Проблемы выбора электронной системы управления документооборотом на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Проблемы выбора электронной системы управления документооборотом на предприятии

Уваров С.В.

В статье рассмотрены проблемы выбора электронной системы управления документами на предприятии. Проанализированы цели применения системы управления электронным документооборотом, выделены основные существенные ошибки организационного, технического и экономического характера, возникающие при внедрении такой системы.

Ключевые слова: проблемы выбора, управление, экономика, электронная система документооборота.

управление электронный документ документооборот

Работа с документами была и остается одним из важнейших процессов на любом предприятии. Организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

В любой организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы: потеря поступивших документов, дублирующие друг друга документы; сложности в поиске нужных документов; невозможность контролировать статус работ по конкретному документу; увеличение сроков прохождения документов по инстанциям и т.д. Следствием неэффективной работы системы документооборота является невозможность ответить на ключевые вопросы, связанные с деятельностью компании: какие решения принимались по данному проекту; какие документы находятся в работе; как распределяется ответственность между конкретными подразделениями и отдельными работниками и т.д.

Максимально эффективным способом решения указанных проблем организации документооборота является автоматизация делопроизводства - то есть управление режимом движения документов при помощи электронных систем.

В своей работе А.А. Пестрецов [1, с. 32] выделяет следующие цели для внедрения системы управления электронным документооборотом: повышение оперативности работы с документами; повышение эффективности контроля исполнения; снижение трудозатрат на рутинные операции; исключение потерь документов, оперативное получение информации о состоянии любого документа; сокращение сроков прохождения документов, обеспечение оперативного поиска документов и т.д.

Наряду с этим можно отметить, что внедрение электронного документооборота оказывается хорошим подспорьем к переходу организации на работу по международным стандартам качества.

По результатам опроса основными причинами внедрения системы электронного документооборота являются: стремление повысить качество работы сотрудников (44 %), необходимость создать корпоративную базу знаний (37 %) и сформировать общее информационное пространство (37 %), желание снизить объемы бумажного документооборота (35 %). Причем важно не просто снижение бумажного документооборота, но реализация управленческих возможностей, связанных с повышением эффективности работы организации в целом [2, с. 11].

В настоящее время на российском рынке предлагается достаточно большое количество готовых продуктов по управлению документооборотом: Босс Референт, Documentum, Евфрат-документооборот, NauDoc, DocsVision и др.

В указанном многообразии перед любым предприятием, организацией встает проблема подбора системы управления электронным документооборотом, непосредственно подходящей для конкретной компании, чтобы сделать процесс управления документами наиболее эффективным.

Для правильного выбора системы электронного документооборота нужно проанализировать основные ошибки как организационного, так и технического характера, возникающие при дальнейшем внедрении такой системы.

По мнению А. Миракова, все проблемы по реализации систем электронного управления документооборотом можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором - недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний. Экономические проблемы - это, в первую очередь, необходимость вложения значительных средств, при том что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами» [3].

Необходимо проанализировать проблемы внедрения и выделить основные существенные моменты:

1. Организационные:

а) непонимание со стороны руководства. Руководитель должен осознавать необходимость внедрения электронного документооборота и видеть объективную причину автоматизации существующего делопроизводства [4, с. 8]. Следует отметить, что в нашей стране произошел важный качественный перелом: наконец-то получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия. Теперь руководители предприятий четко понимают, что внедрение системы документооборота означает не только наведение порядка в документах, но является сильным экономическим фактором.

б) отсутствие регламентов, последовательности действий по работе с документами [3]. На многих предприятиях недостаточно проработаны внутрикорпоративные документы, регламентирующие процессы документооборота. Подготовка нормативных правил, инструкций по процессам электронного документооборота должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией.

2. Экономические:

а) цена готового продукта. По сути, нет четкой цены на систему электронного документооборота, и каждая компания-производитель предлагает свою цену. Поэтому многие компании-покупатели приобретают систему по минимальной цене, обратив внимание только на ценовой параметр, не пытаясь проанализировать, действительно ли им подходит данный продукт. Такой подход снижает эффективность использования электронного документооборота [5, с. 14].

б) самостоятельная разработка системы управления документооборотом силами ИТ-подразделений заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. По словам С. Кузнецова, разработка своими силами системы управления документооборотом может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована, поэтому опору необходимо делать на уже готовые решения от производителей [3].

3. Технические.

а) устаревшее оборудование. При приобретении готовой системы управления документооборотом нужно проанализировать парк существующих ЭВМ-компаний. Часто внедрение электронной системы приводит к переходу компании на более новое оборудование, что влечет достаточно высокие издержки, которые компания в данный момент не готова совершить.

б) интеграции с уже существующими системами и программным обеспечением. На предприятии могут существовать информационные системы, которые используются в работе с документооборотом. В такой ситуации нужна интеграция с уже существующим набором компьютерных программ.

в) распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями [6].

г) компьютерная безграмотность сотрудников. В настоящее время еще не все сотрудники компании имеют навык работы с компьютером, именно поэтому внедрение электронного документооборота только тогда можно считать успешным, когда все пользователи охотно применяют его в повседневной работе - это и есть критерий оценки его экономической эффективности [5, с. 13]. При выборе компании-разработчика необходимо выбирать ту, которая предоставляет обучение персонала работе с системой, дает необходимые для работы инструкции, умеет провести грамотную презентацию.

Анализ ряда научных работ, в том числе Храмцовской Н.А. [7, с. 21], и практики выбора электронной системы управления документооборотом, позволяет предложить ряд рекомендаций по процессу выбора электронной системы управления документооборотом:

1. необходимость обращения к поставщику программного обеспечения для подготовки технического задания силами специалистов компании-разработчика. А, кроме того, организация связи с уже существующими пользователями системы, что позволит узнать как положительный, так и отрицательный опыт работы, а также посмотреть систему в действии в реальных условиях;

2. обязательный подбор квалифицированных специалистов с предприятия, в том числе как сотрудников, хорошо знающих ИТ-технологии, так и сотрудников, имеющих дело с документами. Эффективное внедрение системы электронного документооборота и оперативное управление ее работой возможно только при тесном взаимодействии квалифицированных кадров;

3. необходимость организации рассмотрения следующих вопросов:

o каким образом будет обеспечена состыковка электронного документооборота с бумажным - ведь с появлением электронных документов бумажные документы останутся;

o организация архивного хранения документов в системе;

o внедрение внутренних нормативных документов, которые должны будут регламентировать работу в системе;

o а также определение субъектов подготовки системы для ввода в эксплуатацию и, если документы уже хранятся в какой-либо другой системе, то субъектов, осуществляющих экспорт данных и настройку программного обеспечения, которое есть на предприятии в интеграции с новой электронной системой.

Также при выборе системы электронного документооборота для предприятия немаловажную роль могут играть следующие возможности: наличие потокового сканирования, работа со штрих-кодированием, удаленная работа при помощи web-интерфейс, хранение истории работы с документом, наличие открытого кода, качественная техническая поддержка системы, возможность ввода в эксплуатацию нового вида документов, использование электронно-цифровой подписи, возможность назначения исполняющего обязанности руководящего состава на время отпуска или отсутствия и т.д.

Следует отметить, что многие из существующих на рынке систем ориентированы на западные традиции ведения делопроизводства, поэтому при выборе систем необходимо помнить о методических различиях в технологии организации процессов документооборота и об ориентации программных продуктов на различные делопроизводственные технологии. Так как традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских, слепое копирование систем может привести к нарушению правил и норм делопроизводства. [8, с. 15]

Подводя итог, можно отметить, что выбор системы электронного управления документооборотом- сложный процесс, так как для конкретной организации может быть важна не вся совокупность потребительских свойств той или иной системы, а только некоторые из них. Поэтому при выборе такой системы документооборота следует производить ее оценку с точки зрения пригодности для автоматизации документооборота в конкретной фирме. При этом целесообразно сопоставлять возможности программного продукта с основными задачами и использующимися технологиями делопроизводства фирмы. При правильном подходе к выбору решения автоматизация документооборота организации значительно ускорится и облегчится процесс регистрации и обработки информации и документов, повысится эффективность работы, тем самым это приведет к значительному сокращению расходов предприятия.

Литература

1.Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: метод. пособие. М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. 73 с.

2.Еськова Е. Документооборот в банке: от управления документами к управлению процессами // Банковское дело в Москве. 2006. № 9. С. 48-71.

3.Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД // Сnews: издание о высоких технологиях [сайт]. Режим доступа: URL: http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2005/09/27/188007_2 (проверено 14.09.2009).

4.Колесов А. Рынок документооборота в новых экономических условиях. Итоги 2008 года, начало 2009 года //PC Week. 2009. № 16-17. С. 35-48.

5.Жданов А. Системы управления документами // Деловой квартал. 2003. № 13. С. 15-20.

6.Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота // HR-Portal | Сообщество Профессионалов [сайт]. Режим доступа: URL: http://http://www.hr-portal.ru/node/22290(проверено 14.09.2009).

7.Храмцовская Н.А. Как сформулировать ТЗ для разработчиков системы электронного документооборота? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2007. № 5. С. 36-48.

8.Делопроизводство и документооборот: учебное пособие (для студентов экономического факультета) / сост. Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. 71 с.

Размещено на Allbest.ru