История развития делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

История развития делопроизводства

делопроизводство документ номенклатура

Документы возникли вместе с письменностью вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем стали средством общения, передачи информации.

В Древнерусском государстве и в период феодальной раздробленности государственных учреждений не существовало. Их функции выполняли отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В период правления Владимира Святославовича (978-1015гг.) документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (грамоты, записи и т.д.).

В Древнерусском государстве выработалась процедура отмены юридической силы документов (материалы уничтожались в присутствии свидетелей). Особо важные документы уничтожались специально выбранной комиссией, часто публично. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов. Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил было преждевременно.

Система государственного делопроизводства начинает складываться с середины XV века в период формирования русского централизованного государства, когда отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица, по приказу князя превратились в постоянные присутственные места - избы или приказы. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, назначаемый из думных чинов, в ведении которого состояли дьяки. В ведении дьяков находились подьячие. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям. Дьяки и подьячие занимались организацией и ведением делопроизводства. На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие территориями и выполнявшие предписания центральных властей. Воеводы имели свою «канцелярию» - приказную избу и помощников - «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив.

В делопроизводстве приказов использовалась специфическая форма документа - столбец, иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная сторона использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. Бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или книги, сгруппировывались в связки.

Все существовавшие в период приказного делопроизводства документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. Челобитная заканчивалась заверительной надписью с указанием имен послухов (свидетелей), места и даты составления челобитной.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие этапы: поступление документа на рассмотрение; подготовка дела к «докладу»;рассмотрение и решение дела; оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. По указу царя либо сразу готовилось решение, либо начиналось исполнение, т.е. рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Руководители приказов (судьи) не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. В приказной период создается система делопроизводства, складываются кадры делопроизводственных служащих. Однако в этот период отсутствовал систематический порядок в делопроизводстве.

В результате петровских реформ в области управления сложилась новая система учреждений (Сенат, Синод, Кабинет и коллегии - в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы - на местах). Всего за 1718-1720 гг. вместо упраздненных приказов было создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. Регламент подробно разрабатывает все вопросы деятельности канцелярии, вопросы регистрации документов и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно проработаны вопросы документирования и движения дел (документооборота). Введены подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса.

Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса: вступление дела, подготовку дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль над исполнением решения, архивное хранение дел. Разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. В коллежском делопроизводстве становится самостоятельным элементом формуляра дата документа, наименование документа. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей.

Губернская реформа 1775г. Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний, разграничив места на административные, судебные и финансовые. Реформа затронула и центральные учреждения, уничтожив большинство коллегий и оставив всего лишь три (Иностранных дел, Военную и Морскую). Губернские учреждения были подчинены непосредственно Сенату. Сенат и коллегии давали губернатору указы, а он, в свою очередь, представлял верховной власти рапорты и доношения. Присутственным учреждениям губернии (Губернскому правлению, палатам гражданского и уголовного суда, Приказу общественного призрения и др.) губернатор давал предложения, получая от них представления. Между собой присутственные места обменивались сообщениями, Губернское правление получало указы от Сената и раздавало указы подчиненным местам и лицам.

В XVIII в. развитие делопроизводства характеризовалось усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений и, прежде всего, бюрократического начала. Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления (высшие и центральные учреждения) и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений. В основу всей организации министерств был положен принцип единоначалия: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений.

В систему делопроизводства вводилось единообразие от создания документов и до их архивного хранения. Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком), чрезвычайные дела (для решения которых требовалось принятие новых постановлений или дела по обнаруженным злоупотреблениям) и срочные дела.

Документы, создававшиеся в процессе «производства дела», можно разделить на две группы: 1 документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.); 2 документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе «исполнительные бумаги».

От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.).

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. Эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не был получен рапорт об исполнении или о невозможности исполнения решения.

Ревизия дел (проверка ведения дел) предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел.

Последняя стадия «производства дел» - отчеты: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в «видах и предположениях». Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.

В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения (автора) в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка. Появилась и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»). Реквизит «Адресат», появившийся еще в коллежском делопроизводстве, принял устойчивый вид - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи можно было достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе, и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники (сборники образцов документов), которые появились уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII в. начинают издаваться регулярно. Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. начинают использоваться пишущие машинки. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, изобретение телефона привело к появлению телефонограмм.

Происшедший в 1917 г. социально-политический переворот (сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции) привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который зарождался на принципиально новых основах, хотя и усвоил многие старые традиции. Постепенно документы, создаваемые в сфере планирования, становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме. В 1970 г. был разработан проект основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. В новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной в 1988 г., были учтены элементы новых информационных технологий. Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях классификации документов и формирования дел, обеспечения сохранности, поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется для построения информационно-поисковой системы. Составляются номенклатура дел организации в целом и номенклатуры дел каждого структурного подразделения.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает единую систему индексации и обязательный состав дел, с указанием сроков их хранения, и представляет собой список типовых наименований дел. В нее включаются наиболее важные документы с указанием сроков их хранения, в том числе все дела постоянного хранения. Типовые номенклатуры дел имеют обязательный характер, примерные - рекомендательный. Типовые и примерные номенклатуры дел после утверждения являются основой для составления дел конкретных организаций и их структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за документацию, с привлечением ведущих специалистов, утверждается руководителем структурного подразделения. Номенклатуры дел структурных подразделений, общественных организаций, комиссий и т.д. сводятся службой документации в номенклатуру дел организации, которая согласовывается с архивным органом (организацией) и утверждается руководителем организации.

Классификационная схема номенклатуры дел должна соответствовать структуре и направлениям деятельности организации. Первым разделом номенклатуры дел помещается служба документации. Отдельными разделами включаются в номенклатуру дел дела общественных организаций. Номенклатура дел организации составляется в четырех экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе документации, второй - остается в архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел, третий - находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый - используется службой документации в качестве рабочего. Номенклатура дел организации составляется на календарный год и вводится в действие с 1января.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел в графу "Примечание" вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел, об изменении сроков хранения, переходящих делах и т.д. Номенклатура дел организации является документом постоянного хранения. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5лет. При отсутствии таких изменений она ежегодно перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается руководителем организации. В номенклатуру дел организации включаются все документы, в том числе номенклатура дел, справочные и контрольные картотеки, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра. В номенклатуру дел организации включаются незаконченные дела,

Организации, не сдающие документы на госхранение, согласовывают свои номенклатуры дел с экспертной комиссией вышестоящей организации, поступившие из другой организации для продолжения, а также дела ликвидированных организаций, правопреемником которых является данная организация. Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими". Их заголовки вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе без изменения. Например, индекс дела 02-18, где 02 - индекс структурного подразделения, 18 - номер дела.

Заголовки дополнительно формируемых дел, не предусмотренные номенклатурой, вносятся в соответствующие разделы, для чего каждый раздел номенклатуры дел целесообразно начинать с новой страницы. Внутри каждого раздела дела помещают по группам с учетом степени важности, сроков хранения. Внутри каждой группы располагаются дела- постоянного хранения, затем временного (свыше 10лет) и временного (до 10лет). В номенклатуру дел сначала включают дела с распорядительными документами вышестоящих организаций, затем с распорядительными документами данного учреждения, протоколы, штатные расписания, планы, отчеты, договоры, бухгалтерские документы, акты, переписку и др.

При определении сроков хранения документов необходимо руководствоваться действующими Типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовой или примерной номенклатурой дел. При включении в номенклатуру дел документов, не предусмотренных перечнями, срок их хранения согласовывается с архивом и ЭК (ЦЭК) организации и утверждается ЭПК государственной архивной службы.

Размещено на Allbest.ru