Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками применяется журнал-ордер №6-ПК. Журнал-ордер №6-ПК предназначен для ведения расчетных операций на месяц, квартал, полугодие, год. Если журнал-ордер №6-ПК открывается на срок более месяца - пользуются вкладными листами. В случаях массового поступления товаров и других материальных ценностей от одного поставщика, счетов от подрядчиков за выполненные работы, ежедневные операции по отгруженным или поступившим от поставщика товарно-материальным ценностям, принятым от подрядчиков работ и услуг предварительно отражают в «Реестрах операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками», ф. №РТ-6-ПК Реестр открывают на месяц или полугодие, год, в котором расчетные операции регистрируют в хронологическом порядке. Записи в реестрах или непосредственно в журнале производят на основании товарно-транспортных накладных счетов-фактур и других расчетных документов, с обязательным подтверждением склада на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей. Если счета-фактуры, товарно-транспортные накладные предварительно записывались в реестрах (ф. №РТ-6-ПК), то после подсчета итоговых сумм по каждому поставщику по кредиту и дебету счета №60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Приложение 2) в корреспонденции с другими счетами переносят в журнал-ордер №6-ПК, где на каждого поставщика (подрядчика) отводят одну строку.

Стоимость каждого вида материальных ценностей, работ и услуг, полученных, предприятием по определенному документу, записывается в соответствующей графе, в которой указывается дебет корреспондирующего счета. Материальные ценности, учитываемые в соответствии с отраслевыми инструкциями по учетным (плановым, оптовым и т.п. ценам) и отклонениям от них, в журнале-ордере отражают отдельно в предусмотренных для этого графах. Например, строительные материалы, используемые для строительно-монтажных работ, в учете отражают по оптовым ценам предприятий государственной промышленности, а на отдельных аналитических счетах учитывают: отклонения между оптовыми ценами предприятий государственной промышленности и ценами предприятий местной промышленности, кооперативных предприятий; транспортные расходы, заготовительно-складские расходы. Отклонение от учетных цен (удорожание +; удешевление -) отражают по каждому синтетическому счету, общая сумма акцептованной товарно-транспортной накладной для отражения их по кредиту счета №60 записывается в журнале-ордере №6-ПК в графу «Итого по кредиту счета».

Стоимость недостачи товарно-материальных ценностей, обнаруженной при их приемке, а также суммы претензий по некомплектности, качеству и т.п., выявившихся после акцепта счетов-фактур, отражаются по дебету счета №76.2 «Расчеты по претензиям».

Поступившие товарно-материальные ценности в отчетном месяце, на которые поставщики не предъявили счета-фактуры к оплате, считаются неотфактурованными поставками. В целях осуществления контроля за их оплатой отражают их в журнале-ордере №6-ПК, реестре ф. РТ-6-ПК отдельно по каждой поставке, при этом вместо номера счета-фактуры в сроке того же наименования указывают букву «н» (неотфактурованные).

При поступлении счетов-фактур на товарно-материальные ценности, принятые в порядке неотфактурованных поставок, ранее записанную сумму условной стоимости этих ценностей сторнируют, а на основании полученных счетов-фактур производят записи в общем порядке. Записи по неотфактурованным поставкам могут осуществляться по мере поступления груза или в конце месяца.

Если часть груза осталась в пути, сумма, приходящаяся за этот груз, отражается в отдельной графе «За неприбывший груз» и на конец месяца определяют дебетовое сальдо по данному счету-фактуре.

Итого сумм по журналу-ордеру №6-ПК за полученные товарно-материальные ценности, работы и услуги, сумм недостач и претензий и сумм за неприбывшую часть груза должно равняться сумме документов, предъявленных поставщиками и принятых предприятием к оплате, т.е. графе «Итого по кредиту счета».

Записи в журнал-ордер №6-ПК, реестры ф. РТ-6-ПК осуществляют систематически по мере поступления товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, приходных накладных и других документов, отражающих поступление товарно-материальных ценностей, выполненных работ, оказанных услуг поставщиками и подрядчиками.

Стоимость товаров, поступивших от поставщиков, отражают в журнале-ордере №6-ПК по мере сдачи материально ответственными лицами и тщательной проверки бухгалтерией отчетов о движении товаров и тары ф. №028.

Торговую скидку на поступившие товары, транспортно заготовительные расходы, обусловленные доставкой товаров, записывают в журнал-ордер на основании документов поставщиков Торговую скидку на поступившие товары указанную в счете-фактуре, отражают справочно в графе за графой «итого по кредиту» по счету №42 «Торговая наценка». На основании итоговых данных этой графы составляют листок-расшифровку к журналу-ордеру №8, в которой указывают «поступило от поставщика торговых скидок на сумму…», дебет счета №41 «Товары», соответствующий субсчет, кредит счета №42 «Торговая наценка». В журнале-ордере №6-ПК в графе «Товары» отражают стоимость товаров по розничным ценам за вычетом торговых скидок, т.е. по оптовым ценам.

В журнале-ордере №6-ПК, производятся отметки об оплате или описании задолженности по каждому счету (если ведутся реестры, то в реестрах). Отметка об оплате производится на основании первичных документов банка по «Расчетному счету», по «Счету в банке по средствам на капитальные вложения», по «Прочим счетам в банках (аккредитивы)», по счету «Краткосрочные ссуды банка», но «Специальному ссудному счету», по счету «Долгосрочные кредиты банка» и др.

Отметки об оплате, списании или сторно по неотфактурованным поставкам отражают по каждому счету поставка (подрядчика) с указанием даты оплаты, номера документа и кредитуемого счета.

Для наиболее правильного ведения журнала-ордера №6-ПК на предприятии придерживаются следующих особенностей:

1. На счете №60 в журнале-ордере №6-ПК ведутся расчеты за все без исключения товары, материалы, работы и услуги.

2. Отгруженные, но еще не поступившие на предприятие товарно-материальные ценности, также учитываются в этом реестре.

3. Прежде чем записывать документы в журнал-ордер №6-ПК, его проверяют арифметически и логически. При проверке товарно-материальные ценности должны быть расценены и по учетным ценам, принятым на предприятии. При проверке товаров обращается внимание на правильность предоставляемых скидок, накидок.

4. В журнале-ордере записываются товарно-транспортные накладные по тем поставщикам, с которыми расчеты носят не массовый характер, а при расчетах, носящих массовый характер, записывают в реестр ф. РТ-6-ПК.

5. Отметка об оплате поставщику в журнале-ордере или реестрах производится по той же строке, по которой записаны документы по приходу ценностей, независимо от времени их оплаты.

6. После записи последних документов и отметок об оплате счетов в реестрах подсчитываются общие итоги за месяц по поступившим и оплаченным счетам, затем по каждому поставщику (подрядчику) выводят сальдо на конец месяца и итоговые данные по каждой графе переносятся в журнал-ордер №6-ПК.

7. В журнале-ордере по каждому документу, поставщику, подрядчику сальдо определяют аналогично. После определения сальдо по каждому поставщику, подрядчику подсчитывают итоги по страницам, затем всего по журналу-ордеру №6-ПК в разрезе корреспондирующих счетов.

По каждому корреспондирующему счету подсчитанные итоги сверяют с соответствующими данными в других учетных реестрах.

После сверки записей в журнале-ордере №6-ПК с записями в других регистрах общий кредитовый оборот по счету №60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетуемыми счетами и сальдо по этому счету на данный месяц переносят в Главную книгу.

Ежемесячно на лицевой стороне журнала-ордера №6 выводятся обобщенные сводно-контрольные данные о состоянии расчетов с поставщиками и подрядчиками, которые необходимы для заполнения соответствующих статей баланса (задолженность поставщикам по акцептованным расчетным документам, срок оплаты которых не наступил, по не оплаченным в срок расчетным документам, неотфактурованным поставкам и т.д.).

Нельзя не отметить то, что применение журнала-ордера №6 - ПК и реестров ф. РТ-6-ПК упрощает учет, облегчает выверку расчетов, обеспечивает наглядность и достоверность учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Применение журнала-ордера №6 - ПК дает возможность не разносить документы в книгу К-15 и К-15а, не составлять мемориальные ордера, а, самое главное, иметь аналитические данные, не дожидаясь составления Главной книги, т.е. синтетические данные по счету №60 получать на основании аналитических данных по этому счету.

Ведение аналитического и синтетического учета в единой системе записей способствует усилению контроля со стороны бухгалтеров за состоянием расчетов с поставщиками. Кроме того, обработка этих реестров заканчивается 3 - 6 числа, тогда как при книжно-журнальной форме счетоводства аналитический учет по счету №60 в книге К-15, К-15а осуществляется, как правило, после составления Журнал-Главной книги, данные по состоянию расчетов получали к концу следующего за отчетным месяца, а в исключительных случаях до 20 числа.

Общая схема учета хозяйственных операций, отражаемых на счете №60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» при книжно-журнальной и журнально-ордерной форме учета, представлена на рис. 5 и 6.

В журнале-ордере №6-ПК заготовительные организации и предприятия ведут учет расчетов за продукцию, закупленную в счет государственного плана и в счет плана закупок по ценам согласно договоренности.

2.3 Составление Главной книги

Прежде чем производить записи в Главную книгу, осуществляют взаимную сверку учетных регистров, устраняют ошибки и неувязки. Так же производят сверку всех учетных регистров. Взаимосвязь учетных регистров представлена в Инструкции по применению журнально-ордерной формы учета на предприятии.

Исправление ошибок в регистрах, обнаруженных до подведения итогов, осуществляется корректурным способом (зачеркивается неправильная сумма и подписывается правильная). Исправления оговариваются. Ошибки, обнаруженные после подведения итогов регистров до записи их в Главную книгу, исправляются также корректурным способом.

Обнаруженные ошибки после записи в Главную книгу журналов-ордеров оформляются специально составленной бухгалтерской справкой, данные которой записывают в соответствующий регистр следующего месяца.

После исправления возможных ошибок в журналах-ордерах приступают к составлению Главной книги.

Главная книга предназначена для обобщения данных текущего учета, проверки правильности произведенных записей по балансовым счетам и для составления отчетного баланса.

Главная книга открывается на весь год. На каждый счет отводится отдельный лист. Главная книга составляется следующим образом. В начале года или на момент перехода на журнально-ордерную форму учета переносится сальдо каждого счета на начало отчетного периода. Записи оборотов по счетам Главной книги производятся ежемесячно на основании журналов-ордеров, начиная с №1-ПК, обороты по кредиту счетов - общей суммой и обороты по дебету Корреспонденции с кредитуемыми счетами - отдельными суммами из каждого журнала-ордера.

Например, по журналу-ордеру №1-ПК произведены следующие записи: с кредита счета №50 в дебет счетов №51-Данные журнала-ордера №1-ПК записываются в Главную книгу по счету №50 «Касса» в графу «Обороты по кредиту» - сумму кредитовых оборотов, дебетовые обороты записывают по счету №51 «Расчетный счет» в отдельную графу дебетовых оборотов с указанием корреспонденции с кредита счета №50 и журнала-ордера №1-ПК, аналогично записываются дебетовые обороты по другим счетам.

Записи данных журналов-ордеров в Главную книгу следует начинать с кредитового оборота, т.е. сначала переносится итог кредитовых оборотов журнала-ордера в графу «Оборот по кредиту» в Главной книге. Эти итоги откладываются в отчетно-вычислительной машине или счетах и по мере записи отдельных сумм в дебет соответствующих счетов, корреспондирующих с кредитом счета, отраженного в журнале-ордере, постепенно их снимают. Это позволяет контролировать правильность записей по счетам в Главную книгу, так как сумма, отраженная по кредиту одного счета, обязательно должна соответствовать суммам, отраженным по дебету соответствующих счетов.

После окончания записей в Главной книге подсчитывают итоги по дебету каждого балансового счета. Обороты по дебету сверяются с оборотами по кредиту, т.е. сумма дебетовых оборотов по счетам должна равняться суммам кредитовых оборотов. В случае несоответствия оборотов подсчитывают кредитовые обороты по всем журналам-ордерам и если они совпадают с суммой оборотов по кредиту счетов, отраженных в Главной книге, значит, ошибка допущена при осуществлении записей по дебету счетов.

После сверки оборотов по дебету и кредиту счетов выводится сальдо на конец месяца.

Полученные в Главной книге обороты по дебету и кредиту счетов, а также выведенные по этим счетам сальдо представляют собой оборотный баланс.

Заключение

В условиях рыночных отношений значительно усложняется процесс управления предприятием, которому предоставлена полная хозяйственная и финансовая самостоятельность.

Эффективное управление производственной деятельностью предприятия все в большей мере зависит от уровня информационного обеспечения управленцев всех уровней.

По мере самостоятельного выбора организационной формы предприятия, вида деятельности, рынков сбыта, свободного ценообразования усложняются и задачи, стоящие перед системой бухгалтерского учета.

Системой учета является определенный логический комплекс, сформированный на основе плана счетов (на производственной, доходной, прибыльной, затратной базе), обобщающий процессы производства, снабжения и реализации, решающий четко определенную цель на микро- и макроуровне и обеспечивающий управление предприятием и его центрами ответственности на основе реализации тактических и стратегических решений.

Цель учетной системы направлена на определение результатов деятельности предприятия и его внутризаводских подразделений по определенному показателю или по системе показателей: увеличение прибыли или дохода, максимизация прибыли, дохода или маржи, снижение себестоимости, определение созданных резервов, накопленного амортизационного фонда.

Контрольная функция бухгалтерского учета проявляется в осуществлении предварительного и текущего контроля над эффективным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, над сохранностью кооперативной собственности. Таким образом, для ведения учета нужны определенные, закрепленные Законодательством, формы. Под формой бухгалтерского учета следует понимать совокупность различных учетных регистров с установленным порядком и способом записи в них.

Одной из наиболее используемых форм ведения бухгалтерского учета на предприятии является журнально-ордерная форма. Помимо журнально-ордерной формы учета существует и ряд других, не менее известных и широко используемых на предприятиях. Ведение той или иной формы бухгалтерского учета закреплено Законодательством Российской Федерации.

При мемориально-ордерной форме учета по данным первичных или накопительных документов составляют мемориальные ордера, которые записываются в регистрационный журнал и затем в Главную книгу (регистр синтетического учета). Аналитический учет ведется в карточках, записи в которые делают на основании первичных или сводных документов. По данным синтетических и аналитических счетов по окончании месяца составляют оборотные ведомости, которые сверяются между собой.

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

В последнее время предприятиям малого бизнеса разрешено использовать упрощенную форму учета, при которой можно использовать всего два вида учетных регистров - Книгу учета хозяйственных операций (регистр синтетического учета) и ведомости учета соответствующих объектов (основных средств, производственных запасов, готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета - это рациональная форма бухгалтерского учета, основанная на использовании накопительных регистров и шахматной схемы записи.

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

· применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

· совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

· объединение в журналах-ордерах систематической записи с хронологической;

· отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

· сокращение количества записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным количеством реквизитов. Открываются они на месяц, на отдельный синтетический счет или на группу синтетических счетов. Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму.

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно уменьшить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам).

Список использованной литературы