделений, таких как бухгалтерия и другие, что вполне логично и даже правильно. Но руководство иногда забывает, что все процессы в компании как-либо связаны с бухгалтерией: производство, продажи, закупки. Сокращение бухгалтеров будет не результативным, если их работа не эффективно построена. В данном случае произойдет лишь перекладывание задач бухгалтерии на остальные подразделения, таким образом компания не получит никакого выигрыша по затратам.

Намного эффективнее будет, перед тем, как принимать кардинальные меры, пригласить специалиста, чтобы он посмотрел со стороны на бизнес-процессы компании. Этот специалист, скорее всего, сможет найти несколько недочетов в работе сотрудников. Необходимо их устранить, чтобы заметно увеличить продуктивность. Потом нужно проанализировать, как благодаря этому выросла прибыль. Данный принцип достаточно простой: минус 1% от расходов и плюс 1% к доходам увеличит маржинальность на 2%.

Маржа - одно из самых важных понятий, о ней нужно думать постоянно.

2. Нужно делать «перезагрузку».

Если присмотреться к работе штатной бухгалтерии, можно увидеть много способов для ее улучшения. И первое, чему стоит уделить внимание - численность персонала. Чаще всего их слишком много. Тем самым задачи, которые вполне могут выполнить двое сотрудников, выполняют по пять-шесть человек. Такая бухгалтерия обычно загружена недостаточно.

Бухгалтерия - это обслуживающее подразделение, которое помогает компании работать эффективно. Поэтому нужно постоянно следить за численностью этого отдела. Неполная загруженность специалистов является самой распространенной проблемой. Но необязательно сокращать сотрудников, можно, например, перевести части из них на неполный рабочий день.

При любых изменениях в компании нужно продуктивно общаться с персоналом. Объяснять им причины такого решения, делать акценты на преимуществах, получаемых сотрудниками. Скорее всего, никто не будет противиться такому решению, ибо рынок труда сейчас насыщен, и есть возможность найти замену любому специалисту.

3. Главное - автоматизация.

Автоматизация бухгалтерии - одна из главных задач при обеспечении эффективной работы этого подразделения. Калькулятор и большие объемы бумажной работы - все это осталось в далеком прошлом. Поэтому необходимо посмотреть, что и как автоматизировано в бухгалтерии компании. Есть ли система ведения бухгалтерского учета? В каком состоянии она находится? Много ли ручного труда?

Большинство компаний уже отказались от бумажного документооборота и лишней бумажной работы. Например, отмена командировочных удостоверений позволила сэкономить значительную часть рабочего времени сотрудников кадрового и бухгалтерского отделов. Также можно, например, использовать электронную подпись.

При всем этом не нужно забывать проводить анализ нагрузки сотрудников, которые отвечают за автоматизированные или упраздненные участки работы. бухгалтерия автоматизация затрата делегирование

В небольших компаниях бухгалтерию могут вести всего два человека, а иногда даже и один, но только при максимальной автоматизации.

4. Делегирование полномочий на другие подразделения.

Традиционно бухгалтерия отвечает за огромное количество задач, которые вполне могут решить и другие подразделения. В качестве примера можно рассмотреть внедрение мотивационной схемы в части получения закрывающих документов и контроля оплаты от контрагентов для поставщиков и клиентов. Следует вспомнить, что просто переложить работу с одного подразделения на другое не выйдет, так как это результата не даст, однако при правильном масштабировании других отделов, повысится общая эффективность работы компании, в том числе и при больших объемах документооборота.

5. Перевод бухгалтерии на аутсорсинг.

Если необходимо снизить прямые и косвенные расходы и повысить качество бухгалтерского учета, то можно подумать об аутсорсинге бухгалтерии. По мнению многих исследователей аутсорсинг может быть выгоден тем организациям, у которых:

- количество сотрудников бухгалтерского отдела - не более пяти человек;

- нет лишних ресурсов (финансовых, временных или/и человеческих) для проведения эффективной автоматизации;

- нет возможности оптимизировать учетные функции.

При наличии у компании хотя бы одного из вышеперечисленных признаков, руководству стоит всерьез задуматься о переводе бухгалтерии на аутсорсинг. Но существуют и такие ситуации, когда без главного бухгалтера в штате никак не обойтись. В данном случае можно приглашать квалифицированного главного бухгалтера на аутсорсинге на несколько дней в месяц (для закрытия отчетностей, для подписи документов, для консультации в сложных вопросах).

Итак, выше были рассмотрены основные пути оптимизации штатной бухгалтерии. Подводя итог всему вышесказанному, стоит еще раз отметить, какими способами можно оптимизировать штатную бухгалтерию: перераспределив определенные обязанности между подразделениями, масштабировав бухгалтерский отдел и передав бухгалтерскую работу на аутсорсинг. Каждая компания должна выбрать тот принцип, который подходит для осуществления стоящих перед ней задач.

Однако, такие изменения не всегда и, тем более, не сразу приводят к сокращению издержек. Но в перспективе при слаженной и эффективной работе бухгалтерии организация получит весьма значительную выгоду в виде повышения отдачи от ключевых подразделений, тесно связанных с бухгалтерией - отдела закупок, маркетинга, продаж, обслуживания клиентов и другие.

Литература

1. Бухгалтерский учет [Электронный ресурс]. - WWW.GRANDARS.RU: сайт. - Режим доступа : http://www.grandars.ru/student/buhgalterskiy-uchet/predmet-buhgalterskogo-ucheta.html/

2. Маржа [Электронный ресурс]. - Википедия: Свободная энциклопедия: сайт. - Режим доступа : https://ru.wikipedia.org/wiki/Маржа/.

3. Оптимизация бухгалтерского учета сегодня [Электронный ресурс]. - ASKS.RU: сайт. - Режим доступа : http://www.asks.ru/blogs/021110/115/.

4. Уайлман, Э. Цель. Сокращение затрат / Э. Уайлман. - Москва : Альпина Бизнес Букс, 2011. - 200 с.

5. Этрилл, П., Маклейни Э. Финансы и бухгалтерский учет для неспециалистов / П. Этрилл, Э. Маклейни. - Москва : Альпина Паблишер, 2010. - 375 с.

Размещено на Allbest.ru