Реквизиты документа, их назначение и оформление

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования данной курсовой работы заключается в том, что в современное время требованиям к оформлению документов придается особое значение: активно разрабатывается законодательная база, а также нормативно-правовые документы, авторы которых стремятся эффективно отразить основные принципы работы с документами, выбрав своей главной целью разработку единого свода правил документирования деятельности организаций.

На сегодняшний день работе с документами и информацией в экономически развитых государствах уделяется большое внимание. Качество и эффективность работы предприятий во многом определена умением должностных лиц оформлять и составлять документы. В сущности, организация работы с документами выступает координирующим центром структурного подразделения, что означает грамотное оформление переписки, подготовку телефонных разговоров и многое другое.

Каждый документ содержит ряд составных элементов, которые получило название реквизитов (автор, адресат, наименование, дата, подпись, текст и др.)

Проведенный анализ по вопросам показал, что, невзирая на огромный объем исследований по смежным направлениям данным проблемы, наблюдается весьма слабая разработанность проблемы управления документацией.

Например, недостаточно разработаны вопросы о взаимосвязи реформ делопроизводства и государственного управления, роли государственного регулирования документальной среды. Кром того, требуют более глубинного системного изучения терминологические аспекты документа, а также его эволюции под воздействием технических и социальных факторов.

Сегодня отсутствует комплексное и всестороннее исследование проблемы управления документацией с учетом анализа всех новых внедряемых информационных технологий.

Предметом исследования в курсовой работе является понятие реквизитов документа как основы укрепления аппарата управления и важного элемента его стабильности. Объектом исследования в курсовой работе выступает надлежащее оформление документации в соответствии с приведенными целями.

Целью исследования в курсовой работе выступает исследование реквизитов документа, их назначения и оформления. В соответствии с поставленной целью был предложен ряд задач:

- изучить понятие и состав реквизитов документов;

- осветить основные требования к оформлению реквизитов документов;

- проанализировать понятие бланков документов и их основные виды;

- исследовать требования к оформлению бланков документов.

Теоретической базой для написания курсовой работы послужили труды таких отечественных авторов, как Андреева В.И., Быков Т.А., Кугушева Т.В., Сагиян С.Г., Кудрявцева В.А., Кузнецов И.Н., Пшенко А.В. и другие.

Цель и задачи курсовой работы определили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.



1. ГОСТ Р 6.30-2003 КАК ОСНОВНОЙ СВОД ПРАВИЛ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Различают следующие способы документирования [6].

Текстовое документирование - наиболее древний способ фиксирования информации. Его становление и развитие неразрывно связано с возникновением письменности. С изобретением пишущей машинки появилась машинопись как метод текстового документирования. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении и копировании документа. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остаётся распространённым способом первоначального составления документа [4].

Техническое документирование - является способом запечатления технической мысли. Технические документы - это обобщающее название документов, отражающих результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных разработок и других работ по строительству зданий и сооружений изготовлению изделий промышленного производства [11].

Фотодокументирование - это создание с помощью фотографирования изобразительных документов, содержащих изображения каких-либо объектов [11].

Кинодокументирование - это создание изобразительных документов кинематографическим способом. Кинодокумент состоит из ряда отдельных фотоснимков - кадров, т. е. это комплекс изображений, полученных фотографическим путем [3].

Под фонодокументированием (звукозаписью) понимается создание документов, содержащих звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи [11].

Аудиовидеодокументирование - это создание документов, содержащих изобразительную и звуковую информацию. Первый опыт создания таких документов связан с возникновением звукового кинематографа, а дальнейшее развитие - с созданием телевидения [11].

Машинное документирование является наиболее молодым способом фиксирования информации. Отличительной особенностью данного способа является то, что он осуществляется с использованием специальных языков, т. е. языков, воспринимаемых ЭВМ [8].

1.1 Понятие и состав реквизитов документов

Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

Реквизиты документа (от лат. «requisitum» - «необходимое») представляют собой совокупность обязательных сведений, предусмотренную действующим законом или правилами для документов, без которых они не служат основанием для совершения операций, а также отсутствие, которых лишает документ юридической силы [3].

Таким образом, реквизит документа является обязательным элементом оформления документа.

Вся совокупность реквизитов, а также схема их расположения в документе образуют собой, так называемый формуляр документа.

Конкретный состав реквизитов, использующихся при оформлении и подготовке организационно-распорядительных документов, закреплен в ГОСТе Р 6.30-2003 под наименованием «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Также ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает конкретные требования к процедуре оформления реквизитов, выделяет реквизиты, которые необходимо использовать в процессе изготовления бланков документов, а также закрепляет схемы расположения реквизитов в документе.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов настоящее время осуществляется на основе:

1. Иных государственных стандартов;

2. Отраслевых стандартов РФ;

3. Международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа [2].

Следует отметить, что при оформлении документов обязательно учитывается тот факт, что разные документы состоят, соответственно, из различного набора реквизитов, а также что при непосредственном составлении документа одного вида не обязательно использовать весь комплекс реквизитов.

Например, ряд реквизитов являются взаимоисключающими между собой («Справочные данные об организации» и «Название вида документа»). Так, реквизит «Справочные данные об организации» подлежит указанию исключительно в письмах, а наименование вида документа при этом на бланке письма не обязательно.

Таким образом, все документы состоят из различного набора реквизитов, число которых обусловлено требованиями к форме и содержанию документа, целями его создания, а также его назначением.

Для большинства документов количество реквизитов строго регламентировано, а состав и число реквизитов установлен нормативно-правовыми актами. Однако, в любом случае, любая информация, которая зафиксирована на материальном носителе, в обязательном порядке должна быть оформлена с проставлением всех необходимых реквизитов.

Иначе говоря, только в данном случае она становится самостоятельным документом.

Юридическая сила документа гарантируется комплексом реквизитов как обязательных и необходимых составляющих элементов оформления документа. К ним можно отнести:

- наименование автора документа;

- наименование адресата;

- дату;

- подпись;

- печать;

- гриф утверждения и т. д.

1.2 Основные требования к оформлению реквизитов документов

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

Положением о Государственном гербе Российской Федерации предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. В соответствии с Положением воспроизведение Государственного герба Российской Федерации должны применять органы власти, включая Президента РФ, Правительство РФ, Палаты Федерального Собрания и т. д. вплоть до местных органов власти.

Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки, где указано наименование организации (рисунок 1).

Рисунок 1 - Расположение реквизита 01

реквизит документ бланк

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ (рисунок 2).

Рисунок 2 - Расположение реквизита 02

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации) (рисунок 3).

Рисунок 3 - Расположение реквизита 03

Товарный знак - это обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц [7].

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (рисунок 4).



Рисунок 4 - Расположение реквизита 04

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (рисунок 5).

Рисунок 5 - Расположение реквизита 05

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (рисунок 6)

Рисунок 6 - Расположение реквизита 06

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

В документах, оформленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код формы документа проставляется, как код организации, под наименованием вида документа справа, в письмах - в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов - вверху справа, в кодовой зоне (рисунок 7) [7].

Рисунок 7 - Расположение реквизита 07

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации (рисунок 8).



Рисунок 8 - Расположение реквизита 08

9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) (рисунок 9)

Рисунок 9 - Расположение реквизита 09

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05 (рисунок 10).

Рисунок 10 - Расположение реквизита 11

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (рисунок 11).

Рисунок 11 - Расположение реквизита 12

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации

И научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директор

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

или

АО «Электромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись ______

В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись ______Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 N 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора с Консалтинговой

группой

«ТЕРМИКА» к 05.10.2003

Личная подпись

Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

- о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

- чего (кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

19. Отметку о контроле, за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» (рисунок 12).

Рисунок 12 - Расположение реквизита 19

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков [7].

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу») [2].

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение N» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ N» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 N 251

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий

Личная подпись

А.А. Борисов



или на бланке:

Вице-президент

Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер»

Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 N 10

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров личная подпись Т.С. Литовченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации [2].



2. АНАЛИЗ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Понятие бланков документов и основные виды

Бланк в широком смысле слова представляет собой вид полиграфической продукции, который представлен в виде бумажного стандартного листа установленного формата с постоянно воспроизводимой на нем информацией документа и отведенным для переменной информации местом.

Бланк документа представляет собой стандартный лист бумаги, содержащий реквизиты, которые служат для идентификации автора документа.

Главная роль бланков состоит в том, что они существенно позволяют экономить время на процедуру составления документа, а также значительно повышает культуру документационного снабжения управления.

Каждая организация решает самостоятельно и по своему усмотрению вопрос о способе изготовления бланков. Однако, исключением являются бланки с воспроизведением Государственного герба РФ, которые должны в обязательном порядке быть изготовлены исключительно штемпельно-граверными и полиграфическими организациями, которые имеют действующие официальные сертификаты о наличии технологических и технических возможностей для изготовления на высоком и качественном уровне данного вида продукции.

2.2 Требования к оформлению бланков документов

При изготовлении бланков документов применяются два формата бумаги - А4, А5. Однако, в ряде случаев допускается использование форматов А6 и A3.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет то, что применяемая для изготовления бланков бумага должна быть слабо окрашенной в светлые тона или быть белого цвета [2].

Бланки документов могут быть изготовлены как типографским способом, так и с применением средств оперативной полиграфии с использованием компьютерной техники (исключение составляют бланки с изображением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ или гербов муниципального образования (село, поселок, город и т. п.)

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне [12].

Изготовление гербовых банков производят по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ и соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров [3].

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Контроль, за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации [3].

Государственный герб РФ представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья [10].

Законом установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный варианта геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Воспроизведение Государственного герба РФ в одноцветном варианте, а также его воспроизведение без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла [3].

Общий бланк организации применяется для создания всех видов организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

На общем бланке могут располагаться следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06.

Бланк конкретного вида документа содержит следующие реквизиты: 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12.

Бланк письма может включать в себя такие реквизиты, как 01, 02, 03, 04, 06, 07.

Для тех документов, которые составляются в дублирующихся управленческих ситуациях (акт, договор, служебное письмо, протокол и т. п.), могут быть изготовлены специальные бланки с унифицированным текстом.

Кроме всех перечисленных выше реквизитов на бланке документа могут быть отмечены различными способами определенные места для размещения 09 - 11, 14 - 19 реквизитов. Подобными ограничительными метками также могут быть отмечены и поля конкретного документа.

Рассмотрим подробнее каждую классификацию бланков документов. Все бланки документов в зависимости от автора документа можно разделить на следующие виды:

1. По расположению реквизитов;

2. По автору документа;

3. Виду документа.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков:

1. Угловой (приложение А).

2. Продольный (приложение Б).

В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на:

1. Бланк организации;

2. Бланк структурного подразделения;

3. Бланк должностного лица.

В зависимости от вида документа бланки подразделяются на:

1. Общий бланк;

2. Бланк письма;

3. Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа [2].



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На сегодняшний день документированная информация является основой управления, эффективность которого в большой мере базируется на потреблении и производстве информации. В современном обществе информация выступает полноценным самостоятельным ресурсом производства, а также важнейшим элементом политической и социальной жизни общества. Качество информации существенно влияет на качество процессов управления.

Все документы состоят из различного набора реквизитов, число которых обусловлено требованиями к форме и содержанию документа, целями его создания, а также его назначением.

Для большинства документов количество реквизитов строго регламентировано, а состав и число реквизитов установлены нормативно-правовыми актами. Однако, в любом случае, любая информация, которая зафиксирована на материальном носителе, в обязательном порядке должна быть оформлена с проставлением всех необходимых реквизитов. Иначе говоря, только в данном случае она становится самостоятельным документом.

Юридическая сила документа гарантируется комплексом реквизитов как обязательных и необходимых составляющих элементов оформления документа.

Основные требования к оформлению реквизитов документов в РФ устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 под названием «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ № 65 - ст от 3.03.2003 г.

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на весь спектр организационно-распорядительных документов, которые имеют отношение к УСОРД (Унифицированной системе организационно-распорядительной документации):

- распоряжения;

- приказы;

- протоколы;

- решения;

- акты и другие документы в составе ОК 011-93.

Данный стандарт устанавливает:

- требования к оформлению реквизитов документов;

- состав реквизитов документов;

- требования к бланкам документов.

Таким образом, бланком документа называют:

- лист бумаги стандартного формата, на котором разнообразными техническими средствами расположены реквизиты, включающие постоянную информацию для данного вида документа;

- электронный шаблон, который содержит информацию, постоянную для данного вида документа.

Несмотря на тот факт, что при разработке бланков в обязательном порядке необходимо соблюдать все положения, представленные в ГОСТе Р 6.30-2003, конкретные требования к бланкам документов возможно определять в распорядительных документах предприятия, правилах оформления документов и организационных инструкциях по делопроизводству.

На основании вышеизложенного, считаем, что цель работы достигнута, за-дачи выполнены.



СПИСОК ИСПОЛЬЗОАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1) Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 13.07.2015)

2) ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [Электронный ресурс]: постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст // СПС Консультант Плюс (дата обращения: 12.05.2018 г.).

3) Андреева, В. И. Делопроизводство. М.: Интел-Синтез, 2015. - 320 с.

4) Шишмарев, В. Ю. Метрология, стандартизация, сертификация, техническое регулирование и документоведение: [Электронный ресурс]: Учебник - М.: КУРС: ИНФРАМ, 2017. - 300с.

5) Быков, Т.А. Делопроизводство: [Электронный ресурс]: Учебник для вузов. - М.: Юнити-Дана, 2013. - 450 с.

6) Кугушева, Т. В. Делопроизводство: [Электронный ресурс]: Феникс - М., 2015. - 256 c.

7) Кудрявцева, В.А. Организация работы с документами: [Электронный ресурс]: Учебник. - М.: Инфра - М, 2013. - 403 с.

8) Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие.

9) Кирсанова, М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: [Электронный ресурс]: ИНФРА-М - М., 2016. - 368 c.

10) Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): [Электронный ресурс]: Учебное пособие; Форум - М., 2014. - 256 c.

11) Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности: [Электронный ресурс]: Учебник. - М.: Инфра - М, 2017. - 312 с.

12) Сагиян, С. Делопроизводство на компьютере; СПб: Питер - М., 2016. - 256 c.

Размещено на Allbest.ru

...