Удосконалення системи документування сільськогосподарських підприємств з використанням сучасних інформаційних технологій

Размещено на http://www.allbest.ru/

ННЦ «Інститут аграрної економіки», УААН

Удосконалення системи документування сільськогосподарських підприємств з використанням сучасних інформаційних технологій

Павлюковець М.П.

Постановка проблеми у загальному вигляді і її зв'язок з важливими науковими та практичними завданнями. Виконання покладених на бухгалтерський облік завдань залежить від повноти і своєчасності відображення в обліку здійснюваних підприємством в процесі своєї виробничо-фінансової діяльності господарських операцій. Тому однією з основних вимог, що пред'являються до побудови облікового процесу па підприємстві, є його документальна обґрунтованість, чітке документування всіх процесів і явищ.

Документом є письмовий доказ, підтверджуючий факт здійснення господарської операції, і служить підставою для подальших бухгалтерських записів, забезпечуючи точність, достовірність і безперечність облікових показників, можливість їх контролю.

Разом з тим значення бухгалтерських документів визначається не тільки тим, що вони служать підставою і підтвердженням правильності облікових даних. Документи є засобом, за допомогою якого здійснюється сама виробничо-фінансова діяльність. Вони використовуються для оперативного керівництва і управління підприємством. На підставі документів ведеться повсякденне спостереження за рухом грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей, встановлюється законність і доцільність тих або інших операцій. документування облік фінансовий звітність

Питанням документування господарських операцій присвячена значна кількість публікацій вітчизняних та зарубіжних вчених Саблук П.Т., Дем'яненко М.Я., Жук В.М., М.Г. Бєлов, В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір'янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Цілі статті. Досить мало уваги на сьогодні приділяється впровадженню можливостей електронної системи документування, як однієї з форм бухгалтерського обліку. Тому даною публікацією маємо на меті визначення пріоритетів подальшого розвитку документування як одного з ключових елементів методу бухгалтерського обліку з урахуванням тенденцій поширення електронного документообігу та стрімкого розвитку інтернет-технологій в обліковій сфері.

Завданнями, що ставляться на досягнення мети вбачаємо аналіз теоретичних принципів документування як базису для удосконалення форм обліку в сучасних умовах та обґрунтування методологічної основи електронної системи XBRL як методу документування сільськогосподарських підприємств.

Виклад основного матеріалу дослідження з повним обґрунтуванням отриманих наукових результатів. Документи мають юридичну силу, використовуючись як доказ при вирішення спірних питань між організаціями і особами. І лише правильно і своєчасно оформлені документи мають доказову силу в судових інстанціях. Документи мають контрольне значення, оскільки дозволяють контролювати збереження майна підприємства і попереджати випадки розкрадання. Велике значення мають документи при проведенні документальних ревізій і аудиторських перевірок діяльності підприємства. Документи використовуються також при аналізі результатів роботи підприємства. Отже, саме документ складає основу інформаційної системи, яка використовується в управлінні.

Документація підприємства і її обробка складають близько 50% об'єму облікових робіт, що виконуються працівниками бухгалтерії. Тому зниження витрат по складанню і обробці документів є резервом скорочення часу по веденню бухгалтерського обліку. Прискорення руху документів з метою отримання своєчасної і достовірної інформації, необхідної для управління виробничо-фінансовою діяльністю підприємства, є одним з найважливіших завдань бухгалтерського обліку.

Ефективність ведення бухгалтерського обліку на підприємстві багато в чому визначається правильною організацією роботи з документами, що є письмовим підтвердженням факту здійснення господарських операцій, або засобом їх юридичної достовірності. Відповідно, очевидний і один з головних принципів постановки облікового процесу, господарська операція, не оформлена належним чином, як правова економічна подія не має місця (немає об'єкту бухгалтерського обліку) [4, с.41].

Визначення поняття документування полягає у виділенні його складових, їх сутності, підбору термінів для найбільш точного вираження їх змісту, визначення місце кожної операції в логічній послідовності документування.

Існує дві найбільш поширені думки щодо поняття документування, з одного боку документування розглядається авторами як організована єдина система виміру, реєстрації і відображення інформації про господарські операції та інші факти діяльності підприємств, необхідної для контролю і управління; друга дотримується думки, що документування - це основа наступної обробки вихідної інформації, процесу управління [2]. В.М. Нікітін і Д.А. Нікітіна документування визначають як первинну реєстрацію господарських операцій за допомогою документів в момент та в місцях їх здійснення [6, с.51]. Дещо по іншому трактує це поняття А.В. Михайлов, зазначаючи, що документування - це спосіб фіксації господарських операцій шляхом складання документів [5, с 12].

Зокрема С.М. Барац [1], що одним з перших ввів поняття документації, під даним терміном розумів матеріал «для книжкових записів». О.Ф. Галкін [9] документацією визначає як оформлення операцій з документами. Разом з тим поняття електронного документу не розглядається, або розглядається досить поверхнево в науці про бухгалтерський облік. Дана проблема в основному висвітлюється в плані технічного забезпечення обліку, тоді як вкрай важливо розглядати систему електронного документування як елемент удосконалення форм бухгалтерського обліку.

В таких умовах в бухгалтерську термінологію вводяться нові поняття - електронний документ та електронний документообіг. В цьому контексті важливим є розуміння, що електронний документ являється аналогом паперового, як за економічною сутністю так і за формальною ознакою. До використання комп'ютерних технологій альтернативи паперу як формату представлення даних не було. Навіть при використанні комп'ютерної форми обліку, інформація значною мірою представляється у форматах, які інакше, ніж електронною версією паперового носія назвати важко [3].

Формат представлення інформації грає дуже важливу роль. Навіть найточніша, релевантна і повна інформація буде непридатною для прийняття управлінських рішень, якщо вона не своєчасно надійшла до свого користувача або являється складною для аналізу.

Оскільки облікові документи додають юридичну силу відображеним в бухгалтерському обліку фактам господарського життя підприємства, необхідно приділити велику увагу правовому статусу електронного документа.

В ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» визначено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством [7].

Також важливим моментом визначення юридичної сили документу є його підтвердження електронним підписом. Електронний цифровий підпис використовується фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі.

Стаття 3 Закону визначає, що електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису, тобто засобів електронного цифрового підпису, що мають сертифікат відповідності або позитивний експертний висновок за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації [8].

Тому електронні документи мають таку ж юридичну силу як і звичайні документи які оформлені відповідно до вимог та мають всі необхідні реквізити, а їх використання є законним та правомірним.

На сьогоднішній день підприємства використовують широку гамму програмних продуктів для ведення бухгалтерського обліку, кожна з цих програм має свій формат відображення та збереження облікових даних. Це робить об'єднання, обробку фінансової інформації складним процесом, що віднімає багато часу, як для користувачів, так і для аналітиків і інвесторів.

Тому сільськогосподарські підприємства повинні робити акцент на автоматизацію ведення документування та складання фінансової звітності використовуючи інтернет-технології. Нова мова програмування - Extensible Business Reporting Language (XBRL, «Розширена мова фінансової звітності») повинна допомогти в цьому підприємствам надавши єдину мову і формат.

XBRL це спеціалізована мова опису даних, заснована на XML. Вона дозволяє публікувати, порівнювати, обмінюватися і аналізувати фінансову інформацію компаній. Інформація представлена у цьому форматі забезпечує автоматичну обробку, оскільки XBRL володіє достатнім потенціалом для визначення способу представлення облікової інформації.

XBRL володіє властивостями, завдяки яким можна здійснювати обмін фінансовою інформацією між різними обліковими програмами, використовуючи будь-які інформаційні мережі, включаючи Інтернет. При цьому потреба повторного введення облікової інформації зникає, тим самим знижуючи ризик помилкового введення даних і усуваючи необхідність ручного введення для різних форматів та облікових програм. Як результат знижуються витрати підприємства на підготовку і передачу документів.

Використання XBRL та комп'ютерних технологій при складанні і оформленні електронних первинних документів спрощує формування реальної облікової інформації про господарські процеси, наявність і використання наявних ресурсів, а також перешкоджає здійсненню розкрадань грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей, інших зловживань. Порівнюючи можливості застосування XBRL з паперовою формою звітності слід відмітити наявність ряду переваг електронної системи документування та звітності (Табл.1)

Таблиця 1 Переваги застосування електронної системи фінансової звітності у форматі XBRL

Для успішного впровадження новітніх інформаційних технологій подання і представлення фінансової звітності необхідні певні передумови, головними з яких на нашу думку є:

- розвинена інфраструктура засобів телекомунікаційного зв'язку (високий ступінь комп'ютеризації суб'єктів підприємницької діяльності, значна кількість користувачів Інтернет);

- існування споживачів фінансової інформації (зацікавленість цих споживачів в автоматичному аналізі фінансової звітності, нормативне затвердження єдиного формату подання фінансової інформації).

Разом з тим, запровадження даної системи у вітчизняну практику має ряд проблемних аспектів, зокрема:

користувачем звітності є переважно держава (податкові органи), а не інвестори. Держава гарантовано отримує фінансову звітність, в державний органів просто відсутні процедурні проблеми, пов'язані з пошуком інформації

недостатня кількість інвесторів, які зацікавлені в масштабному дослідженні ринків;

незначна кількість підприємств публікує в Інтернеті свою фінансову звітність, оскільки на таку інформацію немає попиту;

відсутня довіра до електронних документів, оскільки не сформувалась культура користування електронним цифровим підписом;

недовіра до Інтернету як до джерела інформації для аналізу, оскільки відсутня практика засвідчення аудиторами електронних документів.

У зв'язку з наявністю вищеописаних технологій та перевагами їх застосування сільськогосподарськими підприємствами постає питання адаптації існуючих форм документування в бухгалтерському обліку до потреб електронної форми обліку, що представлена сучасними засобами програмування.

На сьогодні дійсно існує проблема трансформації електронної форми документу після складання в паперову та навпаки. Прикладом є порядок руху рахунку-фактури на сільськогосподарських підприємствах, що використовують комп'ютерну форму обліку. Документ створюють за допомогою програми, потім друкують його і передають контрагенту. Йому, в свою чергу, необхідно з паперового носія перенести інформацію до своєї облікової програми. При використанні XBRL рух документа спрощується, рахунок фактура формується у обліковій програмі потім у вигляді електронного документа підписаного електронним цифровим підписом засобами комунікації передається контрагенту де він оброблюється програмою без додаткових перетворень. Тому використання електронного документу зменшує кількість перетворень, що прискорює документообіг та якість інформації.

Висновки

Стрімкий розвиток наукоємних технологій та мережевих систем зумовлює пошук можливостей їх пристосування в облікову практику сільськогосподарських підприємств. Застосування мови XBRL при побудові системи фінансової звітності забезпечить оперативність отримання інформації користувачами. Такий інструментарій полегшує доступ підприємства до інформації дочірніх підприємств та підприємств контрагентів.

Фінансова звітність у вигляді електронної інформації представлена за допомогою XBRL є порівнювана з відповідними даними для аналітичних оглядів, може бути передана іншим користувачам для аналітичних досліджень. При умілому застосуванні така інформація зробить можливим глибший аналіз і підвищить якість управлінських рішень.

Список використаних джерел

1. Барац, С.М. Курс двойной бухгалтерии [Текст] / С.М. Барац. - СПб. 3-е изд., 1912.

2. Бутинець, Т. А. Документування в системі бухгалтерського обліку: теорія і методологія [Текст]: Автореф. дис... канд. екон. наук: 08.06.04 / Бутинець Тетяна Анатоліївна; Інститут аграрної економіки УААН. -- К., 2001. -- 21с.

3. Дипиаза Сэмюэл А. Будущее корпоративной отчетности: Как вернуть доверие общества [Текст] / Дипиаза Сэмюэл А., Экклз Роберт Дж. - М. : Альпина Паблишер, 2003. - 211с.

4. Луговой, A.B. Документирование хозяйственных операций как основа бухгалтерского учета [Текст] / А.В. Луговой // Бухгалтерский учет. - 1999. - №6. - с. 41-44.

5. Михайлов, А.В. Практическое пособие по бухгалтерскому учету [Текст] / А.В. Михайлов. - М.: Книжный мир, 1999. - 144с.

6. Никитин, В. М. Теория бухгалтерского учета: Курс лекций [Текст] / В. М. Никитин , Д. А. Никитина. -- М.: Дело и Сервис, 1999. - 320с.

7. Про електронні документи та електронний документообіг [Текст]: закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV // Відомості Верховної Ради України. - 2003. - №36. С. 275

8. Про електронний цифровий підпис [Текст]: Закон України від 22 травня 2003 року № 852-IV // Відомості Верховної Ради України. - 2003. - №36. С. 276

9. Теория бухгалтерского учета [Текст]: Учеб. пособие для с.-х. вузов. 2-е изд., доп. и перераб. / Галкин А.Ф. и др. - М.: Статистика, 1976. - 335с.

Анотація

В публікації проаналізовані теоретичні засади документування як базису для удосконалення форм обліку в сучасних умовах. Обґрунтовані методологічні основи електронної системи XBRL| як методу документування сільськогосподарських підприємств.

Ключові слова: бухгалтерський облік, фінансова звітність, документування, електронний документ

In a publication theoretical principles of documenting are analysed as a base for the improvement of forms of account in modern terms. Methodological bases of the electronic system of XBRL are grounded as a method of documenting of agricultural enterprises.

Keywords: accounting, financial statement, documenting, electronic document

В публикации проанализированные теоретические принципы документирования как базису для усовершенствования форм учета в современных условиях. Обоснованы методологические основы электронной системы XBRL как методу документирования сельскохозяйственных предприятий.

Ключевые слова: бухгалтерский учет, финансовая отчетность, документирование, электронный документ

Размещено на Allbest.ru