Особливості організації бухгалтерського обліку в умовах комп'ютеризації

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особливості організації бухгалтерського обліку в умовах комп'ютеризації

Гарасим П.М, д.е.н., професор

Гарасим М.П, к.е.н., асистент

кафедри обліку і аудиту ЛДФА

В статті розкрито основні проблеми інформаційного забезпечення користувачів облікової інформації у сільськогосподарських виробничих кооперативах. Запропоновано шляхи їх вирішення за допомогою організації бухгалтерського обліку

Ключові слова: Сільськогосподарський виробничий кооператив; організація бухгалтерського обліку; користувачі облікової інформації.

In the article the basic problems of the informative providing of users of accounting information are exposed in agricultural production cooperative stores. The ways of their decision are offered by organization of record-keeping

Keywords: Agricultural production cooperative store; organization of record-keeping; users of accounting information.

В статье раскрыты основные проблемы информационного обеспечения пользователей учетной информации в сельскохозяйственных производственных кооперативах. Предложены пути их решения с помощью организации бухгалтерского учета

Ключевые слова: Сельскохозяйственный производственный кооператив; организация бухгалтерского учета; пользователи учетной информации.

Постановка проблеми у загальному викладі та її зв'язок із важливими науковими і практичними завданнями. Здійснення вітчизняною економікою реальних кроків на шляху до Європи зумовлює необхідність створення передумов для зближення методологічних і методичних принципів організації бухгалтерського обліку на підприємствах України з міжнародними стандартами та його комп'ютеризації. Інтенсивне застосування в обліку комп'ютерної техніки це ефективний інструмент підвищення продуктивності праці в роботі з інформацією. Комп'ютеризація суттєво змінює процес організації роботи облікового апарату. Єдиним способом ефективної організації діяльності підприємства в сучасних умовах є закладення правил побудови організаційної структури в комп'ютерну систему організаційного управління, адже під час швидкого розвитку підприємства внутрішні документи підприємства доводиться часто змінювати, а висока плинність персоналу може звести нанівець всю роботу. Таким чином, комп'ютеризація управління підприємством є головним фактором, що визначає організацію роботи підприємства та бухгалтерії.

Застосування кібернетичного підходу до системи бухгалтерського обліку на організаційному рівні дозволяє виділити суб'єкт і об'єкт організації бухгалтерського обліку. В бухгалтерському обліку суб'єктом управління є всі працівники, які виконують функції обліку, а в організації бухгалтерського обліку суб'єктом виступають керівники підприємства - директор та головний бухгалтер. Якщо в бухгалтерському обліку об'єктом є господарські факти, то в організації бухгалтерського обліку - обліковий процес, праця виконавців, організаційне, інформаційне та технічне забезпечення обліку, тобто власне система бухгалтерського обліку.

Аналіз останніх досліджень, у яких започатковано вирішення проблеми. Організація бухгалтерського обліку складається з трьох взаємопов'язаних етапів, що відповідають трьом рівням системи бухгалтерського обліку, а саме: методичному, технічному і організаційному, та охоплює весь бухгалтерський облік, як технологічний процес, в якому поєднується жива праця облікових працівників, засоби праці - технічне забезпечення бухгалтерського обліку, а також специфічні предмети праці - бухгалтерські документи - для одержання підсумкової інформації.

На першому, методичному етапі організації бухгалтерського обліку здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, які полягають у документуванні, інвентаризації, використанні синтетичних і аналітичних рахунків, подвійному записі, оцінці майна та зобов'язань, калькулюванні, бухгалтерському балансі та звітності [1].

Другий етап організації бухгалтерського обліку - технічний, - це вибір форми обліку, що найкраще підходить для бухгалтерії даного підприємства. Він полягає у виборі способу обробки облікових даних - паперового або комп'ютерного, розробці переліку форм облікових регістрів, встановленні порядку здійснення записів в регістрах і перенесенню даних між ними. Якщо під час першого та другого етапів здійснюється організація ведення облікових записів, то третій етап полягає в організації роботи облікового апарату, який включає: встановлення найбільш економної і найбільш зручної загальної схеми обліку (централізованої або децентралізованої); визначення оптимальної структури облікового апарату; встановлення норм часу, необхідного для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів; набір кадрів та їх навчання; організацію робочих місць бухгалтерів; раціональне розміщення облікового апарату; інформаційне і технічне забезпечення облікових працівників; мотивацію працівників бухгалтерії; встановлення правильного і точного обліку роботи працівників та контроль за виконанням ними своїх функцій; організацію архіву бухгалтерських документів та організацію безпеки облікової інформації та її захисту.

Цілі статті. Розкрити особливості організації облікового процесу при автоматизованій системі обробки інформації.

Виклад основного матеріалу дослідження з повним обґрунтуванням отриманих наукових результатів. Застосування комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації бухгалтерського обліку, причому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор opгaнізацiї обліку. Ці зміни зумовлені тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна швидкість надання звітної інформації. В різних системах бухгалтерського обліку (від паперової до комп'ютерноі) вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових даних, одноразовим їх отриманням та передачею за всіма напрямами.

Для вирішення проблеми комп'ютеризації існує два шляхи: перегляд методологічних аспектів обліку безпосередньо від вимог механізації та комп'ютеризації обліку до його методології, та комплексний перегляд всієї системи організації обробки облікової інформації.

Реалізація першого підходу дає обмежений ефект, який виражений, в локальних змінах у методології системи обліку. Система обліку удосконалюється, в основному, в напрямі задоволення вимог комп'ютеризації, наприклад, здійснюється складання та введення кодів облікової номенклатури, упорядкування первинних документів і документообігу, тощо. Такий суто, індивідуальний підхід був придатний для механізації обліку з використанням клавішних та перфораційних обчислювальних машин, а також при частковій механізації окремих облікових функцій на комп'ютері, в результаті чого виконувалась обробка інформації з окремих розрізнених ділянок бухгалтерського обліку. При комп'ютерній формі бухгалтерськоro обліку зміст форми обліку розширюється і поглиблюється; вона починає визначати не тільки методолoгічні, але й технологiчні та інформаційні аспекти організації бухгалтерського обліку і обробки облікової інформації. Застосування комп'ютерів дозволило автоматизувати робоче місце бухгалтера і підняти на новий рівень процес реєстрації господарських операцій. Бухгалтер працює на комп'ютері в діалоговому (інтерактивному) режимі, використовує зворотній зв'язок в процесі обробки інформації і отримання відповідних вихідних документів.

Повний автоматизований технологічний процес забезпечується за рахунок одноразового введення інформації. Інтеграція обробки даних первинного обліку і адаптація програмного забезпечення до потреб користувачів досягається шляхом застосування різних комп'ютерних програм. Крім того комп'ютерна форма обліку має ряд переваг перед ручною, серед яких основними є вбудовані бухгалтерські знання (в програму вбудовуються правила формування тих чи інших проводок господарських операцій, тобто форма бухгалтерського обліку наповнюється специфічними бyxгaлтерськими знаннями), паралельне ведення обліку за декількома стандартами (на базі одних і тих же одноразово введених даних можна отримувати декілька систем оцінок та показників, що розраховуються за різними методиками) тощо.

Особливістю комп'ютерної форми бухгалтерського обліку є те, що вона не існує без конкретної комп'ютерної програми. Облікові регістри різних програм є схожими, але не однаковими.

Основні принципи комп'ютерної форми бухгалтерського обліку наступні:

1) одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

2) накопичення і багаторазове використання облікових даних;

3) один синтетичний рахунок - багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

4) автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених норм, нормативів, завдань тощо;

5) отримання звітних показників в інтерактивному режимі;

6) автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених в системі рахунків.

Автоматизація обліку ставить нові вимоги до первинної інформації. Різноманітність форм подання такої інформації, що надходить до бухгалтерії, дозволяє вести зведений облік безпосередньо на підставі первинних документів без попереднього їх накопичення та узагальнення. Відмінності технології документування в комп'ютеризованих системах обліку наступні:

1) накопичення і первинна обробка облікових даних базуються на використанні комп'ютерів безпосередньо на робочих місцях облікових працівників (в цехах, на складах, в бухгалтерії). При цьому скорочується потік паперових документів та здійснюється перехід до безпаперової технології обліку;

2) обробка даних документування здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до комп'ютерної бази даних;

3) можливість автоматичної реєстрації первинної інформації за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку товарно - виробничих запасів), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), старт - картки (для обліку праці і заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Така технологія первинного обліку дозволяє без будь - якої попередньої реєстрації облікових даних та їх накопичення вручну отримати всі необхідні звітні дані безпосередньо на підставі первинних документів.

Застосування комп'ютерів вносить значні зміни до організації документування, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації, і, відповідно, електронних первинних документів і, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів.

Складання, оформлення та зберігання первинних документів при комп'ютеризованому документуванні має ряд відмінностей від паперової обробки даних.

В автоматизованій системі обліку первинний документ може складатись вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документу. Потім цей документ передається до бухгалтерії для обробки. Бухгалтер (оператор) створює за ним проводку, яка додається до хронологічного масиву даних - журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.

Комп'ютерні технології дозволяють використовувати електронний варіант картотек - бази даних. В найпростішому варіанті база даних - це та ж картотека, тільки розташована в пам'яті комп'ютера, що дозволяє шукати документ або групу документів за будь - якою пошуковою ознакою, закладеною при реєстрації: автором документу, виконавцем, темою, датою отримання або складання документа, його номером тощо.

Одна з основних переваг передачі документу безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер - це можливість отримати документ в тому вигляді, в якому він був підготовлений, з включеними до нього таблицями, графіками, рисунками тощо. Відомості з такого документа легко можуть бути включені до інших документів, а сам він може передаватися по мережі всередині підприємства.

Реєстрація проводиться шляхом заповнення реєстраційної картки на екрані комп'ютера і перенесення реєстраційного номеру на сам документ в штамп з позначкою про отримання документу.

Отримані документи обробляються, реєструються, контролюється їх виконання. Після цього документи направляються до електронного архіву, де зберігаються протягом встановленого терміну.

Компактність зберігання, швидкий пошук необхідного документу, створення підбірок документів по заданій тематиці - все це досягається шляхом створення електронного архіву.

Комп'ютеризація суттєво змінює процес організації роботи облікового апарату. Єдиним способом ефективної організації діяльності підприємства в сучасних умовах є закладення правил побудови організаційної структури в комп'ютерну систему організаційного управління, адже під час швидкого розвитку підприємства внутрішні документи підприємства доводиться часто змінювати, а висока плинність персоналу може звести нанівець всю роботу. Таким чином, комп'ютеризація управління підприємством є головним фактором, що визначає організацію роботи підприємства та бухгалтерії.

Широке використання обчислювальної техніки і, особливо, швидкодіючих електронних обчислювальних машин дає можливість створювати системи централізованої і децентралізованої обробки даних, кожна з яких має притаманні їх переваги і недоліки. Переваги централізованого підходу полягають в наступному:

1) уніфікація системи кодування інформації в масштабі підприємства полегшує управління господарською діяльністю. Інтегрований централізований масив даних забезпечує можливість доступу до пристроїв пам'яті для своєчасного отримання необхідної інформації;

2) при обробці трудомістких задач в єдиному обчислювальному центрі ці завдання сортуються і виконуються в порядку відповідно до їх важливості для роботи всього підприємства;

3) використання одного потужного обчислювального центру скорочує витрати на електронну обробку даних;

4) централізована база даних і використання обчислювальною системою всієї бібліотеки програм сприяє зниженню трудомісткості та витрат з обробки інформації;

5) можливість централізованої комплектації системи обробки даних кваліфікованими спеціалістами дозволяє скоротити витрати на навчання персоналу.

Однак максимальна централізація обліку має і негативні наслідки: облік і контроль, обробка облікової інформації відриваються від місця здійснення господарських операцій, збільшується тривалість документообігу, підвищуються витрати на переміщення носіїв інформації до місця їх обробки тощо.

З розвитком можливостей обчислювальної техніки та її здешевленням, створенням АРМ бухгалтерів з'являється можливість децентралізувати облік, оскільки обробка первинної облікової інформації та формування кінцевої інформації може відбуватись безпосередньо на робочих місцях облікових працівників. Децентралізована система обробки даних має ряд наступних переваг:

1) обробка даних у безпосередній наближеності до місця їх виникнення та використання підвищує зацікавленість управлінського та облікового персоналу у підвищенні достовірності вхідних даних;

2) можуть бути враховані інтереси окремих підрозділів підприємств. За допомогою персональних комп'ютерів більш оперативно вирішуються облікові завдання, необхідні для управління цими підрозділами;

3) підвищується життєздатність системи обробки даних. Вихід з ладу централізованого обчислювального обладнання або системи передачі даних може призвести до зупинки всієї системи в цілому. Вихід же з ладу локального обладнання не впливає на роботу інших частин системи.

Розглядаючи поняття централізації та децентралізації обліку стосовно як комп'ютеризованого обліку, так і безкомп'ютерних способів обробки облікової інформації, необхідно врахувати, що вони є досить умовними.

Реально не може існувати повністю централізована система, так само як і повністю децентралізована система стає недієздатною. Тут враховується ступінь централізації і децентралізації, як оптимальне поєднання цих процесів за певних умов [3].

Існують дві конкуруючі тенденції, які впливають на вибір структурної схеми системи обробки облікових даних на сучасному етапі розвитку технічних засобів обчислювальної техніки та засобів зв'язку.

Перша полягає у підвищенні ступеня централізації обробки, друга - в посиленні її децентралізації. Ці тенденції призводять до виникнення абсолютно нових особливостей в централізації та децентралізації обліку.

Впровадження в обліковий процес комп'ютерної технології істотно вплинуло на проведення контролю. При цьому велике значення мають власні характеристики системи відпрацювання даних, які впливають на ступінь розробки бухгалтерської системи, тип внутрішнього контролю, вибір виду перевірок, на підставі яких можна визначити характер, тривалість і обсяг контрольних процедур. Важливим моментом в організації контролю з використанням обчислювальної техніки є те, що контролер має добре орієнтуватися в автоматизованих системах обліку, контролю та аналізу, знати принципи розподілу функцій взаємного контролю серед працівників, які беруть участь у процесі обробки облікової інформації.

Організація контролю не має такої жорсткої регламентації системою нормативних актів, як у разі організації бухгалтерського обліку. Технологія контрольного процесу регламентується проектом організації.

Правильність розрахунків і висновку результатної інформації перевіряється на основі машинного контролю і звірянням даних по кожному вихідному документу. Особливо важливо з'ясувати, чи всі дані враховані при зведенні їх на рахунках бухгалтерського обліку. Для цього здійснюється перегляд за кожним рахунком.

інформаційний обліковий автоматизований

Висновки

З впровадженням комп'ютерної техніки бухгалтерський облік змінюється, а саме: зменшується кількість механічних операцій з обробки документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітів. Облікова праця стає більш творчою, спрямованою на організацію та удосконалення обліку. В організації комп'ютерного обліку великі перспективи має використання Internet - технологій. Перевагою таких технологій є можливість модернізувати програмне і апаратне забезпечення без суттєвих змін в структурі обчислювальної системи, а також використовувати широкий діапазон технічних засобів з різною обчислювальною потужністю. Дієвим засобом підвищення кваліфікації облікових працівників є створення спеціально впорядкованих бухгалтерських бібліотек на чолі з бібліотекарем - бухгалтером. Такі спеціалізовані бібліотеки доцільно створювати на Intеrnet - серверах

Список використаних джерел

1. Інформаційні системи і технології в економіці. / За ред. В.С. Пономаренко. Навч. посібник. - К.: „Альма-матер" , 2002 р.

2. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту. За ред. Івахненкова С.В. Навч. посібник. - К.: „Знання", 2004 р.

3. Козак М.І. Інтеграція видів обліку в умовах його автоматизації // Економіка АПК. - 2002. - №3. - С. 71-75.

Размещено на Allbest.ru