Облік основних засобів з використанням автоматизованої системи обліку (на прикладі установ і організацій Держводгоспу України)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Облік основних засобів з використанням автоматизованої системи обліку (на прикладі установ і організацій Держводгоспу України)

Степаненко Л.А.

Анотація

УДК 658. 27: 65. 011. 56

ОБЛІК ОСНОВНИХ ЗАСОБІВ З ВИКОРИСТАННЯМ АВТОМАТИЗОВАНОЇ СИСТЕМИ ОБЛІКУ (НА ПРИКЛАДІ УСТАНОВ І ОРГАНІЗАЦІЙ ДЕРЖВОДГОСПУ УКРАЇНИ)

Степаненко Л.А., аспірант (Київський національний економічний університет ім. В. Гетьмана).

Описано основні принципи використання автоматизованої системи обліку основних засобів. Розглянуто переваги і недоліки системи.

Зміст статті

В 21-столітті всезростаючий попит в сучасних умовах ринкових відносин на інформацію а також інформаційні послуги призвів до того, що сучасна технологія оброблення інформації орієнтована на застосування найширшого спектра технічних засобів а особливо електронних обчислювальних машин і засобів комунікації. На їхній основі створюються обчислювальні системи й мережі різноманітних конфігурацій. Метою ж являється не тільки нагромадження, зберігання, обробка інформації, а й максимальне наближення обчислювальних пристроїв до робочого місця, наприклад, бухгалтера або приймаючого рішення керівника.

Сучасний рівень інформатизації суспільства насамперед визначає використання новітніх технічних, технологічних, програмних засобів у різних інформаційних системах економічних об'єктів.

Дана проблема досліджувалась такими авторами як Бутинець Ф.Ф., Івахненко С. В., О. Дубій, Іванюта П.В.

Створення системи сприяє підвищенню ефективності виробництва економічного об'єкта й забезпечує якість управління. При цьому найбільша ефективність досягається при оптимізації планів роботи підприємств, фірм і галузей, швидкого вироблення оперативних рішень, чіткому маневруванні матеріальними та фінансовими ресурсами та ін. Адже процес управління в умовах функціонування автоматизованих інформаційних систем (АІС) ґрунтується саме на економіко-організаційних моделях, які більш-менш адекватно відображають характерні структурно-динамічні властивості об'єкта.

Звичайно, повного повторення об'єкта в моделі бути не може, однак неіснуючими для аналізу і прийняття управлінських рішень деталями можна знехтувати. Моделі мають власну класифікацію, поділяючись на ймовірнісні й детерміновані, функціональні та структурні. Саме ці особливості моделі породжують різнобічність типів інформаційних систем.

Досвід створення АІС, упровадження в практику економічної роботи оптимізаційних методів, формалізація ситуацій виробничо-господарських процесів, забезпечення державних і комерційних структур сучасними обчислювальними засобами головним чином видозмінили технологію інформаційних процесів в управлінні.

І все-таки, визначаючи АІС як організовану для досягнення загальної мети сукупність спеціалістів, засобів сучасної обчислювальної техніки, інтелектуальних продуктів та їх описування, а також порядку і способів взаємодії вказаних компонентів, слід підкреслити, що головною ланкою і управляючим суб'єктом була й залишається по сьогоднішній день людина, спеціаліст. Зрозуміло, що сучасні спеціалісти відрізняються від тих, які трудились десять років тому, коли переважною була технологія централізованої обробки інформації в умовах обчислювальних центрів. Сьогодні вже не так чітко розрізняється робота бухгалтера-економіста (тобто, користувача системи), особи, яка здійснює постановку завдання, оператора, програміста, як це було раніше. А головне, зруйнувалася межа між розробником і користувачем автоматизованої інформаційної системи.

Нині вже існують повноцінні програмні засоби, які дозволяють швидко розробляти власні програмно-орієнтовані продукти-пакети прикладних програм. Тому потрібно бути насамперед кращим спеціалістом у своїй діяльності і найменше - володіти програмуванням. На допомогу користувачу все активніше впроваджуються об'єктно-орієнтовані підходи, які дозволяють спеціалісту працювати з тими самими різновидами первинних документів, що і до впровадження автоматизованих інформаційних систем.

Це стало можливим як завдяки стрімкому розповсюдженню персональних ЕОМ, так і інших компактних і менш дорогих засобів обчислювальної техніки.

З'явилася можливість об'єднати персональні ЕОМ у мережі, що створює користувачеві якісно нові умови для проведення оперативного аналізу виробничих, економічних і фінансових ситуацій, а в співвідношенні з тими комп'ютерами, що належать до класу суперЕОМ, ці можливості практично необмежені. Мережа дає змогу працівникам організації звертатися до спільних ресурсів, одержувати доступ до даних, що зберігаються на персональних комп'ютерах у різних підрозділах.

Саму комп'ютерну мережу визначають як систему розподіленого оброблення інформації, що складається з кількох комп'ютерів та периферійних пристроїв (принтери, сканери, факсимільні апарати, модеми), які взаємодіють за допомогою спеціальних засобів зв'язку.

Функціями комп'ютерів, що входять у мережу є:

- організація доступу до мережі;

- керування передаванням інформації;

- надання обчислювальних ресурсів і послуг абонентам мережі.

Але досить часто клієнтом і сервером визначаються не комп'ютери а програмне забезпечення, яке на них виконується. Програма, що віддає ресурс у мережу, є сервером, а та програма, що користується мережевими ресурсами, вважається клієнтом.

Використання локальних мереж дає змогу окремим користувачам легко і швидко взаємодіяти один з одним. Локальні мережі спрямовані на спільну роботу працівників із документами, а також на збереження й архівацію роботи на сервері. Локальні мережі, які мають більш глобальні ознаки (високоякісні канали зв'язку і порівняно високі швидкості передавання) визначають як територіально розподілені мережі, їх часто застосовують для передавання великих файлів.

Територіально розподілені мережі об'єднують локальні мережі за допомогою модема або сервера віддаленого доступу. У них переважно застосовують технології зовнішніх комунікацій, зокрема:

- передавання і прийом повідомлень за допомогою електронної пошти (e-mail:);

- доступ до Інтернету.

Дослідження вітчизняного ринку комп'ютерних програм показує, що більшість розробників орієнтується на створення універсальних комплексних систем, де окрім застосування і вдосконалення локальних мереж, значна увага приділяється аналітичним процедурам. Користувачі комп'ютерних програм, віддаючи перевагу універсальним (за умови можливості їх достатньо легкого налагодження і адаптації до особливостей бухгалтерського обліку в різних галузях, на конкретних підприємствах), підтвердили необхідність подальших розробок у сфері саме універсальних програм, серед яких значне місце займають спеціальні програми для оцінки й аналізу облікової інформації.

Відображення виробничо-господарської діяльності за допомогою облікової інформації можна розглядати як модель виробництва. На формування облікової інформації впливає методологія бухгалтерського обліку. автоматизована облік основний інформаційна

Особливості облікової інформації (такі як рахунки, подвійний запис, баланс та ін.) відображаються і в інформаційних завданнях бухгалтерського обліку, сутність вирішення яких полягає у визначенні зведено-підсумкових величин із встановленими групувальними ознаками.

Характерною особливістю облікової інформації є безперервність її обробки, оскільки вона відображає досить складний об'єкт регулювання.

Крім того, щоб облікова інформація однозначно сприймалась тими, хто брав участь в її підготовці на підприємстві і тими, хто її використовує, вона повинна задовольняти наступним вимогам: достовірність, значимість, порівнюваність і постійність, суттєвість, консервативність і повнота.

Використання бухгалтерських інформаційних систем (БІС) у водогосподарчій галузі дає змогу представити бухгалтерську інформацію, що відображає повну картину господарської діяльності Держводгоспу України. Передусім вона надає кількісні дані, необхідні для виконання таких функцій, як планування, контроль і аналіз.

Надзвичайно важлива роль в ході використання БІС належить обліку основних засобів. Специфіка водного господарства полягає в тому, що в даній галузі використовується надзвичайно різноманітний перелік основних засобів. Так, Управління каналу Дніпро-Інгулець має в наявності перелік не менш ніж 300 основних засобів, який охоплює майже весь класифікатор. Саме тому використання обчислювальної техніки край необхідне. Застосовуючи БІС, не вноситься жодних змін до принципів облікової реєстрації основних засобів, а також не порушуються методологічні принципи; лише змінюється технологія обробки інформації. Крім того автоматизація обліку основних засобів вносить певні зміни до технології роботи бухгалтерії і один виконавець може поєднувати функції декількох суміжних ділянок обліку.

В ході використання автоматизованої системи обліку (АСО) управліннями і організаціями Держводгоспу України, можна виділити наступні позиції:

1. Комп'ютерні мережі;

2. розробка форм документів за допомогою ПЕОМ;

3. Інтернет технології (електронні тендерні торги);

4. спеціалізовані бухгалтерські програми.

1. Ведення бухгалтерських операцій по обліку основних засобів за допомогою комп'ютерної мережі дозволяє суттєво прискорити весь процес обліку. Адже при зміні даних на одному робочому місці результати одразу ж стають доступними всі користувачам. На нижньому рівні автоматизованого місця (АРМ) бухгалтера по основним засобам передбачається реєстрація господарських операцій у момент їх здійснення та оформлення стандартизованого повідомлення для передачі на другу ділянку АРМ головного бухгалтера, для подальшої обробки. Таке повідомлення передається двома способами: з використанням магнітних дискет або по каналах зв'язку, тобто при наявності і організації локальної мережі. В пункті приймання інформація підлягає формальній і логічній перевірці; у разі виявлення помилок автоматично формується запит до джерела інформації. Саме повідомлення вміщується в інформаційний файл, знаходиться на контролі і чекає уточнення. Після уточнення дані надходять на автоматизоване оброблення або передаються на інші ділянки АРМ. Але при такій організації вимагається висока дисципліна користувачів і відповідна кваліфікація всіх співробітників, які вносять інформацію до загальної бази даних.

Стандартні підходи до обробки даних при використанні локальної мережі, дають можливість взаємозамінювати бухгалтерів на різних ділянках роботи. Це призводить до скорочення кількості часу працівників бухгалтерії на виконання облікових функцій, зростають можливості для аналізу, статистичної обробки та підготовки аналітичної інформації стосовно основних засобів.

Основною перевагою мережевих комп'ютерів (МК) є їх низька ціна. За рахунок того, що при придбанні комп'ютера обмеженої конфігурації (без накопичувача на жорстких, магнітних дисках, дисководів, додаткових з'єднань для підключень допоміжних пристроїв), такий комп'ютер коштує в декілька раз менше повноцінного ПК. Для водогосподарчих організацій це суттєва економія бюджетних коштів.

Крім того такі комп'ютери можна використовувати для роботи з Інтернетом, попередньо провівши кабельний канал. А встановлення АРМ облікового працівника нового МК замість звичайного персонального дозволить додатково заощадити.

Для водогосподарчих управлінь і організацій привабливість мережі полягає не лише в низькій ціні а й у відсутності витрат на адміністрування.

2. Ще однією важливою формою зведених даних по обліку основних засобів для бухгалтера залишаються паперові носії, що отримані на друкованих пристроях. При цьому відбувається, в міру необхідності, прив'язка типових форм виведення до конкретних умов. Форми створюються з дотриманням певних правил.

У ході розробки готуються "шапки" вихідних таблиць. Довгі найменування рядків і граф скорочуються з таким розрахунком, щоб не було неточності змісту. Під час проектування розміщення виведеної інформації на екран слід враховувати такі характеристики, як код формату, кількість рядків і символів, інформаційна ємність екрану.

До вихідних зведень висуваються такі вимоги, як змістовність даних, достовірність їх відображення, логічне розміщення. Згідно з програмою здійснюється автоматичне заповнення усіх таблиць у заданій послідовності. Це дає можливість отримати готові вихідні форми, які мають юридичну силу і придатні для використання на різному рівні обліку.

В якості табличних процесорів управління і організації Держводгоспу найбільше застосовують такі програмні пакети як Excel. За допомогою цієї програми, спроектовану на дисплей форму документа (таблицю), можна відразу заповнити інформацією або заносити вихідні дані поступово в міру необхідності. Працюючи в Excel, по основним засобам можна створювати не лише таблиці і звіти (затверджені законодавством чи внутрішніми розпорядженнями) а й документи довільної форми.

Excel є однією з найпопулярніших програм складання електронних таблиць в ході обліку основних засобів. Вона задовольняє всі запити користувача, виконує завдання від розрахунку окремої величини до складання звітів. Програма має склад різнобічних обчислень, на основі яких підвищується оперативність управління і прийняття рішень.

Недоліком використання Excel є те, що таблиці є самостійними і їх автоматичне створення на основі первинних документів в оборотно-сальдові відомості або інші форми звітів неможливе.

3. Найпоширенішою мережею зовнішнього зв'язку у планетарному масштабі є Інтернет.

Інтернет - глобальна система з'єднаних комп'ютерних мереж, складовими якої є електронна пошта та всесвітня павутина WWW [6]. Головним принципом його використання є відкритість, що надає можливість замінювати програмне і апаратне забезпечення без суттєвих змін в обчислювальній системі, а також дозволяє використання широкого діапазону технічних засобів з різною обчислювальною потужністю; загальносвітова сукупність комп'ютерних мереж об'єднує мільйони комп'ютерів.

Завдяки організації Web-серверу Держводгоспом України, підвідомчі управління і організації, бухгалтери облводгоспів, співробітники, що працюють вдома, управлінці, які знаходяться у відрядженні або користуються інформацією з бухгалтерських програм, працюють з базою даних системи через Інтернет. Використання Інтернет дозволяє централізувати облік незалежно від розташування підрозділів організації. Завдяки мережі управління і організації мають змогу отримувати всю законодавчу базу зі змінами і доповненнями, а також внутрішньогалузеві розпорядження і постанови в найкоротші терміни.

Застосування електронної пошти дозволило спростити взаємозв'язок між банком, казначейством, Держводгоспом (як головним розпорядником коштів) і управліннями і організаціями. Також постійно використовується програма "Банк -клієнт". Її можливості дозволяють контролювати всі дії підвідомчих установ на кожному етапі витрат державних коштів. Особливо якщо це стосується закупівель основних засобів за допомогою проведення тендерних торгів з використанням мережі Інтернет.

Застосування Інтернет технологій в ході придбання основних засобів полягає в наступному: після затвердження річного плану закупівель, організація розміщує в мережі оголошення про проведення тендерної закупівлі, тут же розміщується оголошення про результати торгів, здійснюється запит для отримання цінових пропозицій. Крім цього розміщений Каталог учасників, офіційний сайт Тендерної палати України, реєстр недобросовісних учасників та ін. Існує також можливість здійснення електронних державних закупівель в режимі on-line відповідно до вимог, визначених Законом України "Про здійснення закупівель товарів, робіт, послуг за державні кошти" (№1490-III від 22.02.2000 зі змінами і доповненнями), з використанням промислово придатних технологічних рішень, які побудовані на процесах (способах) перетворення даних при електронному оприлюдненні, розміщенні та періодичному оновленні документів, перетворенні даних при відображенні електронного документообігу; автоматизованого здійснення державних закупівель, що підтверджується відповідними охоронними документами.

Від'ємною рисою використання Інтернет технологій є їх надзвичайно висока вартість. Іншою проблемою є пошук інформації. Якщо в мережі опубліковано багато документів, особливо якщо вони знаходяться на кількох серверах, що обслуговують різні групи розробників, оперативно знайти потрібний документ досить важко.

Позитивом являється те, що при розміщенні оголошення про проведення тендерних закупівель основних засобів є змога залучити більшу кількість учасників. В зв'язку зі створенням Web-сторінок, інформація про діяльність Держводгоспу поширюється по всій території України і за її межами, завдяки чому поінформованість і співпраця можуть бути різносторонніми.

4. Насичення ринку програмних продуктів програмами бухгалтерського обліку значно загострює конкуренцію. Боротьба за споживача потребує постійного удосконалення запропонованих на ринку програмних продуктів.

Деякі фірми-розробники програмного забезпечення комплексної автоматизації бухгалтерського обліку створюють повноцінні програми, які дозволяють проводити аналіз на підставі даних бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності, сформованої за допомогою програмного забезпечення.

Однією з програм, яка повноцінно виконує всі завдання пов'язані з обліком основних засобів, і в останній час набуває все ширшого розповсюдження серед установ і організацій Держводгоспу України, являється "1С: Бухгалтерія 7.7".

Облік необоротних активів поділяється на декілька етапів: надходження, зарахування на баланс, нарахування амортизації, вибуття.

В межах одного довідника різні елементи можуть бути об'єднані в групи. всі дані щодо наявності основних засобів зберігаються в довіднику "Необоротні активи", що є аналогом картотеки основних засобів на підприємстві.

В порівнянні з традиційним паперовим носієм комп'ютерна інвентарна карта включає більшу кількість реквізитів. Організація бази дозволяє провести повну інвентаризацію основних засобів, включаючи визначення первісної вартості по групах. розрахувати і перевірити суми амортизаційних відрахувань і зносу по кожному об'єкту. При реєстрації надходження основних засобів і внесення змін до інвентарної картотеки. Крім картотеки записи заносяться до журнали бухгалтерських проводок і поповнюють списки об'єктів, які надійшли або були переміщені.

Основним документом для введення в експлуатацію основних засобів є однойменний документ "Введення в експлуатацію". При проведенні документу буде сформовано необхідний набір бухгалтерських проводок щодо прийняття основних засобів на баланс. При введенні в експлуатацію виконується контроль на дублювання інвентарних номерів, а дані про найменування підрозділів і значення норм амортизації по об'єкту, що вводиться, беруться з відповідних класифікаторів.

В процесі експлуатації під час переміщення основних засобів дана операція здійснюється за допомогою документу "Переміщення". В цьому документі зазначається, звідки та куди переміщується основний засіб, хто його видав та отримав, формуються проводки тощо.

Для нарахування зносу в програмі "1С: Бухгалтерія 7.7" використовується документ "Розрахунок зносу". Відповідно до обраного методу нарахування зносу вводяться необхідні дані.

В процесі діяльності підприємство може ремонтувати та модернізувати основні засоби з метою підтримання їх експлуатаційних якостей, підвищення ефективності використання. а також продовження терміну служби. Ця операція проводиться за допомогою документа "Модернізація необоротного активу".

Для відображення в обліку факту виведення з експлуатації основних засобів внаслідок їх реалізації чи списання передбачений документ "Ліквідація необоротних активів".

Висновки

Таким чином можна зробити наступні висновки:

· використання засобів автоматизації дозволяє практично повністю вирішити проблему точності і оперативності інформації.

· облік основних засобів в установах і організація Держводгоспу України надзвичайно громіздкий і формується з великого потоку документів. Це свідчить про необхідність організації обліку за допомогою електронного документообігу. Прикладом електронного документообігу являється програма "1С: Бухгалтерія 7.7", яка призначена для автоматизації руху потоків документів; їх обробка, аналіз і зберігання.

· правильний вибір автоматизації та програмного забезпечення дозволяє легко і миттєво адаптувати роботу бухгалтера до правових норм, які часто змінюються.

· незважаючи на всю важливість технічних рішень, цінність і унікальність автоматизованої системи обліку становлять інтелектуальні продукти, розроблені спеціалістами. При цьому дуже важливе, а інколи вирішальне значення для довговічності й стійкого функціонування систем, має наявність чітко і зрозуміло написаних для користувачів системи стислих інструкцій по експлуатації, сукупність яких утворює документацію автоматизованої системи обліку.

Література

1. Гершуненко О., Гершуненко Ю. Знайомимось з Інтернетом. - Львів: Світ, 2002. - 168 с.

2. Глушаков С. В., Мачула О.В., Сурядний А.С. Редактор Электронных таблиц Microsoft Excel XP. Харьков: Фолио, 2003. - 95 с.

3. Дубій О. 12 уроків з 1С: Бухгалтерії. 4-те оновлене і доп. вид. - Львів: БаК, 2007. - 248 с.

4. Іванюта П.В. Управлінські інформаційні системи в аналізі та аудиті: Навчальний посібник. - К.: Центр учбової літератури, 2007 - 180 с.

5. Інформатика і комп'ютерна техніка: Навчальний посібник/ за ред. М.Є. Рогози. - К.: Видавничий центр "Академія", 2006. - 368с. (Альмаматер).

6. Інформаційні системи бухгалтерського обліку: Підручник для студентів вищ. навч. закладів/ Ф.Ф. Бутинець, С.В. Івахненков, Т.В. Давидюк. - 2-ге вид., - Житомир: ПП "Рута", 2002. - 544 с.

Размещено на Allbest.ru